Effektive Definition des Projektumfangs: 7 Schlüsselschritte zum Erfolg

Der Projektumfang ist der beste Verbündete des Projektmanagers. Er ist der Bezugspunkt während des gesamten Lebenszyklus des Projekts, der es ermöglicht, auf dem richtigen Weg zu bleiben, bis die Ziele erreicht sind.

Dennoch kann es zu Selbstgefälligkeit kommen. Man könnte versucht sein, sich zu sagen: „Ich muss den Umfang nicht definieren, ich habe bereits Tausende ähnlicher Projekte geleitet!

Als Projektmanager ist die Definition und Planung von Projekten unser Kerngeschäft. Alles beginnt mit der Schaffung eines soliden Projektumfangs. Egal wie oft Sie ähnliche Projekte durchgeführt haben, Sie können es sich nicht leisten, die Grundlagen zu ignorieren.

Lassen Sie uns also gemeinsam darauf zurückkommen.

Was ist der Umfang eines Projekts?

Der Umfang eines Projekts definiert die Gesamtheit der Arbeit und der Elemente, die berücksichtigt werden müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu liefern.

Er ist nicht mit dem Produktumfang zu verwechseln, der die Funktionalitäten und Merkmale des Endprodukts oder der Dienstleistung beschreibt. Der Projektumfang hingegen beschreibt alles, was erforderlich ist, um das Produkt oder die Dienstleistung gemäß den geplanten Spezifikationen zu erstellen.

Beispielsweise würde der Projektumfang für die Erstellung einer neuen Funktion sowohl die Spezifikationen der Funktion selbst als auch die Entwicklungsaufgaben, Tests, Dokumentation usw. umfassen.

Die entscheidende Bedeutung des Projektumfangs

Die klare Definition des Umfangs eines Projekts hat viele Vorteile:

• Gemeinsames Verständnis von Zielen und Ergebnissen
• Besseres Management der Erwartungen der Interessengruppen
• Bezugsrahmen während des gesamten Projekts
• Grundlage für die Überwachung des Fortschritts
• Vermeidung von Ausrutschern und unkontrollierten Änderungen des Umfangs

Ein gut definierter Umfang ist Ihr bester Schutz im Falle eines Rechtsstreits. Er ist das Dokument, das genau festlegt, was in das Projekt eingeschlossen ist und was nicht.

Die Risiken eines schlecht definierten Umfangs

Wenn Sie der Definition des Umfangs nicht genügend Aufmerksamkeit widmen, kann dies schwerwiegende Folgen haben:

• Überschreitung des Budgets und der Fristen
• Verwirrung über die erwarteten Ergebnisse
• Konflikte mit dem Kunden oder den Interessengruppen
• Demotivation der Teams
• Scheitern des Projekts in extremen Fällen

Das Beispiel des Elektroautos von Dyson ist ein gutes Beispiel für diese Risiken. Das Projekt wurde 2017 angekündigt und zwei Jahre später eingestellt, nachdem es 600 Mio. USD verschlungen hatte. Die Hauptursachen: eine Unterschätzung der Kosten und übertriebener Perfektionismus, Symptome eines schlecht eingegrenzten Umfangs.

7 Schritte, um den Umfang eines Projekts richtig zu definieren

1. Identifizieren Sie die Ziele des Projekts

Der erste Schritt besteht darin, die Ziele des Projekts zu verstehen und zu formalisieren. Dies beinhaltet insbesondere

• Identifizieren Sie alle Interessengruppen
• Verstehen Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen
• Bestimmen Sie, wie das Projekt darauf reagieren wird
• Formulieren Sie klare und messbare Ziele

Idealerweise wenden Sie die SMART-Methode für :

• Spezifisch
• Messbar
• Erreichbar
• an die Realität angepasst
• Zeitlich definiert

Ein SMARTes Ziel könnte z.B. lauten: „Steigerung der Ressourcenauslastung um 20% in den nächsten 6 Monaten durch Optimierung der Planung“.

