Kompetenzmanagement: Unser Leitfaden für den Einstieg

Kompetenzmanagement ist heutzutage für den Erfolg eines jeden Dienstleistungsunternehmens von entscheidender Bedeutung. Doch was ist Kompetenzmanagement und wie können Sie die Talente Ihrer Mitarbeiter konkret abbilden?

Die weltweite Pandemie von Covid-19 hat die Unternehmenslandschaft auf den Kopf gestellt. Laut McKinsey sehen sich derzeit 50 % der Unternehmensleiter mit Problemen konfrontiert, die auf einen unvorhergesehenen Mangel an Kompetenzen zurückzuführen sind. Es ist nun von entscheidender Bedeutung, das Kompetenzmanagement zu verbessern, um Möglichkeiten zur Umschulung und Verbesserung von Kompetenzen zu erkennen und die Rentabilität des Unternehmens zu erhalten.

Aber wo soll man anfangen? Unser umfassender Leitfaden beantwortet diese und viele andere Fragen.

Was ist Kompetenzmanagement?

Der Prozess, die Talente Ihrer Mitarbeiter zu klassifizieren und sie auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen, wird als Kompetenzmanagement bezeichnet. Er ist für die Kapazitätsplanung und das Ressourcenmanagement von entscheidender Bedeutung.

Warum ist Kompetenzmanagement entscheidend?

Das Kompetenzmanagement ist sowohl aus operativer als auch aus strategischer Sicht von entscheidender Bedeutung, da es eine hohe Leistungsfähigkeit heute und in der Zukunft fördert.

Strategisches Kompetenzmanagement ist zukunftsorientiert. Wenn Ihre Methode des Kompetenzmanagements erfolgreich ist, wird Ihr Unternehmen über das richtige Talentprofil für seinen zukünftigen Weg verfügen. Sie werden wissen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen für die aktuelle Position erforderlich sind und welche nicht mehr benötigt werden. Durch eine vorausschauende Planung können Sie das Personal erwerben und einstellen, das Sie benötigen, um die langfristigen strategischen Ziele zu erreichen.

Warum ist das Kompetenzmanagement in der modernen Welt von entscheidender Bedeutung?

Das Kompetenzmanagement ist umso entscheidender, wenn Organisationen mit Schwierigkeiten konfrontiert sind:

• Eine weltwirtschaftliche Erschütterung und Druck auf die Gewinnspannen der Unternehmen
• Beispiellose Änderungen der Arbeitsverfahren
• Schwierigkeiten, außergewöhnliche Talente zu finden und zu halten
• Durchbrüche und Fortschritte in der digitalen Technologie, insbesondere in der KI und der Automatisierung.

Viele dieser Hindernisse können Sie überwinden, indem Sie Ihr organisatorisches Kompetenzprofil im Voraus planen und kontrollieren. Zum Beispiel, indem Sie :

• Bindung der Mitarbeiter durch Karriereförderung und Ausbildung
• Personal aufrüsten für die Arbeitskräfte von morgen
• Erhöhung der Kapitalrendite Ihrer Ressourcen

Betrachten wir die Vorteile des Talentmanagements im Rahmen des Personalmanagements.

Die Vorteile des Kompetenzmanagements

Die Vorteile des Kompetenzmanagements sind zahlreich. Hier sind nur einige davon:

1. Das Kompetenzvakuum füllen

Die enormen finanziellen Auswirkungen eines Kompetenzmangels wurden bereits oben erwähnt. Die Diskrepanz zwischen der Gesamtheit der Kompetenzen einer Person und dem, was für eine Stelle benötigt wird, ist auf individueller Basis als „Kompetenzlücke“ bekannt. Es handelt sich dabei um die Lücke zwischen der Gesamtzahl der Kompetenzen, die Ihr Unternehmen besitzt, und den Kompetenzen, die es benötigt.

Um eine Chance zu haben, die Kompetenzlücke in Ihrem Unternehmen zu schließen, müssen Sie sie identifizieren. Sie können mithilfe eines Kompetenzmanagementansatzes beurteilen, über welche Kompetenzen Sie verfügen und welche Sie benötigen, und dann eine Strategie zur Schließung der Kompetenzlücke entwickeln.

