Der umfassende Leitfaden zur Steigerung der betrieblichen Effizienz im Jahr 2024

Durch betriebliche Effizienz lassen sich die Gewinnspannen erhöhen und die Kosten senken. Aber es geht nicht nur um Geld. Erfahren Sie, wie Sie die Produktivität, Rentabilität, Agilität, Nachhaltigkeit und Zufriedenheit Ihres Dienstleistungsunternehmens steigern können, indem Sie Ihre betriebliche Effizienz optimieren.

Im schnelllebigen Bereich der professionellen Dienstleistungen ist die Fähigkeit, außergewöhnliche Ergebnisse zu liefern, ebenso wichtig für den Erfolg wie ein hohes Maß an Wissen.

Die betriebliche Effizienz ist der Schlüsselfaktor, der erfolgreiche Unternehmen von denen unterscheidet, die im Windschatten eines harten Wettbewerbs auf der Strecke bleiben. Die Verbesserung der betrieblichen Effizienz ist für jedes Unternehmen, das professionelle Dienstleistungen anbietet, von entscheidender Bedeutung, einschließlich Anwaltskanzleien, Beratungsfirmen, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Marketingagenturen.

In diesem Leitfaden werden wir die betriebliche Effizienz definieren, ihre Ziele diskutieren und Vorschläge machen, wie man sie verbessern kann, ohne notwendigerweise die Ausgaben zu senken.

Betriebliche Effizienz: Was ist das?

Betriebliche Effizienz bedeutet, die verfügbaren Ressourcen – insbesondere Personal, Zeit, Geld, Bestände und Ausrüstung – optimal zu nutzen, um Waren oder Dienstleistungen gewinnbringend zu produzieren.

Eine Organisation, die effizient arbeitet, ist straffer, anpassungsfähiger und rentabler.

Obwohl dies der Fall zu sein scheint, sind betriebliche Effizienz und Produktivität nicht dasselbe.

Produktivität ist die Menge der geleisteten Arbeit. Effizienz ist die Qualität der geleisteten Arbeit. Es ist möglich, dass Ihr Unternehmen produktiv ist, ohne effizient zu sein.

Sie können zwei Unternehmen haben, die beide gleich produktiv sind. Allerdings wird eines der beiden Unternehmen wahrscheinlich erfolgreicher sein, wenn es effizienter arbeitet. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass es die Ziele in Bezug auf Qualität und Kundenzufriedenheit erreicht, was zu mehr Erfolg und Nachhaltigkeit führen kann.

Um Verwirrung zu beseitigen, betrachten wir ein Beispiel für betriebliche Effizienz, bevor wir uns den Vorteilen zuwenden.

Beispiel für betriebliche Effizienz

Die Anwendungen der Kunden werden von einer IT-Firma entwickelt. Der Projektmanager schätzt, dass ein Projekt vier Wochen dauern wird, aber aufgrund von Verzögerungen und Doppelbuchungen der Entwickler dauert es in Wirklichkeit acht Wochen und erfordert die Einstellung teurerer Vertragspartner.

• Verzögerungen bei Projekten führen zu höheren Ausgaben und zu Verzögerungen bei der Erzielung von Einnahmen.
• Die Finanzplanung wird durch Differenzen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten beeinträchtigt.
• Bei kontingenten Projekten wirken sich Unterschiede zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Zeitplan aus.
• Während einige Mitarbeiter überlastet waren, wurden andere nicht ausgelastet.
• Das Unternehmen muss für teure zusätzliche Ressourcen bezahlen, wenn es Auftragnehmer beauftragt.
• Es ist unwahrscheinlich, dass der Verbraucher mit der Verzögerung zufrieden sein wird.

Der Grund für betriebliche Effizienz

Die Zeit, die Mitarbeiter mit sich wiederholenden Aufgaben oder ineffizienten Verfahren verbringen, zu reduzieren, ist das Ziel der Einführung einer Denkweise, die sich auf die betriebliche Effizienz konzentriert. Diese Strategie kann die Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität eines Unternehmens erheblich steigern, indem sie den Schwerpunkt auf wertschöpfende Arbeit legt, wodurch das Unternehmen anpassungsfähiger und erfolgreicher auf dem Markt wird.

