La planification de la charge de travail (ou « gestion de la charge de travail ») est un moyen essentiel d’atteindre les objectifs du projet sans provoquer d’épuisement professionnel de l’équipe.
Vous avez réussi cette étape ? Attendez-vous à une augmentation de l’engagement et de la productivité de l’équipe. Se lancer tête baissée dans un projet sans plan solide ? Terminer le travail dans les délais et le budget impartis est devenu encore plus difficile.
Examinons donc la planification de la charge de travail de manière à créer des horaires équilibrés pour tous les membres de votre équipe (vous-même inclus).
Qu’est-ce que la planification de la charge de travail ?
La planification de la charge de travail est le processus stratégique de priorisation et de répartition du travail pour optimiser la productivité de votre équipe. La première phase consiste à décomposer les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Vous attribuez ensuite ces tâches à votre équipe, en tenant compte des compétences, des capacités, des temps d’arrêt, des tâches administratives et des heures supplémentaires.
À mesure que votre projet évolue, la planification des charges de travail se concentre davantage sur le suivi de l’avancement et la modification active de la répartition des tâches si nécessaire. Cela garantit la réussite du projet et prévient tout risque d’épuisement professionnel.
Trois avantages clés de la planification de la charge de travail
De l’amélioration de la productivité de manière durable à la gestion du stress au travail en passant par une meilleure information, voici les principaux avantages de la planification et de la priorisation de la charge de travail de votre équipe.
1. Améliorer la santé mentale au travail
59 % des travailleurs américains ont connu « au moins des niveaux modérés d’épuisement professionnel » entre 2021 et 2022. Et un nombre surprenant de 81 % citent « le soutien des employeurs à la santé mentale » comme une « considération importante » dans leur prochaine recherche d’emploi.
Le problème ? Si vous souhaitez remplacer l’épuisement professionnel par un moral élevé et fidéliser les meilleurs talents, vous devez répondre à la demande croissante de soutien en santé mentale au travail.
En effet, des études montrent que les charges de travail excessives sont l’une des principales causes d’épuisement professionnel.
Planifier les charges de travail à l’avance — plutôt que d’acheter des poufs pour la salle de pause — pourrait être la sauce secrète dont vous avez besoin pour créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Points clés à retenir : Une gestion efficace de la charge de travail peut vous aider, vous et votre équipe, à répondre aux exigences des projets sans les délais de dernière minute ni les charges de travail excessives liées au burn-out. Le résultat ? Un environnement de travail sain qui attire et retient les meilleurs talents.
2. Améliorer la productivité de manière durable
Le désengagement des employés peut freiner la productivité et s’avérer coûteux à plus d’un titre. Par exemple, des membres d’une équipe désengagés peuvent coûter jusqu’à 18 % de leur salaire annuel à une entreprise. En revanche, les équipes très engagées sont 14 % plus productives que leurs homologues désengagées.
Plusieurs facteurs contribuent au désengagement des équipes. Parmi les principaux facteurs, on compte l’épuisement professionnel et les charges de travail excessives causées par une mauvaise gestion et planification des ressources.
Points clés à retenir : Gérez la charge de travail pour responsabiliser votre équipe, et non l’épuiser. Un flux de travail bien planifié et facile à suivre, qui tient compte des temps d’arrêt et des erreurs potentielles tout en exploitant les points forts de votre équipe, n’est pas seulement un moyen durable d’améliorer sa productivité ; c’est la bonne solution.
3. Obtenir des informations clés sur le projet
En fin de compte, vous souhaitez terminer les projets dans les délais et le budget impartis, en minimisant votre stress – vous faites partie de l’équipe, après tout. Mais vous souhaitez aussi atteindre ces objectifs sans susciter de ressentiment ni de stress inutile au sein de votre équipe.
