11 techniques pour gérer efficacement vos parties prenantes

Une bonne gestion des parties prenantes est essentielle pour mener à bien un projet.

Si vous prenez le temps d’impliquer et de structurer correctement votre groupe de parties prenantes, toutes les parties prenantes seront d’accord sur leurs rôles, leur influence et leurs devoirs respectifs, ainsi que sur la manière dont ces rôles s’intègrent dans le tableau d’ensemble.

Cet article présente les tactiques que les gestionnaires de projet peuvent utiliser pour mettre en œuvre une stratégie solide de gestion des parties prenantes et inclure les parties prenantes internes et externes tout au long du cycle de vie du projet.

La gestion des parties prenantes : qu’est-ce que c’est ?

Le processus de localisation, d’évaluation, d’interaction et de supervision des parties prenantes en vue de mener à bien un projet est connu sous le nom de gestion des parties prenantes. Il s’agit de trouver le moyen de dépasser leurs attentes et de comprendre leurs intérêts.

• Déterminer : Découvrez qui sera impliqué dans le projet en tant que partie prenante.
• Examiner : Analyser la fonction de chaque partie prenante. Quelles actions vont-ils entreprendre dans le cadre du projet ? Quelle est la raison de leur participation au projet et qu’espèrent-ils en retirer ?
• Participer : Rencontrez les parties prenantes, donnez une vue d’ensemble de votre stratégie de projet et expliquez comment vous resterez en contact avec elles tout au long du projet. Faites de votre mieux pour établir la confiance et leur donner l’assurance que vous serez là pour eux tout au long du voyage – vous en aurez besoin plus tard !
• Contrôler : Communiquer avec les parties prenantes tout au long du projet, rendre compte de l’avancement et prendre note des dangers ou des obstacles avant qu’ils ne deviennent des problèmes importants. La transparence et la clarté sont essentielles !

Pourquoi est-il essentiel de gérer les parties prenantes ?

Les plans de gestion des parties prenantes doivent être mis en place pour que les projets soient menés à bien, car ils :

• garantissent que toutes les personnes travaillant sur le projet sont conscientes de leurs rôles et devoirs respectifs.
• définissent les attentes en matière de communication avec les autres membres de l’équipe de projet et ce à quoi il faut s’attendre à chaque étape. Cela permet d’éviter les problèmes ou les désaccords avant qu’ils ne surviennent et de maintenir tout le monde sur la bonne voie.
• établissent la norme pour la communication future sur le projet dans son ensemble.
• permettent aux parties prenantes internes de s’exprimer et de se responsabiliser. Pour obtenir le meilleur résultat possible, cela pourrait encourager les membres de l’équipe à travailler ensemble.

Toute stratégie élaborée par les gestionnaires de projet doit être approfondie et doit permettre aux parties prenantes internes de s’exprimer et de se responsabiliser. Pour obtenir le meilleur résultat possible, cela pourrait encourager les membres de l’équipe à travailler ensemble.

11 techniques de gestion des parties prenantes

1. Déterminer les parties concernées

La première étape du processus de gestion des parties prenantes consiste à identifier les parties prenantes, ainsi que leurs responsabilités et les intérêts du projet. Cela permet à toutes les parties concernées de participer à la prise de décision dans le cadre du projet. Tout ce que vous contrôlez, c’est ce dont vous êtes conscient ! Il s’agit de la phase initiale de l’élaboration d’une carte pratique des parties prenantes qui guidera votre gestion des parties prenantes tout au long du projet.

2. Mener des recherches approfondies sur les parties prenantes

Comprendre les différentes catégories de parties prenantes, leurs intérêts et la manière dont la conclusion du projet les influencera est crucial pour la gestion du projet. Ils peuvent utiliser ces informations pour élaborer des plans qui satisferont les parties prenantes.

Afin d’évaluer comment travailler et interagir avec vos parties prenantes le plus efficacement possible, vous devez comprendre ce qui motive chacune d’entre elles. Supposons que votre analyse des parties prenantes révèle que vous avez une personne qui évolue lentement et qui accorde de l’importance aux personnes. Dans ce cas, il faut mettre l’accent sur les mises à jour positives et axées sur les personnes, en plus des données du projet, afin de satisfaire les demandes et de donner l’impression que le projet est abordé de son point de vue.

En général, renseignez vous simplement pour savoir si quelqu’un est plus axé sur les tâches ou sur les personnes.

En outre, prenez note de leurs questions et de leur façon de communiquer. Parler de délais et d’efforts supplémentaires indique qu’ils sont probablement axés sur les tâches. Ils sont très probablement axés sur les personnes s’ils parlent de maintenir un rythme de travail durable et de veiller à ce que les individus disposent des ressources dont ils ont besoin pour s’épanouir.

3. Veiller à inclure les parties prenantes

La participation des parties prenantes est essentielle à la réussite d’un projet, tout comme l’analyse des parties prenantes. Il est possible de cultiver des relations et d’accroître la confiance en associant les parties prenantes aux processus décisionnels et en les tenant informées de l’évolution de la situation.

Influencer la prise de décision permet aux dirigeants et aux parties prenantes de mieux comprendre le projet lorsqu’ils le présentent à leurs pairs. Par conséquent, impliquer les parties prenantes dans les prises de décision importantes de manière planifiée est une excellente méthode pour les faire participer.