Eine Möglichkeit, die Qualifikationslücke zu schließen, besteht darin, interne Schulungsprogramme einzurichten, neue Mitarbeiter einzustellen, die über die Talente verfügen, die Sie nicht haben, oder unabhängige Auftragnehmer zu beauftragen, um vorübergehende Lücken zu schließen.

Die Umschulung der derzeitigen Arbeitskräfte, um Qualifikationsdefizite zu beheben, hat nach Ansicht von 64 % der Fachkräfte im Bereich Forschung und Entwicklung höchste Priorität (LinkedIn).

2. Sich an Veränderungen anpassen

Forrester prognostiziert, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz bis 2030 80 % aller Berufe verändern oder beeinflussen werden. Durch Innovation und Digitalisierung verändert sich die Welt schneller als je zuvor. Auch Unternehmen müssen sich anpassen, ebenso wie ihre Mitarbeiter.Wie gut Ihr Team auf dieses sich verändernde Umfeld vorbereitet ist, lässt sich mithilfe des Kompetenzmanagements genau beurteilen. Dieses hilft Ihnen auch dabei, festzustellen, welche neuen Fähigkeiten Ihr Team benötigt und wie lange es brauchen wird, um sie zu erlernen, bevor es sie in Ihrem Unternehmen einsetzen kann.

Da sich die Welt sehr schnell verändert, ist das Kompetenzmanagement eine ständige Anstrengung. Sie müssen die Kompetenzen Ihrer Arbeitnehmer ständig bewerten und sie an die neuesten Fortschritte in Ihrer Branche anpassen. Auf diese Weise erzielen Sie einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und werden agiler und reaktionsfähiger.

3. Erfüllen Sie die Anforderungen an die Ausbildung

Der Ansatz des Kompetenzmanagements schließt die Ermittlung des Ausbildungsbedarfs als eines seiner Ziele ein. Die Schulung von Mitarbeitern ist eine der besten Ausgaben, die Sie tätigen können. Sie werden zu immer nützlicheren Mitgliedern Ihres Teams und erwerben Erfahrungen und Fachwissen, die sie sofort in ihrer Karriere einsetzen können. Außerdem profitieren Sie von einem höheren Engagement, mehr Kreativität und einer höheren Produktivität.

Interne Schulungen sind oft erschwinglicher als die Einstellung neuer, erfahrener Mitarbeiter. Außerdem gibt es für qualifizierte Mitarbeiter keine Lernkurve wie für neue Mitarbeiter, da sie bereits mit den Abläufen in Ihrem Unternehmen vertraut sind. Wenn Sie außerdem Personal einstellen müssen, um eine Qualifikationslücke zu schließen, kann es Ihnen helfen, die besten Talente für sich zu gewinnen, wenn Sie den Ruf haben, hervorragende Schulungsprogramme anzubieten.

4. Optimieren Sie die Nutzung von Ressourcen

Mithilfe des Kompetenzmanagements kann Ihr Projektleiter die richtige Person zur richtigen Zeit für die richtige Arbeit einsetzen. Das ist eine gute Nachricht für die Ergebnisse des Projekts, denn eine Person mit den richtigen Talenten wird die Aufgabe effizient erledigen. Sie muss sich keine Sorgen über eine Lernkurve machen und wird das Projekt daher schnell abschließen. Dadurch bleiben die Projekte auf einem hohen Niveau und die Fristen werden eingehalten.

Aber es ist auch eine gute Nachricht für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie können zeigen, dass Sie die Fähigkeiten und Qualitäten einer Person schätzen, indem Sie ihr Aufgaben übertragen, bei denen ihre Fähigkeiten gefragt sind. Außerdem geben Sie ihm die Möglichkeit, zu glänzen und seine besonderen Kenntnisse einzusetzen, um einen bedeutenden Beitrag zu leisten.