Obwohl es noch viel zu erforschen gibt, ist dies nur ein Beispiel, das zeigt, dass das Engagement der Arbeitnehmer nicht dem entspricht, was Arbeitgeber gerne sehen würden. Außerdem wird ihre Aufmerksamkeit durch zusätzliche tägliche Aufgaben abgelenkt, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Obwohl die Mitarbeiter von Ausfallzeiten profitieren, möchten Sie die Menge an unnötiger, nicht wertschöpfender Arbeit, die jedem die Zeit raubt, reduzieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern.

Im Allgemeinen wird dies in zwei Arten unterteilt:

• Tätigkeiten, die zwar notwendig sind, aber keinen Mehrwert bieten: Dazu gehören administrative Verantwortlichkeiten und andere notwendige, aber nicht wertschöpfende Aufgaben.
• Völlig unnötige Tätigkeiten: Einige der Aufgaben in der ersten Kategorie können automatisiert werden, aber Sie müssen die völlig unnötigen Tätigkeiten finden und eliminieren.

Die Vorteile der betrieblichen Effizienz

Über die finanziellen Einsparungen hinaus bietet die betriebliche Effizienz zahlreiche weitere Vorteile. So kann betriebliche Effizienz das Engagement und die Loyalität der Beschäftigten erhöhen, die Kundenzufriedenheit steigern und die Agilität Ihres Unternehmens erhöhen.

Ausgaben senken 💸.

Durch eine bessere Nutzung der Ressourcen senkt die betriebliche Effizienz die Ausgaben. Das Personal stellt Ihre größten Ausgaben dar, wenn Sie z. B. ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen betreiben. Sie können mehr Ergebnisse für denselben Input erzielen, wenn Sie ihren Arbeitsablauf und ihre Arbeitsbelastung rationalisieren können, sodass sie in derselben Zeit und mit demselben Gehalt mehr Arbeit erledigen können.

Höhere Gewinne und Rentabilität 💰.

Sie können die gleichen Artikel zu geringeren Kosten liefern, was zu einem höheren Gewinn führt, da Sie die Verschwendung in Ihren Prozessen reduzieren. Oder Sie können Ihre Produktion bei gleichbleibenden Kosten steigern, wodurch sich Ihr Einkommen verbessert. Sie könnten die zusätzlichen Stunden z. B. dazu verwenden, ein neues Projekt B zu produzieren, wenn Sie beim aktuellen Projekt A 100 Stunden einsparen können.

Verkürzung der Durchführungszeiten und der Zeit bis zur Markteinführung📄.

Intelligenteres Arbeiten führt zu schnellerem Arbeiten, was unter betrieblicher Effizienz verstanden wird. So können Sie Projekte schneller abschließen oder neue Produkte früher auf den Markt bringen. Die Vorteile sind vielfältig: Sie können z. B. Ihre Kunden mit einem schnelleren Service überraschen oder Ihrer Konkurrenz mit einem neuen Produkt zuvorkommen.

Überlegenheit und Kundenzufriedenheit⭐.

Die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung kann durch betriebliche Effizienz verbessert werden. Nehmen wir als Beispiel die Automatisierung. Eintönige Handarbeit kann für Ihre Mitarbeiter eine Verschwendung von Zeit und Kreativität bedeuten. Aufgaben werden immer erledigt (in der Regel auf einem höheren Niveau und mit weniger menschlichen Fehlern), wenn diese Prozesse automatisiert sind. Außerdem steht Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für interessantere Aufgaben zur Verfügung. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden und Daten einzugeben, könnten Sie die Entwicklung einer Strategie oder eines Produkts in Betracht ziehen. Dies kann die Qualität des Produkts verbessern, ohne die Ausgaben Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Erhöhte Agilität im Geschäftsleben 🤸.

Sie können neue Chancen nutzen und agiler werden, wenn Sie effizient arbeiten. Um das vorherige Szenario weiterzuentwickeln: Angenommen, Ihr Unternehmen hat die Gelegenheit, einen Kostenvoranschlag für ein neues Projekt zu erstellen. Sie haben jedoch keine Zeit, die Kapazität und Verfügbarkeit von Ressourcen für nachfolgende Projekte zu ermitteln, weil Ihre Projektmanager mit den manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihrer aktuellen Projekte beschäftigt sind. Sie verpassen daher die Gelegenheit.