En planifiant stratégiquement les charges de travail, vous pouvez prévoir des temps de point en groupe et en tête-à-tête. Profitez-en pour obtenir des informations clés sur le projet que vous n’auriez pas pu découvrir autrement. Par exemple, si un membre de l’équipe se sent surchargé, ce qui l’expose à des erreurs coûteuses. Vous pouvez ensuite réaffecter la charge de travail selon les besoins et éviter ainsi l’épuisement professionnel.
Points clés à retenir : Un plan de charge de travail vous permettra de mieux comprendre le projet et la charge de travail de votre équipe du début à la fin. Inclure des points de contrôle dans votre plan peut également vous aider à détecter toute erreur humaine avant que des retards coûteux ne surviennent. N’oubliez pas de vous accorder suffisamment de temps pour fournir (et recevoir) des commentaires constructifs qui mènent à des solutions proactives.
Comment planifier la charge de travail d’une équipe en 7 étapes ?
Nous avons expliqué ce qu’est la planification de la charge de travail et ses avantages. Il est maintenant temps de vous expliquer étape par étape le processus de planification de la charge de travail.
Remarque : vous pouvez implémenter ce processus de planification de la charge de travail tel quel ou l’adapter en fonction des besoins du projet ou de l’équipe.
1. Planifiez et hiérarchisez la charge de travail : commencez par une vue d’ensemble
Avant d’entrer dans les détails de votre plan de charge de travail, commencez par avoir une vue d’ensemble et gagnez en clarté. Dressez la liste de tout ce que votre équipe devra faire pour mener à bien le projet et décomposez chaque étape en tâches claires.
Votre liste doit refléter :
- Objectifs du projet
- Limitations budgétaires
- Étapes importantes
- Disponibilité des ressources
- Temps administratif
- Et pour les points bonus, les objectifs de développement de l’équipe
Vous devrez également tenir compte du niveau de difficulté des tâches. Une tâche nécessite-t-elle un spécialiste ? Disposez-vous de suffisamment de membres en interne pour gérer toutes les étapes, ou aurez-vous besoin de ressources externes comme des freelances ?
Adopter une vue d’ensemble du projet permet d’avoir une image plus réaliste de ce qui est exactement impliqué et des ressources dont vous aurez besoin pour répartir les tâches de manière équitable et pour une efficacité maximale.
2. Planification de la capacité de charge de travail : examiner la disponibilité et la charge de travail de l’équipe
La portée du projet étant au cœur de vos préoccupations, il est temps de planifier la charge de travail et la capacité. À ce stade, vous devez évaluer les capacités existantes de chaque membre de l’équipe projet. Cela vous aidera à répartir équitablement la charge de travail et les responsabilités et à garantir la disponibilité des personnes les plus compétentes pour chaque tâche.
Conseil de pro : Discutez avec votre équipe dès la phase de planification des capacités. Demandez-leur quelles tâches sont impliquées dans leur emploi du temps quotidien ou hebdomadaire. Avec Teambook, consultez facilement le profil de disponibilité de chaque membre de votre équipe. Travaillent-ils 6 heures ou 8 heures par jour ? Dans quel fuseau horaire vivent-ils ? Utilisez ensuite ces informations pour calculer le temps total que chaque personne peut consacrer au projet.
Exemple Teambook : Grâce à la vue planning de Teambook, vous pouvez visualiser instantanément la disponibilité de chaque ressource. Les codes couleurs vous permettent de repérer rapidement les situations de sous-capacité ou de sur-capacité, facilitant ainsi une répartition équilibrée de la charge de travail.
Pour dresser un tableau des heures de travail « productives », tenez compte des éléments suivants :
- Vacances, déjeuner, jours de maladie
- Temps administratif nécessaire
- Il est temps de travailler moins concentré
- Prévoyez des tâches qui prendront plus de temps que prévu
3. Attribution de tâches stratégiques : utilisez la règle 80/20
Vous avez maintenant une idée réaliste du temps que votre équipe peut consacrer au projet. Mais quelle part de ce temps – sachant que le cerveau humain est programmé pour travailler de manière concentrée pendant environ 4 à 5 heures par jour – devrait être consacrée à un travail « concentré » ou « productif » ?
