Kapazitätsmanagement mit der agilen Methode

Sind Sie bereit, mit agiler Kapazitätsplanung zu jonglieren?

Stellen Sie sich einen Jongleur vor, der eine Handvoll Bälle in der Luft hält. Das ist die Essenz der agilen Kapazitätsplanung. Hier ist Ihr agiles Team der Jongleur, die Bälle sind die verschiedenen Aufgaben des Sprints, und das Ziel ist es, diesen ausgewogenen Tanz gut gemanagt und reibungslos zu halten. Sie kennen das vielleicht unter einem anderen Namen, vielleicht der engagement- oder kapazitätsbasierten Sprintplanung. Kein Grund zur Verwirrung, das ist die ganze Gleichförmigkeit in der Agilität.

Aber es geht nicht nur darum, den Zähler zu halten und zu wissen, wie viele Bälle in der Luft sind. Für agile Teams geht es weniger darum, wie viel sie tun können, als vielmehr darum, wie viel sie tun müssen. Es ist ein Maßstab für ihre Fähigkeit, Verpflichtungen einzuhalten, Fristen einzuhalten und in einer Atmosphäre des kreativen Chaos konsistent zu bleiben.

Es geht mehr darum, den Einsatz der Ressourcen zu maximieren. Wir meinen damit, dass es darum geht, wie Sie Ihr agiles Team voll konzentriert halten, indem Sie es extrem produktiv machen. Denn am Ende des Tages ist es das, was wirklich zählt – diese Produktfunktionen zu schaffen, die Ihre Kunden zu begeisterten Kunden machen.

Die Funktionsweise der agilen Softwareentwicklung verstehen: ein aufgeklärter Ansatz

Verlassen Sie sich nicht mehr auf starre, sequenzielle Prozesse, die wie eine Kaskadenparade wirken und das Gefühl vermitteln, dass die Lieferung eines Produkts eine endlose Wartezeit ist. Wechseln Sie die Spur und richten Sie Ihre Gedanken auf Agile! Dabei handelt es sich um sorgfältig definierte Methoden und zeitgesteuerte Prozesse, die es ermöglichen, blitzschnell mit einem Produkt oder einer praktikablen Funktion zu experimentieren. Und als ob das noch nicht genug wäre, muss man auch noch Fehler beseitigen und Fehler ausbessern, in einer ständigen Bewegung von Verbesserungen und neuen Zyklen.

Was ist mit dem wunderbaren Chaos, das als Scrum-Prozess bekannt ist? Es ist ein wahres Energiebündel, repräsentiert durch ein zielstrebiges Team, das sich daran macht, ein spezifisch definiertes Arbeitspensum (oder Product Backlog) innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu produzieren. Das Ganze läuft unter dem höchst ausdrucksstarken Namen Sprint ab.

Und was passiert, wenn der Sprint die Ziellinie erreicht? Wenn das Team seine Aufgabe gewissenhaft erfüllt hat, wird ein brandneues Produkt, ein brillantes Merkmal oder eine innovative Funktion vorgestellt, die getestet oder veröffentlicht werden kann.

Agile Teams verleihen ihrer Organisation die Fähigkeit, mit der Zeit Schritt zu halten. Und zu allem Überfluss bleiben sie in einem Bereich, der angesichts eines rigorosen Wettbewerbs ständig in Bewegung ist, immer einen Schritt voraus.

Strategie mit Agile und Ressourcenplanung: ein verführerischer technologischer Tanz…

Die Agile-Bewegung und ihr Versprechen, sich an die schnellen Veränderungen in der Geschäftswelt anzupassen, ist Ihnen sicher nicht entgangen. In der Tat ist Agilität der Schlüssel, der Unternehmen antreibt, indem er ihre Fähigkeit steigert, mit immer weniger immer mehr zu erreichen. Eine höhere Wertschöpfung mit weniger Ressourcen führt zu einer höheren Produktivität und einem schnelleren Softwareentwicklungszyklus (SDLC). Und als Höhepunkt springt die Kundenzufriedenheit wie ein energiegeladenes Känguru in die Höhe.

Vielleicht ist es Ihnen entgangen, aber eine aktuelle Studie von Digital.ai hat die Ergebnisse einer Umfrage unter 1382 Software-Spezialisten aus der ganzen Welt ausgewertet. Was haben sie von ihrem rasanten Engagement für die Agile-Methode gelernt? Hier ist die Hitliste:

• An erster Stelle steht mit 64 % die Fähigkeit, sich an ständig wechselnde Prioritäten anzupassen.
• Gleichauf mit 64%: eine verblüffende Beschleunigung der Softwarelieferung.
• Ihnen auf den Fersen, mit 47 %, ein rasanter Anstieg der Teamproduktivität.
• Mit einer Punktzahl von 42% eine bemerkenswerte Verbesserung der Softwarequalität.
• Und last but not least, mit 41%, eine Verbesserung in der Vorhersehbarkeit von Lieferungen, um wie ein Visionär vorausschauend zu handeln.

