Wie können Sie Ihre Projekte in 6 Schlüsselschritten effektiv priorisieren?

Als Projektmanager werden Sie ständig mit einer Vielzahl von Anfragen und Projekten konfrontiert, von denen jedes eine absolute Priorität zu haben scheint.

Wie können Sie wissen, wo Sie anfangen sollen? Sollte man sich auf schnelle Projekte konzentrieren oder zuerst die wichtigsten Projekte in Angriff nehmen?

Die Antwort ist weder das eine noch das andere. Ein strategischerer Ansatz ist erforderlich, um Ihre Projekte effektiv zu priorisieren und die Nutzung Ihrer Ressourcen zu optimieren.

In diesem Artikel erläutern wir eine Methode in sechs Schritten, um Ihre Projekte objektiv zu priorisieren und mit den Zielen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

1. Bewerten Sie den geschäftlichen Wert jedes Projekts

Der erste entscheidende Schritt besteht darin, zu bewerten, wie jedes Projekt zu den strategischen Zielen des Unternehmens beiträgt. Stellen Sie sich die folgenden Fragen

• Wird dieses Projekt signifikante Einnahmen generieren?
• Wird es unser Markenimage oder unseren Ruf verbessern?
• Wird es die Kundenzufriedenheit erhöhen?

Beispielsweise wird die Einführung eines neuen Produkts wahrscheinlich einen hohen geschäftlichen Wert haben, da sie direkt zu Einnahmen führt. Aber auch ein Projekt zur Optimierung interner Prozesse kann von großem Wert sein, wenn es langfristig zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führt.

Vergessen Sie auch nicht Projekte, die wichtige Geschäftsbeziehungen stärken. Eine Agentur könnte z. B. ein Projekt für einen angesehenen Kunden priorisieren, selbst wenn es zu einem reduzierten Preis angeboten wird, weil es zukünftige Chancen bietet.

Um die Ziele des Unternehmens zu klären, organisieren Sie eine Brainstorming-Sitzung mit dem Management und stellen Sie Fragen wie :

• Was ist unsere Aufgabe als Organisation?
• Welches Image wollen wir projizieren?
• Welche Meilensteine müssen wir in den nächsten 5 Jahren erreichen, um als erfolgreich zu gelten?

Wenn Sie diese Ziele definiert haben, filtern Sie Ihre Projekte, um nur diejenigen zu behalten, die mit diesen Zielen übereinstimmen.

2. Bewerten Sie die Dringlichkeit jedes Projekts

Nicht alle Projekte haben die gleiche Dringlichkeit, auch wenn sie auf den ersten Blick alle vorrangig erscheinen mögen. Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Projekte nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen:

• Wichtig und dringend: Kritische Projekte mit unmittelbaren Auswirkungen auf das Unternehmen (z.B. Behebung eines größeren Ausfalls der Website).
• Wichtig, aber nicht dringend: langfristige strategische Projekte (z.B. Entwicklung neuer Funktionen).
• Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, ohne einen großen Wert zu haben (z. B. die meisten Sitzungen).
• Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die aufgeschoben oder delegiert werden können.

Fragen Sie sich bei jedem Projekt :

• Trägt dieses Projekt direkt zu unseren Geschäftszielen bei? Wenn ja, ist es wichtig.
• Wird es negative Folgen haben, wenn wir es nicht schnell umsetzen? Wenn ja, ist es dringend.

Priorisieren Sie die Projekte, die sich im Quadranten „wichtig und dringend“ befinden.

3. Identifizieren Sie die Abhängigkeiten zwischen den Projekten

Kartieren Sie die Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen Ihren verschiedenen Projekten. Müssen bestimmte Aufgaben abgeschlossen sein, bevor andere beginnen können? Gibt es Projekte, die parallel laufen müssen?

Für jedes Projekt :

• Listen Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben auf
• Identifizieren Sie die verantwortlichen Rollen und die zu konsultierenden Interessengruppen.
• Notieren Sie sich die Voraussetzungen und Genehmigungen, die für jede Aufgabe erforderlich sind.

Wenn Sie beispielsweise den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter verbessern wollen, müssen Sie möglicherweise zunächst Schulungsinhalte erstellen. Das Projekt zur Erstellung von Inhalten wird dann zu einer blockierenden Voraussetzung für das Onboarding-Projekt.

Priorisieren Sie die Projekte mit den geringsten Abhängigkeiten, während Sie die Projekte mit starken Abhängigkeiten im Voraus planen.

4. Schätzen Sie den Umfang, den Zeitplan und die Kosten ab.

Schätzen Sie für jedes Projekt genau :

• Umfang: Listen Sie alle notwendigen Aufgaben auf, auch solche, die offensichtlich erscheinen. Vergessen Sie beispielsweise nicht, bei einer Marketingkampagne die Analyse der Ergebnisse nach der Kampagne einzubeziehen.
• Zeitplan: Orientieren Sie sich an früheren ähnlichen Projekten und konsultieren Sie verschiedene Teammitglieder, um realistische Schätzungen zu erhalten.
• Kosten: Berücksichtigen Sie die Kosten der Werkzeuge, die Stundensätze der beteiligten Personen und die geschätzte Dauer des Projekts.

