Wie gehen Sie effektiv mit einer Überlastung Ihres Teams um?

Arbeitsüberlastung ist ein häufiges Problem in vielen Unternehmen, insbesondere im digitalen und Dienstleistungssektor.

Als Manager ist es wichtig, diese Überlastung zu erkennen und zu bewältigen, um die Gesundheit und Produktivität Ihres Teams zu erhalten.

In diesem Artikel werden wir die Anzeichen einer übermäßigen Arbeitsbelastung, ihre negativen Auswirkungen und vor allem konkrete Lösungen zur Behebung erkunden.

Was ist eine Arbeitsüberlastung?

Überlastung tritt auf, wenn die Menge oder Intensität der Aufgaben über das hinausgeht, was vernünftigerweise von einem Mitarbeiter erwartet werden kann. Dies kann sich äußern durch :

• Ein zu hohes Arbeitsvolumen im Verhältnis zur verfügbaren Zeit
• Unrealistische oder zu kurze Fristen
• Eine Anhäufung von parallelen Projekten
• Verantwortlichkeiten, die über den üblichen Umfang der Position hinausgehen

Zum Beispiel wird ein Entwickler, der gleichzeitig die Entwicklung von drei komplexen Anwendungen mit kurzen Deadlines managen muss, wahrscheinlich überlastet sein.

Anzeichen für Arbeitsüberlastung

Es ist wichtig, die Warnsignale für eine Überlastung frühzeitig zu erkennen. Hier sind die wichtigsten Anzeichen, auf die Sie achten sollten:

Schlafprobleme und Müdigkeit

• Einschlafschwierigkeiten, häufiges nächtliches Aufwachen
• Ständiges Müdigkeitsgefühl, auch nach einer Nacht Schlaf

Nachlassende Konzentration und Gedächtnis

• Schwierigkeiten, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren
• Häufige Vergesslichkeit, Bedürfnis, Dinge systematisch zu notieren.

Physische Gesundheitsprobleme

• Kopfschmerzen, Muskelverspannungen, Verdauungsprobleme
• Schwächung des Immunsystems, häufigere Krankheiten

Veränderungen des Aussehens und der Stimmung

• Schnelle Gewichtszunahme oder -verlust
• Reizbarkeit, Stimmungsschwankungen

Verschlechterung der persönlichen Beziehungen

• Weniger Zeit für Familie und Freunde
• Soziale Isolation, Rückzug auf sich selbst

Probleme der psychischen Gesundheit

• Angstzustände, chronischer Stress
• Depressive Symptome

Verringerte Qualität der Arbeit

• Häufigere Fehler, weniger Kreativität
• Nichteinhaltung von Fristen, schlampige Arbeit

Wenn Sie bei einem Mitglied Ihres Teams mehrere dieser Anzeichen feststellen, ist es wahrscheinlich, dass es überlastet ist.

Die negativen Auswirkungen von Überlastung

Eine anhaltende Überlastung kann sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen schwerwiegende Folgen haben:

Für Mitarbeiter :

• Erschöpfung (Burn-out)
• Physische und psychische Gesundheitsprobleme
• Demotivation und Desengagement
• Verschlechterung der Work-Life-Balance

Für das Unternehmen :

• Rückgang der Produktivität und Qualität
• Erhöhter Absentismus
• Hoher Turnover
• Verschlechterung des Arbeitsklimas
• Verlust von unzufriedenen Kunden

Eine Webagentur, die ihre Teams systematisch überlastet, riskiert beispielsweise, dass ihre besten Talente zur Konkurrenz abwandern und dass sie aufgrund von Verzögerungen oder Fehlern Aufträge verliert.

Wie kann man effektiv mit Arbeitsüberlastung umgehen?

Hier sind 10 praktische Tipps, wie Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams besser managen können:

Die Arbeitsbelastung genau verfolgen

Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie Teambook, um die Arbeitsbelastung jedes einzelnen Mitarbeiters anzuzeigen. So können Sie Über- und Unterbelastungen schnell erkennen.

Konkretes Beispiel: Erstellen Sie ein Dashboard mit Diagrammen, die die Belegungsrate jedes Mitglieds über die nächsten 3 Monate zeigen. Eine Belegungsrate von mehr als 90% bedeutet eine Warnung.