Es erscheint logisch, die Menschen manchmal dazu zu drängen, neue Fähigkeiten zu erlernen. Dies ist auch eine Komponente des Kompetenzmanagements. Sie könnten z. B. Personen ermitteln, die Java auf einem mittleren Niveau verwenden, und ihnen eine Aufgabe geben, die sie dazu veranlasst, ein höheres Kompetenzniveau zu erreichen.

Project Resource Management Software wie Teambook wird Ihnen helfen, die Nutzung Ihrer Ressourcen und damit Ihrer Fähigkeiten zu optimieren. Zum Wohle Ihrer Teams und auch Ihrer finanziellen Leistung.

5. Geringere Fluktuation unter den Angestellten

Die Bedeutung der Kompetenzentwicklung für Arbeitnehmer mag Sie überraschen: Laut einer Degreed-Umfrage unter Arbeitnehmern glauben 46 % der Arbeitnehmer, dass bis 2024 ihre derzeitigen Fähigkeiten veraltet sein werden. Allerdings gaben nur 34 % der von MIT/Deloitte befragten Arbeitnehmer an, dass sie durch die von ihrem Unternehmen angebotenen Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung ermutigt werden.

Diese Unzufriedenheit und – zugegebenermaßen – Zukunftsangst können die Moral der Mitarbeiter untergraben und sie dazu bringen, nach besseren Möglichkeiten zu suchen.

Umgekehrt kann die Schulung der Fähigkeiten des Unterstützungspersonals zur Mitarbeiterbindung und zur Verringerung der Fluktuation beitragen. Sie zeigt Ihren Arbeitnehmern, dass Sie sie wertschätzen, ihre Beiträge respektieren und glauben, dass sie eine gute Zukunft in Ihrem Unternehmen haben.

Mitarbeiter, die die Möglichkeit haben, sich beruflich weiterzuentwickeln, fühlen sich in ihrer Rolle erfüllter und engagieren sich stärker für Ihr Unternehmen. Mitarbeiter bleiben eher länger in Ihrem Unternehmen, wenn sie das Gefühl haben, sich in ihrer Rolle weiterentwickeln zu können, was insgesamt die Fluktuationsrate senkt.

6. Wissen, wen man wann einstellt

Die strategische Kapazitäts- und Ressourcenplanung stützt sich auf Verfahren des Kompetenzmanagements. Sie lenken die Aufmerksamkeit auf die Fähigkeiten, die ständig gefragt sind, und auf die, die immer weniger gefragt sind. Um zukünftige Erfolge zu sichern, ermöglicht dies den Führungskräften, Entscheidungen zu treffen, die auf Daten darüber basieren, welche Stellen und Talente besetzt werden müssen.

Auf persönlicher Ebene ist es einfacher, jemanden zu ersetzen, wenn man seine Fähigkeiten genau kennt. Egal, ob ein Mitarbeiter krank ist, in Elternzeit geht oder das Unternehmen verlässt, das Kompetenzmanagement wird Ihnen helfen, neue Talente zu finden. So erhalten Sie die Kontinuität der Organisation und halten Fristen ein. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie eine Stelle suchen, die sehr technisch ist oder Spezialwissen erfordert.

Das Modul Kapazitätsmanagement, das  Teambook anbietet, bietet Ihnen eine mittelfristige Sicht (6 Monate bis 2 Jahre), die es Ihnen ermöglicht, auf einen Blick die Belastungen und den Bedarf an Mitarbeitern zu visualisieren. Diese faktischen Informationen können somit als Grundlage für eine gezielte Einstellungsstrategie dienen, die sich an den für die Durchführung zukünftiger Projekte erforderlichen Kompetenzen orientiert.

Die Schwierigkeiten des Kompetenzmanagements

Sie kennen nun die Vorteile, aber wie sieht es mit den Schwierigkeiten aus? Wenn das Kompetenzmanagement einfach zu verstehen wäre oder ein Standardverfahren in allen Unternehmen wäre, hätten wir dieses Handbuch nicht schreiben müssen. Worin besteht also das Problem?