Als Spezialisten für Kapazitätsplanung können wir nur ausrufen: „Na, das hallt doch in unserer Praxis wider!“. Warum? Ganz einfach: Weil diese Ergebnisse die Erwartungen an eine gut durchdachte Ressourcenplanung widerspiegeln.

Für die weniger Vertrauten: Was bedeutet Ressourcenplanung? Hier ist eine Beleuchtung, um Sie einzuführen. Einfach erklärt, geht es darum, Ihre Ressourcen so zu organisieren, dass Sie Ihre Aufgaben erfüllen und Ihre Unternehmensziele erreichen können.

Ein guter Kapazitätsplan ist wie ein Algorithmus, der mit der Zeit verfeinert wird. Das Konzept ist einfach: Sie kapitalisieren Ihre Erfahrungen, indem Sie sie in Ihre zukünftige Ausrichtung einfließen lassen und sich kontinuierlich weiterentwickeln, während Sie Ihre Lieferungen genau planen und mit Umschwüngen in den Prioritäten umgehen können. Ein schönes Gleichgewicht! Übrigens: Mit einem sorgfältigen Ressourcenmanagement werden Ihre Teams sinnvoll mobilisiert, optimal eingesetzt und bleiben produktiv, ohne jemals mit Überforderung zu flirten. Dies ist der Schlüssel zu einer optimalen Arbeitsqualität, die sich in erfüllten Teams niederschlägt.

Sehen Sie also den Zusammenhang? Agile und Kapazitätsplanung sind zwei Seiten derselben Medaille. Wenn wir diese beiden Ansätze mischen, erhalten wir ein mächtiges transformatives Werkzeug, einen energiegeladenen Cocktail: die agile Ressourcenplanung..

Teamgeschwindigkeit vs. Teamkapazität: Was macht den Unterschied?

Zoom auf die Velocity eines agilen Teams…

In der weiten Welt der Agilität bezeichnet die Velocity eines Teams die Menge an Arbeit, die es in einer bestimmten Zeit zu leisten vermag. Sie haben ein prall gefülltes Auftragsbuch? Keine Panik! Die Velocity hilft Ihnen dabei, eine Schätzung zu erstellen, wie viel von dieser Arbeit das Team in einem zweiwöchigen Sprint bewältigen kann. Das ist doch praktisch, oder? Aber Vorsicht: Beachten Sie, dass die Interpretation der Velocity von Team zu Team sehr unterschiedlich ausfallen kann. Also nichts mit dem Vergleich von Teams untereinander! Man nutzt sie strikt, um die Fortschritte seines Teams zu bewerten.

Und wie sieht es mit den Fähigkeiten eines agilen Teams aus?

Die Kapazität eines agilen Teams hingegen gibt uns Aufschluss darüber, wie viel Qualitätsarbeit ein Team während eines Sprints leisten kann. Und das ist nicht einfach eine grundlegende Multiplikation von Teammitgliedern mit den Arbeitsstunden pro Tag und mit der Anzahl der Tage im Sprint, oh nein! Dann hätten Sie eine hundertprozentige Auslastung – wer will schon, dass man ihn bei diesem Tempo ausbrennen lässt? Also, die Kapazität ist die berühmte Menge an Arbeit, die die Mitglieder eines Teams realistisch erledigen können, ohne an die Grenzen ihrer Kräfte zu stoßen. Darauf kommen wir gleich noch zurück.

Und der Wind der Veränderung weht…

Schnelligkeit und Kapazität sind kein Beton, sie können sich von einem Sprint zum nächsten ändern. Bei der Kapazität kann es von verschiedenen Faktoren abhängen, z. B. Jahresurlaub, Ferien, andere Prioritäten, die hinzukommen… Bei der Geschwindigkeit kann es variieren, ob das Team eine mehr oder weniger bekannte Arbeit in Angriff nimmt oder ob es an besonders anspruchsvollen User Stories arbeitet. Deshalb kann die Planung eines kapazitätsbasierten Sprints eine echte Herausforderung sein.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wann die Agile Kapazitätsplanung in den Sprint-Prozess passt?

Die agile Kapazitätsplanung hat ihren großen Auftritt im Verlauf des Sprintprozesses nicht nur einmal, sondern gleich zweimal. Zuerst macht sie sich in der Planungsphase des Sprints bemerkbar, dann kommt sie in der Sprintretrospektive zum Einsatz. Hier ist, was Sie wissen müssen:

Sie nennen es „Sprintplanung“ .

