Planung der Arbeitsbelastung: ein umfassender Leitfaden

Die Planung der Arbeitsbelastung (oder „Arbeitsbelastungsmanagement“) ist ein wesentliches Mittel, um die Projektziele zu erreichen, ohne das Team auszubrennen.

Haben Sie diesen Schritt geschafft? Erwarten Sie eine Steigerung des Engagements und der Produktivität des Teams. Stürzen Sie sich ohne einen soliden Plan in ein Projekt? Die Arbeit in der vorgegebenen Zeit und im vorgegebenen Budget zu beenden, ist noch schwieriger geworden.

Betrachten wir also die Planung der Arbeitsbelastung, um ausgewogene Arbeitszeiten für alle Mitglieder Ihres Teams (Sie selbst eingeschlossen) zu schaffen.

Was ist Arbeitsplanung?

Die Arbeitsplanung ist der strategische Prozess der Priorisierung und Verteilung der Arbeit, um die Produktivität Ihres Teams zu maximieren. Die erste Phase besteht darin, große Projekte in kleinere, leichter zu verwaltende Aufgaben zu unterteilen. Anschließend weisen Sie diese Aufgaben Ihrem Team zu, wobei Sie Kompetenzen, Kapazitäten, Ausfallzeiten, Verwaltungsaufgaben und Überstunden berücksichtigen.

Wenn sich Ihr Projekt weiterentwickelt, konzentriert sich die Arbeitsplanung mehr auf die Überwachung des Fortschritts und die aktive Änderung der Aufgabenverteilung, falls erforderlich. Dies gewährleistet den Erfolg des Projekts und beugt dem Risiko eines Burnouts vor.

Drei wesentliche Vorteile der Arbeitsplanung

Von der nachhaltigen Verbesserung der Produktivität über die bessere Information bis hin zur Bewältigung von Stress am Arbeitsplatz – dies sind die wichtigsten Vorteile der Planung und Priorisierung der Arbeitsbelastung Ihres Teams.

1. Verbesserung der psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz

59% der US-Arbeitnehmer haben zwischen 2021 und 2022 „mindestens ein mäßiges Ausmaß an Burnout“ erlebt. Überraschende 81 % nannten die „Unterstützung der Arbeitgeber für die psychische Gesundheit“ als „wichtige Überlegung“ bei ihrer nächsten Arbeitssuche.

Was ist das Problem? Wenn Sie Burnout durch eine hohe Moral ersetzen und die besten Talente an sich binden wollen, müssen Sie der wachsenden Nachfrage nach Unterstützung für die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz nachkommen.

In der Tat zeigen Studien, dass übermäßige Arbeitsbelastung eine der Hauptursachen für Burnout ist.

Die Arbeitsbelastung im Voraus zu planen – anstatt Sitzsäcke für den Pausenraum zu kaufen – könnte die Geheimsoße sein, die Sie brauchen, um ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen.

Schlüsselpunkte, die Sie sich merken sollten : Ein effektives Arbeitslastmanagement kann Ihnen und Ihrem Team helfen, die Projektanforderungen zu erfüllen, ohne dass es zu kurzfristigen Terminen oder übermäßiger Arbeitsbelastung durch Burn-out kommt. Was ist das Ergebnis? Ein gesundes Arbeitsumfeld, das die besten Talente anzieht und bindet.

2. Nachhaltige Verbesserung der Produktivität

Das Ausscheiden von Mitarbeitern kann die Produktivität bremsen und in vielerlei Hinsicht kostspielig sein. Beispielsweise können unengagierte Teammitglieder ein Unternehmen bis zu 18% ihres Jahresgehalts kosten. Andererseits sind hoch engagierte Teams 14% produktiver als ihre unengagierten Kollegen.

Es gibt mehrere Faktoren, die zur Abwanderung von Mitarbeitern beitragen. Zu den wichtigsten Faktoren gehören Burnout und übermäßige Arbeitsbelastung, die durch schlechtes Management und schlechte Ressourcenplanung verursacht werden.

