Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement – der Schlüssel zu effizienten Organisationen?

Lassen Sie uns diesen Artikel mit einem Rätsel beginnen:

Was ist das wertvollste Gut eines Unternehmens?

• Menschen

Was wird im Projektmanagement oft vergessen?

• Menschen

Es gibt einen Punkt, über den sich die meisten Organisationen einig sind: Die Menschen, die Ressourcen, sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Sie ziehen Kunden an, sie bringen Ideen zur Geschäftsentwicklung ein, sie erledigen die Arbeit und natürlich sind sie diejenigen, die das Geld in Umlauf bringen.

Diese Ressourcen sind jedoch begrenzt, und zu viele Organisationen versäumen es, sich mit der Frage ihrer optimalen Nutzung zu befassen.

Die Hauptursache liegt in der Entwicklung der aktuellen Wirtschaftslage und der Art und Weise, wie diese Organisationen damit umgehen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Maximierung der Ressourcennutzung eine Herausforderung ist, die sich oft in ein Problem verwandelt, und wie eine effektive Kapazitätsplanung in Verbindung mit einem Ressourcenmanagement Teil der Lösung ist.

Die Herausforderung der meisten Organisationen verstehen 

Bevor wir uns mit dem Ressourcenmanagement und der Kapazitätsplanung befassen, sollten wir uns ein grundlegendes Konzept ansehen, das den Ressourcenproblemen eines jeden Unternehmens zugrunde liegt.

Sie ist der beste Freund und der schlimmste Feind einer Organisation zugleich:

Sie haben es vielleicht schon erraten: Die Nachfrage

Genauer gesagt, die übermäßige Nachfrage. Wenn sie außer Kontrolle gerät und die Organisation es nicht schafft, sie mit ihren begrenzten Ressourcen und ihrer begrenzten Zeit zu bewältigen.

Die Nachfrage kann viele Formen annehmen, wie zum Beispiel:

• große oder kleine strategische Initiativen
• Unterstützungsarbeit
• Treffen
• …

Kurz gesagt, die Nachfrage steht für alle Arbeiten, die Ressourcen (Menschen) erfordern.

Unternehmen entwickeln sich in einer wettbewerbsintensiven Wirtschaft, in der die Nachfrage und der Druck zur Kostensenkung ständig zunehmen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, reagieren viele Unternehmen mit einer Aufstockung der Ressourcen und begrüßen jede Nachfrage mit offenen Armen. Meistens, ohne sicher zu sein, dass sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um neue Projekte zu übernehmen.

Schnell wird die Nachfrage unkontrollierbar, die Projekte stapeln sich, die Ressourcen sind überlastet, es kommt zu Verzögerungen und unzufriedene Kunden werden laut.

Das ist die Herausforderung.

Wenn nun die Nachfrage steigt und die Ressourcen abnehmen, wie soll man dann mit diesem Problem umgehen?

Die beste Möglichkeit ist, den Umfang der Nachfrage zu kontrollieren.

Und hier kommen die Kapazitätsplanung und das Ressourcenmanagement ins Spiel.

Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement

Diese beiden Konzepte scheinen für viele Menschen ein nebulöses Gebiet zu sein.

Was ist der Unterschied?

Ist das nicht das Gleiche?

Nein, sie sind nicht dasselbe.

Und wenn eine Organisation ihre Ressourcen optimal nutzen will, ist es von grundlegender Bedeutung zu verstehen, wie sich diese beiden Konzepte unterscheiden und wo sie sich treffen.

Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung sind zwei verschiedene Dinge, die von zwei verschiedenen Akteuren auf zwei verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation behandelt werden.

Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung erfolgt auf einer längerfristigen strategischen Ebene, und zwar durch diejenigen, die die Arbeit auswählen.

Seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt die erforderlichen Ressourcen für ein Projekt zur Verfügung hat. Dies bedeutet, dass die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt wird, wenn entschieden wird, in welche Nachfrage (aus einem Nachfrageportfolio) zu welchem Zeitpunkt investiert werden soll.

Zu diesem Zweck werden die für die Kapazitätsplanung Verantwortlichen Elemente wie Arbeitszeiten, Fähigkeiten, Kompetenzen und den durchschnittlichen Arbeitsdurchsatz berücksichtigen.

Es handelt sich immer noch um eine recht unpersönliche Phase, in der die Kapazität anhand der erforderlichen Rolle und des Typs und nicht anhand des genauen Namens einer Ressource bewertet wird.

Wenn dies richtig gemacht wird, sollten die Manager bei Projektbeginn keine bösen Überraschungen in Bezug auf fehlende Fähigkeiten und Rollen erleben.

Ressourcenmanagement

Die Verwaltung der Ressourcen erfolgt auf Führungsebene durch diejenigen, die für die optimale Nutzung dieser Ressourcen zuständig sind.

Es handelt sich um die Auswahl und Zuweisung von Ressourcen (intern und extern) zu geplanten und ungeplanten Aktivitäten sowie um die Pflege der Ressourcendaten (Fähigkeiten, Rolle, Kosten, Termine, Stundensatz,…).