Verwenden Sie einen „prozessorientierten Kostenansatz“, indem Sie jeden Schritt des Projekts aufschlüsseln:

1. Wie lange dauert dieser Schritt (in Stunden)?
2. Wie oft müssen wir diesen Schritt wiederholen?
3. Wie hoch ist der Stundensatz der Person, die diese Arbeit ausführt?

Multiplizieren Sie diese drei Faktoren, um die Kosten für jeden Schritt zu erhalten, und addieren Sie sie dann, um eine Gesamtschätzung des Projekts zu erhalten.

Ein Ressourcenmanagement-Tool wie Teambook kann diesen Prozess erheblich erleichtern, indem es Ihnen ermöglicht, die Kapazität Ihres Teams zu visualisieren und die Dauer von Projekten genauer abzuschätzen.

5. Vergleichen Sie das verfügbare Budget mit den geschätzten Kosten.

Stellen Sie sicher, dass das jedem Projekt zugewiesene Budget die geschätzten Kosten deckt. Wenn dies nicht der Fall ist, besteht die Gefahr, dass das Projekt während des Projektverlaufs aufgrund fehlender Finanzierung eingestellt wird.

Priorisieren Sie Projekte, deren Finanzierung vollständig genehmigt und gesichert ist.

Denken Sie daran, dass Projekte oft ihr ursprüngliches Budget überschreiten. Verwenden Sie ein Tool wie Teambook, um die geleisteten Arbeitsstunden in Echtzeit zu verfolgen. Dies wird Ihnen helfen, Überschreitungen schnell zu erkennen und Ihre Planung entsprechend anzupassen.

6. Bewerten Sie die Fähigkeit Ihres Teams

Verfügt Ihr Team über die erforderlichen Fähigkeiten und die Verfügbarkeit, um jedes Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abzuschließen?

Verwenden Sie ein Ressourcenmanagement-Tool wie Teambook, um die :

• Die Fähigkeiten jedes Teammitglieds
• Ihre Verfügbarkeit (einschließlich geplanter Urlaube)
• Ihre derzeitige Arbeitsbelastung

Mit Teambook können Sie beispielsweise leicht erkennen, dass Alice, Ihre Senior-Designerin, bereits zwei vorrangige Projekte für die nächsten drei Wochen zugewiesen bekommen hat. Es wäre daher riskant, ihr in diesem Zeitraum ein neues dringendes Projekt zuzuweisen.

Priorisieren Sie die Projekte, die am besten zu den Fähigkeiten und der aktuellen Kapazität Ihres Teams passen.

Die Priorisierung von Projekten: ein kontinuierlicher Prozess

Um bei der Priorisierung Ihrer Projekte effizient zu bleiben :

Führen Sie ein standardisiertes Verfahren für Projektanträge ein.

Erstellen Sie ein einziges Formular, in dem alle Projektanträge eingereicht werden müssen. Schließen Sie Fragen zu folgenden Themen ein

• • Beschreibung des Projekts
  • Vorteile für das Unternehmen
  • Die gewünschte Frist
  • Beteiligte Interessengruppen

Verfolgen Sie die richtigen Daten

Verwenden Sie ein Tool wie Teambook, um alle Informationen über Ihre Projekte und Ressourcen zu zentralisieren. Dies wird Ihnen ermöglichen, :

• Verfolgen Sie die tatsächlich für jede Aufgabe aufgewendete Zeit.
• Vergleichen Sie die Schätzungen mit den tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort.
• Identifizierung von Engpässen in Ihren Prozessen.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prioritäten

Die Bedingungen im Unternehmen ändern sich schnell. Planen Sie regelmäßige Punkte (monatlich oder vierteljährlich), um Ihre Prioritäten neu zu bewerten, basierend auf :

• Die Entwicklung der Unternehmensziele
• Veränderungen in der Verfügbarkeit von Ressourcen
• Neue Marktchancen oder Bedrohungen

Wenn Sie diese sechs Schritte befolgen und ein geeignetes Ressourcenmanagement-Tool wie Teambook verwenden, werden Sie in der Lage sein, Ihre Projekte effektiv zu priorisieren, die Nutzung Ihrer Ressourcen zu optimieren und die Ziele Ihres Unternehmens schneller zu erreichen.

Denken Sie daran, dass die Priorisierung von Projekten sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft ist. Nutzen Sie diese Methoden als Leitfaden, aber verlassen Sie sich auch auf Ihre Erfahrung und Intuition, um die besten Entscheidungen für Ihr Team und Ihr Unternehmen zu treffen.

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