Warum brauchen Sie einen Projektkalender, um die Fristen einzuhalten?

Die Organisation eines Projekts ist nie eine leichte Aufgabe. In der Tat hat man als Projektleiter oft den Eindruck, in einer Hektik gefangen zu sein, die erfordert, dass man an mehreren Orten gleichzeitig ist. Die Details, die man im Auge behalten muss, sind einfach: Fristen, Abhängigkeiten, Beziehungen zu den Beteiligten, Fortschritte bei den Meilensteinen usw.

Es ist also verständlich, dass man sich von der Situation überfordert fühlt. Aber was wäre, wenn es ein Werkzeug gäbe, das Ihnen helfen könnte, Ordnung in dieses Chaos zu bringen? Ein Werkzeug, das verhindern könnte, dass Ihr Projekt aus den Fugen gerät? Der Projektkalender ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Werkzeugkastens eines jeden Projektmanagers.

Wenn Sie wissen, was ein Projektplan tool ist und wie er zu verwenden ist, können Sie sich einen Überblick über alle beweglichen Teile Ihres Projekts verschaffen und sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektzeitplan kann als Überblick über die wichtigsten Projektinformationen betrachtet werden. Er fasst die Projektaktivitäten, Meilensteine und Leistungen zusammen, auf die im Projektstrukturplan für die verschiedenen Projektkomponenten verwiesen wird.

Es sollte jedoch betont werden, dass sich dieser Zeitplan grundlegend von der Projektplanung und der Planung der Projektressourcen unterscheidet.

• Der Projektplan enthält eine Liste von Aktivitäten sowie deren Start- und Endtermine, wobei letztere notwendig sind, um das Projekt zum Abschluss zu bringen. Diese Art von Dokument wird hauptsächlich von Projektmanagern verwendet, die in Umgebungen mit relativ geringer Komplexität arbeiten.
• Bei der Planung der Projektressourcen hingegen werden die einzelnen Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit und ihrer Fähigkeit zur Durchführung bestimmter Projektaufgaben zugewiesen. Eine Software wie Teambook, die sich auf die Ressourcenplanung konzentriert, kann Ihnen dabei helfen, Über- oder Unterbesetzungen zu erkennen, so dass Sie Ihre Ressourcenplanung und die Prognosen für das Engagement optimieren können.

Anschauliches Modell eines Teambook-Projektplans

Verwendung eines Projektkalenders

Projektleiter verwenden Projektzeitpläne als Kommunikationsmittel, um über komplexe Projekte zu informieren. Dies betrifft vor allem leitende Beteiligte oder solche, die keinen detaillierten Einblick in die Projektdurchführung benötigen.

Dieser allgemeine Überblick hilft den Beteiligten, die Entwicklung der Projektaktivitäten, die entscheidenden Termine und die erwarteten Ergebnisse sowie die Verteilung der Aufgaben auf die Teams zu verstehen.

Nehmen wir den Fall einer Produkteinführung. Der Projektleiter könnte einen Projektplan erstellen, um über den Fortschritt der Teamarbeit zu berichten, die die Abteilungen Design, Produkt, Technik und Marketing umfasst. Diese Teams könnten jedoch separate Projektpläne haben, die in die Gesamtübersicht integriert würden.

Ein Mitglied des Designteams kennt zwar den Projektzeitplan für das Design genau, muss aber die Markteinführungszeit nicht so genau verfolgen wie den Designzeitplan. Stattdessen kann er den Projektkalender konsultieren, um sich über den übergeordneten Aktionsplan des Marketingteams zur Vermarktung des Produkts zu informieren.

Wie die meisten Projektmanagementdokumente, die für die Durchführung von Projekten verwendet werden, können sich auch die Projektzeitpläne ändern. Die Projektmanager sollten einen anfänglichen Zeitplan erstellen, der als Richtschnur für den Projektzeitplan dient, aber darauf vorbereitet sein, ihn im Laufe des Projekts zu überarbeiten.

Wie erstellt man einen effektiven Projektplan?

Im Folgenden finden Sie einige grundlegende Prinzipien für die Erstellung eines leistungsstarken Projektplans:

