Zeitkonflikte: 8 praktische Schritte zur Vermeidung und Lösung von Zeitkonflikten

Im modernen Projektmanagement sind Terminkonflikte eine der größten Herausforderungen, die Ihren Arbeitsalltag stören und die Produktivität Ihrer Teams erheblich beeinträchtigen können. Ob Sie nun mit der Überschneidung zweier wichtiger Sitzungen oder mit kurzfristigen Änderungen Ihres Arbeitsplans konfrontiert sind, ein proaktiver Ansatz ist für die Aufrechterhaltung der Effizienz Ihrer Projekte von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie für ein Projekt verantwortlich sind, werden Sie wahrscheinlich irgendwann mit einem Terminkonflikt konfrontiert. Ob es sich um einen Frontend-Entwickler handelt, der gleichzeitig an zwei Hauptkomponenten arbeitet, oder um einen UX-Redakteur, der mehrere Projekttermine am selben Tag hat, diese Situationen können Ihren Arbeitsablauf erheblich stören.

Tatsächlich zeigte der Teambook-Bericht über die Produktivität von Agenturen vor einigen Jahren, dass die Ressourcenplanung für 62% der Agenturleiter die größte Herausforderung darstellte, und wir glauben, dass diese Zahl seitdem noch gestiegen ist! Aber Terminkollisionen müssen nicht zwangsläufig Ihr Projekt stören. Eine sorgfältige Planung und eine effektive Priorisierung helfen Ihnen, Ihr Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen die Ursachen von Terminkonflikten, wie Sie Konflikte vermeiden und wie Sie reagieren, wenn sie auftreten. Wir haben ihn nach Rücksprache mit mehreren erfahrenen Personen verfasst, darunter ein digitaler Coach, ein Produktmanager und ein CEO, die alle Experten für die Lösung von Planungskonflikten sind. 😉

Was ist ein Terminkonflikt im Projektmanagement?

Ein Terminkonflikt entsteht, wenn sich mehrere Aufgaben, Termine oder Verpflichtungen zeitlich überschneiden, so dass sie nicht wie ursprünglich geplant durchgeführt werden können. Dies führt zu einem Konflikt zwischen den verschiedenen Prioritäten und kann den Fortschritt Ihrer Projekte lähmen.

Dies kann dazu führen, dass die Mitarbeiter überlastet sind und ihre Aufgaben nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigen können. Zeitkonflikte können zu Spannungen innerhalb Ihres Teams führen, ganz zu schweigen von Verzögerungen im Arbeitsablauf, nicht eingehaltenen Fristen und (vielleicht sogar) gescheiterten Projekten.

Die häufigsten Arten von Zeitkonflikten

Konflikte bei Sitzungen

Konflikte bei Sitzungen sind wahrscheinlich die häufigste Form von Konflikten. Sie treten auf, wenn Sie Besprechungen in bereits belegten Zeitfenstern organisieren müssen oder wenn ein Besprechungsraum doppelt belegt ist. Diese Situationen führen zu Spannungen und verzögern die Entscheidungsfindung.

Konflikte um geteilte Ressourcen

Terminkollisionen können aus verschiedenen Gründen auftreten, von kurzfristigen Besprechungen über schlechte Kommunikation bis hin zu mangelnder Transparenz der Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen.

Beispielsweise könnten Sie dem UX-Redakteur eines von Ihnen geleiteten Projekts Aufgaben zuweisen und feststellen, dass er mit einem anderen Projekt überlastet ist. Es ist eine Katastrophe, wenn Sie sich nicht bei anderen Projekt- oder Teamleitern nach der Verfügbarkeit und den Kapazitäten einer gemeinsam genutzten Ressource erkundigen.

Marc Dubois, Seniorberater für digitales Projektmanagement und Trainer, teilt seine Erfahrungen mit Terminkonflikten:

„In meiner 15-jährigen Erfahrung habe ich festgestellt, dass Terminkonflikte der Alptraum Nummer eins für Projektmanager sind. Sie treten immer zum ungünstigsten Zeitpunkt auf und können die Arbeit von Monaten gefährden.

Was ist das Hauptproblem? Die Teams arbeiten in Silos. Jeder Projektmanager plant für sich allein, ohne zu bedenken, dass seine Ressourcen vielleicht schon anderweitig beansprucht werden. Dies ist ein perfektes Rezept für eine Katastrophe“.