Wichtige Punkte, an die Sie denken sollten: Managen Sie die Arbeitsbelastung, um Ihr Team zu befähigen, nicht zu erschöpfen. Ein gut geplanter und leicht nachvollziehbarer Arbeitsablauf, der Ausfallzeiten und potenzielle Fehler berücksichtigt und die Stärken Ihres Teams nutzt, ist nicht nur ein nachhaltiger Weg, um die Produktivität zu steigern, sondern auch die richtige Lösung.

3. Erhalten Sie Schlüsselinformationen über das Projekt

Letztendlich möchten Sie die Projekte innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets abschließen und dabei Ihren Stress minimieren – schließlich sind Sie Teil des Teams. Aber Sie möchten diese Ziele auch erreichen, ohne dass es zu Unmut oder unnötigem Stress in Ihrem Team kommt.

Durch die strategische Planung der Arbeitsbelastung können Sie Zeit für Gruppen- und Einzelbesprechungen einplanen. Nutzen Sie diese Zeit, um Schlüsselinformationen über das Projekt zu erhalten, die Sie sonst nicht erfahren hätten. Zum Beispiel, wenn ein Teammitglied sich überlastet fühlt und dadurch kostspielige Fehler macht. Sie können dann die Arbeitslast nach Bedarf umverteilen und so einen Burnout vermeiden.

Schlüsselpunkte, die Sie sich merken sollten : Ein Arbeitsbelastungsplan hilft Ihnen, das Projekt und die Arbeitsbelastung Ihres Teams von Anfang bis Ende besser zu verstehen. Die Aufnahme von Kontrollpunkten in Ihren Plan kann Ihnen auch dabei helfen, menschliches Versagen zu erkennen, bevor es zu kostspieligen Verzögerungen kommt. Vergessen Sie nicht, sich selbst genügend Zeit für konstruktives Feedback zu geben (und zu erhalten), das zu proaktiven Lösungen führt.

Wie plant man die Arbeitsbelastung eines Teams in 7 Schritten?

Wir haben Ihnen erklärt, was Arbeitslastplanung ist und welche Vorteile sie bietet. Nun ist es an der Zeit, Ihnen den Prozess der Arbeitsplanung Schritt für Schritt zu erläutern.

Hinweis: Sie können diesen Arbeitsplanungsprozess so implementieren, wie er ist, oder ihn an die Bedürfnisse des Projekts oder des Teams anpassen.

1. Planen und priorisieren Sie die Arbeitslast: Beginnen Sie mit einem Überblick

Bevor Sie auf die Details Ihres Arbeitsplans eingehen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick und gewinnen Sie Klarheit. Listen Sie alles auf, was Ihr Team tun muss, um das Projekt abzuschließen, und unterteilen Sie jeden Schritt in klare Aufgaben.

Ihre Liste sollte Folgendes enthalten

• Ziele des Projekts
• Budgetbegrenzungen
• Wichtige Schritte
• Verfügbarkeit von Ressourcen
• Administrative Zeit
• Und für Bonuspunkte, die Entwicklungsziele des Teams

Sie sollten auch den Schwierigkeitsgrad der Aufgaben berücksichtigen. Benötigt eine Aufgabe einen Spezialisten? Haben Sie genügend interne Mitarbeiter, um alle Schritte zu bewältigen, oder benötigen Sie externe Ressourcen wie Freelancer?

Wenn Sie sich einen Überblick über das gesamte Projekt verschaffen, erhalten Sie ein realistischeres Bild davon, was genau involviert ist und welche Ressourcen Sie benötigen, um die Aufgaben gerecht zu verteilen und eine maximale Effizienz zu erreichen.

2. Planung der Arbeitsbelastungskapazität: Überprüfung der Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung des Teams

Da der Umfang des Projekts im Mittelpunkt Ihrer Überlegungen steht, ist es an der Zeit, die Arbeitsbelastung und die Kapazität zu planen. In diesem Stadium müssen Sie die vorhandenen Fähigkeiten jedes Mitglieds des Projektteams bewerten. Dies wird Ihnen helfen, die Arbeitslast und die Verantwortlichkeiten gerecht zu verteilen und sicherzustellen, dass für jede Aufgabe die kompetentesten Personen zur Verfügung stehen.

