Überallokation von Ressourcen: der vollständige Leitfaden

Was ist eine Überallokation von Ressourcen und wie kann sie vermieden werden?

Viele Projektmanager machen den Fehler, ihre Ressourcen überzuverteilen. Hier erfahren Sie, warum dies ein großes Problem sein kann und was Sie tun können, um dies zu vermeiden.

Die Überallokation von Ressourcen ist eine gefährliche Praxis, die heutzutage in vielen Organisationen vorkommt. Wenn Menschen den Ausdruck „Überallokation von Ressourcen“ hören, denken sie vielleicht, dass es einfach darum geht, von etwas nicht genug zu haben. Sie beeinflusst auch die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Gesamtverantwortung innerhalb eines Teams.

Aber wie tief ist die Überallokation wirklich und wie können Sie feststellen, ob Ihre Organisation davon betroffen ist? Und vor allem: Wie können Sie mit der Überallokation von Ressourcen umgehen?

Beginnen wir am Anfang.

Definieren Sie die Überallokation von Ressourcen

Die Definition von Mehrzuteilung ist recht einfach.

Überbelegung ist ein Fehler bei der Ressourcenzuweisung, der auftritt, wenn eine Organisation nicht über ausreichende Ressourcen verfügt, um alle zugewiesenen kritischen Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erledigen. Dieser Fehler kann auch als Überbindung oder Überplanung bezeichnet werden. Die Definition von Überallokation ist im Wesentlichen „zu viel Arbeit zugewiesen“ und Unterallokation ist das Gegenteil – „nicht genug Arbeitsbelastung“ für die verfügbaren Ressourcen.

Wenn es zu einer Überallokation kommt, gibt es in der Regel zu wenig Personal und zu viel Arbeit, was zahlreiche Risiken für die Ressourcen mit sich bringt und viele Mitarbeiter dazu zwingt, Überstunden zu machen oder am Wochenende zu arbeiten, um die Fristen einzuhalten. Die Überallokation kann zu Enttäuschung am Arbeitsplatz, schlechter Leistung und sogar zu Budgetüberschreitungen führen. Wir werden später darauf zurückkommen.

Wie können Projektmanager nun feststellen, ob jemand überbelegt ist? Ganz einfach: Sie müssen sich nur seinen Zeitplan ansehen. Wenn er überbucht ist und nicht alles in einem angemessenen Zeitraum erledigen kann, dann wissen Sie, dass es an der Zeit ist, einige Aufgaben neu zuzuweisen oder mehr Verfügbarkeit zu schaffen, indem Sie eine neue Person in Ihrem Team einstellen, die aushilft.

Eine übereilte Ressourcenplanung führt häufig zu einer Überallokation.

Die Auswirkungen der Mehrzuteilung

Die Auswirkungen einer Mehrzuteilung können überall in einer Organisation spürbar sein.

Erstens sind Mitarbeiter, die überbeschäftigt sind, weniger wahrscheinlich glücklich oder motiviert. Daher kann eine Überallokation auch zuBurnout und Turnover führen, da die Mitarbeiter zu besseren Möglichkeiten abwandern.

Zweitens können Teams, die überlastet sind, Fristen und Ziele nicht einhalten, was zu einer Verringerung der Einnahmen führt.

Drittens geben Organisationen mit einer Kultur der langen Arbeitszeiten häufig mehr Geld für Personal aus, da sie mehr Personen einstellen müssen, als sie benötigen, um die Nachfrage zu befriedigen. Im Gegenteil, es kann sogar zu geringerer Produktivität und erhöhtem Stressniveau führen.

Viertens besteht das Risiko einer verminderten Qualität und erhöhter Fehler, wenn die Projekte nicht angemessen zugewiesen werden. Dies kann längerfristige Auswirkungen auf den Ruf und die Rentabilität einer Organisation haben; Unternehmen, denen es nicht gelingt, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, werden es schwer haben, auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Zu viele Ressourcenzuweisungen führen zu einem erhöhten Angstzustand bei allen am Projekt beteiligten Personen. Sie können das Gefühl haben, dass ihr Arbeitstag erst um Mitternacht endet; die Ressource fühlt sich zunächst begeistert, an einem so großartigen Projekt mit außergewöhnlichen Menschen zu arbeiten… bis sie bemerkt, dass sie einer anderen Initiative mit hoher Priorität zugewiesen wurde, die unerwartet aufgetaucht ist. Dies führt zu einem erhöhten Risiko und zu Fehlern innerhalb des Teams, da sie sich nicht auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren können und eine schlechte Kommunikation zu verpassten Gelegenheiten in der gesamten Organisation führen kann. In einigen Fällen können Teams sogar ans Aufhören denken, wenn sie mit zu viel Arbeit und langen Arbeitszeiten konfrontiert sind.

