Praktischer Leitfaden zur Kapazitätsplanung (+ Expertenrat zum Verfahren).

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die Kapazitätsplanung Ihnen dabei helfen kann, Projekte auf Kurs zu halten und gleichzeitig die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.

Die Antizipation von Anforderungen, um Ihre verfügbaren Ressourcen mit dem abzustimmen, was für die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts erforderlich ist, wird als Kapazitätsplanung bezeichnet. Sie dient Ihnen als Schutzschild, um die für das Projekt vorgesehene Zeit und das Budget einzuhalten.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten von einem renommierten Kunden eine Spezifikation für die Entwicklung einer neuen Anwendung. Unter Zeitdruck bewerten Sie die Erreichbarkeit Ihres Teams, bevor Sie sich mit vollem Einsatz in das Projekt stürzen.

Sie stellen schnell fest, dass es fast undenkbar ist, die aktuelle Einsatzfähigkeit Ihres Teams zu entschlüsseln. Mehrere Mitglieder arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Projekten und es ist schwer zu erkennen, wer eine zusätzliche Aufgabe übernehmen kann. Sie sind also gezwungen, sich auf unsichere Vorhersagen zu verlassen und zu hoffen, dass alles seinen Lauf nimmt.

„Für viele Teams stellen Prognosen eine weit verbreitete Methode der Kapazitätsplanung dar. Laut dem Bericht 2022 über den Stand des Ressourcenmanagements räumen 75 % der Befragten ein, dass bessere Kapazitätsplanungsprozesse entwickelt werden müssen. Wenn Sie ständig daran interessiert sind, Ihre Projekte pünktlich abzuschließen, eine ausgeglichene Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten und zufriedene Teams zu führen, darf die Kapazitätsplanung niemals vernachlässigt werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie datengestützte Kapazitätspläne entwerfen und die richtigen Personen für Aufgaben und Initiativen mit großer Wirkung finden können.

Was ist Kapazitätsplanung?

Die Kapazitätsplanung umfasst Prozesse und Methoden, um die Verfügbarkeit von Teams zu beurteilen, die Nachfrage nach Ressourcen vorherzusagen und kluge Entscheidungen zu treffen, um Angebot und Nachfrage nach Ressourcen ins Gleichgewicht zu bringen.

Ziel ist es, eine ungleiche Verwendung von Ressourcen zu vermeiden und sicherzustellen, dass relevante Projekte Priorität erhalten und mit einem angemessenen Team ausgestattet werden.

Projektleiter und Ressourcenmanager, die die Kapazitätsplanung beherrschen, verfügen über ein umfassendes Wissen über die tatsächlichen Möglichkeiten ihres Teams. Sie verstehen, dass Kapazitätsplanung eine kollaborative Arbeit ist, und beziehen die Teammitglieder in den Prozess mit ein. Dies ermöglicht ihnen, Projekte effektiv zu priorisieren und die richtigen Personen den Aufgaben und Initiativen mit großer Wirkung zuzuweisen.

Welche Arten der Kapazitätsplanung gibt es?

Die Kapazitätsplanung kann sich über einen langen, mittelfristigen oder kurzfristigen Zeitraum erstrecken. In der Regel verwenden Organisationen eine Kombination aus allen drei Typen.

• Langfristige Planung: Sie stützt sich auf die Wachstums- und Expansionsaussichten Ihrer Organisation. Beispielsweise strebt Ihre Organisation an, ihren Kundenstamm innerhalb von ein bis zwei Jahren von 50 auf 500 zu erweitern. Es kann also sein, dass Sie auch Ihre Belegschaft erweitern und neue Kompetenzen einstellen müssen.
• Mittelfristige Planung: Sie legt den Schwerpunkt auf anstehende Projekte und laufende Initiativen. Beispielsweise haben Sie vielleicht zwei neue Projekte, die im nächsten Quartal beginnen sollen, und einen Rückstand von drei Projekten. Sie müssen planen, wie Sie die Ressourcen auf die verschiedenen Projekte verteilen.
• Kurzfristige Planung: Hierbei handelt es sich um die tägliche Planung, die für den reibungslosen Ablauf von Projekten erforderlich ist.

