Qu’est-ce que la sous-utilisation et pourquoi cherchons-nous à l’éviter ? Nous avons quelques réponses à vous apporter, ainsi que des conseils pour mettre fin à la sous-utilisation au sein de votre organisation.
Vous voulez augmenter vos bénéfices ? Commencez à contrôler la sous-utilisation de vos équipes de projet.
Il est probable que certains membres de votre personnel se plaignent de leur lourde charge de travail. D’autres, en revanche, n’ont tout simplement pas le cœur à l’ouvrage. Si vous constatez un tel déséquilibre dans l’utilisation des ressources, il est probable que vous ne tirez pas le meilleur parti de la capacité de travail de certains de vos employés et que vous ajoutez trop de travail à d’autres. Et si vous ne vous en occupez pas, le travail des clients finira par en pâtir, une partie du personnel s’épuisera et les autres seront démotivés. Vous ne savez pas comment identifier le coupable et commencer à contrôler la sous-utilisation et ses effets négatifs ? Ce guide présente les signes de la sous-utilisation et les moyens de la réduire.
Qu’est-ce que la sous-utilisation dans une entreprise de services ?
Comme le mot l’indique, la sous-utilisation est l’utilisation inefficace des ressources dans une entreprise de services, ce qui entraîne une réduction des bénéfices.
Pour l’essentiel, ces ressources comprennent à la fois les ressources humaines et les outils utilisés pour gérer l’entreprise. Toutefois, l’accent est mis principalement sur les ressources humaines.
En d’autres termes, lorsque les employés disposent de plus de temps libre, ils ne sont pas utilisés au maximum de leurs capacités. Pour les entreprises de services, c’est un problème car le personnel est leur atout le plus précieux et il est essentiel de l’exploiter au maximum de son potentiel pour obtenir un retour sur investissement.
Le problème de la sous-utilisation
Dans le cas de la sous-utilisation, les compétences uniques et les heures de travail des employés ne sont pas pleinement exploitées pour atteindre les objectifs de l’entreprise. En conséquence, la sous-utilisation a un impact négatif sur le chiffre d’affaires.
Autrement dit, il est impossible d’atteindre les objectifs de l’entreprise si le personnel ne travaille pas à l’optimum de ses capacités.
Mais ce n’est pas tout. La sous-utilisation a également un impact sur le personnel lui-même. Un employé qui passe plus de temps sur le banc de touche, par exemple, finit par être démotivé et par s’ennuyer. Les niveaux de productivité finissent également par en pâtir.
Si cette sous-utilisation des capacités se prolonge, vos chances de conserver vos employés diminuent également.
3 signes de sous-utilisation
Maintenant que vous connaissez la définition de la sous-utilisation et son impact sur l’entreprise et les employés, voyons comment vous pouvez l’identifier dans votre agence à l’aide des signes suivants :
- Délais non respectés
L’un des principaux avantages de l’utilisation optimale des ressources est qu’elle permet de respecter les délais de manière cohérente et prévisible.
Mais si vous ne le faites pas, les délais non respectés (l’un après l’autre) sont souvent l’un des premiers signes de sous-utilisation que vous commencerez à voir – ce qui risque de nuire à la réputation de votre organisation et de réduire la satisfaction de vos clients.
Gardez à l’esprit que les délais non respectés ne sont pas uniquement dus au fait que le travail n’a pas été attribué à tous les membres de l’équipe concernés. Le problème vient plutôt d’une mauvaise répartition des tâches.
En d’autres termes, les employés ne sont pas affectés à des tâches en fonction de leurs compétences. Cette situation entraîne non seulement le non-respect des délais des projets, mais aussi une baisse des niveaux de productivité et des dépassements de budget.
- Diminution du moral des employés
Comme nous l’avons vu précédemment, la sous-utilisation apparaît souvent lorsqu’une poignée de membres de l’équipe se voit confier des tâches en permanence alors que d’autres restent sous-utilisés.