Eine weitere Ursache für Terminkonflikte ist die Zuweisung einer unrealistischen Arbeitslast an die Teammitglieder oder die Überlastung der Arbeitszeiten bei voller Auslastung. Ohne Spielraum für mögliche Verspätungen, einmalige Aufgaben oder Änderungen in letzter Minute häufen sich die Aufgaben.

Sophie Martin, Produktmanagerin bei einem Technologie-Scale-up, bestätigt dies:

„Der Fehler, den ich immer wieder sehe, ist, dass die Zeitpläne der Teams mit 100% ihrer Kapazität geplant werden. Das ist mathematisch unmöglich! Sobald etwas Unvorhergesehenes passiert – und das passiert immer – bricht alles zusammen. Die Mitarbeiter sind dann überfordert und die Qualität der Arbeit leidet.

Wie können Sie Konflikte bei den Arbeitszeiten vermeiden?

Manchmal sind Konflikte unvermeidlich: Sie können entstehen, wenn andere dringende Aufgaben anfallen oder wenn ein etabliertes Projektverfolgungssystem nicht effektiv genutzt wird.

Der beste Weg, umTerminkollisionen zu vermeiden, ist, sie gar nicht erst entstehen zu lassen. Hier sind einige vorbeugende Maßnahmen, die Sie bereits bei der Planung Ihres Projekts ergreifen können, um Ihren Zeitplan zu optimieren Arbeitsplanung :

1. Planen Sie Projekte mit realistischen Schätzungen.

Planungsprobleme beginnen bereits in der Planungsphase des Projekts. Wenn Ihre Schätzungen falsch sind und Sie diese nie an die Realität anpassen, kann es passieren, dass einige Mitglieder Ihres Teams zurückbleiben und sich in einem Konflikt zwischen mehreren gleichzeitigen Aufgaben wiederfinden.

In seinem Buch „Human Project Management“ betont Marc Dubois, wie wichtig es ist, mit den Mitarbeitern zu sprechen, die die Arbeit ausführen, um genaue Schätzungen zu erhalten:

„Man kann alle Stellenbeschreibungen der Welt lesen, aber das ersetzt nie ein echtes Gespräch mit der Person, die die Arbeit macht. Wie geht Pierre mit seinen Aufgaben um? Was sind seine wirklichen Termine? Nur wenn man direkt mit ihm spricht, kann man seinen Arbeitsrhythmus verstehen und unangenehme Überraschungen vermeiden.“

Vielleicht denken Sie, dass Ihr Backend-Ingenieur zwei Wochen braucht, um eine E-Commerce-Website von Grund auf zu erstellen, obwohl er am Ende einen ganzen Monat dafür braucht. Sie werden es nur herausfinden, wenn Sie mit ihm sprechen und ihm Fragen stellen.

Eine weitere Möglichkeit, die Zeitschätzung zu verbessern, besteht darin, die geschätzte und die tatsächliche Zeit der Aufgaben zu vergleichen. Sehen Sie sich die Daten früherer Projekte in Ihrem Arbeitsplanungs-Tool an. Hat der UX-Autor mehr Zeit als erwartet benötigt, um den Inhalt des Integrationsprozesses zu schreiben? Hat der QA-Ingenieur Fehler rechtzeitig erkannt und dokumentiert?

Wenn Sie Teambook verwenden, können Sie den geschätzten Zeitplan mit der tatsächlichen Zeit, die Sie für die Projekte aufgewendet haben, vergleichen.

2. Verwenden Sie einen Ressourcenkalender, um die Verfügbarkeit und die Kapazität zu überwachen.

Erwägen Sie die Verwendung von Zeitmanagementstrategien, wie z.B. einen Ressourcenkalender, um die Planung Ihrer Aufgaben zu verbessern und zukünftige Konflikte zu vermeiden. Mit Teambook können Sie beispielsweise die geplanten Arbeitsstunden aufzeichnen, um die tatsächlich für Aufgaben aufgewendete Zeit mit der geplanten Zeit zu vergleichen. Projektzeitpläne können vorausschauender und genauer geplant werden, da die erfassten Zeitdaten die Arbeitsdauer anzeigen.

Laura Rousseau, Operations Manager bei einer digitalen Agentur, erklärt uns :

„Seitdem wir ein echtes zentrales Planungssystem verwenden, haben wir unsere Konflikte bei den Sitzungen um das Dreifache reduziert. Früher herrschte Anarchie: zwei Meetings im selben Zeitfenster, doppelt gebuchte Besprechungsräume…. Jetzt ist alles transparent und jeder kann die Verfügbarkeit in Echtzeit sehen“.