Was ist der grundlegende Unterschied zwischen Kapazitäts- und Ressourcenmanagement?

Kapazitätsmanagement ist ein langfristiger Prozess, der sich auf das Ausbalancieren der Ressourcen und Anforderungen eines Unternehmens konzentriert. Es umfasst den strategischen Umgang mit Ressourcen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Umgekehrt ist das Ressourcenmanagement ein viel spezifischerer und taktischerer Prozess. Es befasst sich mit der optimalen Verteilung und Organisation von Ressourcen für einzelne Projekte und stellt so sicher, dass diese unter den bestmöglichen Bedingungen durchgeführt werden.

Lead, Lag und Match: die drei wichtigsten Taktiken bei der Kapazitätsplanung

Die Institutionen wenden die folgenden Taktiken an, um die Kapazität ihrer Ressourcen zu optimieren:  ;

1. Proaktive Taktik zur Erhöhung der Kapazitäten

Die Erhöhungsstrategie, auch als Lead-Strategie bekannt, beruht auf einer präventiven Verbesserung der Kapazitäten, die einen Anstieg der Nachfrage antizipiert. Diese Art der Politik wird Sie dazu veranlassen, Ihren Projektvorrat rasant aufzustocken.

Dieser proaktiven Taktik ist eine gewisse Kühnheit inhärent. Sie bedeutet, dass Sie ein Projektvolumen bewältigen werden, das das aktuelle (oder vergangene) übersteigt, was Sie dazu veranlasst, zusätzliches Personal einzustellen, um die steigende Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie während der hektischen Weihnachtszeit ein großes Kontingent an Kellnern für Ihren Gastronomiebetrieb einstellen müssen;

✅ Der größte Vorteil dieses Ansatzes liegt in seiner Fähigkeit, Ihnen ein Team auf Kriegsfuß zu stellen, das bereit ist, auf Arbeitsanforderungen zu reagieren, wenn sie auftauchen.

⛔️ Der schwarze Punkt in diesem idyllischen Bild? Wenn diese hypothetischen Projekte nie Früchte tragen, wird Ihre Struktur durch eine hohe Investition in überflüssige Ressourcen, die keinen Nutzen finden, gebunden.

2. Die Verschiebungs-Taktik

Die Offset-Taktik ist ein eher konservativer Ansatz. Die Kapazität wird nur dann ausgebaut, wenn die Nachfrage das verfügbare Angebot übersteigt. Ein Unternehmen, das beispielsweise nur dann zusätzliches Personal einstellt, wenn das bestehende Team bereits überlastet ist, verfolgt eine Shift-Politik.

✅ Diese Verschiebung stellt eine relativ sichere Methode zur Planung von Kapazitäten dar und verringert das Risiko, überflüssige Ressourcen zu binden.

⛔️ Allerdings kann diese Taktik auch bedeuten, dass Sie Ihre Mitarbeiter stärker unter Druck setzen, eine hohe Burn-out-Rate haben und Projekte verspätet fertig werden.

3. Die Taktik der Übereinstimmung

Die Taktik der Übereinstimmung berücksichtigt die aktuellen Fähigkeiten Ihres Teams und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie den zukünftigen Bedarf antizipieren. Sie zieht eine Bilanz Ihrer Fähigkeiten und der Nutzung Ihrer Ressourcen und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, Ihr Potenzial zu steigern, wenn die Ressourcen begrenzt sind.

Stellen Sie sich z. B. vor, dass Ihr Team mit 80 % seiner optimalen Auslastung arbeitet. Das könnte darauf hindeuten, dass sie ihre Aufgaben erfüllen können, ohne von der Arbeit überwältigt zu werden. Wenn die Auslastung jedoch auf 90% steigt, könnte dies Ihr Unternehmen dazu veranlassen, Freelancer einzustellen, um eine Überlastung des bestehenden Teams zu vermeiden und die Aufrechterhaltung des Dienstes zu gewährleisten, ohne Ihre Kunden zu beeinträchtigen.

Was bedeutet das in Bezug auf die Suche nach externen Auftragnehmern oder neuen, dauerhafteren Einstellungen? Der Grundsatz der Übereinstimmung bedeutet, dass Sie keine neuen Talente aufnehmen werden, wenn Sie keinen Bedarf dafür haben.