Par conséquent, vous commencerez à observer un épuisement professionnel chez certains employés, équipes ou départements. À l’inverse, les employés et les équipes sous-utilisés se montreront insatisfaits de leur charge de travail quotidienne. Le manque de concentration et d’enthousiasme est également fréquent. ;
Tout cela entraîne une baisse de la satisfaction des employés qui, si elle n’est pas prise en compte, peut avoir des répercussions sur votre entreprise ;
Il est également important de mentionner ici que les mêmes problèmes se posent lorsque le travail n’est pas réparti en fonction des compétences. Ou lorsque les membres de l’équipe se voient confier des projets similaires qui ne les impliquent guère, ce qui finit par nuire à la qualité du travail.
- Réduction des marges bénéficiaires
Les ressources sous-utilisées ont plus de temps libre. Ce temps libre est le temps pris sur le temps qui pourrait facilement être consacré aux projets. Au fil du temps, ce temps libre commence à réduire les marges des projets.
D’autre part, lorsque chaque employé est correctement utilisé (avec suffisamment de temps de travail et de travail hors projet), plus de temps est consacré à la réalisation des projets.
En outre, les employés sont également plus engagés. En d’autres termes, ils fournissent un travail de meilleure qualité – et souvent en moins de temps. Cela permet à l’entreprise d’accroître la satisfaction de ses clients et d’attirer davantage de projets similaires, ce qui contribue à l’augmentation des bénéfices.
Comment éviter la sous-utilisation ?
Qu’il s’agisse d’une gestion des ressources ou de comprendre les capacités des travailleurs et de combler les lacunes dans les ensembles de compétences, de nombreux éléments peuvent vous éviter de sous-utiliser vos ressources.
Décortiquons ces tactiques:
1. Planifier et gérer les ressources de manière approfondie
Tout d’abord, une planification efficace des projets est essentielle pour prévenir et réduire la sous-utilisation. Vous devez déterminer avec précision le travail à effectuer dans le cadre de chaque projet, les compétences nécessaires pour mener à bien ces tâches et les ressources qui permettront d’accomplir au mieux le travail.
Dans le même temps, suivez les tâches sur lesquelles les membres de l’équipe travaillent et la durée pendant laquelle ils sont engagés dans ces projets.
Ces informations permettent de répartir le travail en fonction des compétences et de la disponibilité des ressources, ce qui réduit l’affectation de travailleurs sous-qualifiés ou surqualifiés à des projets. Cela permet également de mieux planifier la charge de travail des projets et de réserver davantage de clients en conséquence.
Heureusement, l’utilisation de Teambook pour la gestion des capacités vous donne une vue d’ensemble de votre pool de ressources. Il vous permet d’avoir un aperçu des projets en cours et des ressources disponibles.
De plus, en notant les compétences de chaque travailleur et en ajoutant des étiquettes pertinentes au logiciel, vous pouvez facilement attribuer des projets en fonction des aptitudes et des compétences.
En fait, Teambook peut facilement vous fournir des informations approfondies sur chaque employé – de leur charge de travail à leur utilisation, pour vous aider à répartir le travail (ou le temps de travail) en conséquence.
En outre, le tableau d’utilisation du groupe vous donne une vue d’ensemble de l’emploi du temps de chacun. Vous pouvez ainsi voir qui travaille sur quoi et pendant combien de temps sur les différentes tâches.
Le plus beau ? Ce calendrier des ressources est modifiable.
En d’autres termes, vous pouvez utiliser le tableau en temps réel pour créer de nouvelles affectations et modifier les plannings des travailleurs en fonction des derniers projets en cours. Tout cela vous permet de vous assurer qu’il n’y a pas de conflit de calendrier ou de ressources, ce qui facilite la livraison du projet dans les délais et l’utilisation optimale des ressources.
2. Suivre le temps pour comprendre comment vos employés passent leur temps
En sus d’une planification visant à optimiser l’utilisation (anticipation) il est important aussi de suivre la façon dont votre équipe a réellement passé son temps (a posteriori); on ne peut en effet exclure des événements imprévus ayant impacté les plans!
