Définir efficacement le périmètre d’un projet : 7 étapes clés pour réussir

Le périmètre d’un projet est le meilleur allié du chef de projet. C’est la référence tout au long du cycle de vie du projet, qui permet de rester sur la bonne voie jusqu’à l’atteinte des objectifs.

Pourtant, il arrive que la complaisance s’installe. On peut être tenté de se dire « Je n’ai pas besoin de définir le périmètre, j’ai déjà géré des milliers de projets similaires ! »Attention danger !

En tant que chefs de projet, définir et planifier des projets est notre cœur de métier. Tout commence par la création d’un périmètre de projet solide. Peu importe le nombre de fois où vous avez mené des projets semblables, vous ne pouvez pas vous permettre d’ignorer les bases.

Alors revenons-y ensemble.

Qu’est-ce que le périmètre d’un projet ?

Le périmètre d’un projet définit l’ensemble du travail et des éléments à prendre en compte pour livrer un résultat spécifique.

Il ne faut pas le confondre avec le périmètre produit, qui décrit les fonctionnalités et caractéristiques du produit ou service final. Le périmètre projet, lui, détaille tout ce qui est nécessaire pour réaliser ce produit ou service selon les spécifications prévues.

Par exemple, le périmètre projet pour la création d’une nouvelle fonctionnalité inclurait tant les les spécifications de la fonctionnalité elle-même que les tâches de développement, les tests, la documentation, etc. 

L’importance cruciale du périmètre de projet

Définir clairement le périmètre d’un projet apporte de nombreux avantages :

• Compréhension partagée des objectifs et livrables
• Meilleure gestion des attentes des parties prenantes
• Cadre de référence tout au long du projet
• Base pour le suivi de l’avancement
• Prévention des dérapages et changements de portée non maîtrisés

Un périmètre bien défini est votre meilleure protection en cas de litige. C’est le document qui clarifie précisément ce qui est inclus ou non dans le projet.

Les risques d’un périmètre mal défini

Ne pas accorder suffisamment d’attention à la définition du périmètre peut avoir de lourdes conséquences :

• Dépassements de budget et de délais
• Confusion sur les livrables attendus
• Conflits avec le client ou les parties prenantes
• Démotivation des équipes
• Échec du projet dans les cas extrêmes

L’exemple de la voiture électrique de Dyson illustre bien ces risques. Annoncé en 2017, le projet a été abandonné deux ans plus tard après avoir englouti 600 millions de dollars. Les principales causes : une sous-estimation des coûts et un perfectionnisme excessif, symptômes d’un périmètre mal cadré.

7 étapes pour bien définir le périmètre d’un projet

1. Identifier les objectifs du projet

La première étape consiste à bien comprendre et formaliser les objectifs du projet. Cela implique de notamment:

• Identifier toutes les parties prenantes
• Comprendre leurs besoins et attentes
• Déterminer comment le projet y répondra
• Formuler des objectifs clairs et mesurables

Idéalement, appliquez la méthode SMART pour des objectifs :

• Spécifiques
• Mesurables
• Atteignables
• adapté à la Réalité
• Temporellement définis

Par exemple, un objectif SMART pourrait être : « Augmenter de 20% le taux d’utilisation des ressources sur les 6 prochains mois grâce à l’optimisation de la planification ».

2. Créer un plan de gestion des ressources

Une fois les objectifs définis, il faut réfléchir à l’allocation des ressources. L’essentiel est d’affecter les bonnes personnes avec les bonnes compétences aux bons projets, tout en évitant la surcharge.

Pour cela, créez un plan détaillé de gestion des ressources. C’es ici qu’ un outil comme Teambook devient indispensable et vous permet de visualiser facilement la charge de travail de chaque membre de l’équipe et optimiser l’allocation en fonction des compétences et des disponibilités.

3. Identifier les contraintes du projet

Listez tous les facteurs qui pourraient impacter le projet :

• Coûts
• Délais
• Qualité
• Risques
• Ressources
• Contraintes techniques ou réglementaires

Par exemple, avec Teambook, vous pourriez immédiatement identifier une contrainte liée à la disponibilité limitée d’un expert clé sur une période donnée… et y remédier en allouant d’autres ressources aux compétences nécessaires et avec de la disponibilité.

4. Rédiger l’énoncé du périmètre

C’est le moment de compiler toutes les informations collectées dans un document structuré. L’énoncé du périmètre doit répondre aux questions suivantes :

• Quel est le projet et pourquoi le réalise-t-on ?
• Quels sont les livrables attendus ?
• Comment mesurer le succès du projet ?
• Qui compose l’équipe projet ?
• Quel est le plan de ressources ?
• Quels sont le budget et les délais ?
• Quelles sont les contraintes identifiées ?
• Qui sont les principales parties prenantes ?

5. Aligner les parties prenantes

Partagez l’énoncé du périmètre avec les parties prenantes clés pour la validation. C’est l’occasion de vérifier que les objectifs sont bien les bons et d’obtenir l’adhésion de tous.

N’hésitez pas à revoir le périmètre si nécessaire. Un changement de direction est fréquent une fois que tous ont la vue d’ensemble.

Un outil comme Teambook permet une synchronisation immédiate des calendriers de chacune des ressources, interne ou externe. Cela est un facteur clé pour aligner les parties!

6. Prévoir un processus de gestion des changements

Pour les projets complexes, mettez en place un processus formel de gestion des changements. Cela permet de traiter les demandes de modification du périmètre de façon structurée, sans pour autant bloquer toute évolution.

7. Communiquer le périmètre à l’équipe

Une fois finalisé, partagez largement le périmètre du projet. Assurez-vous qu’il soit facilement accessible à tous les membres de l’équipe.

Pour les gros projets, prévoyez des points réguliers de rappel du périmètre. Cela permettra d’identifier rapidement tout écart et de faire les ajustements nécessaires.

Comme indiqué précédemment, la synchronisation que propose Teambook permet aux chefs de projets de s’assurer que la communication est fluide et en temps réels. Par ailleurs, Teambook propose aussi des notifications par courriel.

Le périmètre évoluera, et c’est normal

Bien que le périmètre soit votre référence, il n’est pas figé. Des changements sont souvent nécessaires en cours de projet. L’important est de les anticiper et de les gérer de façon maîtrisée.

En définissant un périmètre solide dès le départ et en le gérant activement, vous mettez toutes les chances de votre côté pour mener votre projet au succès.

Avec un outil comme Teambook, vous pouvez facilement ajuster la planification des ressources en fonction de l’évolution du périmètre, tout en gardant une visibilité claire sur l’impact de ces changements.

N’hésitez pas à tester Teambook gratuitement durant 30 jours!