✅ Dies fördert auch das Wachstum Ihrer Organisation. Wenn die Arbeitsbelastung hoch ist, haben Sie die Möglichkeit, sie zu akzeptieren und gleichzeitig die Gewissheit zu haben, dass Ihr Team über die Mittel verfügt, um sie zu bewältigen.

✅ Organisieren Sie Ihre Projekte im Voraus, indem Sie in Teambook vorläufige Projekte erstellen. Sie können ein Projekt mit klaren Phasen, vordefinierten Schritten und zugewiesenen Ressourcen skizzieren und sehen, was zum gewünschten Zeitpunkt benötigt wird und verfügbar ist, sodass Sie kluge Entscheidungen treffen können.

Warum ist es entscheidend, seine Fähigkeiten zu planen?

Die Planung der Kapazitäten Ihres Teams ist unerlässlich, um Projekte termingerecht zum Abschluss zu bringen und gleichzeitig zu vermeiden, dass Sie die Erwartungen Ihrer Kunden enttäuschen und Ihre Teammitglieder überfordern.

1. Für eine frühzeitige Vorbereitung

Die proaktive Organisation Ihrer Kapazitäten gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen in der Arbeitsbelastung Ihres Teams im Voraus zu planen. Sie können Ihre Ressourcen jederzeit an Volumenschwankungen und Nachfrageprognosen anpassen.

2. Ein wirksames Mittel, um dem Burnout zu entgehen

Laut einer von Gallup im Jahr 2021 durchgeführten Studie ergab sich unter den befragten Arbeitnehmern, dass 41% zugeben, bis zu 44 Stunden pro Woche zu arbeiten, manchmal sogar noch deutlich mehr.

Es kommt häufig vor, dass Menschen, die von der Arbeitsüberlastung überwältigt sind, resignieren und ihre Arbeitszeit verlängern, um den Berg an Aufgaben zu bewältigen, der auf sie zukommt. Die direkte Folge: ein exponentieller Anstieg des täglichen Stresses. Hier geht es darum, dass Sie durch eine angemessene Planung der Ressourcen Ihres Teams sicherstellen, dass jede Person über Verantwortlichkeiten verfügt, die ihrem Arbeitspensum entsprechen. Dadurch erhält jeder die Zeit, die er nach getaner Arbeit benötigt, um sich zu erholen und zu entspannen.

3. Erleichtert die Erstellung von realitätsnahen Zeitplänen

Stellen Sie sich diese Zahl vor: Zwei Drittel der Unternehmen schaffen es regelmäßig nicht, die vorgeschriebenen Fristen einzuhalten. Ah, die Spannung der nicht eingehaltenen Fristen! Was ist die Ursache für diese Überschreitungen? Unrealistische Zeitpläne, die in der Anfangsphase des Projekts aufgestellt wurden. Solche Situationen entstehen, wenn die Fähigkeit, etwas zu erreichen, in den Hintergrund gedrängt wird und Deadlines willkürlich festgelegt werden, in der Hoffnung, dass die Teammitglieder ihre Arbeit rechtzeitig erledigen werden.

Die Planung unter Berücksichtigung der tatsächlichen Fähigkeiten ermöglicht eine authentische Grundlage für die Erstellung von Arbeitskalendern und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen werden.

4. Eine Optimierung der Einstellungsentscheidungen

In der dynamischen Welt der Unternehmen und insbesondere für Agenturen besteht die Herausforderung oft darin, über die richtigen Ressourcen zu verfügen, die eine optimale Arbeitserledigung unter Einhaltung der festgelegten Fristen und mit möglichst geringem Stresspegel gewährleisten.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihre Agentur bereits einen vollen Terminkalender für die nächsten sechs Monate hat. Mithilfe der Ressourcenplanung können Sie leicht feststellen, ob Sie genügend verfügbare Hände mit den richtigen Fähigkeiten haben, um die Projekte erfolgreich zu managen.

