Les 8 meilleurs outils de planification de projet gratuits 2024

La planification est essentielle dans la gestion de projets. Elle implique d’identifier les étapes clés, de répartir les ressources et de fixer les délais d’exécution. Les meilleurs logiciels de gestion de ressources sont indispensables pour vous faciliter la tâche ! Peu importe la taille de votre entreprise, il est vital d’utiliser les outils de planification appropriés pour soutenir le travail de vos équipes. Cela nous conduit à la question essentielle : quelles sont les fonctionnalités et les offres parmi tous ces outils qui pourraient répondre à vos besoins particuliers pour chaque projet ?

Comparatif des outils de planning projet et les fonctionnalités dédiées

Pour vous aider, nous avons dressé une liste d’outils tels qu’ils pourraient répondre à vos attentes en matière de gestion du temps et de gestion de tâches. Étant donné les nombreux outils existants sur le marché, nous avons sélectionné ici les meilleurs outils que les chefs de projet pourraient avoir besoin pour suivre l’avancement du projet.

Teambook

Teambook est un outil de gestion de ressources, visuel et intuitif, basé sur le cloud. C’est un organiseur efficace, convivial, complet et facile à utiliser qui permet à vos collaborateurs d’être à la fois performants et productifs. De plus, son calendrier vous offre une vision d’ensemble très claire et détaillée des activités de votre entreprise. Il comporte également des indicateurs visuels intelligents qui vous aident à repérer rapidement les informations essentielles. Vous avez également la possibilité de basculer entre la vue des utilisateurs et celle des ressources projetées, une fonctionnalité importante pour ajouter et modifier les étapes du projet.  

Ainsi, il est plus simple pour vous de concentrer vos ressources au moment opportun. Grâce à Teambook, vous pouvez surveiller vos performances en temps réel et améliorer votre efficacité et votre gestion du temps. Aussi, concernant les intégrations, il peut être connecté à des outils tels que Slack, Zapier, Calendar, HubSpot et bien d’autres outils utilisés quotidiennement.

Enfin, Teambook propose deux modules innovants : le premier permet le suivi du temps passé sur les projets. Extrêmement efficace, car il peut utiliser les données de planification pour remplir automatiquement les feuilles de temps, en un clic.

Le deuxième module, Gestion de la capacité, offre une vue à moyen-terme (6 mois à 2 ans) des compétences disponibles et de leur adéquation avec les projets de l’organisation.

Teambook est conçu pour les petites et moyennes entreprises comptant entre 5 et 200 utilisateurs. Sa fonctionnalité de gestion d’équipe permet de segmenter les domaines en fonction des responsabilités au sein de l’entreprise.

Pourquoi adopter Teambook, un logiciel de planification de projet ?

La tarification de Teambook est déterminée en fonction du nombre de projets et non du nombre d’utilisateurs. Par ailleurs, si vous avez moins de dix projets, Teambook est gratuit !

De plus, Teambook est un outil basé en Suisse avec les données stockées uniquement en Europe. Il propose une interface disponible en plusieurs langues telles que l’italien, l’espagnol, le français, en plus de l’anglais. Le support client est rapide et efficace dans toutes les langues disponibles.

En résumé, Teambook est un logiciel de gestion des ressources complet et flexible, apprécié par les petites équipes pour sa capacité à simplifier la planification des ressources et à optimiser la gestion des ressources projet.

Wrike

Wrike s’adresse essentiellement à des sociétés de taille importante et dispose d’une offre large et complexe. Votre équipe peut actualiser le statut des projets à différents moments en utilisant Wrike, que ce soit en cours, en attente, annulé ou terminé. La création de rapports hebdomadaires sur l’avancement des projets est facilitée grâce à la possibilité d’organiser les statuts des projets et de les changer en vert, jaune, rouge, en attente ou annulés.

Malgré la variété des fonctionnalités offertes par le plan gratuit de Wrike, il ne comprend pas les meilleures caractéristiques telles que le suivi du temps, les diagrammes de Gantt et les tableaux de bord personnalisables. Wrike s’adapte à vos besoins en vous fournissant tous les outils nécessaires pour gérer plusieurs grands projets simultanés, idéal si vous êtes actuellement à la tête d’une entreprise d’une certaine taille avec des ambitions de croissance à l’avenir.

