Comment créer un modèle d’allocation des ressources humaines efficace (avec exemples et instructions)

Qu’est-ce qu’un modèle de personnel ? Pourquoi en avez-vous besoin ? Et comment créer un modèle de personnel efficace ? Découvrez tout dans notre guide du débutant.

Un modèle de dotation en personnel est un cadre qui garantit que votre organisation dispose des bonnes personnes pour répondre à ses besoins opérationnels.

Il décrit les rôles, les compétences et les ratios de personnel nécessaires pour mener à bien votre activité principale, ainsi que ce que vous ferez en cas de fluctuations de la demande.

Considérez-la comme la liste des ingrédients d’une recette. Elle fournit des indications claires sur le type et le nombre de personnes nécessaires, vous permettant ainsi de garantir une allocation optimale des ressources humaines de votre organisation.

Voici ce que vous devez savoir pour intégrer la modélisation du personnel dans votre planification stratégique des effectifs.

Qu’est-ce qu’un modèle de dotation en personnel ?

Un modèle de dotation en personnel répond à la question « Comment allons-nous doter l’entreprise en personnel pour atteindre efficacement nos objectifs stratégiques et opérationnels ? ».

Dans le cadre d’un processus plus large de planification des effectifs, l’objectif ultime d’un modèle de personnel est de doter l’entreprise des bonnes personnes, au bon moment et au bon coût.

La création d’un modèle de personnel implique d’examiner les données historiques – et d’anticiper les besoins futurs – pour comprendre la demande probable de personnel. Cette approche stratégique permet aux organisations de maximiser l’efficacité de leur allocation des ressources humaines.

À partir de là, vous concevez une structure de personnel optimale pour garantir des performances élevées et une valeur ajoutée à l’entreprise. Par exemple :

• Dans une entreprise prévisible avec une demande constante, votre modèle de dotation en personnel pourrait consister à allouer un nombre défini de personnel permanent dans des postes fixes.
• Mais dans un secteur plus instable, avec des fluctuations saisonnières de la demande, votre modèle de recrutement pourrait être différent. Vous pourriez faire appel à des travailleurs indépendants ou à des travailleurs temporaires aux heures de pointe.
• Dans une organisation basée sur des projets, votre modèle de dotation en personnel pourrait consister à recruter des experts spécialisés sur une base projet par projet, permettant une répartition efficace des ressources nécessaires.

Vous constaterez que le nombre et le profil des candidats ne sont pas les seuls facteurs importants : l’aspect budgétaire est également crucial. Différents modèles de dotation en personnel utilisent des processus de recrutement différents pour recruter du personnel au meilleur coût pour l’entreprise.

Et il ne s’agit pas seulement de salaire. Les modèles de dotation en personnel prennent également en compte les coûts « cachés » des nouvelles embauches, tels que les cotisations de retraite, l’équipement et les frais de gestion.

Quelle est la différence entre un modèle de dotation en personnel et un plan de dotation en personnel ?

Un modèle de dotation en personnel et un plan de dotation en personnel sont tous deux des éléments clés de la planification stratégique des effectifs, mais ils ne sont pas la même chose.

Un modèle de dotation en personnel utilise diverses techniques de prévision des ressources pour déterminer les niveaux de dotation, les compétences requises et les préférences de recrutement optimales pour l’entreprise : le nombre de postes requis par chaque service et la meilleure méthode de recrutement. Il offre une vue d’ensemble des besoins en personnel de l’organisation pour réussir.

Un plan de dotation en personnel est beaucoup plus détaillé. S’appuyant sur le modèle de dotation en personnel, il détaille les activités précises nécessaires à la dotation en personnel de l’entreprise : calendriers de recrutement, fiches de poste, formation, planification des horaires et des rotations, planification de la relève, etc. Un plan de gestion du personnel décrit les modalités pratiques de mise en œuvre du modèle de dotation en personnel par le biais d’activités spécifiques de recrutement, de formation et de déploiement.

L’importance d’une allocation efficace des ressources dans les entreprises

Une gestion efficace du personnel est essentielle pour que les entreprises atteignent leurs objectifs et maintiennent leur compétitivité. Elle garantit un nombre suffisant d’employés qualifiés pour gérer les fluctuations de charge de travail, fournir des produits et services de qualité et offrir un excellent service client.

Une gestion stratégique du personnel contribue également à maîtriser les coûts, à minimiser le turnover et à favoriser un environnement de travail positif.

