Comment prioriser efficacement vos projets en 6 étapes clés ?

En tant que chef de projet, vous êtes constamment confronté à de multiples demandes et projets, chacun semblant être une priorité absolue.

Comment savoir par où commencer ? Faut-il se concentrer sur les projets rapides ou s’attaquer aux projets les plus importants en premier ? 

La réponse n’est ni l’un ni l’autre. Une approche plus stratégique est nécessaire pour prioriser efficacement vos projets et optimiser l’utilisation de vos ressources.

Dans cet article, nous allons explorer une méthode en 6 étapes pour prioriser vos projets de manière objective et alignée avec les objectifs de votre entreprise.

1. Évaluez la valeur business de chaque projet

La première étape cruciale consiste à évaluer comment chaque projet contribue aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Posez-vous les questions suivantes :

• Ce projet va-t-il générer des revenus significatifs ?
• Va-t-il améliorer notre image de marque ou notre réputation ?
• Permettra-t-il d’augmenter la satisfaction client ?

Par exemple, le lancement d’un nouveau produit aura probablement une valeur business élevée, car il générera directement des revenus. Mais un projet visant à optimiser les processus internes peut également avoir une grande valeur s’il permet de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité à long terme.

N’oubliez pas non plus les projets qui renforcent des relations commerciales importantes. Une agence pourrait par exemple prioriser un projet pour un client prestigieux, même à un tarif réduit, en raison des opportunités futures que cela pourrait apporter.

Pour clarifier les objectifs de l’entreprise, organisez une séance de brainstorming avec la direction en posant des questions comme :

• Quelle est notre mission en tant qu’organisation ?
• Quelle image souhaitons-nous projeter ?
• Quels jalons devrions-nous atteindre dans les 5 prochaines années pour considérer que nous avons réussi ?

Une fois ces objectifs définis, filtrez vos projets pour ne garder que ceux qui y sont alignés.

2. Évaluez l’urgence de chaque projet

Tous les projets ne sont pas égaux en termes d’urgence, même s’ils peuvent tous sembler prioritaires à première vue. Utilisez la matrice d’Eisenhower pour classer vos projets selon leur importance et leur urgence :

• Important et urgent : projets critiques ayant un impact immédiat sur l’entreprise (ex : résoudre une panne majeure du site web).
• Important, mais pas urgent : projets stratégiques à long terme (ex : développer de nouvelles fonctionnalités).
• Urgent mais pas important : tâches qui demandent une attention immédiate sans apporter beaucoup de valeur (ex : la plupart des réunions).
• Ni urgent ni important : tâches pouvant être reportées ou déléguées.

Pour chaque projet, demandez-vous :

• Ce projet contribue-t-il directement à nos objectifs business ? Si oui, il est important.
• Y aura-t-il des conséquences négatives si nous ne le réalisons pas rapidement ? Si oui, il est urgent.

Priorisez les projets qui se trouvent dans le quadrant « important et urgent ».

3. Identifiez les dépendances entre les projets

Cartographiez les liens et dépendances entre vos différents projets. Certaines tâches doivent-elles être terminées avant que d’autres puissent commencer ? Y a-t-il des projets qui doivent être menés en parallèle ?

Pour chaque projet :

• Listez toutes les tâches et sous-tâches 
• Identifiez les rôles responsables et les parties prenantes à consulter.
• Notez les prérequis et approbations nécessaires pour chaque tâche.

Par exemple, si vous souhaitez améliorer le processus d’onboarding des nouveaux employés, vous devrez peut-être d’abord créer du contenu de formation. Ce projet de création de contenu devient alors un prérequis bloquant pour le projet d’onboarding.

Priorisez les projets avec le moins de dépendances, tout en planifiant à l’avance ceux qui ont des dépendances importantes.

