11 Techniken, um Ihre Stakeholder effektiv zu managen

Ein gutes Stakeholdermanagement ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Stakeholdergruppe angemessen einzubeziehen und zu strukturieren, werden sich alle Stakeholder über ihre jeweiligen Rollen, ihren Einfluss und ihre Pflichten einig sein und auch darüber, wie diese Rollen in das Gesamtbild passen.

Dieser Artikel stellt Taktiken vor, die Projektmanager anwenden können, um eine solide Strategie für das Stakeholdermanagement umzusetzen und interne und externe Stakeholder während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts einzubeziehen.

Stakeholder-Management: Was ist das?

Der Prozess der Lokalisierung, Bewertung, Interaktion und Überwachung von Interessengruppen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, wird als Stakeholder-Management bezeichnet. Es geht darum, einen Weg zu finden, ihre Erwartungen zu übertreffen und ihre Interessen zu verstehen.

• Bestimmen: Finden Sie heraus, wer als Stakeholder an dem Projekt beteiligt sein wird.
• Untersuchung: Analysieren Sie die Funktion der einzelnen Interessengruppen. Welche Aktionen werden sie im Rahmen des Projekts durchführen? Was ist der Grund für ihre Teilnahme am Projekt und was erhoffen sie sich davon?
• Beteiligen Sie sich: Treffen Sie sich mit den Beteiligten, geben Sie einen Überblick über Ihre Projektstrategie und erklären Sie, wie Sie während des gesamten Projekts mit ihnen in Kontakt bleiben werden. Tun Sie Ihr Bestes, um Vertrauen aufzubauen und ihnen die Gewissheit zu geben, dass Sie während der gesamten Reise für sie da sein werden – Sie werden es später brauchen!
• Kontrollieren: Kommunizieren Sie während des gesamten Projekts mit den Beteiligten, berichten Sie über den Fortschritt und nehmen Sie Gefahren oder Hindernisse zur Kenntnis, bevor sie zu großen Problemen werden. Transparenz und Klarheit sind entscheidend!

Warum ist Stakeholdermanagement so wichtig?

Pläne für das Stakeholdermanagement müssen eingeführt werden, damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können, denn sie :

• stellen sicher, dass alle Personen, die an dem Projekt arbeiten, sich ihrer jeweiligen Rollen und Pflichten bewusst sind.
• legen fest, welche Erwartungen an die Kommunikation mit anderen Mitgliedern des Projektteams gestellt werden und was in jeder Phase zu erwarten ist. So können Probleme oder Meinungsverschiedenheiten vermieden werden, bevor sie entstehen, und alle bleiben auf dem richtigen Weg.
• setzen den Standard für die zukünftige Kommunikation über das Projekt als Ganzes.
• ermöglichen es den internen Interessengruppen, sich zu äußern und Verantwortung zu übernehmen. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, könnte dies die Teammitglieder dazu ermutigen, zusammenzuarbeiten.

Jede von den Projektmanagern entwickelte Strategie muss gründlich sein und sollte den internen Interessengruppen die Möglichkeit geben, sich zu äußern und Verantwortung zu übernehmen. Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, könnte dies die Teammitglieder dazu ermutigen, zusammenzuarbeiten.

11 Techniken des Stakeholdermanagements

1. Bestimmen Sie die betroffenen Parteien

Der erste Schritt im Prozess des Stakeholdermanagements besteht darin, die Stakeholder sowie ihre Verantwortlichkeiten und Interessen im Rahmen des Projekts zu identifizieren. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, an der Entscheidungsfindung im Rahmen des Projekts teilzunehmen. Alles, was Sie kontrollieren, ist das, was Ihnen bewusst ist! Dies ist die Anfangsphase der Entwicklung einer praktischen Stakeholderkarte, die Ihr Stakeholdermanagement während des gesamten Projekts leiten wird.

2. Führen Sie umfassende Recherchen zu den Interessengruppen durch.

Die verschiedenen Kategorien von Stakeholdern, ihre Interessen und die Art und Weise, wie der Abschluss des Projekts sie beeinflussen wird, zu verstehen, ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Sie können diese Informationen nutzen, um Pläne zu entwickeln, die die Stakeholder zufriedenstellen.

