La gestion efficace des tâches déléguées est un levier puissant pour optimiser votre productivité et permettre à votre équipe de monter en compétences. Elle consiste à réattribuer les activités les mieux adaptées au flux de travail, aux priorités et aux compétences des autres membres de l’équipe.
Déléguer ne signifie pas se débarrasser de ce que vous ne voulez pas traiter, ni abandonner le contrôle, mais plutôt adopter une approche stratégique pour gérer votre charge de travail.
Pourquoi déléguer ?
La délégation est importante pour plusieurs raisons :
- Optimisation de la productivité : Elle vous libère du temps pour vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
- Développement des compétences de l’équipe : Elle offre aux membres de votre équipe l’opportunité de s’impliquer dans des projets intéressants, de développer de nouvelles forces et de monter en compétences.
- Réduction du stress et prévention du burnout : Elle diminue votre charge mentale en vous déchargeant des tâches répétitives ou fastidieuses, et lutte contre le surmenage.
- Amélioration de la qualité : Confier des missions spécifiques à des experts peut garantir un travail de qualité supérieure.
- Engagement et transparence : Communiquer la raison de la délégation favorise l’engagement et la transparence.
Quoi déléguer ? (la méthode des 6T et exemples concrets)
Tout ne peut pas être délégué, notamment le travail stratégique ou essentiel qui requiert votre attention. Cependant, de nombreuses tâches peuvent être confiées à d’autres :
La méthode des 6T est particulièrement efficace pour identifier les tâches à déléguer :
- Tiny (petites tâches) : Activités simples et répétitives, comme le tri des e-mails ou la gestion de votre agenda.
- Tedious (fastidieuses) : Tâches ennuyeuses ou monotones, telles que la saisie de données ou la mise à jour de bases de données.
- Time-consuming (chronophages) : Missions prenant beaucoup de temps, comme la planification de voyages, la gestion des réseaux sociaux ou la recherche d’informations.
- Teachable (enseignables) : Tâches que vous pouvez facilement expliquer à quelqu’un d’autre, comme la rédaction de rapports standardisés.
- Terrible at (compétences limitées) : Activités pour lesquelles vous manquez d’expertise, comme la comptabilité ou la gestion de site web.
- Time-sensitive (urgentes) : Tâches nécessitant une action rapide, comme les relances clients ou la gestion de crises.
Vous pouvez également déléguer des tâches récurrentes, des activités pour lesquelles un membre de l’équipe a manifesté son intérêt à perfectionner une compétence, ou des tâches qui participent aux objectifs professionnels de vos collaborateurs.
Comment déléguer efficacement ? (10 règles pour réussir)
Pour que la délégation soit réussie et transforme votre décision en succès, voici 10 conseils pratiques :
- Soyez patient : Les premières fois, cela prendra plus de temps. Ne renoncez pas, le temps que votre partenaire comprenne votre mode de fonctionnement.
- Ne déléguez pas tout et n’importe quoi : Vous restez le maître à bord, et certaines tâches vous incombent uniquement (par exemple, contacter une autorité fiscale dans un pays différent ou définir le message client).
- Entourez-vous des bonnes personnes : Recherchez compétence, professionnalisme, confiance et loyauté. Déléguez à des ressources qui maîtrisent une compétence, même si leur prix est plus élevé, car c’est plus productif et économique à long terme.
- Communiquez et expliquez pourquoi vous déléguez : Cela favorise l’engagement et la transparence au sein de l’équipe.
- Soyez précis : Donnez des instructions claires et détaillées. Des instructions vagues mènent à des résultats approximatifs. Expliquez le contexte, les documents, les outils, la priorité, les objectifs, les attentes et les résultats attendus.
- Apprenez à former pour mieux déléguer : Ne vous contentez pas de « refiler la tâche ». Assurez-vous que les ressources engagées disposent des informations nécessaires. Utilisez la méthode « Regardez-moi faire, faisons-le ensemble, maintenant essayez de le faire par vous-même. ». Considérez la formation comme un investissement qui sera rentabilisé. Laissez le collaborateur résoudre ses problèmes en le guidant.
- Restez en contact avec votre équipe : Répondez à leurs demandes et organisez un suivi régulier. Même en répondant à ces demandes, vous gagnerez du temps.
