Was ist der Unterschied zwischen Personalbesetzung und Planung?

Personalbesetzung (Staffing) und Planung beziehen sich beide auf die Zuweisung von Arbeit an Personen – sie sind jedoch zwei verschiedene Prozesse, die sich jeweils auf unterschiedliche Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren. Beide sind gleichermaßen wichtig und ergänzen sich gegenseitig und beide haben einen starken Einfluss auf den Arbeitsablauf und die Leistung des Teams.

Lassen Sie uns daher den Unterschied zwischen diesen beiden Prozessen klären und untersuchen, wie Sie sie für den Erfolg Ihres Unternehmens optimieren können.

Was ist die Personalausstattung?

Die Personalbesetzung (Staffing) ist der Prozess der Zuweisung von Personal zu Stellen. Hier liegt der Schwerpunkt auf „wer“ was macht. Für eine effektive Personalbesetzung ist es wichtig, das richtige Personal für die richtigen Aufgaben einzusetzen.

Mit anderen Worten, die Stellen in einer Organisation müssen mit qualifiziertem Personal besetzt werden – Personen mit den erforderlichen Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen.

Schlüsselelemente der Personalausstattung

Der Prozess der Personalbesetzung umfasst mehrere Schlüsselelemente:

1. Identifikation des Geschäftsziels: Die Geschäftsziele bestimmen, welche Stellen Sie schaffen und besetzen müssen und welche Fähigkeiten diese Stellen erfordern. Wenn Sie z.B. die Kundenzufriedenheit verbessern wollen, müssen Sie einen Kundendienstmitarbeiter einstellen (oder eine ganze Abteilung einrichten).
2. Identifizierung des Stellentyps: Eine Stelle kann zwei Arten haben – unbefristet oder befristet. Das Management kann einen Mitarbeiter für einen unbestimmten Zeitraum oder vorübergehend einstellen, je nach den Bedürfnissen des Unternehmens.
3. Erstellung einer genauen Stellenbeschreibung: Eine Stellenbeschreibung hilft, die Erwartungen an einen Mitarbeiter zu definieren, indem sie die Pflichten und Verantwortlichkeiten klärt und die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen auflistet.
4. Personalbeschaffung: Dies ist der Prozess, gute Kandidaten zu finden und sie zu ermutigen, sich für Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben.
5. Schulung: Schulung und Einarbeitung sind für neue Mitarbeiter notwendig – aber auch für diejenigen, die bereits im Unternehmen arbeiten, ist dies nützlich, da es ihnen Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung bietet.
6. Versetzung und Beförderung: Versetzung bezieht sich auf die Versetzung eines Mitarbeiters von einer Rolle in eine andere ohne Erhöhung des Gehalts, des Status und der Verantwortlichkeiten. Eine Beförderung hingegen bedeutet eine Änderung der Vergütung und des Status.
7. Prognose des Personalbedarfs: Dies kann durch die Analyse von Daten aus der Vergangenheit, wie z.B. Verkaufsmuster, erfolgen. Die Prognose wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie nie unterbesetzt sind.

Was ist Planung?

Die Personalplanung ist ein Prozess der Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an jedes Teammitglied. Sie konzentriert sich eher darauf, wann die Personen arbeiten, als darauf, wer arbeitet. Die Planung basiert auf den verfügbaren Ressourcen – Zeit und Personal.

Ein effizienter Planungsprozess gleicht die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter aus und eliminiert die Möglichkeit einer Unter- oder Überbelegung, die unweigerlich zu einem Verlust der Mitarbeiterproduktivität und einer hohen Fluktuation führt, und sorgt für eine bessere Work-Life-Balance und Arbeitszufriedenheit.

Schlüsselelemente der Planung

Die Entwicklung eines Zeitplans umfasst die folgenden Schritte:

1. Identifikation des Projektumfangs: Dies beinhaltet die Bestimmung der Projektziele, der Ergebnisse, der Kosten und der Fristen.
2. Aufgliederungeines Projekts in Leistungen oder Phasen. Dies macht die Geschäftsabläufe überschaubarer, da alle Schritte, die unternommen werden müssen, visualisiert werden.
3. Identifizierung der Aktivitäten und ihrer Dauer: Dies sind die tatsächlichen Handlungen, die entweder von einer Gruppe von Personen oder von einer Einzelperson durchgeführt werden müssen. Man könnte sagen, dass diese Phase eine weitere Dekonstruktion des WBS bedeutet, um logische Verbindungen zwischen den Elementen zu gewährleisten.
4. Bestimmung der Ressourcen: In diesem Stadium analysieren Sie, wie viele Personen Sie benötigen, um die Aufgaben zu erfüllen. Möglicherweise möchten Sie eine Struktur für die Verteilung der Ressourcen erstellen.
5. Ressourcenzuweisung: Hier legen Sie die Menge an Arbeit für jeden Mitarbeiter fest. Wichtig ist, dass Sie niemals davon ausgehen sollten, dass eine Ressource 100% der Zeit zur Verfügung steht – obwohl dies keine absolute Regel ist, verbringen einzelne Mitarbeiter in der Regel 85% ihrer Zeit mit produktiver Arbeit, die den Fortschritt des Projekts vorantreibt, während der Rest auf Besprechungen und Verwaltungsaufgaben entfällt. Bei Managern ist dieser Anteil wahrscheinlich noch höher.
6. Aktualisierung eines Zeitplans: Der Umfang der Arbeit kann sich ändern und Ressourcen können aufgrund von Faktoren wie Krankheit oder unerwarteten familiären Problemen plötzlich nicht mehr zur Verfügung stehen. Ein Zeitplan muss flexibel sein und alle Änderungen widerspiegeln.