Um beurteilen zu können, wie Sie am effektivsten mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten und interagieren können, müssen Sie verstehen, was die einzelnen Stakeholder bewegt. Angenommen, Ihre Stakeholder-Analyse ergibt, dass Sie eine Person haben, die sich langsam weiterentwickelt und Wert auf Menschen legt. In diesem Fall sollten Sie sich neben den Projektdaten auf positive, personenbezogene Aktualisierungen konzentrieren, um den Anforderungen gerecht zu werden und den Eindruck zu vermitteln, dass das Projekt aus seiner Perspektive angegangen wird.

Informieren Sie sich in der Regel einfach darüber, ob jemand eher aufgaben- oder personenorientiert ist.

Achten Sie außerdem auf ihre Fragen und ihre Art zu kommunizieren. Wenn sie über Fristen und zusätzliche Anstrengungen sprechen, deutet dies darauf hin, dass sie wahrscheinlich aufgabenorientiert sind. Sie sind höchstwahrscheinlich personenorientiert, wenn sie davon sprechen, ein nachhaltiges Arbeitstempo aufrechtzuerhalten und dafür zu sorgen, dass die Menschen die Ressourcen haben, die sie brauchen, um sich zu entfalten.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Interessengruppen einbeziehen

Die Einbeziehung der Stakeholder ist ebenso wie die Stakeholder-Analyse für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Man kann Beziehungen pflegen und Vertrauen aufbauen, indem man die Betroffenen in die Entscheidungsprozesse einbezieht und sie über die Entwicklungen auf dem Laufenden hält.

Die Beeinflussung der Entscheidungsfindung ermöglicht es Führungskräften und Interessengruppen, das Projekt besser zu verstehen, wenn sie es Gleichgesinnten vorstellen. Daher ist das planmäßige Einbeziehen von Interessengruppen in wichtige Entscheidungsfindungen eine hervorragende Methode, um sie zu beteiligen.

4. Definieren Sie Ihre Ziele und Vorgaben klar

Um die Erwartungen von Anfang an festzulegen und sicherzustellen, dass sich jeder darüber im Klaren ist, was er tun muss, um erfolgreich zu sein, müssen in jeder Phase des Lebenszyklus eines Projekts klare Ziele geschaffen werden. Die Beteiligten müssen klar verstehen, was von ihnen erwartet wird, was nicht und was als Nächstes passiert.

5. Aufbau einer soliden Beziehung zu den Interessengruppen

Die Herstellung von Verbindungen ist für ein effektives Stakeholder-Management notwendig. Sie stellt sicher, dass sich jeder der Erwartungen der anderen bewusst ist und mit den Zielen des Projekts übereinstimmt. Wenn die Dinge nicht wie geplant laufen, werden Ihnen Ihre Beziehungen zu den Stakeholdern sehr nützlich sein. Bauen Sie Vertrauen auf – das ist entscheidend. Wenn etwas Schlimmes passiert, brauchen Sie das Vertrauen der Menschen.

6. Effektive Kommunikation nutzen

Ein erfolgreicher Projektabschluss hängt davon ab, dass die Beteiligten auf allen Ebenen informiert werden. Durch sie kann jeder über alle Änderungen oder Entwicklungen informiert werden, sobald sie eintreten.

Eine Option wäre die Verwendung eines Tools zur Kapazitätsplanung oder die Einrichtung eines gemeinsam genutzten Bereichs, in dem alle Mitglieder des Projektteams auf hochrangige, ständig aktualisierte Informationen zugreifen können. Die Menschen wollen wissen, wo sie die benötigten Informationen finden können, weshalb die Bereitstellung solcher aktuellen Informationen für den Erfolg eines Projekts entscheidend sein kann.

Darüber hinaus können Sie Diskussionsforen oder spezielle Kanäle einrichten, über die die Beteiligten miteinander kommunizieren können, um Ideen auszutauschen und Antworten zu geben, ohne immer den Projektleiter einschalten zu müssen. Für diese Kanäle sollte es eine ausdrückliche Richtlinie für ihre Nutzung geben, und es sollte ein Moderator ernannt werden, der die Diskussionen bei Bedarf überwacht.

