Reduzieren Sie Stress am Arbeitsplatz mit Ressourcenplanung

Ein kurzes Wort zum Thema Stress

Um es klar zu sagen: Stress muss nicht unbedingt etwas Schlechtes sein. Es gibt guten und schlechten Stress.

Kontrolle ist der Schlüssel.

Eigentlich ist ein bisschen Stress gut für Sie. Stress ist dann gut, wenn er Ihnen einen Energieschub gibt, Ihnen hilft, sich auf Ihre Ziele zu konzentrieren, und Sie effizienter macht.

Aber zu viel davon ist auf Dauer nur schädlich. Es wird zu schlechtem Stress.

Unter wiederholtem und ständigem Stress beginnen wir die Kontrolle zu verlieren. Und wenn wir das Gefühl haben, unter der Arbeit und dem Druck zu ertrinken, bis wir keinen Ausweg mehr sehen, dann sollte das rote Licht blinken.

Denn der Burnout ist nahe.

Leider ist dies eine viel zu häufige Situation in der heutigen Arbeitswelt. Und die Dienstleistungsbranche ist besonders stark betroffen.

Schlechtes Projektmanagement, Ursache für viele Burnouts

Lassen Sie uns zunächst einen kurzen Blick auf die Ursachen von Burnout werfen. Ein notwendiger Schritt, bevor wir über Lösungen sprechen.

Ein wettbewerbsintensives Umfeld, steigende Nachfrage, Kundendruck, ein reduziertes Team… Das sind die (unkontrollierbaren) Bedingungen, unter denen die meisten Projektmanager und ihre Teams arbeiten müssen.

Obwohl diese möglichen Stressquellen außerhalb der Kontrolle der Unternehmen liegen, haben sie die Art und Weise, wie sie mit ihnen umgehen, selbst in der Hand.

Ein falscher Umgang mit diesen Bedingungen kann jedoch eine Menge Stress verursachen.

Und mit „falschem Management“ meinen wir:

• Mangel an effizienter Kommunikation
• Mangelnde Unterstützung durch die Führungskräfte
• Unangemessener Zeitdruck
• Übermäßige Arbeitsbelastung
• Unfaire Behandlung, fehlende Belohnung und mangelndes Vertrauen
• Mangelnde Rollenklarheit (unklare Arbeitserwartungen)
• Unterfordernde Aufgaben (nicht den Fähigkeiten entsprechend)

Aktivieren Sie einige dieser Auslöser, und Ihre Organisation wird zu einem Vulkan des Stresses, der kurz vor dem Ausbruch steht. Glücklicherweise lassen sich diese Ursachen für das Ausbrennen von Mitarbeitern mit einem guten Projekt- und Ressourcenmanagement leicht vermeiden.

Und warum? Es ist nicht das erste Mal, dass wir  sagen es und es wird auch nicht das letzte Mal sein: Ressourcen (Menschen) sind das wichtigste Kapital einer Organisation. Wenn sie keine gute Leistung erbringen, tut dies auch die Organisation nicht.

Burnout strebt in den Schatten 

Es gibt viele Möglichkeiten, Stress zu reduzieren und Burnout bei Mitarbeitern zu verhindern, und in diesem Artikelhat Neil Patel eine erstaunliche Liste von 30 Tipps zum Stressabbau am Arbeitsplatz zusammengestellt.

Das ist toll, aber…

Die Fähigkeit, die ersten Symptome zu erkennen und die Ursachen zu bekämpfen, ist eine andere Sache. Vor allem, wenn eine Organisation beginnt, mit einer beträchtlichen Anzahl von Projekten und Menschen zu jonglieren. Und vergessen wir nicht, dass der Wandel eine Konstante im Projektmanagement ist.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein netter Manager, der sein Bestes tut, um sich um sein Team zu kümmern. Aber wenn Sie keinen einfachen Zugang zu den Daten über die Verfügbarkeit und Auslastung Ihres Teams haben. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nicht mit überlasteten Mitarbeitern enden, wenn Sie deren genaue Verfügbarkeit nicht sehen können?

Wir müssen das Problem an der Wurzel packen und dürfen den Symptomen keinen Raum lassen.

Wie?

Nun, die Ressourcenplanung hat mehr als nur eine Karte im Ärmel.

Nehmen wir einige der Tipps von Neil Patel. Die meisten von ihnen sind tatsächlich mit dem Ressourcenmanagement verbunden und können durch Ressourcenplanung umgesetzt werden.