Was sind die Hauptunterschiede zwischen Personalbesetzung und Planung?

Wie Sie im vorherigen Abschnitt sehen können, sind Personalbesetzung und Planung nicht die gleichen Prozesse – während es bei der Personalbesetzung darum geht, wer arbeitet, geht es bei der Planung darum, wann die Arbeit stattfindet.

Um den Unterschied zu verdeutlichen, vergleichen wir sie anhand der folgenden Aspekte:

Zusammenstellung eines Teams vs. Organisation der Aktivitäten eines Teams

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Prozessen liegt in ihrem Ziel. Das Ziel der Personalbesetzung ist es, die richtige Anzahl qualifizierter Personen in Ihrem Team zu haben, die jederzeit verfügbar sind. Das Ziel der Ressourcenplanung ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit involviert sind.

Breiter Kontext vs. enger Kontext

Staffing betrifft Ihr Unternehmen im Allgemeinen. Basierend auf verschiedenen Faktoren wie der Wirtschaftslage, Markttrends und Kundenpräferenzen wird sich Ihr Personalbedarf im Laufe der Zeit ändern.

Die Planung hingegen findet in einem engeren und unmittelbareren Kontext statt. Sie arbeiten mit einer spezifischen Situation und weisen die richtigen Personen den richtigen Aufgaben zu, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden müssen.

Langfristiger Fokus vs. kurzfristiger Fokus

Die Personalbesetzung ist ein langfristiger Prozess. Die Personalbesetzung zielt darauf ab, eine Organisation mit qualifizierten Mitarbeitern auszustatten, die für eine gewisse Zeit dort arbeiten (wenn es sich nicht um eine vorübergehende Stelle handelt, die ein Unternehmen natürlich benötigt). Darüber hinaus ist die Personalbesetzung zeitaufwendig: Es braucht Zeit, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren, einzustellen und zu integrieren.

Die Planung nimmt nicht so viel Zeit in Anspruch – bei der Erstellung eines Zeitplans konzentrieren Sie sich auf Projekte, Tage, Wochen oder Monate. Ihr Fokus liegt nicht auf dem Unternehmen, wie es ist, sondern auf dem Projekt, an dem Sie gerade arbeiten.

Wie können sich Personalbesetzung und Planung gegenseitig unterstützen?

Sowohl die Personalbesetzung als auch die Planung betreffen die Personalressourcen und beide Prozesse gehen Hand in Hand.

Damit eine Organisation richtig funktioniert, müssen Sie über ausgebildete Personen verfügen, die in der Lage sind, die anfallenden Aufgaben zu erledigen (Personalausstattung).

Sehr oft scheitern Projekte nicht, weil es keine qualifizierten Personen in einem Unternehmen gibt, sondern weil die qualifizierten Personen nicht richtig geplant wurden. Um eine Lücke zu schließen, können Sie immer noch einen neuen Mitarbeiter einstellen oder eine Schulung anbieten (und das wäre eine Staffing-Lösung), aber das wäre teuer und würde nicht viel Sinn machen, da Sie bereits eine qualifizierte Person im Team haben.

Was Sie brauchen, ist eine Planungslösung – planen Sie vor dem Beginn des Projekts und entscheiden Sie, wer wann arbeitet.

Gleichzeitig kann die Planung allein nicht alle Probleme lösen. Wenn Sie nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um eine Aufgabe zu erfüllen, wird die Qualität darunter leiden oder die Aufgabe wird überhaupt nicht erfüllt.