Nous suggérons de suivre la règle 80/20 pour déterminer une référence approximative au début du projet et recommandons d’examiner les taux d’utilisation au fur et à mesure du développement du projet (nous y reviendrons plus tard).
La règle des 80/20 signifie qu’un membre de l’équipe ne doit jamais consacrer plus de 80 % de son temps à une tâche spécifique. Les 20 % restants sont destinés aux tâches administratives (appels téléphoniques, réunions), aux temps morts ou à la résolution des problèmes urgents.
Un mot sur les compétences
Il est également important d’associer les tâches aux personnes possédant les compétences les plus adaptées. Associer les talents individuels aux postes disponibles améliore la clarté, la performance et crée un environnement d’équipe plus épanouissant, car chacun est plus impliqué dans son rôle.
Exemple Teambook : La fonctionnalité de filtrage par compétences (balise, tag) de Teambook vous permet d’identifier rapidement les ressources possédant l’expertise requise pour chaque tâche. Par simple glisser-déposer, vous pouvez ensuite allouer ces ressources aux projets appropriés.
Nous sommes également certains que vous préféreriez éviter l’histoire d’horreur intitulée « confier à votre développeur front-end la tâche de créer une stratégie pour les réseaux sociaux ». Vous le savez, nous le savons : des compétences mal adaptées aux tâches sont synonymes de désastre, et non de réussite.
Déterminer l’importance de la tâche
Après avoir déterminé la quantité de travail à attribuer et à qui la confier, concentrez-vous sur la délégation des tâches les plus prioritaires. Un processus ou un cadre standardisé vous aidera à éliminer les incertitudes.
Nous recommandons la matrice de priorisation Eisenhower, qui vous invite à classer chaque nouvelle tâche par ordre d’urgence et d’importance. Cette matrice vous aidera à identifier rapidement les priorités, surtout lorsque toutes les tâches de votre liste risquent de surcharger votre équipe.
Conseil de pro : La gestion du temps, la durée de la tâche et les ressources nécessaires vous aideront à déterminer si une tâche appartient aux quadrants « Faire », « Planifier », « Déléguer » ou « Éliminer ». Utilisez ce cadre pour créer des charges de travail gérables qui stimulent la productivité de l’équipe et améliorent la santé mentale au travail.
4. Définir les attentes en matière de charge de travail de l’équipe : identifier ce qui est « assez bien »
Lors de l’attribution des tâches, vous devez définir des paramètres et des attentes clairs. Cela implique de fixer des délais raisonnables en fonction de la charge de travail et d’identifier les réussites et les échecs de chaque tâche. Soyez réaliste. Votre équipe est composée d’êtres humains, pas de robots.
Pour éviter l’épuisement professionnel, les échéances doivent tenir compte des erreurs potentielles, des imprévus et du niveau de performance requis. Lorsque vous définissez vos attentes en matière de performance par rapport aux tâches, déterminez celles qui sont « suffisantes » et celles qui exigent un niveau de performance plus élevé.
N’oubliez pas qu’un niveau de performance plus élevé = plus de temps requis, alors tenez-en compte dans le délai.
5. Créer un plan de charge de travail flexible : examiner, réévaluer et réajuster si nécessaire
Au fur et à mesure que le calendrier du projet progresse, vous souhaiterez évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. C’est ainsi que vous optimisez la répartition de la charge de travail pour soutenir la santé mentale de l’équipe, le taux de réussite et vos résultats.
N’hésitez pas à solliciter activement le feedback de votre équipe tout au long du projet. C’est ainsi que vous obtiendrez des informations exploitables sur la situation. Utilisez ces informations pour déterminer si les membres de l’équipe sont actuellement en surcapacité ou en sous-capacité.