Pro-Tipp: Sprechen Sie bereits in der Phase der Kapazitätsplanung mit Ihrem Team. Fragen Sie sie, welche Aufgaben in ihrem täglichen oder wöchentlichen Zeitplan enthalten sind. Mit Teambook können Sie ganz einfach das Verfügbarkeitsprofil jedes Teammitglieds abrufen. Arbeiten sie 6 oder 8 Stunden pro Tag? In welcher Zeitzone leben sie? Verwenden Sie diese Informationen dann, um die Gesamtzeit zu berechnen, die jede Person für das Projekt aufwenden kann.

Teambook Beispiel: Mit der Planungsansicht von Teambook können Sie die Verfügbarkeit jeder Ressource sofort sehen. Die Farbcodes ermöglichen es Ihnen, Unter- und Überkapazitäten schnell zu erkennen, was eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast erleichtert.

Um eine Tabelle der „produktiven“ Arbeitsstunden zu erstellen, berücksichtigen Sie Folgendes:

• Urlaub, Mittagessen, Krankheitstage
• Erforderliche Verwaltungszeit
• Es ist an der Zeit, weniger konzentriert zu arbeiten
• Planen Sie Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet.

3. Zuweisung strategischer Aufgaben: Verwenden Sie die 80/20-Regel.

Sie haben nun eine realistische Vorstellung davon, wie viel Zeit Ihr Team für das Projekt aufwenden kann. Aber wie viel von dieser Zeit – wenn man bedenkt, dass das menschliche Gehirn auf konzentrierte Arbeit für etwa 4-5 Stunden pro Tag programmiert ist – sollte für „konzentrierte“ oder „produktive“ Arbeit aufgewendet werden?

Wir schlagen vor, die 80/20-Regel zu befolgen, um einen ungefähren Richtwert zu Beginn des Projekts zu bestimmen, und empfehlen, die Nutzungsraten im Laufe der Projektentwicklung zu überprüfen (wir werden später darauf zurückkommen).

Die 80/20-Regel bedeutet, dass ein Teammitglied nie mehr als 80% seiner Zeit für eine bestimmte Aufgabe verwenden sollte. Die restlichen 20 % sind für administrative Aufgaben (Telefonanrufe, Besprechungen), Leerlaufzeiten oder die Lösung dringender Probleme vorgesehen.

Ein Wort zu den Kompetenzen

Es ist auch wichtig, die Aufgaben mit den Personen zu verbinden, die über die am besten geeigneten Fähigkeiten verfügen. Die Zuordnung der individuellen Talente zu den verfügbaren Stellen verbessert die Klarheit, die Leistung und schafft ein erfüllteres Teamumfeld, da jeder mehr in seine Rolle eingebunden ist.

Beispiel Teambook: Teambooks Filterfunktion nach Fähigkeiten (Tags) ermöglicht es Ihnen, schnell die Ressourcen zu identifizieren, die über das erforderliche Fachwissen für jede Aufgabe verfügen. Durch einfaches Drag-and-Drop können Sie diese Ressourcen dann den entsprechenden Projekten zuweisen.

Wir sind uns auch sicher, dass Sie die Horrorgeschichte „Ihr Frontend-Entwickler soll eine Strategie für soziale Netzwerke erstellen“ lieber vermeiden möchten. Sie wissen es, wir wissen es: schlecht angepasste Fähigkeiten führen zu einer Katastrophe und nicht zum Erfolg.

Bestimmen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe

Nachdem Sie festgelegt haben, wie viel Arbeit Sie zuweisen und wem Sie sie anvertrauen wollen, konzentrieren Sie sich auf die Delegierung der Aufgaben mit der höchsten Priorität. Ein standardisierter Prozess oder Rahmen wird Ihnen helfen, Unsicherheiten zu beseitigen.

Wir empfehlen die Eisenhower-Priorisierungsmatrix, die Sie auffordert, jede neue Aufgabe nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Diese Matrix wird Ihnen helfen, die Prioritäten schnell zu erkennen, besonders wenn alle Aufgaben auf Ihrer Liste Ihr Team überlasten könnten.