Einbindung und Bindung von Mitarbeitern 📈.

Ineffiziente Verfahren sind zeitaufwendig und mühsam, was dazu führen kann, dass sich Ihre Mitarbeiter überfordert, demotiviert und unterbewertet fühlen. Durch die Verbesserung der betrieblichen Effizienz kann Ihr Team mehr Zeit für Projekte aufwenden, die sie interessieren, herausfordern und bereichern. Infolgedessen geben sie eher ihr Bestes und suchen weniger wahrscheinlich nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten. Glauben Sie, dass sie nicht beobachten? Denken Sie noch einmal darüber nach, was sie denken. Laut Microsoft planen fast 40 % der Arbeitnehmer, ihren derzeitigen Arbeitsplatz in den nächsten 12 Monaten zu verlassen.

Initiative ergreifen statt reagieren 🤓.

Vorgänge, die wirklich effektiv sind, sparen Zeit und Mühe, fördern eine größere Transparenz im Team und verbessern den Datenfluss. Das bedeutet, dass Ihre Manager bessere Entscheidungen treffen können, weil sie mehr Zeit und Zugang zu Informationen haben. Sie haben Zeit, proaktiv und strategisch zu handeln, anstatt sich überlastet und ständig im Rückstand zu fühlen. Dadurch werden alle Aspekte Ihres Unternehmens verbessert.

Wie wird die betriebliche Effizienz ermittelt?

Zur Messung der betrieblichen Effizienz stehen zahlreiche quantitative und qualitative Messgrößen zur Verfügung. Streng genommen wird die betriebliche Effizienz in Form einer Kennzahl ausgedrückt, die als betriebliche Effizienzkennzahl bezeichnet wird.

Die Kosten für die Bereitstellung Ihrer Dienstleistungen oder Waren zuzüglich der Betriebsausgaben werden zur Kennzahl der betrieblichen Effizienz addiert, die dann durch Ihren Nettoumsatz geteilt wird. Daraus ergibt sich eine Zahl, die den Prozentsatz Ihres Nettoumsatzes darstellt, der von den Ausgaben absorbiert wird, und die als Zahl ausgedrückt werden kann.

Es gibt jedoch neben dieser Kennzahl noch andere Methoden, um die betriebliche Effizienz zu bewerten. Um ein umfassenderes Bild ihres Erfolgs zu erhalten, werden die Unternehmen unterschiedliche Kennzahlen verwenden. Bei einem Unternehmen, das Dienstleistungen anbietet, sollten Sie z. B. auch die wichtigsten Leistungsindikatoren berücksichtigen, die sich auf :

• Nutzung von Ressourcen
• Abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden
• Turnover.

Es ist klar, dass Statistiken und Daten nur einen Teil des Bildes liefern. Sie müssen auch qualitative Indikatoren für die betriebliche Effizienz berücksichtigen.

Erscheinen Ihnen die Verfahren effektiv? Sind die Mitarbeiter ungeduldig und gereizt? Laufen sie Gefahr, sich durch stundenlanges Arbeiten zur Einhaltung von Fristen zu erschöpfen? Sind die Kunden mit Ihrem Angebot zufrieden? Oder beschweren sie sich über die zu liefernden Produkte, die Verfahren und die Fristen?

Wege zur Steigerung der Effizienz von Operationen

In einem Dienstleistungsunternehmen sind Ihre Mitarbeiter sowohl Ihr größtes Kapital als auch Ihr größter Kostenfaktor, da sie die Arbeit verrichten, die zu den Ergebnissen führt. Daher wird die Verbesserung Ihres Personalmanagements einen großen Einfluss auf die Effizienz Ihres Unternehmens haben.

Hier sind zehn Strategien, mit denen Sie Ihre Daten, Technologien, Mitarbeiter und Verfahren verbessern und aufeinander abstimmen können, um die betriebliche Effizienz zu steigern, die Ausgaben zu senken und gleichzeitig Ihre Kollegen und Kunden glücklicher zu machen.

