Applications de productivité pour le partage de données : le guide essentiel des agences digitales

Dans le monde effréné des agences digitales, la productivité est la clé du succès. Pourtant, la procrastination, le manque d’automatisation ou une visibilité insuffisante sur les tâches peuvent nuire considérablement à votre efficacité.

Heureusement, une multitude d’applications de productivité sont là pour vous aider à optimiser vos flux de travail et à améliorer le partage d’informations, que ce soit en interne avec vos équipes ou en externe avec vos clients.

Une application de productivité est un outil qui vise à optimiser l’efficacité dans les tâches quotidiennes, en aidant à mieux organiser le travail et à être plus productif. Pour une agence digitale, cela signifie un gain de temps, d’efforts et d’argent.

Pourquoi le partage de données est-il crucial pour les agences digitales ?

Le partage fluide des données avec les clients et les équipes est essentiel pour plusieurs raisons :

• Visibilité et alignement : Une vue d’ensemble permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant les objectifs et l’avancement des projets.
• Collaboration améliorée : Facilite la communication et la coordination des tâches entre les collaborateurs, même à distance.
• Efficacité accrue : L’automatisation des tâches répétitives libère du temps pour des activités stratégiques.
• Satisfaction client : Tenir les clients informés de l’avancement de leurs projets en temps réel renforce la confiance et la transparence.

Les catégories d’applications de productivité indispensables

Pour les agences digitales, les outils de productivité modernes se divisent souvent en deux catégories principales : la collaboration de projets et la gestion des ressources. Voici une sélection d’applications qui excellent dans le partage de données :

1. Communication et collaboration d’équipe

Slack

Un outil de communication d’entreprise très connu, évolué en « centre de collaboration » intégrant divers logiciels. Il permet d’organiser les flux de discussion par projet, par thème ou par équipe. Bien qu’il puisse sembler « encombrant pour un premier usage » et que sa version gratuite limite l’historique des messages à 90 jours, il offre d’excellentes fonctionnalités comme les fils de discussion et la recherche avancée.

Chanty

Un chat d’équipe qui se distingue par son interface épurée, son expérience utilisateur conviviale et un historique de messages illimité. Il intègre un gestionnaire de tâches pour assigner des tâches, définir des échéances et suivre l’avancement. Chanty peut également être connecté à de nombreuses applications via Zapier et offre des appels audio/vidéo de haute qualité et le partage d’écran.

2. Gestion de projet et de tâches

Ces outils offrent une vue d’ensemble et des fonctionnalités de suivi essentielles pour les agences.

MeisterTask

Idéal pour créer des tableaux collaboratifs et avoir une vue globale de vos projets. Il propose le suivi du temps et la possibilité de construire une arborescence hiérarchique entre les tâches. Il s’intègre avec MindMeister.

Trello

Connu pour son approche visuelle et conviviale, Trello permet d’organiser équipes et tâches à l’aide de cartes colorées représentant l’avancement de vos projets (à venir, en cours, achevés). Son ergonomie et sa facilité d’utilisation sont des atouts majeurs. Il offre de nombreuses automatisations pour améliorer le flux de travail.

Asana

L’une des interfaces de productivité les plus appréciées, elle permet de coordonner l’ensemble de votre équipe et de gérer vos tâches de manière très simple. La fonctionnalité de glisser-déposer les tâches sur un calendrier offre une excellente visibilité sur l’avancement d’un projet pour toute l’équipe. Asana s’intègre à une centaine d’outils.

ProofHub

Une solution robuste pour la gestion de projet qui aide les organisations à maintenir une vision stratégique alignée et une collaboration fluide. Il propose des rôles personnalisés, des listes de tâches privées, des tableaux Kanban, des chats, des discussions et des rapports.

ClickUp

Un outil de productivité tout-en-un, entièrement personnalisable, qui met l’accent sur la collaboration avec des centaines d’outils fonctionnels pour tenir tout le monde informé et aligné sur les objectifs. Il permet de créer des sous-tâches, des listes de contrôle et se connecte à plus de 1 000 autres outils de travail.

3. Outils spécialisés pour l’efficacité des agences

Teambook

Spécifiquement conçu pour la gestion des ressources de projet, Teambook permet une planification visuelle de l’équipe, un suivi du temps et une gestion de la capacité à moyen terme.

Pour les agences, il offre une visibilité sur la charge de travail et permet d’allouer le travail en toute confiance, tout en gardant les clients satisfaits. Une de ses forces est le lien client qui permet à vos clients de voir l’avancement de leurs projets en temps réel. De plus, son prix est basé sur le nombre de projets actifs et non le nombre d’utilisateurs.

Notta Un outil de prise de notes automatique alimenté par l’IA, idéal pour les réunions en direct, podcasts et interviews, avec une précision de transcription allant jusqu’à 98,86 %. Sa fonction de résumé de réunions avec des éléments d’action peut transformer des heures de discussions en un texte court et exploitable, permettant aux équipes de se concentrer pleinement sur les échanges.

Calendly Simplifie la prise de rendez-vous et la gestion des réunions avec les clients ou les équipes. Vous pouvez partager vos disponibilités et permettre aux autres de choisir un moment qui leur convient, éliminant ainsi les échanges d’e-mails interminables. Il s’intègre aux calendriers populaires et prend en charge divers formats de réunions.

Comment choisir l’application adaptée à votre agence ?

Puisqu’il existe une multitude d’applications, il est impératif de savoir choisir celle qui convient à vos besoins.

1. Identifiez vos besoins et vos tâches

Quelles sont les principales tâches que vous souhaitez optimiser ? Avez-vous besoin d’un outil de communication, de gestion de projet, de suivi du temps, ou d’une solution tout-en-un ?

2. Considérez la taille de votre agence

La « quantité de travail varie en fonction de la taille de l’organisme ». Certains outils sont mieux adaptés aux petites équipes, d’autres aux grandes entreprises.

3. Vérifiez les fonctionnalités de partage et de collaboration

Assurez-vous que l’application permet un partage facile des informations avec les clients (portails, liens de suivi) et une collaboration fluide en interne (assignation de tâches, commentaires, notifications).

4. Évaluez l’intégration

La capacité d’une application à s’intégrer à d’autres outils professionnels que vous utilisez déjà (CRM, calendrier, autres plateformes de communication) est un énorme avantage pour centraliser votre flux de travail.

5. Examinez la facilité d’utilisation et l’ergonomie

Un outil facile à utiliser sera plus rapidement adopté par votre équipe.

6. Pensez au budget

De nombreux outils proposent des plans gratuits ou des essais. Évaluez le coût et assurez-vous qu’il correspond à vos budgets. Le coût de la formation de votre personnel peut également être un facteur.

7. Testez avant d’adopter

La meilleure manière de trouver l’outil idéal est de recourir aux applications proposant un essai gratuit. Cela vous permettra de « tester les fonctionnalités » et de « déterminer si elle est réellement adaptée à vos besoins ». C’est le cas de Teambook avec 30 jours d’essai gratuit. Le temps nécessaire pour savoir si oui ou non, c’est l’outil qu’il vous faut !