Der Wettlauf um die agile Kapazitätsplanung beginnt also beim Sprint-Planungsmeeting. Es ist das herzerwärmende Treffen des Teams, bei dem sie sich zusammensetzen und die Elemente Ihres Backlogs festlegen, die den aktuellen Sprint verzaubern werden. Außerdem beginnen sie damit, einen umsetzbaren Plan zu entwerfen. Hierzu :

• Analyse, an welchen Elementen des Auftragsbuchs (oder sollte ich sagen, an welchen „Kandidaten“) gearbeitet werden soll.
• Hier geht es darum, die Prioritätsstufen durchzugehen und die Zeit abzuschätzen, die für jede Stufe benötigt wird.
• Vorhersage der Teamkapazität für diesen bestimmten Sprint (können wir so viel jonglieren oder nicht?)
• Sich darauf einigen, was sie vertrauensvoll liefern können.

Review und Retrospektive: Die Nagelprobe!

Während des Sprints trifft sich unser Scrum-Team normalerweise zu täglichen Besprechungen, um den Fortschritt zu besprechen, Lösungen zu finden und füreinander da zu sein. Und wenn der Sprint zu Ende geht, veranstaltet das Team eine Überprüfung oder „Retrospektive“, um zu reflektieren … und den zurückgelegten Weg zu überprüfen. Bei der introspektiven Retrospektive macht sich der Scrum Master einen Spaß daraus, zu sezieren :

• Haben sie alle Teile des Auftragsbuchs geliefert, von denen sie glaubten, sie könnten sie liefern?
• Inwiefern waren ihre Vermutungen richtig (oder falsch)?
• Wenn ihre „Velocity“ eine andere Geschwindigkeit hat, warum?

All dieses Wissen ist kritisch für die nächste Sitzung der Sprintplanung. Alle sind an Deck, um sicherzustellen, dass der nächste Sprint intelligent geplant wird, mit einer ausgewogenen Arbeitsbelastung und einer vernünftigen Liste von Verpflichtungen.

Die strategische Konzeption der Kapazität innerhalb von Agile-Kollektiven

Die effiziente Organisation der Humanressourcen, der Grundstein jedes erfolgreichen Unternehmens, ist unbestreitbar eine schwierige Aufgabe, insbesondere im Rahmen eines agilen Ansatzes. Hier ist ein Step-by-Step-Ansatz für eine optimierte Planung :

1. Schätzen Sie den zeitlichen Ablauf des Sprints. In der Agile-Welt dauert ein typischer Sprint zwischen zwei und vier Wochen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie diese Zeitrahmen nicht mit einer einfachen Umrechnung in Tage verwechseln. Der Trick hierbei ist, nur die tatsächlichen Arbeitstage zu zählen, d. h. Wochenenden, Feiertage und andere zeitweilige Unterbrechungen auszuschließen.
2. Erstellen Sie die Gesamtstundenzahl pro Tag. Dies erfordert, dass Sie sich die Zusammensetzung Ihres Teams und die Gestaltung ihrer Zeitpläne genau ansehen. Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben drei Mitarbeiter auf einer Vollzeitarbeitsregelung und zwei weitere auf einer Halbtagsarbeitsregelung. Nehmen wir an, dass Ihr typischer Tag sieben Stunden dauert. Insgesamt haben Sie dann 21 Stunden Arbeitszeit für die Vollzeitbeschäftigten (3 Mitarbeiter x 7 Stunden pro Tag) und 7 Stunden für die Halbzeitbeschäftigten (2 Mitarbeiter x 3,5 Stunden pro Tag). Das macht insgesamt 28 Stunden pro Tag.
3. Binden Sie Störfaktoren ein, die die Verfügbarkeit beeinträchtigen können. Es ist entscheidend, Faktoren zu berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter dazu zwingen könnten, während des Sprints abwesend zu sein, wie z. B. die gleichzeitige Bearbeitung eines anderen Projekts. Nur wenn Sie solche Variablen einbeziehen, kommen Sie zu einer genauen Berechnung der Kapazität Ihres Teams.
4. Entwerfen Sie eine angemessene Auslastung. Es ist eine Tatsache des Büroalltags, dass niemand in der Lage ist, 100 % der Zeit sein volles Potenzial auszuschöpfen. Außerdem ist die Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich für seinen Sprint aufwenden kann, aufgrund unvermeidlicher Unterbrechungen wie E-Mail, Besprechungen oder sogar Toilettenpausen alles andere als absolut. So wäre eine optimale Auslastung der Ressourcen eher bei etwa 80 % anzusiedeln. Bei Mitgliedern, die mit den Aufgaben dieses Sprints weniger vertraut sind, könnte diese Zahl jedoch auf 60 oder 70 % gesenkt werden, da sie möglicherweise zusätzliche Zeit benötigen.