Exemple Teambook : Grâce aux tableaux de bord en temps réel de Teambook, vous pouvez surveiller instantanément les taux d’utilisation de votre équipe. Les indicateurs visuels vous alertent dès qu’une ressource approche de sa capacité maximale.
Essayez de maintenir un taux d’utilisation de l’équipe d’environ 80 % afin que chacun reste engagé, en bonne santé mentale, créatif et donne le meilleur de lui-même. Un taux supérieur à 85 % peut entraîner des erreurs, des retards coûteux et un épuisement professionnel, réduisant ainsi la productivité.
En fin de compte, votre plan de charge de travail doit évoluer avec le projet. Ainsi, si vous constatez qu’un membre de l’équipe est surchargé de travail, vous pouvez l’éloigner d’une tâche prévue au crayon et libérer son emploi du temps afin qu’il puisse se concentrer sur un travail plus prioritaire.
6. Différentes approches de planification des charges de travail : choisissez ce qui vous convient
Chaque équipe et chaque projet sont différents, et votre approche de la planification des charges de travail doit en tenir compte. Les méthodologies de gestion de projet vous aideront à répondre aux besoins de l’équipe et du projet en offrant :
- Une structure — pour vous montrer comment planifier et organiser la charge de travail
- La possibilité de suivre des tâches spécifiques dans vos flux de travail
- Un « état d’esprit » à adopter lors de la planification de vos flux de travail
Agile et Kanban sont deux méthodologies populaires.
Méthodologie agile
Des calendriers de projet rigides sont parfaits en principe, mais généralement irréalistes en pratique. En réalité, les délais et les exigences des projets varient en fonction de la disponibilité des ressources et d’autres imprévus.
Un workflow agile reconnaît que l’évolution des besoins du projet implique l’évolution de votre stratégie. Avec l’agilité, l’accent est mis davantage sur la flexibilité et la planification des étapes de développement incrémentales. Cette approche permet le changement et vous laisse une marge de manœuvre pour réagir aux problèmes de dernière minute.
Infusion agile : Adoptez un état d’esprit agile pour définir vos attentes en matière de charge de travail. Visez le produit minimum viable (dont la valeur augmente avec le temps) plutôt que d’espérer un résultat « parfait » immédiat. Le « perfectionnisme » peut faire de vous un chef exigeant qui pousse son équipe à l’épuisement professionnel et diminue la productivité, plutôt qu’un leader respecté qui encourage l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Méthodologie Kanban
La gestion Kanban est un système de planification visuelle qui vise à réduire le gaspillage, à améliorer continuellement les processus et à faire avancer les projets. Kanban utilise des tableaux et des cartes pour visualiser le calendrier du projet et l’état d’avancement de chaque tâche. C’est un outil puissant de gestion des tâches qui fournit un chemin clair pour la délégation et le suivi des tâches.
Voici comment cela fonctionne :
- Divisez le tableau Kanban en trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».
- Efforcez-vous de limiter le nombre de tâches dans la colonne du milieu « En cours » et concentrez-vous sur les tâches en cours dans la colonne « Terminé ».
Intégration Kanban : Pensez à l’approche Kanban lors de l’attribution des tâches afin de réduire le risque de multitâche (qui nuit à l’efficacité). Suivre un cadre Kanban peut également vous aider à identifier les goulots d’étranglement en amont, vous offrant ainsi suffisamment de flexibilité pour réaffecter la charge de travail avant que les problèmes n’impactent la productivité du projet ou le bien-être mental de votre équipe.
7. Automatisez la planification de la charge de travail : simplifiez-vous la vie avec un logiciel de planification !
La gestion de projet et des ressources devient beaucoup plus simple grâce à un outil de gestion de la charge de travail à portée de main. Ces outils centralisent la portée du projet, la planification de la capacité de charge, les taux d’utilisation individuels et d’équipe, la disponibilité du planning, l’affectation des tâches et les compétences spécifiques.