Wie man mit der Überallokation von Ressourcen umgeht

Wie kann man dann mit der Überallokation von Ressourcen im Projektmanagement umgehen? Lassen Sie uns dies näher betrachten.

Vorbeugen statt heilen

Der beste Weg, um Überallokationsprobleme zu lösen, ist, sie zu verhindern. Hier ist, was Sie tun können, um Probleme zu erkennen, bevor sie Sie einholen.

Erstellen Sie einen visuellen Ressourcenkalender

Um die Transparenz zu fördern, erstellen Sie einen Ressourcenkalender. Ressourcenkalender sind visuelle Darstellungen der Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter, der Verfügbarkeit von Ressourcen und der erwarteten Abwesenheiten. Dies ist ein hervorragendes Mittel für Manager, um zu sehen, welche Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass jede Ressource für ein bestimmtes Projekt verwendet wird.

Mit Teambook haben Sie eine Planungstabelle, die Ihnen einen klaren Überblick über die Aktivitäten Ihrer Organisation gibt: wer arbeitet wann an welchem Projekt, wer ist verfügbar und wer hat Urlaub. Sie können von einer Tagesansicht bis zu einer Ansicht über mehrere Monate zoomen und Informationen dank der cleveren visuellen Hinweise in einem Augenblick finden.

Berücksichtigung nicht in Rechnung zu stellender Zeit

Wenn Sie entscheiden, wie viele Mitarbeiter Sie für Ihre Projekte benötigen, denken Sie daran, dass die meisten Mitarbeiter nicht ständig zu 100 % abrechenbar sind (und das sollten sie auch nicht sein). Sie benötigen Zeit, um Sitzungen zu planen, Pausen zu machen, Berichte und Präsentationen vorzubereiten, Krankheitszeiten abzudecken – wir sind alle nur Menschen. Wenn Sie also diese Art von nicht abrechenbaren Aufgaben in Ihre Planung einbeziehen, können Sie eine Überbeanspruchung ihrer Talente vermeiden.

Seien wir ehrlich: Wir alle verbringen einen Teil unseres Tages mit anderen Dingen als der Arbeit an Geschäftsprojekten, sei es die Beantwortung von E-Mails unserer Familie oder die Erledigung von Verwaltungsaufgaben wie die Aktualisierung von Spesenabrechnungen oder die Organisation unseres Kalenders für das Treffen mit dem Chef nächste Woche.

Die Berücksichtigung dieses kleinen Spielraums als Imperativ wird Ihnen die Vorhersage einer realistischen Ressourcennutzung erleichtern und Sie flexibler machen, wenn Sie eine Nivellierung der Ressourcen vornehmen müssen.

Genaue Vorhersagen

Eine genaue Prognose ist entscheidend, um eine Überallokation von Ressourcen zu vermeiden. Wenn Sie kein klares Bild davon haben, wie viel Arbeit Sie erledigen müssen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen, können Sie nicht wirklich damit beginnen, Ihre Ressourcen optimal zuzuteilen. Sie benötigen genaue Schätzungen über die Menge an Ressourcen, die für jedes Projekt oder jede Aufgabe benötigt werden, sowie eine Einschätzung, wann Sie diese Ressourcen im Laufe der Zeit benötigen werden.

In der Tat ist die Vorhersage des zukünftigen Bedarfs an Ressourcen und Kapazitäten einer der Schlüssel zu einem erfolgreichen Ressourcenmanagement.

Wenn Sie nicht wissen, wie viele Ressourcen Sie in Zukunft benötigen oder verfügbar haben werden, ist es schwierig zu bestimmen, wo es Überallokationsprobleme geben könnte – Sie können nur Annahmen treffen, die auf vergangenen Leistungen basieren, was möglicherweise nicht gut funktioniert, wenn Ihr Unternehmen wächst oder andere Veränderungen durchläuft.

Erstellen Sie einen Staffing-Plan

Kurz gesagt ist ein Staffing-Plan ein Dokument, das die Experten oder besonderen Ressourcen beschreibt, die Ihre Initiative benötigt, und wie viele von ihnen Ihr Projekt durchführen können.

Dieser Plan sollte Fragen beantworten können wie: Wie viele zusätzliche Ressourcen oder Mitarbeiter werden Sie benötigen? Welche Fähigkeiten müssen sie haben? Und wann werden sie diese Fähigkeiten benötigen? Auch hier gilt, dass die beste Art, eine Überbelegung von Ressourcen zu bekämpfen, darin besteht, sie von Anfang an zu verhindern – und ein Personalplan kann dabei sehr hilfreich sein.