Umfang des Teams

Die Verwaltung von Fähigkeiten ist in einem kleinen Team nicht allzu schwierig. Es ist recht einfach, den Überblick über die vielen Fähigkeiten zu behalten, die Ihre Mitarbeiter besitzen, wenn Sie ein kleines Team haben. Sie können gedanklich festhalten, wer was kann. Sie können auch eine einfache Tracking-Methode verwenden, wie z. B. das Führen eines Arbeitsblatts.

Fern-, flexible und hybride Arbeit

Die Kombination von Fernarbeit und hybrider Arbeit ist zusätzlich komplex. Kollegen, die Sie früher täglich gesehen haben und mit denen Sie täglich zu tun hatten, begegnen sich heute vielleicht nicht einmal mehr. Das macht es nicht nur schwieriger, ihre Fähigkeiten zu erkennen, sondern bedeutet auch, dass sie vielleicht nicht die ersten sind, an die man bei der Zuweisung von Ressourcen denkt.

Die Verwendung einer Software zur Verwaltung von Kompetenzen kann in dieser Situation sehr vorteilhaft sein. Sie bietet einen einzigen, zentralen Ort, an dem Sie alle Ihre Ressourcen und deren Kompetenzstufen verfolgen können. Das bedeutet, dass Sie die Talente der Mitarbeiter leicht durchsuchen und filtern können, um den idealen Kandidaten für jede Stelle zu entdecken, auch wenn Ihr Unternehmen Tausende von Mitarbeitern auf der ganzen Welt beschäftigt.

Tools für das Kompetenzmanagement bieten Vorteile

Ressourcenverwaltungssoftware wie Teambook enthält oft integrierte Funktionen zur Verwaltung von Kompetenzen. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sind, die Fähigkeiten der Mitarbeiter neben anderen wichtigen Daten wie Verfügbarkeit, Produktivität und Kosten für das Unternehmen zu visualisieren.

Mit diesem Wissen können Sie Aufgaben intelligenter verteilen und unangenehme Schocks vermeiden. Beispielsweise wird Ihre erste Wahl bald in Rente gehen, nicht genug Arbeit haben oder nicht in Ihr Budget passen.

Darüber hinaus können Sie Ressourcen direkt aus Ihrem Projektplan in eine Ressourcenverwaltungssoftware ziehen, die ihnen sofort Aufgaben zuweist. Die Software beschränkt sich nicht auf das Management von operativen Fähigkeiten. Sie ermöglichen auch das Management von strategischen Talenten.

Die Szenarioplanung wird auch von einigen Ressourcenverwaltungssystemen unterstützt. Dies ist der Zeitpunkt, an dem verschiedene Szenarien (z. B. Kombinationen möglicher Projekte oder unterschiedliches Personal, das an diesen Projekten arbeitet) simuliert werden, um die Auswirkungen auf Termine, Finanzen, Rentabilität und andere Faktoren zu verstehen.

Ist das etwas, was Ihre Tabellenkalkulation kann? Nicht sicher

Wie kann man einen funktionierenden Talentmanagementprozess einführen?

Der Prozess des Kompetenzmanagements umfasst die Verwendung von Werkzeugen und Verfahren, um die Kompetenzen der Teammitglieder bei der Arbeit an Projekten zu ermitteln, zu bewerten, zu verbessern und zu verwalten. So verfügen Sie über eine Strategie für jedes Talent, das ein Teammitglied zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen könnte.

Anwerbung, Auswahl und Entwicklung werden alle durch den komplexen und integrierten Prozess des Kompetenzmanagements abgedeckt, der ein wesentlicher Bestandteil der Personalfunktion ist. Sie müssen wissen, wie Sie die Talente Ihrer Mitarbeiter richtig managen, wenn Sie den größtmöglichen Nutzen aus ihnen ziehen wollen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Talentmanagementverfahren zu verbessern :

