Die Dauer eines Projekts abschätzen: Ein Leitfaden für Anfänger

Projektmanager schätzen die Dauer eines Projekts, weil sie dadurch eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Zeit sie für die Fertigstellung des Projekts haben. Erfahren Sie in unserem Leitfaden für Anfänger, wie Sie dies tun können.

Die Dauer eines Projekts zu schätzen, ist wie einen Lebensplan zu erstellen, eine Gesamtdauer des Projekts und vor allem ein Enddatum. Sie wissen, wohin Sie gehen wollen, Sie wissen, dass wahrscheinlich Probleme auftreten werden, aber Sie müssen dennoch einen Zeitplan aufstellen, um Ihre Ziele zu erreichen.

Wenn es eine Sache gibt, die Sie über die Schätzung der Dauer eines Projekts wissen sollten, dann ist es diese: Es gibt viele Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, was als kritischer Pfad des Projekts bezeichnet wird.

Aber mit der richtigen Vorbereitung können Sie diese Erfahrung zu einer leichten Erfahrung machen.

Was bedeutet Dauer im Projektmanagement?

Die Dauer eines Projekts ist die Gesamtzeit, die für seine Durchführung mit einem Anfangs- und einem Enddatum benötigt wird. Sie wird in Arbeitstagen, Stunden, Wochen oder Monaten gemessen. Sie wird im Lieferzeitplan des Projekts angegeben, unabhängig davon, ob es sich um fünf Tage oder fünf Jahre handelt. Sie hängt in der Regel von der Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen ab.

Der Unterschied zwischen Aufwand, Dauer und verstrichener Zeit im Projektmanagement

Einfach ausgedrückt, konzentriert sich der Aufwand auf die Arbeitseinheiten (Stunden), die für die Durchführung einer Aufgabe oder eines Projekts erforderlich sind, während sich die Dauer auf die Zeit konzentriert, die für die Durchführung benötigt wird. Die Dauer ist in der Regel höher als die geschätzten Stunden des Aufwands, da Ihr Team nicht ununterbrochen arbeitet.

Die verstrichene Zeit bezieht sich eher auf den Projektfortschritt: Sie misst die Zeit, die zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie jemandem ein Projekt zugewiesen haben, und dessen Abschluss verstrichen ist.

Auf lange Sicht zeigt er auch die Effizienz Ihrer Arbeit: Werden Sie die versprochenen Fristen einhalten?

Wie wird die Dauer des Projekts berechnet?

Abwärtsschätzungen

Das PMBOK (Project Management Body of Knowledge) erklärt die Top-Down-Schätzung, auch bekannt als analoge Schätzung, als „eine Technik zur Schätzung der Dauer oder der Kosten einer Aktivität oder eines Projekts anhand von historischen Daten aus einer ähnlichen Aktivität oder einem ähnlichen Projekt“.

Mit anderen Worten, Sie müssen hier Ihre historischen Daten überprüfen und das neue Projekt mit etwas Ähnlichem vergleichen, das bereits durchgeführt wurde, wobei Sie davon ausgehen, dass das neue Projekt in etwa gleich viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen wird.

Aufwärtsschätzungen

Bei der Bottom-up-Schätzung gehen Sie von einer Detailansicht zu einer Gesamtansicht über, von der Aufgabe zum Projekt. Die Regel ist einfach: Wenn Sie ein Projekt nicht genau schätzen können, zerlegen Sie es in Einheiten, die Sie gut schätzen können, wie Meilensteine oder sogar einzelne Aufgaben.

Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung besteht im Wesentlichen darin, die analoge Schätzung auf ein höheres Niveau zu heben. Darüber hinaus gewinnt die Analyse historischer Daten nur an numerischer Genauigkeit, wodurch eine Art „statistische Beziehung“ eingeführt wird.

Das heißt, Sie müssen ein vergleichbares Projekt in Ihren historischen Daten finden und dann die Berechnungen an die numerischen Parameter Ihres neuen Projekts anpassen.