Kurz gesagt, Personalbesetzung und Planung ergänzen sich. Eine gute Workforce-Strategie in Verbindung mit der Ressourcenplanung kann helfen, die Arbeitskosten zu senken und das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Wie man die Personalausstattung verbessern kann :

1. Praktizieren Sie strategisches Staffing: Richten Sie Ihre Arbeitskräfte auf Ihre Geschäftsstrategie aus. Mit Teambook können Sie Ihren langfristigen Qualifikationsbedarf visualisieren und Ihre Einstellungen entsprechend planen.
2. Verstehen Sie Ihren idealen Personalbestand: Bestimmen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie benötigen, um die optimale Leistung zu erzielen. Teambook ermöglicht es Ihnen, die Nutzung Ihrer Ressourcen zu analysieren und den Personalbedarf zu ermitteln.
3. Stellen Sie einen diversifizierten Talentpool zusammen: Je mehr Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen und Fähigkeiten Sie zur Auswahl haben, desto besser. Durch die Einstellung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Erfahrungen bereiten Sie sich auf mögliche Situationen vor, in denen unerwartete Lücken geschlossen werden müssen.
4. Cross-Training: Auch wenn wir alle von Natur aus in bestimmten Dingen besser sind als in anderen, können wir immer noch in etwas Neuem geschult werden. Dies bietet eine Gelegenheit zur beruflichen Entwicklung für einen Mitarbeiter und hilft Managern, Situationen zu bewältigen, in denen sie eine neue Position schaffen oder jemanden ersetzen müssen, vorübergehend oder dauerhaft.

Wie man die Planung verbessern kann :

1. Lernen Sie Ihr Team kennen: Um effektiv zu planen, müssen Sie wirklich wissen, wer was tun kann. Zunächst ist es nur logisch, Personen den Aufgaben zuzuordnen, die sie erledigen können.
   Auf diese Weise werden sie produktiv arbeiten und den Sinn hinter ihrer Arbeit erkennen, was für die Motivation, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und das Wohlbefinden entscheidend ist.
2. Verwenden Sie eine Planungssoftware: Verschiedene Tools zur Mitarbeiterplanung ermöglichen es Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und alle Ressourcen, die Sie haben, zu systematisieren.
   Mit Teambook können Sie beispielsweise Ihre Projekte planen und verfolgen, einen Ressourcenpool erstellen, die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters nach Tagen und Arbeitsstunden anpassen und sogar Qualifikationen katalogisieren. Dies hilft, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter auszugleichen, indem sichergestellt wird, dass Aufgaben gerecht verteilt werden, ohne bestimmte Mitarbeiter zu überlasten und andere zu ignorieren.
3. Seien Sie auf Notfälle vorbereitet: Einen Plan B zu haben, hilft Ihnen sicherzustellen, dass die Fristen eingehalten werden, egal was passiert. Sie könnten einen Pool von Mitgliedern des Bereitschaftsteams zusammenstellen, die ihre Kollegen ersetzen können. Oder, wie bereits erwähnt, die Mitarbeiter nicht mit voller Kapazität einsetzen, so dass sie noch Zeit haben, etwas mehr Arbeit zu erledigen.
4. Überprüfen Sie den Zeitplan regelmäßig: Aktualisieren Sie ihn jedes Mal, wenn Änderungen eintreten, so dass der Zeitplan den aktuellen Stand widerspiegelt. Teambook bietet Echtzeit-Planungsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Ressourcenzuteilung sofort anzupassen.

Beispiele für die Nutzung von Teambook

Beispiel für eine Personalbesetzung mit Teambook :

Eine Agentur für digitales Marketing nutzt Teambook, um festzustellen, dass sie ihr Webentwicklungsteam in den nächsten sechs Monaten verstärken muss.

Mit Teambooks Kompetenz-Dashboards kann sie die Kompetenzlücken visualisieren und die Einstellung eines Senior React-Entwicklers und eines Junior UX-Designers planen.

Beispiel für die Planung mit Teambook :

Die gleiche Agentur nutzt Teambook dann, um ihre Teams für drei gleichzeitige Kundenprojekte zu planen. Die visuelle Planung ermöglicht es, auf einen Blick zu erkennen, dass der Senior-Entwickler in der nächsten Woche überbelegt ist, und die Planung anzupassen, indem Aufgaben verschoben werden oder der Junior-Entwickler mit Aufgaben betraut wird, die seinem Niveau entsprechen.

Schlussfolgerung

Personalbesetzung und Planung sind ein inhärenter Teil der Projektplanung, und je mehr Sie darüber nachdenken, desto besser wird das Ergebnis sein, das Sie letztendlich erhalten. Schließlich sind es die Menschen, die bestimmen, wie andere Ressourcen genutzt werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtigen Leute auswählen – und dass sie zur richtigen Zeit arbeiten.

Mit Teambook verfügen Sie über eine integrierte Plattform, die es Ihnen ermöglicht, sowohl Ihre Staffing-Anforderungen als auch Ihre Planungsherausforderungen effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass Ihre Projekte rechtzeitig mit den richtigen Ressourcen ausgeliefert werden.

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