• „Folge der Leidenschaft“
• „Verteilen Sie Ihr Team nicht zu dünn“
• „Seien Sie realistisch bei der Zuweisung von Aufgaben“
• „Angemessene Arbeitszeiten einhalten“
• „Flexibel sein“
• …

Wie die Ressourcenplanung den Stress am Arbeitsplatz drastisch reduzieren kann

Sie wissen bereits alles über die Ressourcenplanung? Dann überspringen Sie den folgenden Kasten.

Innerhalb einer Organisation ist die Ressourcenplanung die Anforderung, Auswahl und Zuweisung der erforderlichen Ressourcen (intern und extern) für ein Projekt. Es handelt sich um einen dreistufigen Prozess, der von einer längerfristigen strategischen Ebene bis hin zu einer eher ausführenden Ebene stattfindet.

Das Ziel dieses Prozesses ist es, einen klaren Überblick über die Fähigkeiten, die Auslastung und die Verfügbarkeit Ihres Teams zu erhalten, um sie für Projekte zu buchen, ohne dabei Vermutungen anstellen zu können. Mit anderen Worten, es geht darum, die Nutzung Ihrer Ressourcen zu maximieren.

Lesen Sie mehr über die Ressourcenplanung und ihre Bedeutung für ein Unternehmen

Was kann die Teamplanung also konkret dazu beitragen, dass ein Unternehmen schlechte Stresssymptome erkennt?

Ressourcenplanungs-Tools wie Teambook bieten viele Funktionen, die die Effizienz einer Organisation erheblich steigern und folglich schlechten Stress am Arbeitsplatz reduzieren können.

Die wichtigsten davon sind:

• Mithilfe eines visuellen Teamplaners können Sie leicht erkennen, wer woran arbeitet, wer verfügbar ist und wer frei hat. So erhalten Sie einen sofortigen Einblick in potenzielle Verbesserungen bei der Zuweisung und in unter- bzw. überlastete Ressourcen.
• Wenn Sie die Daten über die Auslastung Ihres Teams mit dem prognostizierten Budget (Zeit und Geld) eines Projekts vergleichen, können Sie sicherstellen, dass Sie mit dem Projekt im Zeitplan liegen. Und wenn nicht, können Sie die notwendigen Schritte unternehmen, um die Verzögerung zu verringern. Nie wieder Hektik und Stress in letzter Minute, um einen Termin einzuhalten. 
• Diese Daten über die Auslastung des Teams im Vergleich zum prognostizierten Budget sind auch nützlich, um zu sehen, ob ein Teammitglied mit einer Aufgabe Schwierigkeiten hat. Auf diese Weise kann die verantwortliche Person spontan Unterstützung leisten, um diesem Mitglied zu helfen.
• Indem Sie die Fähigkeiten und Rollen Ihrer Ressourcen zuordnen, können Sie leicht jemanden mit den erforderlichen Fähigkeiten für ein neues Projekt finden. Auf diese Weise werden Sie nicht feststellen, dass Sie jemanden mit zu geringen oder zu hohen Qualifikationen für eine Aufgabe buchen, der für eine andere Aufgabe effizienter und glücklicher wäre.
• Die Zuordnung von Fähigkeiten und Rollen ist auch eine praktische Methode, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rolle und die Erwartungen an ihre Arbeit verstehen. Bei Teambook hat jedes Mitglied sogar Zugang zu einer persönlichen Homepage, auf der alle Informationen zu finden sind, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
• Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Projektmanagement. Teambook sendet beispielsweise den wöchentlichen Zeitplan per E-Mail an jedes Teammitglied sowie eine tägliche Zusammenfassung der Änderungen, die während des Tages aufgetreten sind.
• Ungeduldige Kunden, die auf Aktualisierungen und kürzere Fristen drängen, sind ebenfalls eine große Quelle für Stress. Wenn Sie den Kunden von Anfang an an der Projektplanung teilhaben lassen, können Sie ihn auf dem Laufenden halten und unnötigen Druck vermeiden.

Durch einen effizienten Ressourcenplanungsprozess können Sie Burnout-Symptome leicht erkennen und durch die richtigen Entscheidungen im Vorfeld vermeiden. 

Brauchen Sie noch mehr Beweise dafür, wie die Ressourcenplanung dazu beiträgt, den Stress am Arbeitsplatz zu reduzieren, um ein Burnout der Mitarbeiter zu verhindern?

Testen Sie Teambook kostenlos und überzeugen Sie sich selbst.