Les plus de l’outil :

• Surveiller la progression de vos projets en consultant des rapports ou en utilisant le diagramme de Gantt.
• Utiliser des agendas interactifs et partagés pour suivre les différentes tâches à accomplir et leurs délais.
• Communiquer avec les équipes en laissant des commentaires pour suivre le progrès des demandes.
• Intégrer d’autres logiciels tels que Google Drive, DropBox, OneDrive ou Microsoft Office 365.

Float

Dans Float, les individus ont leur propre emploi du temps qui montre ce sur quoi ils travaillent et les disponibilités qu’ils ont.
Le chef d’équipe ajoute les membres de son équipe à Float, indique leur disponibilité (heures de travail, congés, vacances, etc.) et leur assigne des tâches. En comparant les heures de travail disponibles avec les tâches assignées et les évènements du calendrier, on peut obtenir une vision de la capacité individuelle. Cette capacité est automatiquement calculée par le logiciel et affichée à côté des noms des personnes.

Grâce à une vue d’ensemble de tous les calendriers de leur équipe ou service, les chefs d’équipe peuvent rapidement visualiser la charge de travail et la capacité de l’ensemble de l’équipe. Cette visibilité leur permet de repérer les capacités inutilisées, de résoudre les conflits de ressources et de réaffecter les tâches des membres de l’équipe surchargés.

L’outil n’est disponible qu’en anglais, ce qui est normal, sachant que la société est américaine.

Les plus de l’outil :

• Allouer les ressources aux projets
• Gérer le planning opérationnel des projets
• Gérer les capacités
• Gestion de projets en ligne
• Prévisions de budget de temps
• Suivre les temps effectivement passés sur les projets.

ResourceGuru

Resource Guru est une solution de gestion des ressources simple destinée aux équipes qui veulent améliorer leur suivi des activités et le planning des projets. Grâce à cet outil, les chefs de projet et les responsables d’équipe auront plus de temps pour se concentrer sur les tâches critiques plutôt que de passer du temps à planifier et à suivre les ressources.
Resource Guru a une interface un peu plus ancienne et des tarifs économiques, mais standards. Il convient principalement aux petites entreprises.
Le prix commence à partir de 6,65 USD par utilisateur par mois (la version à 4,16 USD n’est pas recommandée, car elle ne dispose pas de fonctionnalités de reporting). Un essai gratuit de 30 jours est disponible.

Les plus de l’outil :

• Gestion des horaires
• Gestion des absences des membres de l’équipe
• Interface utilisateur conviviale
• Intégrations avec d’autres outils

Runn.io

Runn.io offre une vue d’ensemble plutôt que des détails quotidiens. Il s’adresse aux chefs de projet (et dirigeants) qui ont besoin d’une grande transparence pour gérer les personnes, les projets et les performances de l’entreprise. Avant de plonger dans les détails des plans de projet, de la performance et de l’affectation des ressources, vous pouvez avoir une vue globale de vos projets – performance financière, utilisation des ressources du groupe, bénéfices prévus, etc.

Les plus de l’outil :

• Gestion des projets
• Gérer les compétences
• La distribution des ressources
• Gestion de projet collaboratif
• Gestion de portefeuille de projets
• Prévisions budgétaires
• Suivi du temps et bien plus encore.

Toggl

Toggl est l’un des meilleurs outils de gestion gratuits pour une planification et une gestion efficaces des tâches en équipe. Il est simple à utiliser et adapté aux chefs de projet supervisant de petites équipes. Cependant, il existe une option d’intégration de suivi du temps appelée Toggl Track spécialement conçue pour Toggl. Pour disposer de Toggl Track dans votre plan Toggl, il vous faudra débourser 8 $ par utilisateur par mois.

Les plus de l’outil :

• Planning de projets.
• Surveillance du temps passé.
• Management des équipes.
• Observation de la progression des activités et tableau de bord.
• Conception de rapports sur mesure.
• Intégrations multiples.

Zoho projects

Zoho Projects offre une alternative efficace pour la gestion de tout type de projet dans des sociétés de taille moyenne à la recherche d’un outil tout intégré. Que ce soit pour la gestion de documents, la collaboration avec votre équipe de manière pratique ou le suivi des problèmes, Zoho peut répondre à vos besoins.

Bien que vous puissiez utiliser gratuitement ce logiciel pour planifier vos projets, le plan « Free Forever » présente des limitations. Avec ce plan, vous disposez de 10 Mo de stockage de fichiers, de deux projets, d’une visionneuse de diagramme de Gantt et de seulement 10 utilisateurs. Si vous travaillez seul ou avec quelques collaborateurs et n’avez pas besoin de fonctionnalités avancées, vous pouvez opter pour Zoho Projects gratuitement.