Ein agiles Team zu führen bedeutet nicht nur, ein schnelles und flexibles Tempo vorzugeben, sondern sich auch die Zeit zu nehmen, unsere menschlichen Stärken optimal zu organisieren. So kommen wir zu erfolgreichen Ergebnissen.

Warum sollten Sie die agile Kapazitätsplanung nutzen?

Die Zukunft entschlüsseln: Auf jeden Rückschlag vorbereitet sein

Stellen Sie sich ein Raumschiff vor, das mithilfe präziser Daten durch die Weiten des Universums navigiert – so oder so ähnlich könnte Ihr Projekt aussehen, wenn es mithilfe der Agile-Methode vorangetrieben wird. Die Agile-Methode untersucht sorgfältig die Leistungen der Vergangenheit und schaut in die Ferne der Zukunft, sodass Sie Ihre Aktionen ständig optimieren und ein Netz der Vorhersehbarkeit für Ihre Lieferungen weben können. Und was ist beruhigender, als sich mit einem zuverlässigen und präzisen Kompass auf den Weg in die Zukunft zu machen?

Mit diesem wertvollen Feedback, das aus glänzenden Erfolgen und Lektionen besteht, können Sie nicht nur Ihre zukünftige Leistung verfeinern – eine einfache Formalität im nächsten Sprint -, sondern auch zuverlässige Prognosen für Ihre Projekte erstellen. Das ist nicht mehr und nicht weniger als eine Autonomieerklärung für Ihr Team, das sich nicht mehr kopfüber in ein Meer von Ungewissheit stürzen muss. Indem Sie die Falle unrealistischer Erwartungen und schlampiger Aufgaben vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Qualität Ihrer Produkte einwandfrei ist und Sie nicht von einer Überschreitung des Zeitplans oder des Budgets überrascht werden.

Um ein glückliches und engagiertes Team zu ernähren

Der andere große Vorteil der agilen Kapazitätsplanung liegt in ihrer klugen Steuerung der Arbeitsbelastung Ihres Teams. Diese Methode ist ein echter Balanceakt zwischen der Maximierung der Produktivität und der Minimierung der drohenden Erschöpfung. Kurz gesagt, sie ermöglicht es Ihrem Team, sein Bestes zu geben, ohne von einer Flut von Aufgaben überrollt zu werden. So entsteht eine warme Atmosphäre der psychologischen Sicherheit, in der sich jeder respektiert und geschützt fühlt. Die logische Folge: eine gute Stimmung und ein dauerhaftes Engagement für Ihr Team.

Um das Tempo vorzugeben und selbstbewusst Prioritäten zu setzen

Wer von uns wurde nicht schon einmal von ungeplanter Arbeit überrollt, die plötzlich aus dem Nichts auftauchte? Laut dem Agile Sherpa’s State of Agile Marketing Report gaben 42% der Befragten an, dass sie Schwierigkeiten hatten, mit diesen Unwägbarkeiten umzugehen. Mit agiler Kapazitätsplanung nehmen Sie eine proaktive statt reaktive Haltung ein. Auf der Grundlage von Evidenz können Sie klare Erwartungen an das, was Ihr Team leisten kann, stellen. Ihre Zeit wird dann wertvoll investiert und bewertet, oft von Tag zu Tag, was Ihnen eine entscheidende Schlagkraft im Umgang mit ungeplanter Arbeit verleiht.

Noch besser: Indem Sie dem Management diese Kapazitätsprobleme, die durch greifbare Daten untermauert werden, präsentieren, schaffen Sie eine echte Kultur des Realismus und des Respekts für die Zeit jedes Einzelnen. Es gelingt Ihnen nicht nur, die manchmal auftauchenden Ad-hoc-Aufgaben perfekt zu priorisieren, sondern Sie können auch die Projektergebnisse verbessern – unabhängig davon, ob die Arbeit ursprünglich geplant war oder nicht.

Das Planungs-Ass im Agile-Modus: Teambook, Software zur Verwaltung von Projektressourcen

Mit Teambook ist die kapazitätsbasierte Sprintvorbereitung einfach, schweißfrei und vor allem sehr präzise mithilfe einer speziellen Planungssoftware möglich.

Perfekt in ihrer Rolle, ist die Teambook-Software ein echtes Schweizer Taschenmesser für die agile Ressourcenplanung. Egal, ob Ihr Team 10 oder 100 Mitarbeiter hat, ob Ihre Organisation 10 oder 100 Projekte verwaltet, Teambook wird Ihnen helfen.

Und das Beste daran? Sie können 14 Tage lang kostenlos mit unbegrenzten Funktionen starten. Und die Planung mit Teambook ist für bis zu 10 Projekte kostenlos! Kann es losgehen?