Ein Ressourcenkalender verbessert auch die Übersicht über die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder. Mit einer zentralen Ansicht der Projekte und der zugewiesenen Ressourcen können Sie die Verfügbarkeit der Teammitglieder im Voraus kennen und ihre tatsächliche Kapazität bestimmen, bevor Sie Aufgaben zuweisen.

Eine zentrale Ansicht von Personen und Projekten macht es einfach, zu sehen, wer wann an mehreren Projekten arbeitet. Teams können effizienter planen, da sie eine Echtzeitansicht der Fähigkeiten jedes Einzelnen erhalten. Wenn Sie jemand anderen für eine Aufgabe finden müssen, können Sie die Personen nach Kompetenz und Verfügbarkeit filtern. Die Integration von Urlaub und Feiertagen in Ihre einzigartige Ansicht der geplanten Arbeit und der Kapazitäten ermöglicht es Ihnen, Nichtverfügbarkeiten zu antizipieren und im Voraus alternative Lösungen zu finden.

3. Proaktive Kommunikation mit anderen Projektmanagern

Sofern ein Teammitglied nicht ausschließlich Ihrem Projekt zugewiesen ist, müssen Sie mit anderen PMs oder funktionalen Managern in Kontakt bleiben, um die Anfragen für diese gemeinsam genutzte Ressource im Auge zu behalten.

Sophie Martin empfiehlt :

„Die goldene Regel ist proaktive Kommunikation. Wir organisieren wöchentliche Treffen zwischen den Projektmanagern, um zu verhindern, dass gemeinsame Ressourcen zwischen mehreren Projekten in Konflikt geraten. Es ist besser, vorausschauend zu handeln als zu leiden!

Dies könnte so einfach sein, wie eine Nachricht zu senden, bevor Sie eine Aufgabe an eine gemeinsam genutzte Ressource delegieren. Sie könnten sagen: „Ich möchte Jane eine Aufgabe übertragen, die zwei Wochen dauern wird. Ich wollte fragen, ob Sie Aufgaben haben, die Sie ihr in diesem Zeitraum übertragen wollen oder übertragen haben?“.

Die Mitarbeiter können auch eine entscheidende Rolle bei der Vermeidung von Konflikten spielen, bevor diese entstehen, da sie wissen, wann eine Aufgabe mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet. Fertz empfiehlt, eine offene Kommunikation zu pflegen und psychologische Sicherheit zu gewährleisten, damit sie Sie warnen können, „wenn sie mehr Zeit für eine Aufgabe benötigen oder wenn sie einen potenziellen Terminkonflikt erwarten“.

Profi-Tipp: Kommunizieren Sie mit Ihrem Team, bevor Sie die Arbeit abschließen.

Erstellen Sie eine vorläufige Buchung im Teambook-Arbeitsplan. Sobald alle eingearbeitet sind, können Sie die Buchung mit einem Klick von vorläufig auf bestätigt aktualisieren.

4. Setzen Sie Puffer bei der Planung von Fälligkeiten

Stellen Sie bei der Planung Ihrer Projekte sicher, dass Sie Pufferzeiten einfügen, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen und Terminkollisionen zu vermeiden.

Denken Sie bei der Planung daran, die Methode der kritischen Kette zu verwenden, eine Technik zur Nivellierung der Ressourcen, die den verfügbaren Spielraum in Ihrem Projekt ausnutzt. Sie können den Zeitplan bei Problemen jederzeit ändern, ohne den gesamten Zeitplan des Projekts zu beeinträchtigen.

Planen Sie die Zeit Ihres Teams effektiv mit Teambook

Teambook zeigt die Kapazität Ihres Teams auf einen Blick mit einem visuellen Zeitplan. Fügen Sie die Verfügbarkeiten, Urlaube und externen Ereignisse der einzelnen Personen hinzu, um einen Überblick über ihre Zeit und Kapazitäten zu erhalten.

Wie können bestehende Zeitkonflikte gelöst werden?

Angenommen, das Schlimmste ist eingetreten und Sie haben einen Terminkonflikt während der Ausführung des Projekts 😱. Was können Sie tun? Hier sind einige Lösungen, um Konflikte effektiv zu lösen:

5. Andere in die Entscheidungsfindung einbeziehen

Bevor Sie sich an die Lösung des Problems machen, sollten Sie erwägen, mit den anderen Beteiligten zu sprechen. Andere in die Lösung des Problems einzubeziehen, reduziert Spannungen und negative Reaktionen könnten weniger stark ausfallen, wenn Sie alle eine Lösung finden.