4. Définissez clairement vos objectifs et vos buts

Pour définir les attentes dès le départ et s’assurer que tout le monde est conscient de ce qu’il faut faire pour réussir, il faut créer des objectifs clairs à chaque étape du cycle de vie d’un projet. Les parties prenantes doivent comprendre clairement ce que l’on attend d’elles, ce qui ne l’est pas et ce qui se passe ensuite.

5. Établir un rapport solide avec les parties prenantes

L’établissement de liens est nécessaire pour une gestion efficace des parties prenantes. Elle permet de s’assurer que chacun est conscient des attentes des autres et est d’accord avec les objectifs du projet. Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, vos relations avec les parties prenantes vous seront très utiles. Développez la confiance – c’est essentiel. Lorsque quelque chose de grave se produit, vous devez avoir la confiance des gens.

6. Utiliser une communication efficace

Une bonne conclusion de projet dépend de l’information des parties prenantes à tous les niveaux. Grâce à elle, chacun peut être informé de tout changement ou développement dès qu’il se produit.

Une option consisterait à utiliser un outil de planification des capacités ou à créer une zone partagée où tous les membres de l’équipe de projet peuvent consulter des informations de haut niveau, actualisées en permanence. Les gens veulent savoir où trouver les informations dont ils ont besoin, c’est pourquoi la fourniture d’informations actualisées de ce type peut être cruciale pour la réussite d’un projet.

En outre, vous pouvez mettre en place des forums de discussion ou des canaux spécifiques où les parties prenantes peuvent communiquer entre elles pour échanger des idées et fournir des réponses sans toujours passer par le chef de projet. Ces canaux doivent faire l’objet d’une politique explicite quant à leur utilisation, et un modérateur doit être désigné pour surveiller les discussions si nécessaire.

7. Consulter souvent

Votre ressource la plus précieuse est le personnel, alors tirez-en le meilleur parti ! Toutes les parties prenantes importantes doivent être consultées régulièrement par la direction du projet. Avant de recommander quoi que ce soit à l’équipe, envisagez de discuter avec une partie prenante qui possède des connaissances dans un certain domaine de votre projet.

Pour informer les parties prenantes de l’état d’avancement du projet et répondre aux questions ou problèmes éventuels, vous pouvez également organiser des mises à jour ou des réunions fréquentes. Ces rencontres organisées encouragent la coopération et permettent à chacun d’exprimer ses idées, de formuler des critiques et, le cas échéant, de proposer des solutions.

8. Inclure les parties prenantes dans la prise de décision

Dans la mesure du possible, il convient d’impliquer les parties prenantes dans les processus décisionnels afin de leur donner le sentiment de contrôler la manière dont les initiatives sont menées du début à la fin.

En conséquence, les équipes sont en mesure d’établir de meilleures relations avec les parties prenantes et de prendre des décisions mieux informées et plus axées sur les objectifs. Pour aider tout le monde à s’organiser, à s’informer et à se synchroniser afin de pouvoir faire des choix rapidement, je propose une approche de présentation du scénario, du contexte, de la décision, des besoins et des options.

9. Désigner un responsable de la gestion des parties prenantes du projet

Pour les projets plus importants, il est utile de confier la responsabilité de l’interaction avec les parties prenantes à un coordinateur de projet ou à du personnel de soutien. Associé à un chef de projet expérimenté qui peut faciliter ces activités, c’est une excellente occasion pour un membre plus jeune de l’équipe de projet d’acquérir des compétences exceptionnelles en matière de gestion de projet et de gestion des parties prenantes.

10. Répondre immédiatement aux problèmes

Il est important de résoudre rapidement tout problème lié à un travail ou à un processus décisionnel afin de préserver des relations de travail positives avec toutes les parties concernées.

Jetez un coup d’œil à ce qui se passe en décrochant le téléphone, en faisant un appel vidéo ou en prenant un café ! Pour aller au cœur du problème, posez des questions. Écoutez attentivement et réfléchissez à ce que vous pouvez faire pour aider tout le monde à s’aligner.

11. Ajuster si nécessaire

Les chefs de projet savent qu’ils doivent souvent pivoter.

Les situations sont généralement complexes et inattendues; par exemple, si vous étiez en train de mettre en place un système et que vous avez embauché un nouveau directeur ou chef de produit, il se peut qu’il décide qu’il a besoin de beaucoup plus de fonctionnalités ! Ou alors qu’une personne clé parte ou qu’elle soit licenciée… Tout s’en trouve modifié.

Il est essentiel pour le chef de projet d’informer toutes les parties prenantes de l’évolution de la situation au fur et à mesure de l’avancement du projet. Même les exigences des parties prenantes peuvent varier au fur et à mesure de l’avancement du projet, de sorte que vous devrez modifier et répéter les actions et les procédures que vous avez mises en œuvre pour élaborer votre stratégie de gestion des parties prenantes dans le passé.

N’oubliez jamais de communiquer

Les chefs de projet les plus efficaces mettent en place leurs équipes et leurs procédures en tenant compte des besoins des parties prenantes. Cela ne peut se faire qu’en créant des canaux de communication ouverts entre toutes les parties concernées.

La tactique la plus cruciale pour gérer les parties prenantes est une communication efficace, qui vous garantira la possibilité de favoriser une implication et une confiance durables.

Rien de mieux que l’utilisation d’un outil de gestion des ressources pour piloter aux mieux vos équipes et vos parties prenantes. Essayez Teambook gratuitement et avisez !