Exemple Teambook : Avec Teambook, toutes ces informations sont regroupées dans une interface unique et intuitive. L’allocation des ressources se fait par simple glisser-déposer, et les options de récurrence permettent de saisir des réservations multiples en une seule fois.
Le fait de disposer de ces informations facilement disponibles et regroupées dans un tableau de bord unique facilite le suivi de la capacité et de l’utilisation des employés en temps réel, la surveillance de l’état des tâches et la visualisation du calendrier du projet.
Que rechercher dans les outils de planification de la charge de travail ?
Un logiciel de planification adapté à vos besoins vous aidera à mieux répartir la charge de travail (améliorant ainsi la productivité) et à éviter toute surcharge de travail (protégeant ainsi la santé mentale de votre équipe). Mais quelles fonctionnalités spécifiques rechercher dans ces outils ?
Calculs automatisés pour l’utilisation des ressources et la capacité individuelle
L’accès aux données sur les capacités individuelles et l’utilisation des ressources organisationnelles vous permet de prendre des décisions éclairées en matière de planification de la charge de travail. Cependant, ces indicateurs peuvent être difficiles à collecter ou à comprendre si les informations sont dispersées entre plusieurs points de référence.
Au lieu d’avoir des feuilles de calcul et des documents Google partout, puis d’essayer de calculer ces chiffres manuellement, trouvez un outil de gestion de la charge de travail qui les calcule pour vous.
Exemple Teambook : Teambook calcule automatiquement les capacités et taux d’utilisation de vos ressources. Les codes couleurs permettent de visualiser instantanément les situations de sous- ou sur-capacité, facilitant ainsi la prise de décisions rapides pour optimiser la répartition des charges de travail.
Outre le calcul automatique, examinez la façon dont les informations sont présentées. Lorsque les indicateurs sont affichés visuellement via un tableau de bord, il est plus facile d’obtenir un aperçu instantané des signaux d’alerte (comme un taux d’utilisation de l’équipe de 90 % ou un individu surchargé au maximum de ses capacités).
Intégrations de calendrier
La possibilité de synchroniser votre logiciel de gestion des ressources avec vos calendriers personnels accélère la planification de votre charge de travail. Même en télétravail ou dans des fuseaux horaires différents, les horaires, les emplacements et les capacités de votre équipe seront visibles au même endroit.
Exemple Teambook : Les membres de votre équipe peuvent synchroniser leur planning Teambook avec leur calendrier préféré et le consulter en déplacement, toujours à jour. Cette synchronisation bidirectionnelle évite les conflits de planification et maintient une cohérence parfaite entre les outils.
Un calendrier intégré réduit également les risques de double réservation, de sur- ou sous-affectation du travail, et de précipitation à la dernière minute pour trouver des ressources. Avoir tout cela dans un seul calendrier principal est bien plus simple que de travailler entre plusieurs calendriers, feuilles de calcul Google et applications (potentiellement remplis d’informations obsolètes).
Un journal de compétences
Un outil de gestion des ressources avec un journal des compétences représente un gain de temps considérable. Un journal des compétences vous permet de saisir les compétences de vos collaborateurs dès le début du projet. Vous pouvez même demander à votre équipe de renseigner ses capacités (ou compétences) dès le début du processus de planification de la charge de travail afin d’avoir une vision plus claire de la situation dès le début du projet.
Exemple Teambook : Avec Teambook, vous pouvez filtrer vos ressources par compétences lors de la planification. Cette fonctionnalité vous permet d’identifier rapidement les personnes les plus qualifiées pour chaque tâche, optimisant ainsi l’allocation des ressources selon l’expertise disponible.
Vous pouvez ensuite identifier les personnes les plus compétentes pour les tâches et sous-tâches, en fonction de leur expérience et de leurs spécialisations. Si votre logiciel intègre également des calculs de capacité et d’utilisation, ainsi que des intégrations de calendrier, vous pourrez attribuer des tâches en fonction de l’expertise et de la disponibilité en filtrant sur ces deux aspects.
