Ihr Leitfaden für die Personalplanungsprozesse mit Teambook

Ihre Mitarbeiter sind das Herzstück Ihres Unternehmens. Und wie die Auswirkungen eines Erdbebens sind die Folgen einer schlechten Personalplanung in der gesamten Organisation spürbar: verpasste Termine, gestresste Mitarbeiter und unzufriedene Kunden.

Ein Personalplanungsprozess kann diesen Problemen vorbeugen, indem er Unternehmen dabei hilft, ihren Personalbedarf und die Kundennachfrage zu antizipieren und auszugleichen. Kurz gesagt, Sie brauchen eine ausreichende Deckung für die Projekte, die Sie geplant haben.

Eine effektive Personalplanung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihr Bestes zu geben und gleichzeitig das Wachstum und die Rentabilität des Unternehmens zu fördern. Vorausschauende Planung bedeutet, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben zur Verfügung stehen. Darüber hinaus haben Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsbelastung und Termine unter Kontrolle, wodurch sie sich entspannt fühlen und motiviert sind, ihr Bestes zu geben. Dies steigert die Produktivität und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Was ist ein Personalplanungsprozess?

Personalplanung bedeutet, Ihren Personalbedarf zu analysieren und dessen Deckung zu antizipieren. Sie umfasst die Bewertung Ihrer derzeitigen Belegschaft, ihrer Schlüsselkompetenzen, Ihres Einstellungsbudgets und Ihrer Wachstumspläne, um den zukünftigen Bedarf im Hinblick auf Ihre Unternehmensziele genau vorherzusagen.

Das Hauptziel des Personalmanagements ist es, sicherzustellen, dass Sie über die richtige Anzahl von Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Durch den strategischen Einsatz der Talente in Ihrer Organisation erzielen Sie den höchsten Return on Investment.

Wenn Ihre Projektpipeline beispielsweise 20 Designprojekte und zwei Anwendungsinfrastrukturprojekte umfasst, werden Sie mehr Arbeitsstunden von den Designern als von den Entwicklern benötigen.

Aber eine Person in einer Schlüsselposition könnte sich während Ihres Projekts in Elternurlaub befinden oder einen geplanten Urlaub haben. In einem anderen Szenario benötigen Sie vielleicht neue Fähigkeiten für ein Projekt und müssen eine Person mit diesen Fähigkeiten einstellen, einen Freiberufler beauftragen oder einen vorhandenen Mitarbeiter schulen. Eine frühzeitige Planung ermöglicht es Ihrer Personalabteilung, Qualifikationslücken zu identifizieren, um effektiv auf die Bedürfnisse eines Projekts reagieren zu können.

Ohne eine strategische Personalplanung sind die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens in Schwierigkeiten: Sie riskieren, die Einstellungsbudgets zu überschreiten oder die falschen Leute einzustellen, bestehende Teammitglieder zu erschöpfen oder das Vertrauen der Kunden zu verlieren, weil Sie nicht in der Lage sind, sich an die Nachfrage anzupassen.

Kundenempfehlung

„Mit der Teambook-Software haben wir einen besseren Überblick über unsere tägliche Planung. Es ist ein großartiges und einfach zu bedienendes Werkzeug“.

Bertrand Carcel – Direktor, Infologo

5 Schritte für eine strategische Personalplanung

Ein schrittweiser Ansatz in Ihrem HR-Planungsprozess ist der Schlüssel, um Ihren Personalbedarf angemessen zu decken und Ihr eisernes Dreieck (Budget, Umfang und Zeitrahmen) im Gleichgewicht zu halten.

Schritt 1: Bewerten Sie Ihre organisatorischen Ziele und Pläne

Eine gründliche Analyse der organisatorischen Ziele und Wachstumspläne hilft Ihnen, die Ausrichtung des Unternehmens zu verstehen. Dies ermöglicht es Ihnen, Personalinitiativen zu definieren, die auf die allgemeinen Unternehmensziele abgestimmt sind und zu einer höheren Rentabilität führen.