2. Erstellen Sie einen Ressourcenmanagementplan

Sobald die Ziele definiert sind, müssen Sie über die Zuweisung der Ressourcen nachdenken. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten für die richtigen Projekte einzusetzen und gleichzeitig eine Überlastung zu vermeiden.

Erstellen Sie einen detaillierten Plan für das Ressourcenmanagement. Hier wird ein Tool wie Teambook unentbehrlich, mit dem Sie die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds leicht einsehen und die Zuweisung entsprechend den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit optimieren können.

3. Identifizieren Sie die Einschränkungen des Projekts

Listen Sie alle Faktoren auf, die sich auf das Projekt auswirken könnten:

• Kosten
• Fristen
• Qualität
• Risiken
• Ressourcen
• Technische oder regulatorische Einschränkungen

Mit Teambook könnten Sie zum Beispiel sofort eine Einschränkung erkennen, die mit der begrenzten Verfügbarkeit eines wichtigen Experten über einen bestimmten Zeitraum zusammenhängt… und diese durch die Zuweisung anderer Ressourcen mit den erforderlichen Fähigkeiten und der Verfügbarkeit beheben.

4. Schreiben Sie die Aussage zum Perimeter

Dies ist der Zeitpunkt, um alle gesammelten Informationen in einem strukturierten Dokument zusammenzufassen. Die Beschreibung des Umfangs muss die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist das Projekt und warum wird es durchgeführt?
• Welche Ergebnisse werden erwartet?
• Wie messen Sie den Erfolg des Projekts?
• Wer ist das Projektteam?
• Was ist der Ressourcenplan?
• Wie hoch sind das Budget und die Fristen?
• Welche Einschränkungen wurden festgestellt?
• Wer sind die wichtigsten Interessengruppen?

5. Ausrichtung der Interessengruppen

Teilen Sie die Beschreibung des Umfangs mit den wichtigsten Interessengruppen zur Validierung. Dies ist eine Gelegenheit, um zu überprüfen, ob die Ziele richtig sind und um die Zustimmung aller zu erhalten.

Zögern Sie nicht, den Umfang bei Bedarf zu überprüfen. Ein Richtungswechsel ist üblich, wenn alle den Überblick haben.

Ein Tool wie Teambook ermöglicht eine sofortige Synchronisierung der Kalender aller Ressourcen, intern oder extern. Dies ist ein Schlüsselfaktor, um die Parteien aufeinander abzustimmen!

6. Planen Sie einen Prozess für das Änderungsmanagement

Bei komplexen Projekten sollten Sie einen formellen Prozess für das Änderungsmanagement einführen. Dies ermöglicht es, Anträge auf Änderungen des Umfangs auf strukturierte Weise zu behandeln, ohne die Entwicklung zu blockieren.

7. Kommunikation des Umfangs mit dem Team

Teilen Sie den Projektumfang nach der Fertigstellung weitgehend mit. Stellen Sie sicher, dass er für alle Teammitglieder leicht zugänglich ist.

Bei großen Projekten sollten Sie regelmäßige Kontrollpunkte einplanen, um den Umfang zu überprüfen. Dies wird es Ihnen ermöglichen, Abweichungen schnell zu erkennen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Wie bereits erwähnt, ermöglicht die von Teambook angebotene Synchronisation den Projektmanagern, eine reibungslose Kommunikation in Echtzeit zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet Teambook auch E-Mail-Benachrichtigungen.

Der Umfang wird sich ändern, und das ist normal.

Obwohl der Umfang Ihre Referenz ist, ist er nicht festgeschrieben. Im Laufe des Projekts sind häufig Änderungen erforderlich. Es ist wichtig, dass Sie diese Änderungen vorhersehen und auf kontrollierte Weise verwalten.

Indem Sie von Anfang an einen soliden Umfang festlegen und diesen aktiv verwalten, haben Sie die besten Voraussetzungen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Mit einem Tool wie Teambook können Sie die Ressourcenplanung leicht an den sich ändernden Umfang anpassen und gleichzeitig einen klaren Überblick über die Auswirkungen dieser Änderungen behalten.

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