Wie man die Ressourcennutzung berechnet ?

Zielsetzungen.

Diese können ein Alptraum für Projektmanager sein.

Das muss aber nicht sein, solange die wichtigsten Leistungskennzahlen überwacht und optimiert werden.

Die Ressourcennutzung ist einer dieser KPIs, vielleicht sogar der wichtigste.

Und es ist an der Zeit, dieser Metrik etwas Liebe entgegenzubringen.

In diesem Beitrag befassen wir uns mit den verschiedenen Ansätzen zur Berechnung der Auslastung Ihrer Mitarbeiter und vor allem mit der Frage, wie Sie diese effizient durchführen können (nach Meinung von uns Planungsfreaks).

Doch zunächst sollten wir uns vergewissern, dass das Konzept der Ressourcennutzung im Projektmanagement für alle klar ist.

Definition der Ressourcennutzung

Hatten Sie schon einmal das Gefühl, dass Ihr Team und Ihre Talente nicht voll ausgeschöpft werden, aber Sie konnten nicht herausfinden, warum?

Hier kommt die Ressourcennutzung ins Spiel.

Die Ressourcennutzung ist eine Kennzahl, mit der Manager die Effektivität ihrer Ressourcen (Mitarbeiter) messen können, um deren Nutzung zu optimieren.

Mit einfachen Worten: Es soll Managern helfen, das Beste aus ihrem Team herauszuholen.

Die Ressourcennutzung gibt Managern einen globalen und individuellen Überblick über die Beschäftigung ihrer Teammitglieder und bietet eine Möglichkeit, überlastete/unterlastete Ressourcen zu identifizieren, so dass Manager schnell die notwendigen Maßnahmen ergreifen können, um die Arbeitsbelastung auszugleichen.

Vertrauen Sie uns, Sie  keine  wollen  überlasteten  team Teammitglieder!

Dabei ist die Auslastung Ihrer Mitarbeiter der Schlüssel, um zu messen, wie effizient Ihr Ressourceneinsatz ist.

Zur Erinnerung: Eine optimale Ressourcenzuweisung für ein Projekt zielt darauf ab, die richtigen verfügbaren Personen den richtigen Aufgaben zuzuweisen, um die Projektfristen, -ziele und das Budget einzuhalten.

Nachdem wir nun die Ressourcennutzung definiert haben, ist es an der Zeit, sich den ernsten Dingen zuzuwenden.

Berechnung der Ressourcennutzung

Wie kann man dann die Ressourcenauslastung berechnen?

Jetzt sind wir im Gespräch.

Die allgemeine Formel für die Ressourcennutzung ist nicht kompliziert:

Auslastung = (Gesamtzahl der belegten Stunden / Gesamtzahl der für die Arbeit verfügbaren Stunden) * 100

Diese Formel gibt den Prozentsatz der verfügbaren Arbeitszeit an, der von Ihrem Team tatsächlich für die Arbeit genutzt wird.

Ziemlich einfach, oder?

Komplizierter wird es jedoch, wenn wir versuchen, uns darauf zu einigen, welche Daten für die Berechnung verwendet werden.

• Werden die nicht fakturierbaren Stunden in die Gesamtstundenzahl einbezogen?

• Basiert die Berechnung auf der geplanten oder auf der gemeldeten Arbeitszeit?

• Welche Ausgangsbasis sollten wir für die Berechnung der insgesamt zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden verwenden?

• Sollen wir übrigens auch den Freizeitausgleich mit einbeziehen?

Nun, es gibt hier keine allgemeingültige Antwort. Es hängt alles von dem Ergebnis ab, das Sie mit dieser Berechnung erzielen wollen.

Gehen wir die Optionen für beide Elemente der Formel für die Ressourcennutzung durch.

Wie man die Geschäftszeiten bestimmt

Zuallererst, falls Sie sich wundern, hier eine kurze Definition des Begriffs „abrechenbar“: Es handelt sich um die Zeit, die wir für einen Kunden arbeiten und für die wir von diesem Kunden bezahlt werden wollen.

Nicht berechenbare Stunden sind dabei die Zeit, die wir für die Arbeit aufwenden, die wir dem Kunden aber nicht in Rechnung stellen können, z. B. Sitzungen, Abrechnungen oder Networking.