Sie können auch Ihre eigene Lösung entwickeln und dann mit anderen Interessengruppen Kontakt aufnehmen, um einen Konsens zu finden.

6. Änderungen am Arbeitsplan vornehmen

Manchmal ist eine Änderung des Arbeitsplans die einzige Lösung. Wenn das andere Projekt Priorität hat oder Sie über einen beträchtlichen Handlungsspielraum verfügen, ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht:

• Aufgeteilte Aufgaben: Beispielsweise wird dem UX-Redakteur eine Aufgabe für drei Stunden pro Tag für zwei Tage statt für sechs Stunden für einen Tag zugewiesen.
• Reduzieren Sie den Umfang: Beispielsweise reduziert Ihr Team bestimmte Aufgaben und folgt dem kritischen Pfad, so dass das MVP des Projekts zum Starttermin fertig ist.
• Verschieben der Startzeit: Beispielsweise wird ein neues Projekt eine Woche lang auf Eis gelegt, bis der Hauptentwickler aus dem Urlaub zurückkehrt.
• Neuplanung oder Verschiebung von Aufgaben: Beispielsweise wird ein Projekt mit niedrigerer Priorität auf den nächsten Monat verschoben, damit sich die Teammitglieder auf ein kritischeres Projekt konzentrieren können.

Stellen Sie immer sicher, dass Sie alle Änderungen allen Betroffenen mitteilen!

7. Bereiten Sie zusätzliche Hilfe vor

Wenn Sie kein freies Zeitfenster haben und die Aufgabe erfüllen müssen, müssen Sie möglicherweise ein zusätzliches Paar Hände hinzuziehen.

Sophie Martin empfiehlt :

„Wir pflegen immer ein Netzwerk von vertrauenswürdigen Freiberuflern. Wenn ein Terminkonflikt ein kritisches Projekt zu entgleisen droht, können wir schnell auf externe Ressourcen zurückgreifen. Das ist eine Investition, aber es hat uns mehr als einmal gerettet!

Führen Sie eine Liste von Freelancern mit ähnlichen Fähigkeiten und kontaktieren Sie diese bei Bedarf. Die Beauftragung eines Freiberuflers kann Sie mehr kosten, als das Projekt erlaubt. Wenn Sie sich für einen Junior entscheiden, sollten Sie bereit sein, bei Bedarf einzugreifen, um ihm bei der Erfüllung seiner Aufgabe zu helfen.

8. Ändern Sie die Dauer des Projekts

Wenn keine der oben genannten Lösungen funktioniert, sollten Sie eine Änderung der Projektdauer in Betracht ziehen. Dies ist ein letzter Ausweg, aber es ist besser, das Projekt verspätet abzuliefern, als es scheitern zu lassen.

Kontaktieren Sie die Beteiligten und informieren Sie sie, dass der Zeitplan des Projekts aufgrund von Terminüberschneidungen geändert werden muss. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen einen neuen Fertigstellungstermin nennen (und diesen auch einhalten).

Maximieren Sie Ihre Produktivität mit den richtigen Werkzeugen

Terminkonflikte sind unvermeidlich, aber Sie können ihre Häufigkeit mit einer Ressourcenmanagement-Software wie Teambook reduzieren. Dieses Tool hilft Ihnen, Meetings effizient zu organisieren und einen optimalen Arbeitsplan zu pflegen.

Teambook hilft Ihnen bei der Planung von Aufgaben und der Vermeidung von Überlastung, der Überwachung der Arbeitsbelastung in Echtzeit und der Durchführung von Änderungen, wenn ein Teammitglied überlastet ist. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Teammitglieder, melden Sie potenzielle Probleme und identifizieren Sie andere Ressourcen, die die Arbeit übernehmen können.

Handeln Sie: Optimieren Sie Ihr Management von Terminkonflikten

Benötigen Sie ein Werkzeug, das Ihrem Team hilft, Ressourcen zuzuweisen und Terminkonflikte zu vermeiden? Schließen Sie sich den Tausenden von Teams an, die ihre Ressourcen in Teambook verwalten und verfolgen Sie ganz einfach die Arbeitsauslastung und Projektkalender.

Entdecken Sie Teambook jetzt und transformieren Sie Ihren Ansatz zur Arbeitsplanung für eine optimale Produktivität Ihrer Teams.

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