Pro-Tipp: Das Zeitmanagement, die Dauer der Aufgabe und die benötigten Ressourcen helfen Ihnen zu bestimmen, ob eine Aufgabe den Quadranten „Erledigen“, „Planen“, „Delegieren“ oder „Eliminieren“ zuzuordnen ist. Nutzen Sie diesen Rahmen, um überschaubare Arbeitsbelastungen zu schaffen, die die Produktivität des Teams fördern und die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz verbessern.

4. Definieren Sie die Erwartungen an die Arbeitsbelastung des Teams: Identifizieren Sie, was „gut genug“ ist.

Bei der Zuweisung von Aufgaben müssen Sie klare Parameter und Erwartungen festlegen. Dies bedeutet, dass Sie angemessene Fristen entsprechend der Arbeitsbelastung festlegen und die Erfolge und Misserfolge jeder Aufgabe identifizieren müssen. Seien Sie realistisch. Ihr Team besteht aus Menschen, nicht aus Robotern.

Um Burnout zu vermeiden, müssen die Zeitpläne potenzielle Fehler, unvorhergesehene Ereignisse und das erforderliche Leistungsniveau berücksichtigen. Wenn Sie Ihre Leistungserwartungen an die Aufgaben festlegen, bestimmen Sie, welche Aufgaben „ausreichend“ sind und welche ein höheres Leistungsniveau erfordern.

Denken Sie daran, dass ein höheres Leistungsniveau = mehr Zeitaufwand bedeutet, also berücksichtigen Sie dies bei der Frist.

5. Erstellen Sie einen flexiblen Arbeitsplan: überprüfen, neu bewerten und gegebenenfalls anpassen.

Wenn der Zeitplan des Projekts fortschreitet, werden Sie bewerten wollen, was funktioniert und was nicht. Auf diese Weise können Sie die Verteilung der Arbeitslast optimieren, um die psychische Gesundheit des Teams, die Erfolgsquote und Ihre Ergebnisse zu unterstützen.

Zögern Sie nicht, Ihr Team während des gesamten Projekts aktiv um Feedback zu bitten. Auf diese Weise erhalten Sie verwertbare Informationen über die Situation. Nutzen Sie diese Informationen, um festzustellen, ob die Teammitglieder derzeit Über- oder Unterkapazitäten haben.

Beispiel Teambook: Mit den Echtzeit-Dashboards von Teambook können Sie die Auslastung Ihres Teams sofort überwachen. Die visuellen Indikatoren warnen Sie, wenn eine Ressource sich ihrer maximalen Kapazität nähert.

Versuchen Sie, eine Teamauslastung von etwa 80% zu erhalten, damit jeder engagiert, geistig gesund und kreativ bleibt und sein Bestes gibt. Eine Rate von über 85% kann zu Fehlern, kostspieligen Verzögerungen und Burnout führen, wodurch die Produktivität verringert wird.

Letztendlich muss sich Ihr Arbeitsbelastungsplan mit dem Projekt entwickeln. Wenn Sie also feststellen, dass ein Teammitglied überlastet ist, können Sie es von einer mit Bleistift geplanten Aufgabe abziehen und seinen Zeitplan frei machen, damit es sich auf eine Aufgabe mit höherer Priorität konzentrieren kann.

6. Verschiedene Ansätze zur Planung von Arbeitslasten: Wählen Sie, was für Sie passt

Jedes Team und jedes Projekt ist anders und Ihr Ansatz zur Planung der Arbeitsbelastung muss dies berücksichtigen. Die Projektmanagement-Methoden helfen Ihnen, die Bedürfnisse des Teams und des Projekts zu erfüllen, indem sie :

• Eine Struktur – zeigt Ihnen, wie Sie die Arbeitsbelastung planen und organisieren können.
• die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf zu verfolgen
• Eine „Geisteshaltung“, die Sie bei der Planung Ihrer Arbeitsabläufe einnehmen sollten

Agile und Kanban sind zwei beliebte Methoden.

Agile Methodik

Starre Projektzeitpläne sind im Prinzip perfekt, aber in der Praxis meist unrealistisch. In der Realität variieren die Projektfristen und -anforderungen je nach Verfügbarkeit von Ressourcen und anderen unvorhergesehenen Ereignissen.