Üben Sie das „Time Blocking“.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit in Blöcken zu organisieren, die bestimmten Aufgaben gewidmet sind. Dies verhindert Verzettelung und verbessert die Konzentration.

Beispiel Die Vormittage sind für die inhaltliche Arbeit reserviert, die Nachmittage für Besprechungen und Verwaltungsaufgaben.

Über die Verfügbarkeit informiert bleiben

Organisieren Sie regelmäßige (z.B. wöchentliche) Besprechungen, um die Belastung jedes Einzelnen zu überprüfen. Planen Sie Überlastungsperioden.

Einrichten von täglichen Stand-ups

Diese kurzen täglichen Treffen (max. 15 Minuten) ermöglichen es jedem, seine Prioritäten und Schwierigkeiten mitzuteilen.

Priorisierung der Arbeit

Verwenden Sie die 4D-Methode (Do, Delegate, Delay, Drop), um die Aufgaben nach Priorität und Wichtigkeit zu sortieren.

Effektive To-do-Listen erstellen

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Aufgaben nach Priorität aufzulisten. Beschränken Sie sich auf 3-5 wichtige Aufgaben pro Tag.

Große Projekte abtrennen

Teilen Sie komplexe Projekte in überschaubarere Teilaufgaben auf. Dies reduziert den Stress und verbessert die Überwachung.

Das Team in Entscheidungen einbeziehen

Beraten Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team über die Arbeitsverteilung. So haben sie mehr Kontrolle über ihre Arbeitsbelastung.

Die Arbeit gerecht verteilen

Stellen Sie sicher, dass die Last auf die Teammitglieder entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit verteilt wird.

Realistische Deadlines setzen

Verhandeln Sie mit den Kunden über angemessene Fristen. Planen Sie einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse ein.

Beispiel für die praktische Umsetzung :

Marie, Projektmanagerin in einer Webagentur, stellt fest, dass ihr Team regelmäßig überlastet ist. Sie beschließt, diese Ratschläge zu befolgen:

1. Sie verwendet Teambook, um die Arbeitsbelastung ihrer Kollegen zu planen und zu verfolgen. Die in Teambook eingegebenen Buchungen werden automatisch mit den Kalendern der einzelnen Mitarbeiter synchronisiert.
2. In Teambook führt sie für jeden Dev eine Fokusarbeitszeit von 2 Stunden am Morgen ein.
3. Sie organisiert eine wöchentliche Besprechung am Montagmorgen, um die Woche vorwegzunehmen.
4. Sie führt jeden Morgen um 9.30 Uhr einen 10-minütigen täglichen Stand-up ein. Der Teambook-Planungsbildschirm wird per Beamer projiziert, so dass jeder seine Auslastung und die der Kollegen sehen kann.
5. Sie schult ihr Team in der 4D-Methode, um Prioritäten zu setzen.
6. Sie bittet jeden, seine tägliche To-Do-Liste mitzuteilen.
7. Sie unterteilt große Projekte in zweiwöchige Sprints.
8. Sie berät sich mit dem Team über die Verteilung neuer Projekte.
9. Sie achtet darauf, dass die Belastung zwischen Junioren und Senioren ausgeglichen ist.
10. Sie verhandelt systematisch mit den Kunden über eine Frist von +20%.

Ergebnis Nach 3 Monaten war der Stress geringer, die Produktivität stieg und die Fluktuation ging zurück. Und das Beste ist, dass kurz darauf die Rentabilität seiner Abteilung um +15% gestiegen ist!

Schlussfolgerung

Ein effektives Management der Arbeitsbelastung Ihres Teams ist entscheidend, um Motivation und Produktivität langfristig zu erhalten. Wenn Sie diese Ratschläge befolgen und die richtigen Werkzeuge wie Teambook verwenden, können Sie eine ruhigere und leistungsfähigere Arbeitsumgebung schaffen.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre Rolle als Manager auch darin besteht, Ihre Mitarbeiter vor chronischer Überlastung zu schützen. Ihr Team wird engagierter und effizienter sein!