Die Ressourcenzuweisung erfolgt in der Regel in 3 Stufen, um sicherzustellen, dass dem Projekt schließlich die erforderlichen, benannten Ressourcen zugewiesen werden:

Stufe 1:

Die erste Stufe findet auf einer langfristigen, frühen Ebene statt, wenn die Projektmanager Ressourcen nach Rollen oder Fähigkeiten für ein zukünftiges Projekt anfordern. Im Gegensatz zur Kapazitätsplanung geht der Prozess hier einen Schritt weiter, da die Ressourcen offiziell angefordert und nicht nur bewertet werden. Dies ist der Schritt des Bedarfs.

Stufe 2:

Wenn der Termin des Projekts näher rückt, können die Abteilungsleiter genauer wissen, ob eine bestimmte Person (die den zuvor angefragten Fähigkeiten und der Rolle entspricht) für dieses Projekt zur Verfügung stehen wird, und können so eine wahrscheinliche Ressource benennen. Dies wird als Soft Booking oder Reservierung bezeichnet.

Stufe 3:

Einige Wochen vor Projektbeginn, wenn die Verfügbarkeit der genannten Ressource feststeht, kann der Projektleiter die Reservierung dieser Ressource endgültig bestätigen. Dieser letzte Schritt ist die feste Buchung oder die Zuweisung. 

Die Bedeutung dieser beiden Aufgaben für eine Organisation

Die Definitionen von Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement sind im Grunde selbsterklärend.

Ein effektives Management dieser beiden Aufgaben und eine gute Kommunikation zwischen den Managern auf verschiedenen Ebenen ermöglicht es der Organisation, die Größe des Nachfragehubs zu kontrollieren und seine Auswirkungen (auf die Ressourcen und die Kunden) zu begrenzen.

Was letztendlich dazu führen sollte:

• Ausgewogenes Nachfrageportfolio
• Bessere Produktivität
• Bessere Nutzung der Ressourcen (keine Überlastung, Qualifikationen entsprechen der Arbeit)
• Bessere Wertlieferung
• Zufriedene Arbeitskräfte (durch bessere Nutzung der Ressourcen)
• Zufriedene Kunden (durch besseren Wert und eingehaltene Fristen)

Hier ist eine Übersichtstabelle:

Willkommen in der Welt der Kapazitätsplanung und des Ressourcenmanagements

Betrachten Sie diesen Artikel als eine Einführung in diese beiden Konzepte. Er gibt Ihnen den nötigen Kontext, um zu verstehen, woran viele Organisationen scheitern, wenn sie mit Nachfrage und begrenzten Ressourcen umgehen müssen.

Und es zeigt Ihnen einen Weg auf, wie Sie vermeiden können, in dieselbe Falle zu tappen: durch eine erfolgreiche Kapazitätsplanung und Ressourcenverwaltung.

Aber all dies ist Theorie, d. h. es beschreibt eine ideale Situation.

Wie üblich sieht die Realität ganz anders aus.

Es kommt nicht selten vor, dass Unternehmen die Kapazitätsplanung völlig außer Acht lassen und Projekte planen, ohne sicher zu sein, dass sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen. Oft liegt das an fehlenden Daten und fehlender Transparenz über die Verfügbarkeit von Ressourcen.

Abteilungsleiter neigen auch dazu, die Zeitressourcen zu unterschätzen oder zu vergessen, die für „sekundäre“ Tätigkeiten benötigt werden, die bei der Kapazitätsplanung nicht berücksichtigt werden, wie z. B. Verwaltungsaufgaben oder Mitarbeiterbesprechungen.

Wenn sie sich summieren, können diese Tätigkeiten leicht anfangen, die für größere Projekte berechnete Zeit aufzufressen.

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement Hand in Hand arbeiten müssen. Projekt- und Abteilungsleiter müssen miteinander kommunizieren, wenn sie ein Chaos (nicht eingehaltene Fristen, überlastete Mitarbeiter, unzufriedene Kunden usw.) innerhalb des Unternehmens vermeiden wollen.

Das ist ein Punkt, den viele Unternehmen noch immer nicht verstanden oder umgesetzt haben.

Und vergessen wir nicht, dass die Manager mit einer begrenzten Anzahl von gemeinsam genutzten Ressourcen arbeiten. Das bedeutet, dass diese Manager miteinander konkurrieren können, wenn es darum geht zu entscheiden, wessen Projekt Vorrang bei der Nutzung der gemeinsam genutzten Ressourcen hat.

Wie Sie sehen, gibt es bei der Kapazitätsplanung und dem Ressourcenmanagement eine Menge beweglicher Teile, Ungewissheiten und „was wäre wenn“. Die Konzepte sind einfach, aber ihre erfolgreiche Umsetzung ist eine weitere Herausforderung für Unternehmen.

Zum Glück gibt es viele Tipps, bewährte Verfahren und Werkzeuge, die den Weg weisen.

Aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.

Wir können Ihnen jedoch einen guten Startpunkt geben. Wenn Sie Ihre Ressourcen und Projekte immer noch mit Hilfe von Tabellenkalkulationen verwalten, ist es an der Zeit, diese loszulassen.

Tools wie Teambook werden Ihnen das Leben bei der Ressourcenplanung definitiv leichter machen.