Comment calculer l’utilisation des ressources ?

Objectifs.

Ceux-ci peuvent être un cauchemar pour les gestionnaires de projets.

Mais ce n’est pas une fatalité, tant que les indicateurs de performance clés sont contrôlés et optimisés.

L’utilisation des ressources est l’un de ces indicateurs clés de performance, peut-être le plus important.

Il est temps de montrer à ce système métrique un peu d’amour.

Dans cet article, nous examinerons les différentes approches pour calculer l’utilisation de vos employés et, surtout, comment le faire efficacement (selon nous, les maniaques de la planification).

Mais d’abord, assurons-nous que le concept d’utilisation des ressources dans la gestion de projet est clair pour tout le monde.

Définition de l’utilisation des ressources

Vous avez déjà pensé que votre équipe et vos talents n’étaient pas « utilisés » à leur plein potentiel, mais vous n’arrivez pas à comprendre pourquoi ?

C’est là que l’utilisation des ressources entre en jeu.

L’utilisation des ressources est un indicateur qui permet aux gestionnaires de mesurer l’efficacité de leurs ressources (personnes) afin d’en optimiser l’utilisation.

En d’autres termes, il est là pour aider les managers à tirer le meilleur parti de leur équipe.

L’utilisation des ressources donne aux responsables une vue d’ensemble et individuelle de l’occupation des membres de leur équipe et permet d’identifier les ressources surchargées ou sous-employées, de sorte que les responsables puissent rapidement prendre les mesures nécessaires pour équilibrer les charges de travail.

Faites-nous confiance, vous ne voulez pas d’une équipe de travail surchargée !

Ainsi, l’utilisation de vos employés est essentielle pour mesurer l’efficacité de vos efforts d’allocation des ressources.

Pour rappel, une allocation optimale des ressources à un projet vise à affecter les bonnes personnes disponibles aux bonnes tâches, afin de respecter les délais, les objectifs et le budget du projet.

Maintenant que nous avons défini l’utilisation des ressources, il est temps de passer aux choses sérieuses.

Calcul de l’utilisation des ressources

Comment calculer l’utilisation des ressources ?

C’est maintenant que nous parlons.

La formule générale d’utilisation des ressources n’est pas compliquée :

Utilisation = (Total des heures occupées / Total des heures disponibles pour travailler) * 100

Cette formule donne le pourcentage du temps de travail disponible qui est effectivement utilisé par votre équipe pour travailler.

C’est assez facile, non ?

Mais les choses se compliquent lorsque nous essayons de nous mettre d’accord sur les données utilisées pour le calcul.

• Les heures non facturables sont-elles incluses dans le total des heures d’activité ?
• Le calcul se base-t-il sur le temps de travail planifié ou sur le temps de travail déclaré ?
• Quelle est la base de référence à utiliser pour calculer le nombre total d’heures disponibles pour travailler ?
• D’ailleurs, devrions-nous inclure le temps libre ?

Il n’y a pas de réponse universelle. Tout dépend du résultat que vous souhaitez obtenir de ce calcul.

Examinons les options possibles pour les deux éléments de la formule d’utilisation des ressources.

Comment déterminer les heures d’ouverture

Tout d’abord, au cas où vous vous poseriez la question, voici une brève définition du terme « facturable » : Il s’agit du temps passé à travailler pour un client et pour lequel on s’attend à être payé par ce dernier.

Les heures non facturables désignent donc le temps passé au travail, mais que nous ne pouvons pas facturer à un client, comme les réunions, la facturation ou le travail en réseau.

Maintenant que les choses sont claires, voyons ce que signifie l’expression « heures d’affluence ».

Les « heures d’activité » auront une signification différente en fonction de la personne qui calcule la mesure.

Par exemple, le département des ressources humaines pourrait être intéressé par l’inclusion des heures non facturables (telles que le travail interne ou la formation) dans le calcul, afin d’avoir une idée du temps passé à travailler par les employés, indépendamment de ce qu’ils font.

Mais un chef de projet ne se préoccupe pas de ces heures non facturables, car il se concentre uniquement sur le temps facturable passé à travailler pour les clients.

Toutefois, lorsqu’il s’agit de choisir entre l’utilisation de la durée théorique du travail ou de la durée déclarée du travail, nous recommandons vivement de calculer les deux.

Voici pourquoi.