Avantages de la création d’un modèle de dotation en personnel

Les avantages de la création d’un modèle de personnel sont les mêmes que ceux de la planification des effectifs en général – le principal avantage étant qu’il n’y a pas de mauvaises surprises qui pourraient vous surprendre.

Vous avez pris en compte tous les aspects de vos opérations et votre personnel est planifié et préparé pour ce qui vous attend.

Cependant, d’autres avantages contribuent à la réussite de votre entreprise. Voici quelques exemples d’améliorations qu’un modèle de dotation en personnel efficace peut apporter à votre organisation :

Aligner le personnel sur la stratégie – Un modèle de dotation en personnel implique de prévoir les besoins en main-d’œuvre, ce qui garantit que vous disposez du personnel, des compétences et des connaissances appropriés à l’orientation que vous souhaitez prendre.

Optimiser l’allocation des ressources – Vous êtes plus en mesure de faire correspondre l’offre de main-d’œuvre à la demande, réduisant ainsi la sous-utilisation et les coûts associés au sureffectif.

Gérer les coûts du personnel – Un modèle de dotation en personnel approprié permet de maximiser l’utilisation des ressources et de réduire le gaspillage, tout en économisant les dépenses associées au processus d’embauche plus large.

Améliorer les performances – Avoir les bonnes personnes aux bons postes vous aide à atteindre vos objectifs opérationnels et à ravir vos clients.

Conserver les employés – En tenant compte de la charge de travail, du développement des compétences, de la progression, du travail flexible, etc., vous avez plus de chances de conserver vos employés.

S’adapter au changement – Un modèle de dotation en personnel efficace anticipe le changement et vous donne la flexibilité nécessaire pour vous adapter aux conditions du marché selon vos besoins.

Évoluer plus rapidement – Certains modèles de dotation en personnel vous aident à accéder à une expertise spécialisée et à des ressources supplémentaires nécessaires pour faire évoluer ou propulser votre entreprise vers l’avant.

Qui est impliqué dans la création d’un modèle de dotation en personnel ?

Un modèle de dotation en personnel efficace s’appuie sur les contributions de différents acteurs de l’entreprise. Il est à la fois descendant, basé sur une stratégie déclinée par la direction générale, et ascendant, prenant en compte les besoins de terrain des managers et des employés.

Le service RH est généralement maître d’œuvre du processus et le guide. Il consulte également largement l’entreprise pour s’assurer de bien comprendre les exigences et favoriser l’adhésion.

Les parties prenantes du modèle de dotation en personnel

Direction générale – L’équipe de direction définit les objectifs organisationnels que le modèle de dotation en personnel doit soutenir. Elle assure la supervision, la promotion et l’orientation du projet. Son implication garantit que le modèle de dotation en personnel fait avancer l’entreprise.

Service des ressources humaines – Vos professionnels RH élaborent et mettent en œuvre le modèle de dotation en personnel. Ils coordonnent le processus et effectuent les tâches techniques, comme l’analyse des effectifs et la définition des rôles. Ainsi, le plan est piloté par des professionnels expérimentés possédant les compétences requises.

Responsables de service – Les chefs de service fournissent un aperçu des besoins de leurs équipes. Ils aident les RH à comprendre les réalités opérationnelles, les fonctions, les tendances de la demande, ainsi que les compétences et les postes clés requis. Cette méthode efficace permet de garantir que le plan de dotation en personnel dote les équipes des ressources humaines et des compétences nécessaires à leur réussite.

Équipe financière – Vos professionnels financiers veillent à ce que le modèle de dotation en personnel soit conforme aux objectifs financiers globaux de l’organisation et fournissent des informations sur les budgets et les coûts pour orienter le plan. Cela garantit que les décisions en matière de dotation en personnel sont optimisées en fonction de la réalité financière de l’organisation.

Employés – Chaque membre du personnel contribue à la modélisation du personnel en donnant un aperçu de l’expérience des employés, comme la charge de travail et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, le sentiment du personnel, les besoins en compétences, etc. Cela permet de créer un plan qui soutient les objectifs de rétention et de satisfaction du personnel.

Comme pour la plupart des activités en entreprise, la consultation et la collaboration donnent les meilleurs résultats. Prendre en compte un large éventail d’avis professionnels, du conseil d’administration à l’équipe de production, garantit l’adéquation de votre modèle de gestion des effectifs aux besoins actuels et aux ambitions futures.