• Beginnen Sie die Diskussion mit den Beteiligten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Sicht auf das Projekt einbeziehen. Ein guter Projektplan erfordert Beiträge von verschiedenen funktionsübergreifenden Interessengruppen, damit keine wichtigen Abhängigkeiten übersehen werden.
• Erstellen Sie den Zeitplan mit einem angemessenen Detaillierungsgrad. Stellen Sie sicher, dass Sie den Fortschritt der Aufgaben genau verfolgen. Dies sind die Aufgaben, die für die Fertigstellung des Projekts wesentlich sind. Sie müssen zum Beispiel wissen, wann das Designteam die Mock-ups fertigstellt, um sie an das Ingenieurteam zu übergeben.
  Es ist nicht unbedingt sinnvoll, die Arbeitsschritte zu sehen, die zur Fertigstellung der Mock-ups durchgeführt werden, wenn es keine funktionsübergreifenden Auswirkungen gibt.
• Automatisieren Sie die Pflege des Projektkalenders mit einer Ressourcenplanungssoftware. Am besten gestalten Sie Ihren Projektkalender so, dass er automatisch aktualisiert wird, wenn Änderungen an den einzelnen Kalendern vorgenommen werden, aus denen sich die Gesamtversion zusammensetzt. Teambook aktualisiert in Echtzeit und benachrichtigt Ihr Team über eine integrierte Aktivitätszeitleiste, Slack (direkte Integration) und E-Mail.
  Auf diese Weise müssen Sie Änderungen nicht an mehreren Stellen vornehmen, was Ihnen Zeit spart und das Risiko von Fehlern durch manuelle Aktualisierungen verringert. Wenn Sie zum Beispiel den Zeitplan beschleunigen müssen, können Sie Aufgaben innerhalb Ihrer Ressourcenplanungssoftware verschieben, und alle abhängigen Aufgaben, Meilensteine und Phasen können ebenfalls automatisch verschoben werden.

Wesentliche Elemente, die in einem Gesamtprojektplan enthalten sein müssen

Bei der Erstellung eines Gesamtprojektplans ist es von entscheidender Bedeutung, mehrere grundlegende Komponenten zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass er vollständig und funktionsfähig ist. Im Folgenden sind die Elemente aufgeführt, die enthalten sein müssen:

1. Ein Zeitplan mit kritischen Meilensteinen und zugehörigen Leistungen. Damit wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs ist und alle Termine eingehalten werden.
2. Eine Zusammenfassung der funktionsübergreifenden Aktivitäten, die zur Durchführung der Projektarbeit erforderlich sind, einschließlich der voraussichtlichen Dauer der Aufgaben. Dies gibt einen Überblick über alle Aufgaben, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind, und hilft den Projektmanagern, Engpässe oder Bereiche zu erkennen, in denen zusätzliche Ressourcen erforderlich sein könnten.
3. Funktionsübergreifende Abhängigkeiten, die sich auf die Projektabwicklung auswirken können. Dies hilft, Aufgaben zu identifizieren, die abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können, und stellt sicher, dass alle Aktivitäten in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden.
4. Informationen darüber, welche Teams für die Durchführung welcher Aufgaben zuständig sind. Dies hilft, die Verteilung der Ressourcen zu bestimmen und sicherzustellen, dass sich jeder seiner Verantwortung bewusst ist.

Drei Tipps für die effektive Nutzung eines Projektkalenders

Sobald Sie einen Projektplan erstellt haben, müssen Sie wissen, wie Sie ihn pflegen und aktualisieren können. Im Folgenden finden Sie drei Tipps für die effektive Nutzung eines globalen Projektplans:

#1. Ständige Synchronisierung für Kalenderaktualisierungen einrichten

Richten Sie eine regelmäßige Synchronisierung zur Aktualisierung des Zeitplans ein. Je nach Dauer des Projekts sollten wöchentliche oder monatliche Aktualisierungen in Betracht gezogen werden. Veröffentlichen Sie den Zeitplan an einer zentralen Stelle und verteilen Sie ihn an alle Hauptakteure, indem Sie eine Zusammenfassung des Projekts oder einen Statusbericht hinzufügen. Der Hauptgedanke dabei ist, eine Gewohnheit zu schaffen, den Zeitplan ständig zu erneuern, damit sich alle daran gewöhnen, ihn zu konsultieren.

Auch wenn sich Ihre Stakeholder nicht im Detail damit befassen, fördert die regelmäßige Synchronisierung das Vertrauen, da sie sicher sein können, dass Sie das Projekt ordnungsgemäß verwalten.

#2. Nutzen Sie die Vorteile der automatischen Synchronisierung

Wie bei der Erstellung des Masterplans angegeben, sollten Sie nach automatisierten Aktionen suchen, um den Aufwand für die wöchentliche Aktualisierung des Plans zu verringern. Dies ist eine schnelle und effiziente Methode, die garantiert, dass Ihr Zeitplan ständig und fehlerfrei aktualisiert wird.

#3. Bestimmen Sie für jeden Projektplan einen Referenten (und einen Stellvertreter), der mit dem allgemeinen Projektplan verbunden ist.

Wenn also der Zeitplan eines Projekts nicht aktualisiert wird oder wenn Zweifel an Aufgaben auftauchen, haben Sie einen privilegierten Ansprechpartner, dem Sie Ihre Fragen stellen können und der dafür sorgt, dass Ihr Gesamtplan effizient bleibt.

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