Anwerbung, Bindung, Aus- und Weiterbildung, Kapazitätsplanung, Ressourcenzuweisung und andere Aktivitäten sind alle Teil des Kompetenzmanagementprozesses. Daher sind an ihm Mitglieder verschiedener Teams beteiligt. Obwohl er in der Regel von der Personalabteilung kontrolliert wird, bezieht er die Sichtweisen von Projekt- und Abteilungsleitern mit ein. und beeinflusst die Entscheidungen, die auf den höheren Ebenen des Unternehmens getroffen werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen einen effektiven Talentmanagementprozess einführen können:

1. Bestimmen Sie die Fähigkeiten, die Sie brauchen

Sie müssen zunächst die Talente identifizieren, die Sie benötigen, um beurteilen zu können, ob Sie über diese Talente verfügen, um Nachhaltigkeit und zukünftigen Erfolg zu gewährleisten. Um der Personalabteilung dabei zu helfen, den optimalen Satz an Fähigkeiten für die künftige Belegschaft zu ermitteln, ist es unerlässlich, dass die Führungskräfte ihre Zukunftsvision und das geplante Arbeitsprogramm offenlegen.

Die Planung zukünftiger Projekte, um ihren Einfluss auf die Kapazität, die Nachfrage nach Qualifikationen und andere Faktoren zu verstehen, kann durch den Einsatz der Szenarioplanung erleichtert werden.

Mit diesen Informationen können sie dann beurteilen, inwieweit das Talentprofil des Unternehmens mit dem zukünftigen Bedarf übereinstimmt, und beginnen, einen Plan zur Schließung der Lücke zu formulieren.

2. Beurteilen Sie die Verfügbarkeit von verfügbaren Talenten

Sie müssen wissen, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter derzeit besitzen, um Angebot und Nachfrage nach Fähigkeiten vergleichen zu können. Es ist an der Zeit, ein zentrales Talentregister der Mitarbeiter zu erstellen, sofern Sie nicht bereits über ein solches verfügen. Erstellen Sie ein Profil, in dem die Fähigkeiten, die Erfahrung, die Ausbildung und andere Details jedes Mitarbeiters aufgelistet sind.

Prüfen Sie auch die Daten zu Kapazität und Auslastung, sofern diese verfügbar sind. Möglicherweise müssen Sie sofort zusätzliches Personal einstellen, wenn Sie feststellen, dass bestimmte Personen, Positionen oder Qualifikationspakete weiterhin stark nachgefragt werden.

3. Entwickeln Sie einen Plan, um die Lücke zu schließen.

Wenn Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung wissen, welche Talente besonders gefragt sind, können sie mit der Vorausplanung beginnen. Wie wollen sie diese Lücke schließen?

• durch Umschulung der derzeitigen Mitarbeiter?
• durch die Einstellung von neuem Personal?
• durch die Beauftragung von Subunternehmern?

Sie müssen sich mit Fragen wie dem Zeitraum, in dem die Fähigkeiten benötigt werden, den Kosten jeder Wahl und den zusätzlichen Vorteilen, die das Unternehmen daraus ziehen könnte (z. B. Mitarbeiterbindung), auseinandersetzen.

4. Prüfen Sie sich selbst und verbessern Sie Ihre Fähigkeiten

Es liegt im Interesse der US-amerikanischen Unternehmen, die Qualifikationen von mindestens 25% der Arbeitnehmer, die ihren Arbeitsplatz verlieren, zu verbessern, so eine Kosten-Nutzen-Analyse des WEF.

Studien belegen, dass die Investition in Programme zur Personalentwicklung und -schulung eine schnellere und kostengünstigere Strategie ist als die Suche nach Talenten außerhalb des Unternehmens. Die Verbesserung von Qualifikationen ist nicht immer mit denselben Ausgaben verbunden wie die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, wie Gallup herausgefunden hat. Laut TechTarget betragen die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters in den USA 4.425 US-Dollar, einschließlich der Kosten für Werbung und Einstellung.

Laut einer Umfrage von Citrix sind 62 % der Personalleiter der Meinung, dass Mitarbeiter, um auf einem globalen Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu sein, sich mindestens einmal im Jahr umschulen oder weiterbilden sollten.

Die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter, sich umzuschulen, ist eine hervorragende Nachricht. 77 % der von PwC Global befragten Arbeitnehmer geben an, dass sie bereit sind, sich vollständig umzuschulen oder neue Fähigkeiten zu erwerben.