Mit diesem klaren und frühzeitigen Überblick verfügen Sie über die entscheidende Zeit, um zusätzliches Personal einzustellen oder Freiberufler zu beauftragen, um etwaige Qualifikationsdefizite auszugleichen.

Die Komplexitäten der Kapazitätsplanung

Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, die Verfügbarkeit Ihres Teams zu einem bestimmten Zeitpunkt genau vorherzusagen, die Geschäftsanforderungen zu beleuchten und scharfsinnige Entscheidungen für eine optimale Ressourcenzuweisung zu treffen. Dieser Prozess kann jedoch verwirrend und komplex sein, insbesondere wenn Tabellenkalkulationen oder uneinheitliche Tools verwendet werden.

Mangelnde Sichtbarkeit potenzieller zukünftiger Ressourcen

Eine immer wiederkehrende Herausforderung für Projektmanager ist die Ungewissheit über das zukünftige Potenzial ihres Teams.

Wenn Dinge wie geplante Urlaube oder laufende Projekte für das nächste Quartal unbekannt bleiben, ist das Erstellen von Prognosen eine schwierige Aufgabe. Diese Unklarheit entsteht in der Regel durch eine dezentralisierte Organisation und einen disjunktiven Plan, bei dem die Kompetenzdaten über verschiedene Quellen verstreut sind.

Die Herausforderung des Kapazitätsmanagements mithilfe von Tabellenkalkulationen

Ziehen Sie in Betracht, Ihre Kapazitäten mithilfe von Excel-Tabellen zu verwalten? Vergessen Sie es! Das größte Hindernis kann mit dem Versuch verglichen werden, einen riesigen Steinblock auf einen Berggipfel zu schieben. Man könnte genauso gut sagen, dass dies eine schwere, zeitraubende und ineffiziente Aufgabe ist. Digitale Tabellenkalkulationen sind aufgrund ihrer Struktur nicht geeignet, um mit der Instabilität umzugehen, die dem Projektmanagement innewohnt. Mit ihren ständig in Bewegung befindlichen Zeitplänen und Fristen erweist sich das langsame und oft fehlerhafte Handbuch zur Aktualisierung als Hemmschuh für die Zuverlässigkeit der Informationen.

Darüber hinaus neigen diese berühmten Tabellenkalkulationen dazu, zu isolierten Inseln zu werden, losgelöst von anderen Werkzeugen, die für eine gute Organisation und ein gutes Projektmanagement unerlässlich sind. Sie sind in der Regel nicht mit Zeitplänen oder Ressourcenverwaltungssoftware verbunden. Die Trennung dieser verschiedenen Werkzeuge gefährdet die Integration, die notwendig ist, um das Projekt auf Kurs zu halten. Das Fehlen aktueller Informationen über Ressourcenkapazitäten oder spezifische Projektanforderungen erschwert in Verbindung mit der fehlenden Integration das Treffen fundierter Entscheidungen oder die effiziente Zuweisung von Ressourcen.

Falsche Vorstellungen von Produktivität

Der Begriff der Produktivität wird häufig missverstanden. Unabhängig davon, ob Sie in einem Unternehmen mit einer typischen 40-Stunden-Woche arbeiten oder nicht, ist es naheliegend, dieses Maß in Form von Arbeitsstunden zu projizieren, die jedem Teammitglied zur Verfügung stehen. In der Praxis verbringen die Menschen jedoch nicht die gesamte Zeit mit der Ausführung der geplanten Aufgaben.

Es ist wichtig, die verschiedenen Parameter zu berücksichtigen, die die Arbeitszeit des Einzelnen beeinträchtigen können, darunter Urlaub, Termine und Besprechungen, administrative Verpflichtungen und alle anderen Aktivitäten innerhalb des Unternehmens. Solche Verpflichtungen können die Arbeitszeit, die jeder Mitarbeiter für das Projekt aufwenden kann, erheblich einschränken. Auch unvorhergesehene Ereignisse wie krankheitsbedingte Abwesenheiten oder dringende persönliche Probleme können die verfügbare Zeit beeinträchtigen.

Wenn Ressourcenmanager solche Faktoren vernachlässigen, werden ihre Produktivitätsberechnungen unweigerlich fehlerhaft. Dieser Fehler führt zu verzerrten Planungen und völlig unrealistischen Erwartungen.