Idealerweise beantwortet Ihre Bewertung diese Fragen:

• Was sind die Ziele des Unternehmens für das nächste Quartal oder Jahr?
• Welche spezifischen Fähigkeiten und Aufgaben sind erforderlich, um die Ziele zu erreichen?
• Welche Rollen werden im Vordergrund stehen, um die Ziele des Unternehmens voranzutreiben?
• Berücksichtigen die Personalpläne die vorhandenen Talente und die Ausbildung oder wird etwas anderes benötigt?

Schritt 2: Bewerten Sie die Fähigkeiten der Mitarbeiter

Um mit der Personalplanung zu beginnen, müssen Sie sich einen vollständigen Überblick über Ihren aktuellen Talentpool verschaffen. Häufig wissen die Personalverantwortlichen nicht, welche Fähigkeiten die Mitarbeiter besitzen, die sie aber nicht in ihren aktuellen Funktionen nutzen. Dies bedeutet eine Verschwendung Ihres vorhandenen institutionellen Wissens und damit auch der Budgets, die Sie in die Ausbildung und Einstellung neuer Mitarbeiter investieren.

Eine wichtige Aufgabe hierbei ist die Erstellung eines Qualifikationsinventars für jeden Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, um die Talente, die Sie so hart angestellt und entwickelt haben, optimal zu nutzen.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, jeden Mitarbeiter nach seinen Fähigkeiten, Zertifizierungen und Erfahrungen zu befragen. In größeren Unternehmen könnte dies darin bestehen, dass die derzeitigen Mitarbeiter einen Fragebogen erhalten und gebeten werden, ihre Fähigkeiten und Erfahrungen aufzulisten, was dann auf die Bedürfnisse des Unternehmens angewendet werden kann.

Mit einem Ressourcenmanagement-Tool wie Teambook können Sie ganz einfach benutzerdefinierte Tags verwalten und so schnell eine aktuelle Liste der wichtigsten Talente zusammenstellen. Sie können dann sowohl Ihre Planung als auch die Berichte nach Kompetenzen filtern.

Wenn Sie nicht über ein solches Instrument verfügen, können auch Leistungsbeurteilungen oder Berichte von Managern Aufschluss über die Fähigkeiten und das Fachwissen eines jeden Mitarbeiters geben. Sie werden Ihnen in der Regel die Bereiche nennen, in denen der Mitarbeiter besonders gut ist, sowie einige seiner Eigenschaften, wie z.B. seine Fähigkeit, Zeit zu managen oder Teams zu leiten.

Betrachten Sie im Rahmen Ihrer Beurteilung die aktuellen Aufgaben jeder Position sowie die Fähigkeit und Erfahrung jedes Mitarbeiters, diese zu erfüllen. Wenn Ihr Kundenservice beispielsweise für die Beantwortung von Serviceanfragen zuständig ist, wie viele Anfragen können sie im Durchschnitt pro Tag bearbeiten?

Schritt 3: Planen Sie Ihren zukünftigen HR-Bedarf

Sie müssen die Auswirkungen des Unternehmenswachstums auf die Anforderungen jeder Stelle antizipieren. Sie wollen nicht, dass Ihre Mitarbeiter überlastet sind und regelmäßig Überstunden machen.

Mit Hilfe der Kapazitätsplanung können Sie beurteilen, ob Ihre Mitarbeiter über genügend Stunden verfügen, um neue Aufgaben zu übernehmen. Dies ermöglicht Ihnen, realistische Wachstumspläne zu entwickeln und bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Die Arbeitsbelastung ist überschaubar und die Mitarbeiter sind in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit in der vorgegebenen Zeit zu leisten.

Ihre Prognosen müssen sowohl das Angebot als auch die Nachfrage abdecken. Die Prognose des zukünftigen Bedarfs ermöglicht es Ihnen, mögliche Personalengpässe zu identifizieren und zu entscheiden, ob Sie Ihre Gesamtbelegschaft durch Neueinstellungen erhöhen, die Nutzung Ihrer bestehenden Personalressourcen optimieren oder Ihre derzeitigen Mitarbeiter weiterbilden sollten. Wenn keine dieser Optionen praktikabel ist, müssen Sie möglicherweise andere Quellen für Fachwissen in Betracht ziehen, wie z.B. die Inanspruchnahme von Dienstleistern.