Cependant, si vous gérez plus de deux projets simultanément avec un plus grand nombre d’utilisateurs, il faut souscrire à leur plan Premium.

Les plus de l’outil :

• La capacité d’afficher son projet à travers diverses options : diagramme de Gantt, liste ou planning.
• L’exécution automatique des tâches basiques pour les utilisateurs.
• La fonctionnalité Zoho Invoice permet de générer une facture en se basant sur le temps écoulé.

ClickUp

Les outils de planning de projet habituels offrent généralement un nombre restreint de perspectives sur les tâches, telles qu’une liste, un calendrier ou un tableau Kanban. Les vues supplémentaires, comme les diagrammes de Gantt, sont généralement disponibles moyennant des frais. ClickUp se distingue par sa singularité. Ce logiciel de planning projets propose un éventail de perspectives au choix, ce qui est à la fois une liberté, mais amène aussi une certaine complexité.

En outre, plus de 20 widgets différents sont disponibles sur les tableaux de bord de ClickUp, permettant de mettre en avant les éléments les plus essentiels du projet. L’intégration à ClickUp peut être un processus complexe au début. Malgré une courbe d’apprentissage plus raide que celle de Trello, par exemple, la personnalisation supplémentaire en vaut la peine. De plus, l’entreprise a fourni un guide d’intégration directement dans l’application pour vous aider à démarrer.

Les plus de l’outil :

• Élaboration de listes de tâches collaboratives
• Suivi des projets et des temps par étapes
• Regroupement des outils de collaboration
• Élaboration de fichiers et de feuilles de calcul, présentation des données
• Organisation des activités et gestion des travaux

Les logiciels de planification de projets gratuits : ce qu’il faut savoir

La plupart des outils de planification offrent une version gratuite d’essai, ce qui est intéressant pour les startups et les petites entreprises qui veulent commencer par mettre en place des processus de gestion de projets au sein de leur équipe pour gérer un projet.

Ces versions gratuites sont très pratiques pour la gestion de projets simples et pour utiliser des fonctionnalités de base telles que la création d’un emploi du temps, l’assignation et le suivi des tâches. Il est cependant important de noter que ces versions gratuites ont bien évidemment leurs limites. Elles concernent principalement deux aspects :

• Il est fréquent que le nombre d’utilisateurs soit restreint sur les versions gratuites. Si vous avez une équipe réduite d’une dizaine de membres, cela ne posera aucun problème. Cependant, si vous avez besoin de collaborer et d’assigner des tâches à des équipes comptant plus de 5 personnes, les options gratuites seront limitées. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers les logiciels qui n’ont aucune restriction sur le nombre d’utilisateurs en version gratuite, comme Teambook, pour qui nous préférerons proposer un essai gratuit jusqu’à 10 projets.
• Les fonctionnalités sont limitées en nombre et en profondeur. Bien que vous puissiez gérer efficacement vos projets avec les versions gratuites, certaines fonctionnalités avancées ne sont disponibles que pour les utilisateurs des offres payantes, telles que les recherches avancées, la gestion des autorisations et l’espace de stockage des données. À nouveau, avec Teambook, vous pourrez tester toutes les fonctionnalités sans problème, toujours jusqu’à 10 projets actifs !

Le meilleur outil de planification de projet : lequel choisir ?

Un outil de gestion de projet est essentiel pour superviser de manière efficace les différentes phases du projet. Il facilite la structuration des tâches et des activités de l’équipe. De plus, il permet de surveiller en temps réel les progrès et de réagir rapidement en cas de retard ou de complication. Cependant, comment savoir lequel choisir ?

Le choix sera basé sur vos besoins et vos attentes. En premier lieu, nous vous recommandons donc de définir vos objectifs et vos besoins. De cette façon, vous aurez une idée claire de l’utilité de votre logiciel et des fonctionnalités essentielles pour vous.
La solution choisie devrait au moins vous permettre de planifier vos tâches, de gérer les ressources et de collaborer efficacement. Il est important qu’elle vous offre la possibilité de suivre vos progrès à travers des rapports et des tableaux de bord.

N’hésitez cependant pas à tester et à comparer des logiciels pour améliorer votre environnement de travail et votre productivité. Dans tous les cas, il est essentiel de choisir une solution de gestion de projet facile à utiliser et à gérer.

FAQ sur l’outil de planning de projet