Die Unbeständigkeit von Projekten und Arbeitsumgebungen

Viele Geschäftsbereiche sind durch eine unberechenbare Nachfrage gekennzeichnet. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie leiten eine Agentur und sind den Unwägbarkeiten einer schwankenden Nachfrage ausgesetzt. Ihr Team wird von der Last der Kundenanfragen so sehr überwältigt, dass es neue Kooperationen ablehnen muss, weil es diese nicht bewältigen kann.

Und was ist mit atypischen Projekten, mit denen noch nie jemand zuvor experimentiert hat? Diese schwierigen Herausforderungen erfordern oft die schnelle Einstellung neuer Kompetenzen, um den unerwarteten Besonderheiten des Projekts gerecht zu werden. In solchen Fällen ist die Kapazitätsplanung und -steuerung aufgrund des Fehlens von Leitplanken und greifbaren Anhaltspunkten für die erwartete Nachfrage äußerst riskant.

 

Einführung eines Zeitplans für die Verwaltung Ihrer Kapazitäten in 5 Schritten

Um Ihre Teamfähigkeiten gelassen zu orchestrieren, orientieren Sie sich an den folgenden Schritten:

• Berücksichtigung laufender und zukünftiger Projekte ;
• Schätzung der aktuellen und prospektiven Kapazitäten der verfügbaren Ressourcen ;
• Analyse der Lücke zwischen der bestehenden Nachfrage und den zur Verfügung gestellten Ressourcen ;
• Überlegungen zum besten Ansatz, um diese Lücke zu schließen ;
• Berücksichtigung der individuellen Einschränkungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

1. Überprüfung laufender Initiativen und Vorwegnahme künftiger Initiativen

Welche Art von Arbeitsbelastung bewältigt Ihr Team derzeit? Welche Herausforderungen erwarten sie in der nächsten Woche, im nächsten Monat oder sogar im nächsten Jahr? Das Erkennen des gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitsflusses ist entscheidend, um einen genauen Überblick über die aktuellen und zukünftigen Verpflichtungen Ihres Teams zu erhalten. Vernachlässigen Sie diese Einschätzung nicht.

Wie können Sie diese wichtigen Daten sammeln? Sie können Ihre Untersuchungen auf zwei Ebenen durchführen. Zunächst können Sie Ihre Teammitglieder auf direktem Weg zu ihren aktuellen und bevorstehenden Aktivitäten befragen. Zweitens können Sie in Ihrer Projektmanagementsoftware nachsehen, welche Aufgaben gerade laufen und in welcher Reihenfolge sie erledigt werden. In großen Organisationen, in denen es schwierig sein kann, mit jedem Teammitglied in Kontakt zu treten, sollten Sie die Manager und Abteilungsleiter nach Informationen über aktuelle Aufträge befragen.

Sobald Sie ein klares Bild der aktuellen und zukünftigen Verantwortlichkeiten gezeichnet haben, besteht der nächste Schritt darin, Informationen über mögliche Projekte oder Aufträge zu sammeln, die sich in Zukunft in den Arbeitsplan Ihres Teams einmischen könnten.

Im Umfeld einer Agentur oder eines Dienstleistungsunternehmens wenden Sie sich an die Verkaufsabteilung oder die Kundenbetreuer, um Informationen über ausstehende Verträge zu erhalten. Wenn Ihr berufliches Umfeld ein produktorientiertes Unternehmen ist, suchen Sie beim Produktteam nach Informationen über geplante Markteinführungen.

Berücksichtigen Sie außerdem Aufgaben, die auf die lange Bank geschoben wurden, da sie als zukünftige Verantwortlichkeiten wieder auftauchen könnten. Berücksichtigen Sie auch Aufgaben, die im Rahmen laufender Projekte für eine spätere Ausführung geplant sind; auch sie verdienen es, in Ihre Kapazitätsplanung einbezogen zu werden.

Betrachten Sie letztlich den Wachstums- und Expansionspfad Ihres Unternehmens. Stellen Sie fest, ob es Strategien gibt, die Kundenakquise auszuweiten, neue Funktionen zu entwickeln oder ein neues Marktsegment zu erschließen. Solche ehrgeizigen Projekte könnten die zeitlichen Anforderungen an Ihr Team in naher Zukunft belasten.

