Estimer la durée d’un projet : un guide pour débutants

Les chefs de projet estiment la durée d’un projet, car cela leur permet d’avoir une idée du temps dont ils disposent pour tout terminer. Découvrez comment procéder grâce à notre guide pour débutants.

Estimer la durée d’un projet, c’est comme élaborer un plan de vie, une durée totale du projet avec surtout, une date de fin. Vous savez où vous voulez aller, vous savez que des problèmes surviendront probablement, mais vous devez tout de même établir un calendrier pour atteindre vos objectifs.

S’il y a une chose à savoir sur l’estimation de la durée d’un projet, c’est bien celle-ci : il y a de nombreux pièges à éviter, ce qu’on appelle le chemin critique du projet.

Mais avec une préparation adéquate, vous pouvez faire de cette expérience une expérience facile.

Qu’est-ce que la durée dans la gestion d’un projet ?

La durée d’un projet correspond au temps total nécessaire à sa réalisation avec une date de début et une date de fin. Elle se mesure en jours ouvrés, heures, semaines ou mois. Elle est indiquée sur le calendrier de livraison du projet, qu’il s’agisse de cinq jours ou de cinq ans. Elle dépend généralement de la disponibilité de vos ressources.

La différence entre l’effort, la durée et le temps écoulé en gestion de projet

En termes simples, l’effort se concentre sur les unités de travail (heures) nécessaires à la réalisation d’une tâche ou d’un projet, tandis que la durée se concentre sur le temps nécessaire à sa réalisation. La durée est généralement supérieure aux heures d’effort estimées, car votre équipe ne travaille pas sans interruption.

Le temps écoulé est davantage lié à l’avancement du projet : il mesure le temps écoulé entre le moment où vous avez assigné un projet à quelqu’un et sa réalisation.

À terme, il indique également l’efficacité de votre travail : allez-vous respecter les délais promis ?

Comment est calculée la durée du projet ?

Estimation descendante

Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) explique l’estimation descendante, également connue sous le nom d’estimation analogique , comme « une technique permettant d’estimer la durée ou le coût d’une activité ou d’un projet à l’aide de données historiques provenant d’une activité ou d’un projet similaire ».

En d’autres termes, vous devez ici examiner vos données historiques et comparer le nouveau projet à quelque chose de similaire qui a déjà été réalisé, en supposant que le nouveau projet prendra à peu près autant de temps et de ressources à réaliser.

Estimation ascendante

Avec l’estimation ascendante, vous passez d’une vue détaillée à une vue d’ensemble, de la tâche au projet.  La règle est simple : si vous ne parvenez pas à estimer précisément un projet, décortiquez-le en unités que vous pouvez estimer correctement, comme les jalons ou même les tâches individuelles.

Estimation paramétrique

L’estimation paramétrique consiste essentiellement à élever l’estimation analogique à un niveau supérieur. De plus, l’analyse des données historiques ne fait que gagner en précision numérique, introduisant ainsi une sorte de « relation statistique ».

C’est-à-dire que vous devez trouver un projet comparable dans vos données historiques, puis personnaliser les calculs en fonction des paramètres numériques de votre nouveau projet.

Estimation en trois points

Le PMBOK explique l’estimation en trois points comme « une technique utilisée pour estimer le coût ou la durée en appliquant une moyenne ou une moyenne pondérée d’estimations optimistes, pessimistes et très probables lorsqu’il existe une incertitude avec les estimations d’activités individuelles. »

Ici, vous pouvez réduire vos risques en tenant compte de plusieurs scénarios que votre projet pourrait suivre.

Meilleures pratiques en matière de durée de projet pour un chef de projet

Imaginez que vous ayez besoin de créer un site web et que vous ayez estimé que cela vous demanderait environ 40 heures de travail (effort). Cependant, le site ne sera pas prêt en 40 heures pour plusieurs raisons : vous avez peut-être d’autres projets en cours, vous ne pouvez pas consacrer tout votre temps à la création du site web, vous devez prendre quelques jours de congés en cours, etc.

Par conséquent, l’effort sera de 40 heures, mais la durée sera plus longue. Par exemple, si vous décidez de consacrer 5 heures par jour au projet, il vous faudra 8 jours pour le terminer (votre durée), mais si votre collègue vient vous aider et vous décharge de la moitié de la charge de travail, le projet ne vous prendra que 4 jours.

Mais que vous travailliez seul ou avec des renforts, voici quelques mesures que vous pourriez prendre pour gagner en efficacité.

Créer un calendrier des ressources pour planifier

Lorsqu’un projet implique plusieurs personnes travaillant dessus, vous devez créer un calendrier des ressources pour plus de transparence et de visibilité.

Ici, vous pourrez voir quand vos ressources sont libres, pleines ou surchargées , et dans quelle mesure. C’est la meilleure façon de gérer vos ressources et de suivre le principe du « moins, c’est plus ».

Grâce à la planification des ressources de Teambook, il vous suffit de cliquer, de glisser et de déposer la charge de travail lorsque vous souhaitez l’allouer à une personne spécifique. Vous pouvez étendre, réduire, transférer et répartir le travail entre vos ressources pour répondre aux besoins de tous.

Inclure du temps libre

Avec un planning des ressources, il est judicieux de tenir compte non seulement des disponibilités, mais aussi des absences. Les congés, les jours de repos, les arrêts maladie, etc. peuvent retarder la livraison de votre projet si vous n’en tenez pas compte lors de l’estimation de sa durée. En intégrant ces congés dès le début du planning, vous éviterez les mauvaises surprises et les tracas inutiles.

Ajouter une réserve pour imprévus

Aucun projet n’est parfait. Il y aura des risques, des retards, des coûts supplémentaires, des dépassements de budget, etc.

Avec une réserve d’urgence, vous pouvez être préparé à tout ce qui arrive et continuer à mener à bien votre projet comme prévu (même s’il n’est pas le plus optimiste).

Ne sous-estimez pas

Nous avons naturellement tendance à être trop optimistes. En gestion de projet, cela peut conduire à l’échec.

Avez-vous déjà déménagé ? Cela ne prend jamais le temps escompté : il y a toujours un problème qui provoque des retards et vous vous retrouvez à dormir sur un matelas pendant deux semaines.

D’une certaine manière, les projets peuvent être similaires. C’est pourquoi prévoir une marge de manœuvre, une dérive des objectifs, des demandes ponctuelles, etc., peut vous aider à estimer la durée d’un projet de manière réaliste.

Commencez un essai gratuit de Teambook pour voir comment vous pouvez optimiser et simplifier la planification et l’estimation de votre projet en quelques clics !