Sept exemples de modèles de dotation en personnel courants

Les détails précis de votre modèle de dotation en personnel dépendront de la nature de votre entreprise, de vos ambitions et des contraintes auxquelles vous êtes confronté. Cependant, il existe différents types de modèles de dotation en personnel. Voici un bref aperçu.

(Notez qu’il est peu probable que vous choisissiez l’un d’entre eux immédiatement et que vous l’utilisiez exclusivement. La plupart des plans de dotation en personnel sont un hybride de ces approches, reflétant la complexité et les ambitions de l’entreprise à ce moment-là.)

1. Modèle de dotation en personnel fixe

Avec cette approche, le nombre d’employés est constant tout au long de l’année. Il peut y avoir des pertes ou des gains dus au turnover naturel. Cependant, aucun changement majeur ne reflète les fluctuations de la charge de travail, comme les variations saisonnières de la demande.

Avantages – C’est prévisible, ce qui le rend idéal pour les entreprises ayant une demande constante

Inconvénients – Vous risquez de subir une surutilisation ou une sous-utilisation si la charge de travail fluctue

2. Modèle de dotation en personnel variable

Dans ce modèle de dotation en personnel, la taille de vos effectifs varie en fonction de la demande. Lorsque la demande est plus forte, vous recrutez davantage. Cela peut être dû à des fluctuations saisonnières connues ou à une reprise du marché.

Avantages – Vous permet d’adapter votre main-d’œuvre au travail disponible, évitant ainsi la sous-utilisation et le gaspillage

Inconvénients – Faire appel à des travailleurs temporaires supplémentaires à court terme peut entraîner des coûts plus élevés

3. Modèle de dotation en personnel hybride

Comme vous pouvez l’imaginer, ce modèle combine des éléments de dotation en personnel fixe et variable. Vous disposez d’une équipe de base pour couvrir la charge de travail standard, mais aussi d’une équipe de contractuels sur laquelle vous pouvez compter en période de pointe. Cela offre un équilibre entre stabilité et agilité.

Avantages : Permet une évolutivité aux heures de pointe sans engager de personnel à temps plein, ce qui favorise la gestion des coûts

Inconvénients – Nécessite une gestion prudente et peut entraîner un manque de cohésion au sein des équipes

4. Modèle de dotation en personnel Lean

Un modèle de dotation en personnel allégé vise à maximiser l’efficacité des effectifs et à minimiser les surcapacités. Vous travaillez avec un nombre minimal d’employés, mais vous optimisez leur flexibilité et leur taux d’utilisation grâce à la formation polyvalente et à une gestion active des ressources, en permettant aux collaborateurs d’assumer plusieurs rôles et en les déplaçant d’un rôle à l’autre selon les besoins.

Avantages – Une méthode efficace et rentable pour couvrir vos opérations commerciales principales

Inconvénients – Nécessite une planification minutieuse des effectifs et une allocation des ressources pour garantir des charges de travail appropriées

5. Modèle de dotation en personnel externalisé ou externe

Dans ce modèle de dotation en personnel, vous conservez un noyau dur d’effectifs internes, mais vous le complétez par l’expertise spécialisée de prestataires externes. Par exemple, une organisation peut externaliser certaines tâches spécialisées à des prestataires capables de traiter le travail efficacement.

Avantages – Accès à une expertise spécialisée et flexibilité pour répondre à l’évolution de la demande

Inconvénients – L’approvisionnement, l’intégration et la fidélisation des fournisseurs externes ajoutent une couche de complexité

6. Modèle de dotation en personnel basé sur les projets

Cette approche implique le recrutement de salariés ou de prestataires externes projet par projet. Elle permet aux entreprises de répondre précisément à la demande de main-d’œuvre, mais comporte des risques liés à la planification et à l’estimation. Les chefs de projet jouent un rôle crucial dans la gestion de cette approche.

Avantages – Vous équipe exactement du nombre d’employés nécessaires pour réaliser le travail disponible, réduisant ainsi le gaspillage

Inconvénients – Nécessite de solides compétences en planification de projet, en prévision des ressources et en gestion pour maintenir l’alignement des projets et des employés

7. Augmentation du personnel ou modèle de dotation en personnel contingent

Le modèle de dotation en personnel consiste à compléter l’effectif permanent par des recrutements temporaires, effectués pour une mission spécifique. Ce recours se fait souvent par l’intermédiaire d’agences (qui gèrent le sourcing, l’administration, etc.) ou de travailleurs indépendants.