Ein agiler Workflow erkennt an, dass sich ändernde Projektanforderungen auch eine Änderung Ihrer Strategie bedeuten. Bei der Agilität liegt der Schwerpunkt stärker auf Flexibilität und der Planung inkrementeller Entwicklungsschritte. Dieser Ansatz ermöglicht Veränderungen und lässt Ihnen Spielraum, um auf Probleme in letzter Minute zu reagieren.

Agile Infusion: Nehmen Sie eine agile Denkweise an, um Ihre Erwartungen an die Arbeitsbelastung zu definieren. Zielen Sie auf das Minimum an lebensfähigem Produkt ab (dessen Wert mit der Zeit steigt), anstatt ein sofortiges „perfektes“ Ergebnis zu erwarten. Perfektionismus“ kann Sie zu einem anspruchsvollen Chef machen, der sein Team in den Burnout treibt und die Produktivität senkt, anstatt zu einem respektierten Führer, der die Work-Life-Balance fördert.

Kanban-Methodologie

Kanban-Management ist ein visuelles Planungssystem, das darauf abzielt, Verschwendung zu reduzieren, Prozesse kontinuierlich zu verbessern und Projekte voranzutreiben. Kanban verwendet Tabellen und Karten, um den Zeitplan des Projekts und den Fortschritt jeder Aufgabe zu visualisieren. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für das Aufgabenmanagement, das einen klaren Weg für die Delegierung und Überwachung von Aufgaben bietet.

Dies funktioniert folgendermaßen:

1. Unterteilen Sie das Kanban-Board in drei Spalten: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“.
2. Versuchen Sie, die Anzahl der Aufgaben in der mittleren Spalte „In Arbeit“ zu begrenzen und konzentrieren Sie sich auf die offenen Aufgaben in der Spalte „Abgeschlossen“.

Kanban-Integration: Denken Sie bei der Zuweisung von Aufgaben an den Kanban-Ansatz, um das Risiko von Multitasking zu verringern (was die Effizienz beeinträchtigt). Das Befolgen eines Kanban-Rahmens kann Ihnen auch helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, so dass Sie flexibel genug sind, um die Arbeitslast neu zu verteilen, bevor Probleme die Produktivität des Projekts oder das psychische Wohlbefinden Ihres Teams beeinträchtigen.

7. Automatisieren Sie die Arbeitsplanung: Machen Sie sich das Leben mit einer Planungssoftware leichter!

Das Projekt- und Ressourcenmanagement wird durch ein griffbereites Arbeitsbelastungsmanagement-Tool erheblich vereinfacht. Diese Tools zentralisieren den Projektumfang, die Planung der Auslastungskapazität, die Auslastung von Einzelpersonen und Teams, die Verfügbarkeit des Zeitplans, die Zuweisung von Aufgaben und die spezifischen Fähigkeiten.

Beispiel Teambook: Mit Teambook werden all diese Informationen in einer einzigen, intuitiven Schnittstelle zusammengefasst. Die Ressourcenzuweisung erfolgt einfach per Drag & Drop und die Wiederholungsoptionen ermöglichen es, mehrere Buchungen auf einmal zu erfassen.

Wenn diese Informationen leicht verfügbar und in einem einzigen Dashboard zusammengefasst sind, ist es einfach, die Kapazität und den Einsatz der Mitarbeiter in Echtzeit zu verfolgen, den Status der Aufgaben zu überwachen und den Projektkalender zu visualisieren.

Worauf sollten Sie bei der Planung der Arbeitsbelastung achten?

Eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Planungssoftware wird Ihnen helfen, die Arbeitslast besser zu verteilen (und damit die Produktivität zu steigern) und Überlastung zu vermeiden (und damit die psychische Gesundheit Ihres Teams zu schützen). Aber welche spezifischen Funktionen sollten Sie in diesen Tools suchen?