Nun, da das klar ist, wollen wir uns der Bedeutung von „Stoßzeiten“ zuwenden.

„Arbeitsstunden“ haben eine unterschiedliche Bedeutung, je nachdem, wer die Kennzahl berechnet.

Die Personalabteilung könnte beispielsweise daran interessiert sein, nicht abrechenbare Stunden (wie interne Arbeit oder Schulungen) in die Berechnung einzubeziehen, um einen Überblick über die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit zu erhalten, unabhängig davon, wofür sie diese aufwenden.

Aber ein Projektmanager wird sich nicht um diese nicht abrechenbaren Stunden kümmern, da er sich nur auf die abrechenbare Zeit konzentriert, die er für den Kunden arbeitet.

Wenn es jedoch um die Entscheidung zwischen der Verwendung der Sollarbeitszeit und der gemeldeten Arbeitszeit geht, empfehlen wir dringend, beide zu berechnen.

Hier ist der Grund dafür.

Geplante Arbeitszeit vs. gemeldete Arbeitszeit

Die Verwendung der Soll-Arbeitszeit in der Formel für die Ressourcennutzung bedeutet, dass Sie Ihre Berechnungen auf Schätzungen statt auf die tatsächliche Arbeitszeit stützen.

Diese Methode eignet sich hervorragend, um eine Vorhersage darüber zu erhalten, wie effektiv Ihre Ressourcen sein werden (oder sein sollten) und um im Voraus einige Möglichkeiten zur Verbesserung der Planung oder des Einstellungsbedarfs zu ermitteln.

So können Sie beispielsweise feststellen, dass jemand kurz davor ist, überlastet zu werden, während ein Kollege mit ähnlichen Fähigkeiten zur Verfügung steht, um seinen Zeitplan zu entlasten.

Die geschätzte Ressourcennutzung wird sich jedoch höchstwahrscheinlich von der tatsächlichen Ressourcennutzung am Ende des Projekts unterscheiden.

Warum?

Denn wir reden hier über Projektmanagement…

Und ein Projekt ohne Änderungen ist wie eine leere Schnellstraße während der Rushhour… es existiert nicht.

Andererseits bedeutet die Verwendung der gemeldeten Arbeitszeit zur Berechnung der Ressourcennutzung, dass die Ergebnisse auf den tatsächlich erfassten Arbeitsstunden beruhen.

Mit dieser Methode erhalten Sie zwar die tatsächliche Ressourcennutzung, aber es ist auch zu spät, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, sobald Sie die Ergebnisse erhalten. Der Schaden ist bereits angerichtet.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, beide Methoden zur Berechnung der Ressourcenauslastung zu verwenden und ihre Ergebnisse zu vergleichen.

Die „geschätzte“ Ressourcennutzung gibt Ihnen einen Vorsprung, um Ihre Projektziele zu erreichen und Verzögerungen zu vermeiden, während die „tatsächliche“ Ressourcennutzung Ihnen zeigt, wie effizient Ihr Team tatsächlich war.

Durch den Vergleich beider Ergebnisse können Sie möglicherweise Projektmanagementprobleme erkennen, aus ihnen lernen und sie für künftige Projekte beheben.

Wie man die verfügbaren Stunden bestimmt

Das zweite Element der Gleichung sind die zur Verfügung stehenden Arbeitsstunden. Auch hier hängt es von Ihrem Unternehmen und Ihren Bedürfnissen ab, was Sie einbeziehen oder nicht.

In vielen Unternehmen sind 35 bis 40 Stunden pro Woche und 52 Wochen pro Jahr die Regel. Daraus ergibt sich eine Verfügbarkeit von 1820 bis 2080 Stunden pro Jahr.

Um genauer zu sein, können Sie aber auch freie Tage (Feiertage, Ferien…) in Betracht ziehen.

Dasselbe gilt, wenn Sie Teilzeitkräfte beschäftigen.

Bedenken Sie jedoch, dass die Berechnung der Verfügbarkeit umso komplizierter ist, je individueller und flexibler sie ist, und zwar ohne die Hilfe eines speziellen Tools.

Wie berechnen wir die Ressourcenauslastung bei Teambook?

Die Ressourcenauslastung ist eine der 3 wichtigsten Kennzahlen, die wir bei Teambook automatisch für Sie berechnen, um Ihre Leistung und Abrechnungseffizienz zu messen.