Avantages – Vous pouvez rapidement augmenter ou réduire vos effectifs en fonction de la demande

Inconvénients – L’intégration du personnel temporaire et sa mise à niveau peuvent prendre du temps.

Comment créer un modèle de dotation en personnel stratégique en 8 étapes faciles

Vous trouverez ci-dessous les étapes essentielles à suivre pour créer un modèle de dotation en personnel pour votre entreprise.

Plusieurs techniques qualitatives et quantitatives sont nécessaires ; votre équipe RH doit posséder les compétences analytiques et l’expérience requises.

1. Impliquer les parties prenantes et définir les besoins de l’entreprise

Contactez vos principales parties prenantes pour commencer à recueillir des informations sur votre modèle de dotation en personnel et pour démarrer le processus d’obtention de leur adhésion.

En consultation avec votre équipe de direction, obtenez une compréhension claire des objectifs à court et à long terme de votre organisation, en particulier de tout changement connu au cours de l’année à venir, comme les fusions et acquisitions ou les objectifs de croissance.

Discutez avec les responsables de service pour comprendre les besoins opérationnels quotidiens, notamment les éventuelles pénuries de personnel ou de compétences. Réfléchissez aux indicateurs de planification des effectifs que vous devez suivre et analyser.

2. Regardez en arrière et analysez les données historiques

Examinez les données historiques sur les niveaux de dotation en personnel, la charge de travail, les cycles économiques/la saisonnalité et les performances afin d’identifier les modèles et les tendances.

Cette analyse vous aidera à comprendre les besoins en personnel pendant les périodes de pointe et hors pointe, ainsi que les domaines d’inefficacité ou de sureffectif. Cette approche concrète permet d’améliorer l’efficacité de vos processus.

3. Anticiper et prévoir la charge de travail future

En vous appuyant sur les enseignements des étapes 1 et 2, commencez à prévoir les besoins futurs en personnel. Parmi les techniques possibles, citons l’analyse des séries chronologiques, l’analyse de régression statistique, l’analyse des tendances et la planification à ratio fixe. Votre service RH doit maîtriser ces principes de base.

Tenez compte de facteurs tels que les changements anticipés dans la demande des clients, les nouveaux projets ou initiatives et les tendances du marché. Cette méthode permet aux organisations de prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables.

4. Définir les ratios d’allocation des ressources

Déterminez les ratios de dotation idéaux pour chaque service ou fonction en fonction de vos prévisions de charge de travail et de vos objectifs de performance. Cette étape permet de répartir efficacement les ressources disponibles. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un certain nombre de :

• Représentants du service clientèle pour répondre aux demandes des clients
• Travailleurs de production par unité de production dans l’industrie manufacturière
• Chefs de projet par équipe de projet
• Spécialistes techniques pour plusieurs projets simultanés

5. Développer différents scénarios

En fonction de vos prévisions de charge de travail et de vos ratios de dotation en personnel, élaborez différents scénarios de dotation en personnel pour déterminer les niveaux de dotation en personnel et la combinaison de compétences optimaux.

Envisagez différents scénarios pour différentes conditions commerciales, telles que les fluctuations de la charge de travail, l’intégration de nouveaux projets et la manière dont vous gérerez le personnel.

Cela peut inclure la formation polyvalente des employés pour les rendre plus flexibles, l’embauche de personnel temporaire ou le recours aux heures supplémentaires. Cette approche permet de rationaliser les processus et de concentrer les efforts sur les priorités stratégiques.

6. Évaluez votre effectif actuel

Évaluez vos effectifs actuels par rapport à votre nouveau modèle et déterminez si vous disposez du nombre, du type ou des rôles et de la combinaison de compétences nécessaires pour répondre à vos besoins futurs. Identifiez les lacunes ou les redondances au sein de vos effectifs.

S’il existe des lacunes, vous devrez adopter une stratégie pour les combler. Par exemple, embaucher de nouveaux employés, perfectionner le personnel existant, reconvertir les personnes occupant des postes redondants (sous-utilisés), contacter d’anciens candidats lorsque des postes se présentent, etc.