Automatisierte Berechnungen für die Ressourcennutzung und die individuelle Kapazität

Der Zugang zu Daten über die individuellen Kapazitäten und die Nutzung der organisatorischen Ressourcen ermöglicht es Ihnen, fundierte Entscheidungen über die Planung der Arbeitsbelastung zu treffen. Es kann jedoch schwierig sein, diese Indikatoren zu sammeln oder zu verstehen, wenn die Informationen über mehrere Bezugspunkte verteilt sind.

Anstatt überall Tabellenkalkulationen und Google-Dokumente zu haben und dann zu versuchen, diese Zahlen manuell zu berechnen, finden Sie ein Tool zur Verwaltung der Arbeitsbelastung, das diese Zahlen für Sie berechnet.

Beispiel Teambook: Teambook berechnet automatisch die Kapazitäten und Auslastungsgrade Ihrer Ressourcen. Die Farbcodes ermöglichen eine sofortige Visualisierung von Unter- oder Überkapazitäten, was schnelle Entscheidungen zur Optimierung der Arbeitslastverteilung erleichtert.

Neben der automatischen Berechnung sollten Sie auch die Art und Weise der Darstellung der Informationen in Betracht ziehen. Wenn die Indikatoren visuell über ein Dashboard angezeigt werden, ist es einfacher, einen sofortigen Überblick über Warnsignale zu erhalten (wie eine Teamauslastung von 90% oder eine Person, die bis an die Grenze ihrer Leistungsfähigkeit überlastet ist).

Kalenderintegrationen

Die Möglichkeit, Ihre Ressourcenmanagement-Software mit Ihren persönlichen Kalendern zu synchronisieren, beschleunigt die Planung Ihrer Arbeitsbelastung. Selbst bei Telearbeit oder in verschiedenen Zeitzonen sind die Zeitpläne, Standorte und Kapazitäten Ihres Teams an einem Ort sichtbar.

Teambook-Beispiel: Ihre Teammitglieder können ihren Teambook-Planer mit ihrem bevorzugten Kalender synchronisieren und ihn von unterwegs aus einsehen, immer auf dem neuesten Stand. Diese bidirektionale Synchronisation vermeidet Planungskonflikte und sorgt für eine perfekte Übereinstimmung zwischen den Tools.

Ein integrierter Kalender reduziert auch das Risiko von Doppelbelegungen, Über- oder Unterbelegung von Arbeitsplätzen und die Eile, in letzter Minute Ressourcen zu finden. All dies in einem einzigen Hauptkalender zu haben, ist viel einfacher, als zwischen mehreren Kalendern, Google-Tabellen und Anwendungen (die möglicherweise mit veralteten Informationen gefüllt sind) zu arbeiten.

Ein Kompetenztagebuch

Ein Ressourcenmanagement-Tool mit einem Kompetenzjournal bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis. Ein Kompetenzprotokoll ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt einzubeziehen. Sie können Ihr Team sogar bitten, seine Fähigkeiten (oder Kompetenzen) bereits zu Beginn des Arbeitsplanungsprozesses einzutragen, damit Sie von Beginn des Projekts an einen klareren Überblick über die Situation haben.

Beispiel Teambook: Mit Teambook können Sie Ihre Ressourcen bei der Planung nach Fähigkeiten filtern. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell die qualifiziertesten Mitarbeiter für jede Aufgabe zu identifizieren und so die Zuweisung von Ressourcen anhand der verfügbaren Fachkenntnisse zu optimieren.

Sie können dann die Personen identifizieren, die für die Aufgaben und Unteraufgaben am besten geeignet sind, basierend auf ihrer Erfahrung und ihren Spezialisierungen. Wenn Ihre Software auch Kapazitäts- und Auslastungsberechnungen sowie Kalenderintegrationen enthält, können Sie Aufgaben auf der Grundlage von Fachwissen und Verfügbarkeit zuweisen, indem Sie nach diesen beiden Aspekten filtern.

Urlaubsgeld in Projektpläne integrieren

Die Planung der Arbeitsbelastung kann komplex sein. Es sind viele Elemente involviert und es kann schwierig sein, einen genauen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams zu erhalten. Ein Arbeitsplanungswerkzeug, das Urlaub in Ihre Projektpläne integrieren kann, erleichtert es, den Überblick über Urlaub und andere Unterbrechungen Ihres Teams zu behalten.