Indem Sie die Nachfrage antizipieren, können Sie aktuelle Lücken innerhalb des Unternehmens identifizieren. Ein Ressourcenmanagement-Tool kann Ihnen dabei helfen, Urlaubszeiten, Pensionierungen, potenzielle Krankheitstage und flexible Arbeitszeiten zu erfassen, um zu vermeiden, dass Sie Mitarbeiter zu Zeiten einsetzen müssen, die nicht verfügbar sind.

Es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, da bestimmte Fähigkeiten in den Unternehmen sehr gefragt sind und schwer zu bekommen sein können. Beispielsweise sind bestimmte IT-Profile dafür bekannt, dass sie bei der Einstellung sehr wettbewerbsfähig sind. Indem Sie diese Kriterien antizipieren, können Sie frühzeitig mit der Suche beginnen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Personen mit diesen Fähigkeiten attraktive Angebote unterbreitet.

Schritt 4: Verfeinern Sie Ihre Strategien zur Talententwicklung

Die Talententwicklung ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalplanungsprozesses, da die Schulung des vorhandenen Personals einfacher und kostengünstiger ist als die Einstellung neuer Mitarbeiter. Es ist effektiver, Mitarbeiter zu binden, die bereits mit dem Unternehmen und dem Produkt vertraut sind. Andererseits ist es schwierig, neue Talente zu finden, insbesondere angesichts des Mangels an Talenten, mit dem die Geschäftswelt konfrontiert ist.

Die Entwicklung der Mitarbeiter ist nicht nur für das Unternehmen von Vorteil, sondern auch für die Moral der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie sehen, dass das Unternehmen in ihre Karriere investiert. Weiterbildung, Peer-Feedback und Nachfolgeplanung sind wesentliche Bestandteile einer Talententwicklungsstrategie.

Haben Sie für jede kritische Rolle andere Personen, die sie ersetzen könnten? Wenn jemand in eine Führungsposition befördert wird, wer würde dann seine Nachfolge antreten? Bleiben dadurch am unteren Ende der Karriereleiter Positionen frei?

Talententwicklungspläne sind am effektivsten, wenn sie kollaborativ sind, klar definierte Wachstumsschritte aufweisen und Ziele und Schlüsselergebnisse (OKR) beinhalten. Ihr Talentaktionsplan sollte Folgendes beinhalten: Schulungspläne für bestehende Mitarbeiter, Stellenbeschreibungen für jede Rolle, Einstellungspläne für jede Position und Integrationspläne für neue Mitarbeiter.

Es ist wichtig, für jeden Plan klare Etappen festzulegen. Wenn z.B. der Ausbildungsplan eines Mitarbeiters die Beherrschung einer bestimmten Fähigkeit oder das Erlernen einer neuen Technologie vorsieht, was ist erforderlich, um dies zu erreichen? Welche Ressourcen werden benötigt und wer muss diese genehmigen?

Schritt 5: Überprüfen und bewerten Sie Ihren Aktionsplan

Um effektiv zu sein, muss die Personalplanung ein kontinuierlicher Prozess sein, der ständig die Anzahl der Mitarbeiter, die Arbeitsbelastung und die Ziele des Unternehmens berücksichtigt. Es ist wichtig, neu zu bewerten und zu bestimmen, ob Sie Ihr Humankapital optimal nutzen. Sind Sie in der Lage, Ihre betrieblichen Ziele zu erreichen oder gibt es noch Lücken? Sind Probleme aufgetreten, die eine Anpassung des Plans erforderlich machen könnten?

Sie können dann die Ergebnisse der Bewertung nutzen, um Ihre zukünftige Planung zu leiten und den Prozess zu iterieren.

Mit einem soliden Personalplanungsprozess können Sie :

Wenn sie gut durchgeführt wird, bietet eine effektive Personalplanung Organisationen entscheidende Vorteile, indem sie ihnen hilft, durch einen standardisierten Prozess proaktiv zu sein. Darüber hinaus fördert sie das Engagement der Mitarbeiter, die Entwicklung von Talenten und die Rentabilität des Unternehmens.