Intégrer les congés payés dans les plans de projet
La planification de la charge de travail peut s’avérer complexe. De nombreux éléments sont impliqués, et obtenir une vision précise de la disponibilité de votre équipe peut s’avérer complexe. Un outil de planification de la charge de travail capable d’intégrer les congés à vos plans de projet facilite le suivi des congés et autres interruptions de service de votre équipe.
Exemple Teambook : Teambook facilite la gestion des congés avec des options de filtrage personnalisé. Vous pouvez facilement ajouter des congés pour plusieurs ressources simultanément, par exemple pour planifier un jour férié national ou des vacances d’équipe.
La possibilité de prendre en compte et de planifier les congés individuels est un excellent point de départ. Mais planifier des congés pour plusieurs membres de l’équipe simultanément grâce à un filtrage personnalisé est une véritable révolution, surtout si vous avez une équipe internationale.
Cas d’utilisation : Imaginons que vous deviez réserver un jour férié (comme Thanksgiving) à l’ensemble de vos employés américains. Appliquer un filtre pour réserver plusieurs jours de congé simultanément est idéal. Mais vous pourriez également avoir besoin d’exclure les employés européens de ce jour férié ; un système de filtrage personnalisé vous permet de faire les deux simultanément.
Gestion du surbooking
Si une ressource est déjà surbookée, vous pouvez utiliser les heures supplémentaires pour signaler le temps additionnel, tout en gardant une visibilité claire sur la charge de travail réelle.
Conseil de pro : grâce à une visibilité claire, vous pouvez éviter la microgestion (interroger excessivement l’équipe sur son emploi du temps, par exemple), qui conduit souvent à une mauvaise santé mentale et à un moral bas.
Quelques axes de réflexions pour bien planifier la charge de travail
Vue globale et réaliste
Prévoyez dès le début des vacances (ou des périodes de travail), des jours fériés, des congés maladie, des tâches administratives, du temps pour la créativité et une marge de manœuvre en cas d’erreur humaine ou de circonstances imprévues dans le calendrier de votre projet.
Conseil de pro : n’oubliez pas de prendre en compte les compétences (et donc les ressources) nécessaires à la réussite du projet.
Soyez attentif aux doubles réservations de ressources et à la sur-allocation ou sous-allocation du travail. Une mauvaise planification peut vous obliger à trouver des ressources à la dernière minute et à créer des attentes irréalistes en matière de charge de travail pour votre équipe.
Conseil de pro : pensez à créer un calendrier principal regroupant l’emploi du temps de chaque membre de l’équipe. N’oubliez pas de demander à votre équipe de tenir ses emplois du temps à jour tout au long du projet.
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Évitez l’épuisement professionnel, améliorez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et gérez le stress au travail en répartissant équitablement le travail et les responsabilités entre votre équipe.
Conseil de pro : un taux d’utilisation des ressources de l’équipe supérieur à 80 % est un déclencheur pour évaluer et réajuster les plannings de travail si nécessaire. Si un membre de l’équipe dépasse 90 % de productivité, cela peut indiquer une charge de travail déraisonnable. Si une personne possédant les mêmes compétences dispose encore de capacités, il est temps de redistribuer les tâches et les responsabilités!
Tenir compte des équipes à distance
La planification, la programmation et la promotion de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée (ainsi que tout ce qui se trouve entre les deux) peuvent devenir plus difficiles dans un environnement de travail à distance.
Si vous pouvez faire une chose qui change la donne dans la gestion de votre projet d’équipe à distance, c’est de montrer votre confiance dans les compétences de travail de votre équipe malgré une visibilité et une transparence réduites des employés.
Conseil de pro : Même à distance, faite confiance à vos équipe, mais facilitez la bonne collaboration avec des outils adaptés.
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