5. Stellen Sie das Fachwissen ein, das Sie nicht haben

Es ist an der Zeit, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, wenn Sie die Fähigkeiten Ihres derzeitigen Personals nicht verbessern können und dies notwendig ist.

Im Jahr 2023 wird einer der Trends am Arbeitsplatz die zunehmende Nutzung von qualifikationsbasierter Einstellung anstelle des traditionellen, schrittweisen Karriereaufstiegs sein. Dieser Trend spiegelt die radikale Veränderung der Arbeitsplätze in den letzten zehn Jahren wider. Die in früheren Positionen gesammelten Erfahrungen bereiten die Bewerber möglicherweise nicht auf ihre künftigen Aufgaben vor. Eine konkrete Arbeitsbezeichnung im Lebenslauf ist nicht so wichtig wie die Demonstration der eigenen Talente gegenüber potenziellen Arbeitgebern.

Wissensarbeiter sind auf dem globalen Talentmarkt einem besonders harten Wettbewerb ausgesetzt. Es steht ihnen frei, die besten Leistungen zu wählen und von jedem Ort aus zu arbeiten. Um die besten Mitarbeiter anzuziehen und zu halten, müssen die Unternehmen an das Gesamtpaket denken, nicht nur an das Gehalt. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Autonomie und flexible Arbeitszeiten ein guter Ausgangspunkt sind.

6. Die richtige Talentmanagement-Software einsetzen

Die Vorteile von Tools für das Talentmanagement wurden bereits angesprochen. Zwar gibt es Software, die sich auf das Kompetenzmanagement spezialisiert hat, doch sind diese nicht unbedingt sehr umfassend. Mit Ressourcenmanagement-Software, die Funktionen für das Kompetenzmanagement enthält, lassen sich bessere Ergebnisse erzielen.

Mithilfe eines zentralisierten Ressourcenpools können Personen an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen das Talentprofil Ihres Teams einsehen und die besten Kandidaten für bestimmte Aufgaben auswählen.

Sie können Ihre besten Lösungen schnell identifizieren, indem Sie sehen, wie sich unterschiedliche Ressourcenzuweisungen auf Projektbudgets und -zeitpläne auswirken, wenn Sie die Zeit von Personen für Projekte reservieren können.

Es ist leicht, anhand von Grafiken und Nutzungsstatistiken zu erkennen, welche Stellen oder Fähigkeiten ständig stark nachgefragt werden. Dies fördert Initiativen im Zusammenhang mit Einstellungen, Schulungen und Kapazitätsplanung. Es hilft auch, realistische Zeitpläne zu erstellen und die Arbeitsbelastung zu steuern, sodass Ihre Projekte und Ihr Personal reibungslos voranschreiten können!

Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um Ihre Ressourcen bei jedem Projekt zu maximieren und Ihre Kunden zufrieden zu stellen, wenn Ihre Tools für das Kompetenzmanagement, die Ressourcenplanung und das Projektmanagement an einem Ort zusammengefasst sind.

Auch Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung werden damit zufrieden sein. Die Schaffung eines Talentpools, der den sich ständig ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden kann, ist eine der größten Herausforderungen für Personal- und Talentmanagementexperten.

Sie können Arbeitskräfte strategischer einstellen und umschulen, indem Sie Ihre Projektpipeline an Ihrem Kompetenzprofil ausrichten und das Kompetenzmanagement mit dem Ressourcen- und Projektmanagement kombinieren. Dadurch kann Ihr Unternehmen

• Schließen Sie Qualifikationslücken so schnell wie möglich, um Verzögerungen bei Projekten und unzufriedene Kunden zu vermeiden.
• Stellen Sie so billig wie möglich ein, z. B. indem Sie Berufsanfänger einstellen und sie intern ausbilden.
• Entscheiden Sie, ob Sie selbstständige Auftragnehmer einstellen, deren Gehälter unter Umständen niedriger sind als die der festangestellten Mitarbeiter.