1. Vorbereitung auf die Zukunft durch vorausschauende Planung

Wenn eine Organisation erkennt, dass sie eine bestimmte Humanressource sofort benötigt, befindet sie sich in einer reaktiven Situation. Dies kann zu übereilten Einstellungsprozessen und möglicherweise zu Schwierigkeiten führen, die ideale Person für die Stelle zu finden.

Ein Personalplanungssystem hilft Ihnen, einen Schritt voraus zu sein. Sie können proaktiv nach Kandidaten suchen, bevor ein dringendes Bedarfsniveau erreicht wird. Oder Sie können sicherstellen, dass Ihre derzeitigen Mitarbeiter frühzeitig geschult werden. Das ist ein Vorteil!

2. Ein standardisiertes System einrichten

Einer der Vorteile eines Plans ist, dass er es Ihnen ermöglicht, Ihren Ansatz zu standardisieren. Durch die Standardisierung schaffen Sie einen wiederholbaren Prozess: Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn eine neue Ressource benötigt wird. Dies stellt auch sicher, dass die Ergebnisse der Personalbeschaffung einheitlich sind, sowohl in Bezug auf die Qualität der neuen Mitarbeiter als auch auf die Geschwindigkeit des Prozesses.

3. Aufrechterhaltung des Engagements der derzeitigen Mitarbeiter

Die Personalplanung motiviert die derzeitigen Mitarbeiter und hat einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur. Ein Ausbildungsplan gibt ihnen eine klare Vorstellung von ihrer Karriere und zeigt, dass das Unternehmen bereit ist, zu investieren. Dokumentierte Pläne sind sinnvoll, da sie transparent sind und ein Engagement zeigen: keine vagen Versprechungen von Aus- oder Weiterbildung, die nicht umgesetzt werden.

Ein weiterer Vorteil in Bezug auf das Engagement liegt darin, dass die Personalplanung sicherstellt, dass Ihre derzeitigen Mitarbeiter nicht überlastet werden, während sie gleichzeitig versucht, die Ressourcenlücken zu schließen. Menschen sind glücklicher, wenn sie sich nicht überlastet fühlen.

4. Im Kampf um Talente wettbewerbsfähig bleiben

Unternehmen mit einem robusten Personalplanungssystem sind denjenigen ohne ein solches System einen Schritt voraus. Während andere sich bemühen, ihre Bedürfnisse zu erfüllen, können HR-Fachleute mit einem vorhandenen Plan den Einstellungsprozess frühzeitig einleiten und wissen, wie sie die besten Talente für sich gewinnen können.

Für einige Schlüsselpositionen ist dies von entscheidender Bedeutung. Der Wettlauf um Talente ist ein bekanntes Thema in vielen Fachbereichen. Vorsprung zu haben bedeutet, zu wissen, wo man diese Talente finden und wie man sie integrieren kann.

5. Hochwertige Arbeit liefern und die Mitarbeiter bei Laune halten

Bei der Personalplanung geht es darum, die richtigen Talente zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben. Projekte werden innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets abgeschlossen, wenn die richtigen Ressourcen verfügbar sind. Große Aufträge werden gewonnen, die Betriebsabläufe funktionieren reibungslos und die Unternehmen können wachsen.

Letztendlich ist die Personalplanung gut für Ihre finanziellen Ergebnisse!

Nutzen Sie die Technologie für Ihren Personalplanungsprozess

Obwohl die Personalplanung ein zeitraubender Prozess sein kann, lohnt er sich. Unternehmen, die den Einsatz ihrer wertvollen Humanressourcen optimieren, haben in der Regel einen Wettbewerbsvorteil.

Es geht um die Rationalisierung Ihrer Betriebsabläufe und die Deckung Ihres gesamten Bedarfs an Fähigkeiten und Talenten, wo auch immer diese auftreten. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies einen erfüllenden Arbeitsplatz, an dem ihre Talente geschätzt werden und ihre Arbeitsbelastung gerecht verteilt wird.

Die richtige Software zur Personalplanung und -prognose kann die Arbeitsbelastung von Projektmanagern verringern. Finden Sie heraus, wie wir den Prozess der Ressourcenplanung mit Teambook vereinfachen können.