1. Machen Sie das Beste aus Ihren Ressourcen

Der Prozess, Ressourcen so effizient wie möglich zuzuweisen und zu verwalten, wird als Ressourcenoptimierung bezeichnet. Durch die Senkung der Ausgaben für direkte Arbeitskraft zielt die Ressourcenoptimierung auf die Maximierung der Produktivität ab. Die Verwendung von Ansätzen zur Ressourcenoptimierung kann Ihnen auch dabei helfen, effektiver auf Kundenanforderungen zu reagieren und Ihre Leistung zu steigern.

Die Optimierung von Ressourcen umfasst ein breites Spektrum an Methoden.

Die richtigen Personen zur richtigen Zeit in den richtigen Projekten platzieren

So können Sie sicher sein, dass Sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um eine Arbeit zufriedenstellend und fristgerecht zu erledigen. Da Sie jedoch nur die genauen Personen (mit dem genauen Grad an Betriebszugehörigkeit und Fachwissen) einsetzen, die Sie benötigen, vermeiden Sie, zu viel Geld für Personal auszugeben. Außerdem stellen Sie sicher, dass sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen, anstatt sie bei wichtigen Aufgaben auf der Strecke zu lassen.

Vermeidung von Unternutzung

Wenn Sie Ihre Ressourcen nicht optimal nutzen, um Ihre Investitionsrendite zu maximieren, nennt man das Unterauslastung. Setzen Sie z. B. einen älteren Softwareingenieur ein, obwohl ein jüngerer Mitarbeiter die Arbeit genauso gut hätte erledigen können. In diesem Fall könnten Sie 100 Dollar pro Stunde verdienen statt der 50 Dollar, die für den Auftrag erforderlich waren. oder dafür sorgen, dass Mitarbeiter ihre Zeit mit Verwaltungsaufgaben von geringem Wert verbringen, anstatt mit abrechenbaren Aufgaben, die dem Unternehmen zugute kommen.

Übermäßigen Gebrauch verhindern

Überauslastung ist das Gegenteil von Unterauslastung. Sie ist ein Zeichen für eine übermäßige Nutzung des Personals. Dies kann zu einer Reihe von Problemen für Ihr Projekt, Ihren Arbeitsablauf und Ihre finanziellen Gewinne führen.

Zunächst einmal führt übermäßiger Gebrauch zu Burnout, was wiederum zu Problemen mit der Anwesenheit, der Leistung und der Gesundheit führt. 2019 hat die Weltgesundheitsorganisation Burnout als „berufsbedingtes Phänomen“ in die internationale Klassifikation der Krankheiten aufgenommen. Burnout ist nicht nur der Hauptgrund für die Kündigung von Mitarbeitern, sondern führt auch zu kostspieliger Mitarbeiterfluktuation.

Zweitens kann eine begehrte Person den Fortschritt eines Projekts blockieren. Das bedeutet, dass ihre Verfügbarkeit den Zeitplan ganzer Projekte verzögern kann oder dazu führt, dass eine für die Aufgabe ungeeignete Ressource eingesetzt werden muss, was sich auf die Kosten und/oder Lieferungen auswirkt.

Wie Sie sehen können, führt die Ressourcenoptimierung zu höheren Gewinnspannen, besserer Projektleistung, besserer Budget- und Qualitätskontrolle, höherer Mitarbeiterzufriedenheit und vielem mehr. Um Ihre Ressourcen zu maximieren, müssen Sie diese Mechanismen verstehen:

• Über welche Personen und Fähigkeiten Sie verfügen
• Wie viel ihre Nutzung das Unternehmen kostet
• Ihr derzeitiger Nutzungsgrad
• Wenn sie verfügbar sind
• Geeignete Stellvertreter für privilegierte Persönlichkeiten.

2. Überprüfung der Prozesse

Das PPT-Framework, das das goldene Dreieck von Menschen, Verfahren und Technologie darstellt, ist das Mittel, mit dem die Umwandlung des Unternehmens vollzogen wird. Die Arbeit wird von Menschen ausgeführt, durch Verfahren wiederholbar gemacht und durch Technologie effizienter gestaltet. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Verfahren funktional und für den jeweiligen Zweck geeignet sind.