7. Häufig konsultieren

Ihre wertvollste Ressource sind Ihre Mitarbeiter, machen Sie also das Beste daraus! Alle wichtigen Interessengruppen sollten regelmäßig von der Projektleitung konsultiert werden. Bevor Sie dem Team etwas empfehlen, sollten Sie erwägen, mit einem Stakeholder zu sprechen, der über Kenntnisse in einem bestimmten Bereich Ihres Projekts verfügt.

Um die Beteiligten über den Stand des Projekts zu informieren und auf mögliche Fragen oder Probleme einzugehen, können Sie auch Aktualisierungen oder häufige Treffen organisieren. Diese organisierten Treffen fördern die Zusammenarbeit und geben jedem die Möglichkeit, seine Ideen zu äußern, Kritik zu üben und ggf. Lösungen vorzuschlagen.

8. Einbeziehung der Betroffenen in die Entscheidungsfindung

Wo immer möglich, sollten die Betroffenen in die Entscheidungsprozesse einbezogen werden, damit sie das Gefühl haben, die Art und Weise, wie Initiativen von Anfang bis Ende durchgeführt werden, kontrollieren zu können.

Infolgedessen sind die Teams in der Lage, bessere Beziehungen zu den Beteiligten aufzubauen und besser informierte, zielorientierte Entscheidungen zu treffen. Um allen zu helfen, sich zu organisieren, zu informieren und zu synchronisieren, damit sie schnell Entscheidungen treffen können, schlage ich einen Ansatz vor, bei dem das Szenario, der Kontext, die Entscheidung, die Bedürfnisse und die Optionen vorgestellt werden.

9. Ernennen Sie einen Verantwortlichen für das Management der Projektbeteiligten.

Bei größeren Projekten ist es sinnvoll, die Verantwortung für die Interaktion mit den Interessengruppen einem Projektkoordinator oder unterstützenden Mitarbeitern zu übertragen. In Verbindung mit einem erfahrenen Projektleiter, der diese Aktivitäten erleichtern kann, ist dies eine hervorragende Gelegenheit für ein jüngeres Mitglied des Projektteams, außergewöhnliche Fähigkeiten im Projektmanagement und im Umgang mit Stakeholdern zu erwerben.

10. Sofort auf Probleme reagieren

Es ist wichtig, Probleme im Zusammenhang mit einer Arbeit oder einem Entscheidungsprozess schnell zu lösen, um positive Arbeitsbeziehungen mit allen Beteiligten zu erhalten.

Werfen Sie einen Blick auf das, was passiert, wenn Sie zum Telefon greifen, einen Videoanruf tätigen oder einen Kaffee trinken! Um zum Kern des Problems vorzudringen, stellen Sie Fragen. Hören Sie aufmerksam zu und überlegen Sie, was Sie tun können, um allen zu helfen, sich auszurichten.

11. Bei Bedarf anpassen

Projektleiter wissen, dass sie oft schwenken müssen.

Situationen sind in der Regel komplex und unerwartet; wenn Sie z. B. gerade ein System eingeführt haben und einen neuen Manager oder Produktmanager einstellen, kann es sein, dass er entscheidet, dass er viel mehr Funktionen braucht! Oder vielleicht geht eine Schlüsselperson weg oder wird entlassen…. Dadurch ändert sich alles.

Für den Projektleiter ist es von entscheidender Bedeutung, dass er alle Stakeholder mit dem Fortschreiten des Projekts über die Entwicklungen auf dem Laufenden hält. Selbst die Anforderungen der Stakeholder können sich im Laufe des Projekts ändern, sodass Sie die Maßnahmen und Verfahren, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Strategie für das Stakeholdermanagement in der Vergangenheit angewandt haben, ändern und wiederholen müssen.

Vergessen Sie nie zu kommunizieren

Die effektivsten Projektleiter stellen ihre Teams und Verfahren so zusammen, dass sie die Bedürfnisse der Beteiligten berücksichtigen. Dies kann nur durch die Schaffung offener Kommunikationskanäle zwischen allen Beteiligten erreicht werden.

Die entscheidendste Taktik im Umgang mit Stakeholdern ist eine effektive Kommunikation, die Ihnen die Möglichkeit bietet, dauerhaftes Engagement und Vertrauen zu fördern.

Es gibt nichts Besseres als die Verwendung eines Ressourcenmanagement-Tools, um Ihre Teams und Interessengruppen bestmöglich zu steuern. Testen Sie Teambook kostenlos und sagen Sie es uns!