Cette évaluation permet d’optimiser l’utilisation des ressources et d’assurer une répartition efficace des talents au sein de l’organisation.

7. Pensez au risque et à la rétention

Votre modèle de dotation en personnel ne peut pas supposer que les postes seront faciles à pourvoir ou que vous conserverez toujours le personnel clé.

Tenez compte des risques susceptibles d’avoir un impact sur le personnel, tels que le taux de rotation du personnel, les fluctuations économiques ou les changements de réglementation sectorielle. Élaborez des plans d’urgence pour atténuer ces risques et assurer la continuité des activités.

Pensez également à rendre votre lieu de travail attractif pour vos employés afin de favoriser leur fidélisation. Fidéliser le personnel est moins coûteux et moins perturbateur que le turnover et le recrutement. Privilégiez la fidélisation des employés pour maîtriser les coûts et garantir la réussite du projet.

8. Mettre en œuvre, surveiller et ajuster

Mettez en œuvre votre nouveau modèle de dotation en personnel, surveillez ses performances et apportez les ajustements nécessaires.

Souvenez-vous des données historiques que vous avez consultées précédemment. Revoyez les statistiques après la mise en œuvre de votre nouveau modèle de dotation en personnel. A-t-il eu un impact positif ?

Examinez régulièrement vos niveaux de dotation en personnel, vos prévisions de charge de travail et vos indicateurs de performance pour vous assurer que votre plan de dotation en personnel reste aligné sur vos objectifs commerciaux. Cette surveillance continue permet d’optimiser l’efficience et d’assurer une attribution optimale des ressources.

Comment la technologie vous aide à créer un meilleur modèle de dotation en personnel

La technologie est extrêmement précieuse pour créer un modèle de dotation en personnel : de l’analyse des données et des prévisions assistées par l’IA à la planification de scénarios et à la planification des ressources. Voici trois outils de planification des effectifs à prendre en compte pour planifier votre modèle de dotation et gérer vos ressources en général.

Outils de données et d’analyse

Les outils d’analyse vous permettent d’analyser de grands volumes de données et d’obtenir des informations exploitables. Pour la planification des effectifs, ces outils peuvent être utiles pour :

• Analyser les données historiques pour identifier les modèles, les tendances et la saisonnalité
• Utiliser l’IA et la modélisation prédictive pour prévoir la demande future en fonction du pipeline de projets, de la demande des clients et des tendances du marché
• Visualiser les données de dotation en personnel via des tableaux de bord et des rapports, ce qui facilite la communication avec les parties prenantes et permet d’obtenir l’adhésion si importante

Les entreprises peuvent utiliser des algorithmes sophistiqués pour optimiser leurs décisions d’affectation des ressources et améliorer l’efficacité globale de leur organisation.

Logiciel de gestion des ressources

Un logiciel de gestion des ressources centralise les données relatives à vos effectifs et aide les managers à identifier et à allouer facilement les ressources au sein de l’entreprise. Pour la planification des effectifs, ce logiciel peut :

• Fournir des données historiques sur le personnel, l’équipe et les performances du projet (par exemple, les compétences, la capacité des ressources et l’utilisation) pour évaluer si la main-d’œuvre actuelle dispose des bonnes personnes au bon endroit
• Fournir une visualisation rapide de la capacité, basée sur votre pipeline de projets, pour vous aider à prévoir la demande future en ressources
• Soutenir la planification de scénarios et l’analyse de scénarios, pour une prise de décision fondée sur les données et une agilité en réponse à des circonstances changeantes
• Permettre aux gestionnaires de planifier les ressources et de voir l’impact sur la capacité et l’utilisation en temps réel

Logiciel RH

Les logiciels RH remplissent de nombreuses fonctions au sein d’une entreprise. Ils permettent de créer un modèle de gestion du personnel efficace :

• Suivre les indicateurs de performance des employés et fournir des informations sur la productivité individuelle et collective. Cela permet d’évaluer l’efficacité de votre approche actuelle en matière de dotation en personnel
• Fournir des informations sur les effectifs, les compétences, les qualifications, etc. de votre personnel, ce qui est essentiel lors de l’évaluation de votre effectif actuel
• Soutenir les processus en aval si et quand vous devez recruter et intégrer de nouveaux employés

L’utilisation de l’un de ces outils peut rendre votre modèle de personnel plus précis et plus efficace, en fournissant des données pour votre processus d’analyse et de prise de décision.

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