Drei-Punkte-Schätzung

Das PMBOK erklärt die Drei-Punkte-Schätzung als „eine Technik, die zur Schätzung der Kosten oder der Dauer durch Anwendung eines Durchschnitts oder eines gewichteten Durchschnitts von optimistischen, pessimistischen und sehr wahrscheinlichen Schätzungen verwendet wird, wenn eine Unsicherheit mit den Schätzungen der einzelnen Aktivitäten besteht.“

Hier können Sie Ihr Risiko reduzieren, indem Sie mehrere Szenarien berücksichtigen, denen Ihr Projekt folgen könnte.

Bewährte Praktiken in Bezug auf die Projektdauer für einen Projektmanager

Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Website erstellen und Sie haben geschätzt, dass Sie dafür etwa 40 Stunden Arbeit (Aufwand) benötigen. Die Website wird jedoch aus verschiedenen Gründen nicht in 40 Stunden fertig sein: Sie haben vielleicht andere Projekte am Laufen, Sie können nicht Ihre gesamte Zeit für die Erstellung der Website aufwenden, Sie müssen einige Tage Urlaub nehmen, die gerade anstehen, etc.

Folglich beträgt der Aufwand 40 Stunden, die Dauer ist jedoch länger. Wenn Sie beispielsweise beschließen, 5 Stunden pro Tag für das Projekt aufzuwenden, werden Sie 8 Tage benötigen, um das Projekt abzuschließen (Ihre Dauer).

Aber egal, ob Sie allein oder mit Verstärkung arbeiten, hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Effizienz zu steigern.

Erstellen Sie einen Ressourcenkalender, um zu planen

Wenn an einem Projekt mehrere Personen arbeiten, sollten Sie einen Ressourcenkalender erstellen, um Transparenz und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Hier können Sie sehen, wann und in welchem Umfang Ihre Ressourcen frei, voll oder überlastet sind. Dies ist der beste Weg, um Ihre Ressourcen zu verwalten und dem Prinzip „weniger ist mehr“ zu folgen.

Mit Teambooks Ressourcenplanung können Sie die Arbeitslast einfach anklicken, ziehen und ablegen, wenn Sie sie einer bestimmten Person zuweisen möchten. Sie können die Arbeit erweitern, reduzieren, übertragen und zwischen Ihren Ressourcen verteilen, um den Bedürfnissen aller gerecht zu werden.

Freizeit einbeziehen

Bei der Ressourcenplanung ist es sinnvoll, nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch die Abwesenheiten zu berücksichtigen. Urlaub, Ruhetage, Krankheit usw. können die Fertigstellung Ihres Projekts verzögern, wenn Sie sie bei der Schätzung der Projektdauer nicht berücksichtigen. Wenn Sie diese Urlaubstage von Anfang an in die Planung einbeziehen, vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und unnötigen Ärger.

Eine Reserve für unvorhergesehene Ereignisse hinzufügen

Kein Projekt ist perfekt. Es wird Risiken, Verzögerungen, zusätzliche Kosten, Budgetüberschreitungen usw. geben.

Mit einem Notvorrat können Sie auf alles vorbereitet sein, was kommt, und Ihr Projekt wie geplant weiterführen (auch wenn es nicht das optimistischste ist).

Unterschätzen Sie nicht

Wir neigen von Natur aus dazu, zu optimistisch zu sein. Im Projektmanagement kann dies zum Scheitern führen.

Sind Sie schon einmal umgezogen? Es gibt immer ein Problem, das zu Verzögerungen führt, und Sie schlafen zwei Wochen lang auf einer Matratze.

In gewisser Weise können sich die Projekte ähneln. Daher kann es Ihnen helfen, die Dauer eines Projekts realistisch einzuschätzen, wenn Sie einen gewissen Spielraum, Abweichungen von den Zielen, einmalige Anfragen usw. einkalkulieren.

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