- N’essayez pas de tout gérer, déléguez vraiment : Une fois le processus engagé, faites confiance à vos collaborateurs. Laissez les choses se faire tout en gardant un œil sur la réalisation, et ne tentez pas de les supplanter. Concentrez-vous sur les résultats finaux, pas sur la méthode exacte d’exécution.
- Commentez et faites des retours : Donnez des commentaires positifs et constructifs. Aidez votre équipe à s’améliorer. Sollicitez également leur feedback pour vous améliorer dans la délégation.
- Dites merci : La reconnaissance est essentielle et engagera encore plus votre équipe. Veillez à souligner le mérite de chacun une fois le travail terminé.
Outils recommandés pour la gestion des tâches déléguées
Le bon logiciel de délégation révolutionne la façon dont les équipes collaborent et communiquent, en simplifiant la communication et en garantissant un flux fluide des tâches. Lorsque vous choisissez un logiciel, recherchez des fonctionnalités telles qu’une interface utilisateur intuitive, des outils de collaboration, le suivi des tâches, des capacités d’intégration, l’accessibilité mobile, des rapports et analyses, et un bon service client.
Voici une liste d’outils qui peuvent vous aider à gérer efficacement les tâches déléguées :
1. Kiwili
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un, incluant la facturation, les devis, la comptabilité, le CRM, la gestion de projets et la gestion du temps.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de répartir les tâches entre les collaborateurs, d’interagir sur une tâche pour échanger, et de suivre l’avancement exact des tâches déléguées. Il inclut des fonctionnalités de gestion du temps et des tâches.
Limites : Outil destiné aux entreprises de taille moyenne.
2. ClickUp
Logiciel de gestion de projet tout-en-un, offrant plus de 15 façons de visualiser les flux de travail.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Facilite la délégation et le suivi de la progression des tâches. Permet d’organiser, assigner, prioriser, gérer et suivre les tâches individuelles et globales ainsi que les sous-tâches. Offre des tableaux de bord personnalisables pour évaluer la capacité de l’équipe et suivre les activités. Dispose de plus de 100 automatisations pré-construites et plus de 1 000 intégrations. Possibilité de convertir les commentaires en tâches individuelles.
Limites : Peut être difficile à utiliser pour les débutants.
3. Todoist
Logiciel de gestion de tâches et de projets populaire, simple et accessible, apprécié par les utilisateurs individuels.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet une délégation de tâches transparente et un suivi de la progression. Vous pouvez planifier des rappels, prioriser les tâches avec 4 niveaux de couleur, partager des tâches via e-mail et centraliser les discussions dans les commentaires. Reçoit des notifications en temps réel. Accès à plus de 80 intégrations.
Limites : Capacités limitées pour la gestion de projets et de tâches complexes, manque de fonctionnalités comme les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban.
4. ProofHub
Outil de gestion des tâches et des opérations axé sur la collaboration d’équipe efficace.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de déléguer facilement des tâches et de suivre la progression des membres de l’équipe. Vous pouvez définir des paramètres clairs, créer des affectations de tâches et des sous-tâches, et obtenir des rapports de progression en temps réel. Offre quatre affichages de tâches uniques et la gestion des dépendances entre tâches.
Limites : Intégrations limitées et uniquement des forfaits payants disponibles.
5. MeisterTask
Conçu pour les équipes agiles, avec une interface intuitive et des tableaux personnalisables pour le suivi de projet.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de mieux hiérarchiser les tâches et d’ajouter des membres d’équipe en tant qu’observateurs du projet pour leur attribuer directement des tâches. Sert de hub central de communication et offre des fonctionnalités de suivi du temps.
Limites : Capacités de rapports limitées.
6. BIGContacts
Principalement un CRM, il offre également des fonctionnalités de gestion des tâches.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Fournit une plateforme centralisée pour les tâches, des rapports intelligents pour contrôler l’efficacité du travail, et permet de créer des flux de travail personnalisés avec des fonctionnalités glisser-déposer. Permet d’assigner et de suivre facilement les tâches, et d’automatiser la gestion des tâches et des rappels.
Limites : Certains utilisateurs ont signalé des fonctionnalités limitées et une lenteur du système.
7. HubSpot gestion des tâches
Solution simple et facile à utiliser pour la gestion des tâches.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet d’attribuer des tâches et de recevoir des notifications sur les mises à jour. S’intègre à des centaines d’applications et de plateformes et permet la communication via la discussion interne de l’équipe.
Limites : Les modèles et les fonctionnalités de rapports pourraient être améliorés.