2. Beurteilen Sie die aktuelle und prospektive Fähigkeit der zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Dies ist ein entscheidender Schritt: Machen Sie es sich zur Aufgabe, nicht nur die Fähigkeit Ihres Teams, anwesend zu sein, zu bewerten, sondern auch die Art der Aufgaben, die es bewältigen kann.

Ihr analysierender Blick auf einschränkende Faktoren wie Zeit und Fähigkeiten wird Ihnen helfen, die Arbeitsverteilung entsprechend den Fähigkeiten Ihres Teams zu optimieren. Vermeiden Sie unbedingt heikle Situationen, in denen Ihre Teammitglieder zwar anwesend sein können, ihnen aber die Fähigkeiten fehlen, um die zugewiesene Aufgabe zu erfüllen, oder umgekehrt.

Es ist fruchtbar, Ihren Ressourcenpool zu untersuchen, um die Rollen, Fähigkeiten und Fachgebiete Ihres Teams eindeutig zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise Teambook verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Teammitglieder nach Tags wie Abteilung oder zugewiesenen Rollen zu sortieren.

Der nächste Schritt wäre, Ihren Projektplan zu durchforsten, um zu beurteilen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für die Erledigung der Aufgaben erhält. Wie viele Stunden werden für das Projekt aufgewendet? Wie stark ist das Engagement jedes Einzelnen? Ist jemand überlastet? Gibt es Personen, die darauf warten, dass ihnen eine Aufgabe zugeteilt wird? Wer plant, in nächster Zeit Urlaub zu nehmen?

Teambooks visuelle Planung bietet Ihnen eine vollständige Visualisierung dieser Informationen und verschafft Ihnen so einen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams. Sie können auch bestimmte Zeiträume auswählen, um die aktuelle und zukünftige Kapazität zu sehen.

Bei der Analyse der Zeit, die Ihrem Team zur Verfügung steht, wäre es sinnvoll, sowohl die projektbezogene als auch die projektunabhängige Arbeit zu berücksichtigen.

Alltägliche Aufgaben wie Besprechungen, Mittagspausen, der Austausch per E-Mail und Slack sowie Verwaltungsaufgaben können sich als wahre Zeitfresser erweisen.

Es ist auch relevant, Faktoren wie die Ausweitung des Aufgabenbereichs, Projektverzögerungen, Teamdynamiken und Termindruck zu berücksichtigen, da sie die Dauer laufender Projekte beeinflussen und gleichzeitig die Verfügbarkeit Ihres Teams verringern können.

Dieser Beurteilungsprozess sollte ein gemeinsamer Prozess mit dem Team sein. Wenn Sie ein kleines oder mittelgroßes Team leiten, können Sie das Feedback in Einzelgesprächen oder asynchronen Diskussionen über die Verfügbarkeit des Teams einholen. Bei größeren Teams wäre es klüger, die Abteilungsleiter und Manager zu befragen, um ein Gesamtbild der Teamkapazität zu erhalten.

4. Entwicklung einer wirksamen Strategie zur Schließung der bestehenden Lücke

Unweigerlich wird Ihre Analyse möglicherweise eine nicht unerhebliche Diskrepanz zwischen den zugänglichen Ressourcen und den Anforderungen Ihrer Organisation aufdecken.

Wenn die Arbeitsbelastung Ihre Mitarbeiter überfordert, kann die Anwendung von Strategien zur Prioritätensetzung, wie die Gewichtung von Projekten mit großer Wirkung und die sinnvolle Zuweisung von Ressourcen, eine entscheidende Notwendigkeit sein.

Zum Beispiel eine Situation, in der ein neues Projekt am Horizont auftaucht, während Ihr Team bereits mit Aufgaben überhäuft wird. In einer solchen Situation können Sie die Vorrangstellung des Projekts folgendermaßen festlegen, indem Sie sich verschiedene Fragen stellen:

• Wie dringend ist diese Aufgabe?
• Steht ein großes Budget für die Durchführung zur Verfügung?
• Handelt es sich bei dem Projekt um einen Klienten, mit dem wir unbedingt eine beschädigte Beziehung wiederherstellen möchten?
• Steht dies im Zusammenhang mit einer neuen Gelegenheit zur Zusammenarbeit mit einem Kunden, den wir schon seit einiger Zeit begehren?
• Wie groß ist die relative Bedeutung der zu erledigenden Arbeit?
• Können die Lieferzeiten angepasst werden?