Beispiel Teambook: Teambook erleichtert die Verwaltung von Urlaub mit individuellen Filteroptionen. Sie können problemlos Urlaub für mehrere Ressourcen gleichzeitig hinzufügen, z.B. um einen nationalen Feiertag oder einen Teamurlaub zu planen.

Die Möglichkeit, individuelle Urlaube zu berücksichtigen und zu planen, ist ein ausgezeichneter Ausgangspunkt. Aber Urlaub für mehrere Teammitglieder gleichzeitig über eine personalisierte Filterung zu planen, ist eine echte Revolution, besonders wenn Sie ein internationales Team haben.

Anwendungsfall: Angenommen, Sie müssen einen Feiertag (wie Thanksgiving) für alle Ihre Mitarbeiter in den USA reservieren. Die Anwendung eines Filters, um mehrere Urlaubstage gleichzeitig zu buchen, ist ideal. Aber vielleicht müssen Sie auch die europäischen Mitarbeiter von diesem Feiertag ausschließen.

Verwaltung von Überbuchungen

Wenn eine Ressource bereits überbucht ist, können Sie Überstunden verwenden, um zusätzliche Zeit zu signalisieren, während Sie gleichzeitig einen klaren Überblick über die tatsächliche Arbeitsbelastung behalten.

Pro-Tipp: Durch eine klare Übersicht können Sie Mikromanagement (z.B. übermäßiges Befragen des Teams nach seinem Zeitplan) vermeiden, das oft zu einer schlechten psychischen Gesundheit und einer niedrigen Moral führt.

Einige Überlegungen zur Planung der Arbeitsbelastung

Globale und realistische Sicht

Planen Sie von Anfang an Urlaub (oder Arbeitsperioden), Feiertage, Krankheitstage, Verwaltungsaufgaben, Zeit für Kreativität und Spielraum für menschliches Versagen oder unvorhergesehene Umstände im Zeitplan Ihres Projekts ein.

Profi-Tipp: Vergessen Sie nicht, die Kompetenzen (und damit die Ressourcen) zu berücksichtigen, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind.

Achten Sie auf Doppelbelegungen von Ressourcen und auf Über- oder Unterbelegung von Arbeit. Eine schlechte Planung kann dazu führen, dass Sie Ressourcen in letzter Minute finden müssen und unrealistische Erwartungen hinsichtlich der Arbeitsbelastung Ihres Teams wecken.

Pro-Tipp: Denken Sie daran, einen Hauptkalender zu erstellen, in dem die Zeitpläne aller Teammitglieder zusammengefasst sind. Vergessen Sie nicht, Ihr Team zu bitten, die Zeitpläne während des gesamten Projekts auf dem neuesten Stand zu halten.

Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben

Vermeiden Sie Burnout, verbessern Sie die Work-Life-Balance und bewältigen Sie Stress am Arbeitsplatz, indem Sie Arbeit und Verantwortung gerecht auf Ihr Team verteilen.

Pro-Tipp: Eine Auslastung der Teamressourcen von über 80% ist ein Auslöser, um die Arbeitspläne zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen. Wenn ein Teammitglied eine Produktivität von über 90% erreicht, kann dies auf eine unangemessene Arbeitsbelastung hindeuten. Wenn eine Person mit den gleichen Fähigkeiten noch Kapazitäten hat, ist es an der Zeit, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten neu zu verteilen!

Berücksichtigung von Remote-Teams

Die Planung, Terminierung und Förderung des Gleichgewichts zwischen Berufs- und Privatleben (und allem, was dazwischen liegt) kann in einer Fernarbeitsumgebung schwieriger werden.

Wenn Sie etwas tun können, das die Situation bei der Verwaltung Ihres Remote-Team-Projekts verändert, dann ist es, Ihr Vertrauen in die Arbeitsfähigkeiten Ihres Teams trotz geringerer Sichtbarkeit und Transparenz der Mitarbeiter zu zeigen.

Pro-Tipp: Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern auch auf Distanz, aber erleichtern Sie die gute Zusammenarbeit mit geeigneten Werkzeugen.