8. Chanty
Un outil de collaboration qui aide à la gestion des tâches, incluant la messagerie et la visioconférence.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de transformer n’importe quel message en tâche, de fixer des dates d’échéance et d’assigner des tâches. Possède une fonction Tableau Kanban pour une meilleure visualisation.
Limites : Ne gère pas les sous-tâches et manque de personnalisation dans le calendrier.
9. Notion
Logiciel de gestion des tâches adaptable à votre style de travail, permettant de créer un tableau de bord de gestion des tâches pour une vue complète.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de trier les tâches par priorité, échéancier et catégorie. Accès à des calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt et listes de tâches.
Limites : Courbe d’apprentissage abrupte et capacités de personnalisation limitées.
10. ProProfs Project
Bon logiciel pour gérer, prioriser et déléguer les tâches.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de suivre les tâches, de créer des flux de travail personnalisés et d’attribuer des tâches en fonction des capacités. Visualisation des tâches avec des diagrammes de Gantt. Fournit des rapports alimentés par l’IA pour des informations sur la progression des tâches et l’identification des risques.
Limites : Certains utilisateurs ont rencontré des difficultés avec l’automatisation et l’intégration des applications peut être améliorée.
11. Any.do
Solution simple de gestion des tâches pour individus, familles et équipes.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Permet de créer des listes à faire, d’ajouter des rappels, de créer et d’assigner des tâches et des sous-tâches. Offre plusieurs vues (Calendrier, Kanban, Tableur) et plus de 6 000 intégrations. Possibilité d’activer l’automatisation pour l’attribution des tâches et la mise à jour du statut.
Limites : Le service client n’est pas toujours réactif, et certains utilisateurs ont eu des difficultés à connecter l’application à leur calendrier.
12. Teambook
Outil de gestion des ressources projet dédié, avec une interface intuitive et des données sécurisées en Europe.
Fonctionnalités clés pour la délégation : Offre trois fonctionnalités phares : planification opérationnelle (qui travaille sur quel projet et quand, qui est disponible), gestion des capacités (visualiser et simuler les capacités disponibles et nécessaires), et suivi des temps effectifs (saisie, approbation et facturation des heures réellement passées). Permet des allocations rapides par glisser-déposer et des mises à jour groupées. Offre des applications mobiles, des notifications par e-mail et la synchronisation des calendriers. Il est connecté et intégré avec divers outils comme Slack, Google/Outlook Calendars, Zapier.
Avantages : Facilite la gestion des ressources en ligne et le suivi de la performance des équipes. Par ailleurs, sa tarification est basée sur les projets et non par utilisateur. A partir de 3 euros par mois jusqu’à 10 projets !
En conclusion : pourquoi nous recommandons Teambook ?
Après avoir exploré les différentes solutions disponibles, Teambook se distingue particulièrement pour les entreprises qui souhaitent maîtriser l’optimisation de leurs ressources projet. Contrairement aux outils généralistes, Teambook a été spécifiquement conçu pour répondre aux défis de la planification et gestion des ressources.
Ce qui rend Teambook unique, c’est sa capacité à vous donner une vision claire de qui fait quoi et quand – l’essence même d’une délégation réussie.
Ses trois fonctionnalités phares (planification opérationnelle, gestion des capacités et suivi des temps effectifs) vont bien au-delà des 10 règles que nous avons présentées dans ce guide.
L’interface intuitive de Teambook facilite l’application de la méthode des 6T : vous pouvez rapidement identifier les tâches à déléguer, les assigner aux bonnes personnes selon leurs compétences et leur disponibilité, puis suivre l’avancement en temps réel. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou de perdre du temps en réunions de suivi interminables.
Un autre avantage majeur : Teambook respecte la confidentialité de vos données avec un hébergement sécurisé en Europe ainsi qu’un service client efficace basé en Suisse, un critère essentiel pour de nombreuses entreprises.
Prêt à transformer votre approche de la délégation ? Teambook propose un essai gratuit qui vous permettra de tester concrètement les méthodes présentées dans ce guide. En quelques clics, vous pourrez expérimenter la planification de vos ressources, déléguer vos premières tâches selon la méthode des 6T, et constater l’impact sur votre productivité et celle de votre équipe.
N’attendez plus pour libérer votre potentiel et celui de votre équipe. La délégation efficace n’est plus un défi, mais un avantage concurrentiel à votre portée.
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