En ce sens, l’intégration d’un logiciel de suivi du temps dans votre flux de travail vous fournira des informations précises. Mais attention, le suivi manuel du temps peut toutefois s’avérer ardu. Il est ainsi important de mettre en place les procédures opérationnelles pour ce faire, et aussi faciliter la saisie des feuilles de temps, par exemple en copiant les données planifiées comme base de référence aux temps effectifs, comme le permet Teambook. Ce faisant, vous et à votre équipe n’auront plus qu’à modifier les créneaux pour lesquels l’implication effective est différente de ce qui avait été planifié.
Surtout, il vous donnera des mises à jour en temps réel sur les heures disponibles. Vous saurez non seulement quelles sont les tâches sur lesquelles les membres travaillent, mais aussi combien de temps il leur a fallu pour les accomplir. ;
Par ailleurs, Teambook vous permet de facilement saisir et donc suivre le travail facturable et non facturable. Utilisez Teambook non seulement pour planifier les charges de travail de vos équipes projet mais aussi pour suivre les temps « time off » afin de comprendre combien de temps est consacré à ces activités – ce qui vous permettra alors des les optimiser si nécessaire.
3. Utiliser les rapports de temps pour suivre le taux d’utilisation des ressources
Les logiciels avancés de suivi du temps sont dotés de fonctions de reporting. Ces rapports donnent un aperçu de la manière dont le taux d’utilisation de chaque ressource taux d’utilisation est comparé à leurs dépenses et aux revenus générés.
Utilisez ces rapports pour identifier les ressources qui apportent le plus de valeur à votre agence et celles que vous devez utiliser de manière plus stratégique afin d’en accroître l’utilisation.
Avec les rapports de Teambook, vous pouvez également visualiser et comparer le taux d’utilisation prévu de votre personnel, avec le taux effectivement réalisé.
En outre, vous pouvez utiliser le rapport pour prévoir quand les membres de l’équipe auront du temps libre et comment l’utiliser au mieux. Utilisez ces informations pour accepter de nouveaux clients, planifier des sessions de formation pour les travailleurs et comprendre qui est surutilisé.
4. Obtenir un retour d’information de la part des employés pour améliorer l’engagement
Utilisez les enquêtes de satisfaction et d’engagement des employés et les entretiens individuels pour obtenir leur avis sur leur charge de travail et leurs responsabilités. À partir de là, identifiez les domaines susceptibles d’être améliorés. Utilisez ce que vous apprenez pour redistribuer les responsabilités.
Utilisez également les capacités de prévision de votre outil de gestion des ressources pour bloquer du temps pour les sessions de perfectionnement et de recyclage des employés. Cela vous aidera non seulement à mobiliser les travailleurs, mais aussi à combler les lacunes en matière de compétences, réduisant ainsi le taux d’utilisation de quelques employés très performants.
Là encore, votre logiciel de gestion des ressources peut vous aider à cet égard.
Il sert de source unique de vérité, contenant toutes les informations sur l’expérience professionnelle, les qualifications, les compétences, les charges, etc. de votre personnel. Ajoutez les résultats de vos enquêtes auprès des employés pour mieux identifier les lacunes dans les compétences et les employés qui ont besoin d’une formation.
En fin de compte, tout cela vous aidera à réduire la surcharge de quelques ressources critiques, à utiliser les ressources sous-utilisées, à améliorer le moral des employés et à leur assigner des tâches en fonction de leurs intérêts et de leurs compétences.
Prêt à réduire la sous-utilisation dans votre entreprise ?
En résumé, l’utilisation optimale des ressources est essentielle à la réussite de votre entreprise et à la satisfaction de vos clients. Elle joue également un rôle clé dans l’accroissement de vos bénéfices et dans l’établissement d’une solide réputation pour votre agence.
Pour contrôler la sous-utilisation, commencez par suivre le temps afin de créer un rapport d’utilisation qui vous permettra d’identifier les domaines à améliorer. Découvrez comment Teambook pour vous aider à améliorer l’utilisation de vos ressources projets et ainsi augmenter la profitabilité de votre activité !
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