Temps de travail planifié vs temps de travail déclaré

L’utilisation du temps de travail planifié dans la formule d’utilisation des ressources signifie que vous basez vos calculs sur des estimations plutôt que sur le temps de travail réel.

Cette méthode est idéale pour obtenir une prévision de l’efficacité de vos ressources (ou de ce qu’elles devraient être) et pour identifier à l’avance les possibilités d’amélioration de la programmation ou les besoins en matière de recrutement.

Par exemple, vous pouvez découvrir qu’une personne est proche d’être surchargée de travail alors qu’un coéquipier aux compétences similaires est disponible pour alléger son emploi du temps.

Cependant, l’utilisation estimée des ressources sera très probablement différente de l’utilisation réelle des ressources à la fin du projet.

Pourquoi ?

Parce que nous parlons de gestion de projet…

Et un projet sans changement, c’est comme une piste de vitesse vide à l’heure de pointe… il n’existe pas.

D’autre part, l’utilisation du temps de travail déclaré pour calculer l’utilisation des ressources signifie que les résultats sont basés sur les heures de travail réelles enregistrées.

Si cette méthode permet de connaître l’utilisation réelle des ressources, il est également trop tard pour prendre des mesures correctives une fois les résultats obtenus. Le mal est déjà fait.

C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser les deux méthodes pour calculer l’utilisation des ressources et de comparer leurs résultats.

L’utilisation « estimée » des ressources vous donne une longueur d’avance pour atteindre les objectifs de votre projet et éviter les retards, tandis que l’utilisation « réelle » des ressources vous permet de voir à quel point votre équipe a été efficace.

En comparant les deux résultats, vous pourrez peut-être identifier des problèmes de gestion de projet, en tirer des enseignements et les corriger pour les projets futurs.

Comment déterminer les heures disponibles

Le deuxième élément de l’équation est le nombre d’heures de travail disponibles. Là encore, les éléments à inclure ou non dépendent de votre entreprise et de vos besoins.

La norme dans de nombreuses entreprises est d’utiliser entre 35 et 40 heures par semaine et 52 semaines par an. Soit entre 1820 et 2080 heures de disponibilité par an.

Mais pour plus de précision, vous pouvez également prendre en considération les congés (jours fériés, vacances…).

Il en va de même si vous employez des ressources à temps partiel.

Gardez à l’esprit que plus votre calcul de la disponibilité est personnalisé et flexible, plus il est compliqué à calculer sans l’aide d’un outil spécialisé.

Comment calculer l’utilisation des ressources chez Teambook ?

L’utilisation des ressources est l’une des 3 mesures clés que nous calculons automatiquement pour vous chez Teambook, afin de mesurer votre performance et l’efficacité de votre facturation.

C’est la méthode que nous utilisons pour déterminer les heures d’activité et les heures disponibles :

• Les heures d’activité sont calculées uniquement à partir des heures facturables.
• Les utilisateurs non facturables, tels que les vendeurs, ne sont pas pris en compte.
• Les heures disponibles sont basées sur les heures de travail définies dans les paramètres de votre compte.
• Les week-ends et les projets de congé ne sont pas inclus dans les heures disponibles.

Et avec Teambook, l’utilisation des ressources est calculée en temps réel.

Pourquoi ?

Comme nous l’avons dit précédemment, les changements sont constants dans la gestion de projet. Certains membres de l’équipe tombent malades, d’autres ont des retards ou doivent faire face à une urgence de dernière minute pour un autre projet. Et ne parlons pas des clients qui demandent constamment des changements qui affectent la charge de travail de votre équipe…

Tous ces changements ont un impact sur l’utilisation de vos ressources. Les mises à jour en temps réel vous permettront de prendre des mesures en temps réel.

Vous pouvez ainsi réduire les écarts entre les résultats estimés et réels de l’utilisation des ressources et éviter les mauvaises surprises.

Si vous cherchez un moyen plus facile (et meilleur) de calculer l’utilisation de vos ressources et de planifier votre équipe, essayez Teambook. L’essai est gratuit !

Hep, pas si vite, voici un petit cadeau pour vous…

Vous devez présenter l’utilisation des ressources à votre équipe ?

N’hésitez pas à utiliser notre présentation Slideshare !

Comment calculer l’utilisation des ressources à partir de Teambook ?