Sie sollten von Anfang an Staffing-Pläne erstellen, damit diese bereit sind, wenn die Projekte beginnen. Oft ist es sinnvoll, ein Team zusammenzustellen, bevor Sie mit der Arbeit an neuen Initiativen beginnen. Schließlich helfen Ihnen die Besetzungspläne bei der Vorhersage, welche Teammitglieder für jedes anstehende Projekt verfügbar sind, indem sie den Urlaub der Mitarbeiter und andere Verpflichtungen im Voraus abbilden.

Automatisieren Sie die Ressourcenplanung

Wenn Sie die Effizienz steigern und gleichzeitig Burnout oder Verluste vermeiden wollen, kann eine gewisse fortgeschrittene Automatisierung der Ressourcenplanung eingeführt werden. Die Verwendung einer Ressourcenmanagement-Software wird Ihnen helfen, die Prozesse zu automatisieren und menschliches Versagen aus der Gleichung zu eliminieren. Dies wird Ihnen auch ermöglichen, Ressourcen leicht zu erhöhen oder zu reduzieren, wenn es in Ihren verschiedenen Projekten mehr oder weniger Nachfrage nach ihnen gibt.

Teambook ermöglicht es Ihnen, eine oder mehrere Ressourcen per Mausklick oder Drag & Drop zuzuweisen und dann das entsprechende Projekt anzugeben, dessen restliches Zeitbudget Sie in Echtzeit überwachen können. Die Software zeigt an, wer wann an was arbeitet und hilft so, Überlastungen und Ressourcenkonflikte zu vermeiden. Manager können die Zuweisungen mit wenigen Klicks anpassen, um einen optimalen Ausgleich der Arbeitslast zu gewährleisten.

Es gibt zahlreiche Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor unsere Zeit voll genutzt werden kann; der Bedarf an verschiedenen Arten und Niveaus von Fachwissen überschneidet sich manchmal; und so weiter.

Diese Komplexität macht es schwierig, den Aufwand, den wir realistischerweise für jede Aufgabe aufwenden könnten, oder sogar die Zeit, die wir für jede Aufgabe benötigen würden, vorherzusagen. In vielen Fällen können wir unsere eigenen Anstrengungen im Vorfeld nicht richtig einschätzen – und selbst dann unterschätzen wir wahrscheinlich die Zeit, die bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen (insbesondere wenn sie ein gewisses Maß an Kreativität erfordern), indem wir sie einfach von außen betrachten.

Das Ergebnis ist eine Situation, in der die Menschen mit unrealistischen Erwartungen darüber arbeiten, was sie in der ihnen zugewiesenen Zeit erreichen können.

Die Bedeutung des Kapazitätsmanagements mit Teambook

Ressourcen zuzuweisen und Projekte sinnvoll zu verwalten bedeutet, realistisch zu sein, was Sie tun und nicht tun oder vorhersagen können. Deshalb kann ein Automatisierungswerkzeug einen so großen Unterschied machen!

Das Kapazitätsmanagement-Modul von Teambook ist besonders wertvoll für wachsende Organisationen. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die verfügbaren Kapazitäten Ihrer Ressourcen und/oder die für die Durchführung Ihrer Projekte erforderlichen Kapazitäten über einen Zeitraum von 6 Monaten bis 2 Jahren zu visualisieren und zu simulieren. Anschließend können Sie mögliche Abweichungen Monat für Monat visualisieren und abstimmen.

Farbcodes visualisieren Unter- und Überkapazitäten, um Entscheidungen über zukünftige Einstellungen zu treffen. Unabhängig von der Teamkapazität können Sie die für aktuelle und zukünftige Projekte benötigte Kapazität erfassen.

Schlussfolgerung

Die Überallokation von Ressourcen ist eine gefährliche Falle, die die Gesundheit Ihrer Organisation, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und die Qualität Ihrer Ergebnisse gefährden kann. Durch die Einführung präventiver Praktiken – Ressourcenkalender, genaue Prognosen, realistische Personalpläne und Automatisierungstools wie Teambook – können Sie ein gesünderes und produktiveres Arbeitsumfeld schaffen.

Teambook bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Ressourcenzuweisung mit wenigen Klicks zu visualisieren, zu planen und zu optimieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, den dynamischen Planungsfunktionen und dem Modul für mittelfristiges Kapazitätsmanagement erhalten Sie eine umfassende Lösung, um Überallokation zu vermeiden und die Leistung Ihrer Teams zu maximieren.

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