4. Estimez la portée, le calendrier et les coûts

Pour chaque projet, estimer précisément :

• La portée : listez toutes les tâches nécessaires, même celles qui semblent évidentes. Pour une campagne marketing, par exemple, n’oubliez pas d’inclure l’analyse des résultats post-campagne.
• Le calendrier : basez-vous sur des projets similaires passés et consultez différents membres de l’équipe pour obtenir des estimations réalistes.
• Les coûts : prenez en compte le coût des outils, les taux horaires des personnes impliquées et la durée estimée du projet.

Utilisez une approche de « coût par processus » en décomposant chaque étape du projet :

1. Combien de temps prend cette étape (en heures) ?
2. Combien de fois devons-nous répéter cette étape ?
3. Quel est le taux horaire de la personne qui effectue ce travail ?

Multipliez ces trois facteurs pour obtenir le coût de chaque étape, puis additionnez-les pour avoir une estimation globale du projet.

Un outil de gestion des ressources comme Teambook peut grandement faciliter ce processus en vous permettant de visualiser la capacité de votre équipe et d’estimer plus précisément les durées des projets.

5. Comparez le budget disponible aux coûts estimés

Assurez-vous que le budget alloué à chaque projet couvre les coûts estimés. Si ce n’est pas le cas, le projet risque de s’arrêter en cours de route faute de financement.

Priorisez les projets dont le financement est entièrement approuvé et sécurisé.

N’oubliez pas que les projets dépassent souvent leur budget initial. Utilisez un outil comme Teambook pour suivre en temps réel les heures travaillées. Cela vous permettra de détecter rapidement tout dépassement et d’ajuster votre planification en conséquence.

6. Évaluez la capacité de votre équipe

Votre équipe a-t-elle les compétences et la disponibilité nécessaires pour mener à bien chaque projet dans les délais impartis ? 

Utilisez un outil de gestion des ressources comme Teambook pour visualiser :

• Les compétences de chaque membre de l’équipe
• Leur disponibilité (y compris les congés prévus)
• Leur charge de travail actuelle

Par exemple, avec Teambook vous pouvez facilement voir qu’Alice, votre designer senior, est déjà assignée à deux projets prioritaires pour les 3 prochaines semaines. Il serait donc risqué de lui attribuer un nouveau projet urgent dans cet intervalle.

Priorisez les projets qui correspondent le mieux aux compétences et à la capacité actuelle de votre équipe.

La priorisation des projets : un processus continu

Pour rester efficace dans la priorisation de vos projets :

Mettez en place un processus standardisé de demande de projet.

Créez un formulaire unique où toutes les demandes de projet doivent être soumises. Incluez des questions sur :

• • La description du projet
  • Ses bénéfices pour l’entreprise
  • La date limite souhaitée
  • Les parties prenantes impliquées

Suivez les bonnes données

Utilisez un outil comme Teambook pour centraliser toutes les informations sur vos projets et vos ressources. Cela vous permettra de :

• Suivre le temps réellement passé sur chaque tâche.
• Comparer les estimations aux réalités du terrain.
• Identifier les goulots d’étranglement dans vos processus.

Réévaluez régulièrement vos priorités

Les conditions changent rapidement en entreprise. Prévoyez des points réguliers (mensuels ou trimestriels) pour réévaluer vos priorités en fonction de :

• L’évolution des objectifs de l’entreprise
• Les changements dans la disponibilité des ressources
• Les nouvelles opportunités ou menaces du marché

En suivant ces 6 étapes et en utilisant un outil de gestion des ressources adapté comme Teambook, vous serez en mesure de prioriser efficacement vos projets, d’optimiser l’utilisation de vos ressources et d’atteindre plus rapidement les objectifs de votre entreprise.

N’oubliez pas que la priorisation des projets est un art autant qu’une science. Utilisez ces méthodes comme un guide, mais n’hésitez pas à faire confiance à votre expérience et votre intuition pour prendre les meilleures décisions pour votre équipe et votre entreprise.

Prêt à optimiser la gestion de vos projets et de vos ressources ?

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