Falls das Projekt fortgesetzt werden soll, gehen Sie zum nächsten Schritt über, indem Sie die Teammitglieder festlegen, die den Arbeitsanforderungen am besten entsprechen, und gleichzeitig die Fristen für die derzeit laufenden Projekte aushandeln.

Stellen Sie sich vor, Sie sind mit einer Situation konfrontiert, in der Ihr Team auf begrenzte Ressourcen stößt und die an es gerichteten Anfragen seine Kapazitäten übersteigen. Eine der Alternativen, die Sie in solchen Fällen in Betracht ziehen sollten, ist die Zusammenarbeit mit Freiberuflern, um die Last der Überlastung zu verringern und die vorgegebenen Fristen einzuhalten.

Im Gegensatz dazu gibt es bei einem unterausgelasteten Team die Option, mehr Verantwortung zuzuweisen, um sicherzustellen, dass die Zeit und die Produktivität optimal genutzt werden.

5. Berücksichtigen Sie die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter

Der menschliche Faktor ist bei der Planung Ihrer Kapazitäten von entscheidender Bedeutung. Sie dürfen nicht vergessen, dass Ihre Belegschaft nicht nur aus Personal besteht, sondern vielmehr aus Individuen mit unterschiedlichen Erwartungen und Bestrebungen. Sie müssen Dinge wie individuelle Arbeitsmethoden, Kommunikationspräferenzen, Zeitverschiebungen, private Verpflichtungen wie die Familie sowie die Aussichten auf beruflichen Aufstieg und Weiterbildung bewerten.

Wodurch wird der Bedarf an speziellen Tools für die Kapazitätsplanung in Teams begründet?

Die Kapazitätsprognose kann komplex sein, denn sie erfordert die Bewertung der Teamkapazität, die Prognose der Nachfrage und das Treffen von Entscheidungen, um Angebot und Nachfrage in Einklang zu bringen. Wenn man sich auf eine Vielzahl von Dashboards stützt, kann es schnell unübersichtlich werden, da es komplizierter wird, zu verstehen, wer für was zuständig ist und wer für neue Projekte zur Verfügung steht. Hier kommt die Software zur Ressourcenverwaltung ins Spiel.

Teambook bietet Ihnen eine grafische Ansicht der Kapazität, mit der Sie sich schnell einen Überblick über die Verfügbarkeit von Teammitgliedern, Überlastungssituationen und Auslastungsgrade verschaffen können. So haben Sie die Möglichkeit, die Kapazität Ihres Teams für einen bestimmten Zeitraum leicht zu visualisieren, was die Prognose effizienter macht.

Teambook bietet Ihnen außerdem einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeit der Ressourcen Ihres Teams, indem es geplante Besprechungen, Aufgaben, Pausen und personalisierte Arbeitszeiten in den Kalender integriert, sodass Sie die tatsächliche Kapazität genau einschätzen können.

Mit Teambook , ist es möglich, Feiertage zu integrieren und diese Tage entsprechend Ihrer Urlaubsrichtlinien anzupassen. Dies erleichtert Ihrem Team die Beantragung von Freizeit unter Berücksichtigung der geplanten Arbeit und ihres Urlaubsguthabens. Teambook bietet die Möglichkeit, Urlaubsfreigaben direkt aus der Planungsoberfläche heraus zu verwalten.

Die Berichtsfunktion von Teambook bietet einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Stunden Ihres Teams (Kapazität) im Vergleich zu den geplanten Stunden (zugewiesene Aufgaben), so dass Sie Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung auf der Grundlage genauer Daten treffen können.

Wenn Sie bereit sind, die Kapazitätsplanung Ihres Teams zu optimieren, dann probieren Sie Teambook aus – es ist kostenlos!