Der erste Schritt besteht darin, Ihre aktuellen Verfahren zu überprüfen und jeden Schritt genau zu verstehen. Welche Rolle spielt jede Handlung bei der Erreichung des Hauptziels? Ist sie das wirksamste Mittel, um dieses Ziel zu erreichen? Wird sie so eingesetzt, dass sie dieses Ziel effektiv erreicht?

Neuausrichtung und Neugestaltung von Prozessen

Ein Prozessaudit kann Ihnen helfen, systematische Ineffizienzen in Ihren Prozessen aufzudecken. Es kann auch zeigen, dass ehemals angepasste Verfahren den sich ändernden Bedürfnissen Ihres Unternehmens nicht mehr gerecht werden.

Dieses einst effiziente Verfahren birgt heute Risiken für die betriebliche Effizienz. Denn abgesehen davon, dass es unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt, hindert es die Manager daran, problemlos auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um kluge Entscheidungen zu treffen. Eine Automatisierung wäre für dieses Verfahren von Vorteil (siehe nächster Abschnitt).

Darüber hinaus müssen Sie bestätigen, dass Ihre bestehenden strategischen Ziele mit Ihren Verfahren übereinstimmen. Wenn Verfahren z. B. eingeführt wurden, als Sie Geld sparen wollten, sind sie jetzt, da Sie versuchen zu expandieren, vielleicht nicht mehr angemessen.

Wenn Sie Ihre Verfahren geändert und optimiert haben, verfassen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die Ihre Mitarbeiter verwenden können. Standardarbeitsanweisungen sind dokumentierte Richtlinien, die Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Routineaufgaben enthalten, damit diese jedes Mal von jedermann einheitlich und effizient ausgeführt werden können.

3. Machen Sie die Verfahren automatisch

Ineffiziente manuelle Verfahren sind ein großes Hindernis für die betriebliche Effizienz. Diese mühsamen und zeitraubenden Aufgaben haben im modernen Zeitalter der automatisierten Technologien keinen Platz mehr.

Laut Ajay Agrawal, Professor für Unternehmertum an der Universität von Toronto, werden Automatisierung und Digitalisierung in diesem Jahr die wichtigsten Prioritäten für ehrgeizige Unternehmen sein. „Traditionelle Unternehmen werden weiterhin in die Digitalisierung investieren“, sagt er in einem Interview mit McKinsey im Rahmen des Panels zu den Technologietrends für 2022. Unternehmen mit Spitzentechnologie werden Geld für die Automatisierung ausgeben.

Manuelle Verfahren rauben den Mitarbeitern Zeit und Moral, indem sie sie zwingen, mühsame Aufgaben zu erledigen, die eigentlich kein menschliches Eingreifen erfordern. Folglich verschwenden Sie die Fähigkeiten und die Zeit Ihrer Teammitglieder, indem Sie sie stunden- oder tagelang an Aufgaben arbeiten lassen, die eine Software in Sekundenschnelle erledigen könnte.

Nehmen wir als Beispiel die Verteilung von Ressourcen. Alle Ihre Ressourcen werden für die Initiativen eingesetzt, die für sie relevant sind. Zur richtigen Zeit sind die richtigen Personen am richtigen Ort. Das Leben verläuft harmonisch. Später kann sich jedoch der Umfang oder der Zeitplan des Projekts ändern, sodass Sie die Ressourcen neu zuweisen müssen.

Wenn Ihr Programmmanager diesen Vorgang von Hand durchführen müsste, könnte er mehrere Stunden dauern. Mit einer Software zur Ressourcenzuweisung würde er nur wenige Minuten dauern. Das bedeutet, dass Ihr Programm-Manager sich wieder Aufgaben zuwenden kann, bei denen seine Kreativität und sein menschlicher Beitrag einen Mehrwert für das Unternehmen bieten, wie z. B. Stakeholder-Management, Innovation und strategische Planung, und Sie können Änderungen mit Vertrauen und Geschwindigkeit vornehmen.

Prozessautomatisierung steigert die betriebliche Effizienz :

• Reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit unnötigen Aufgaben verbringen, und erhöhen Sie die Kapazität, ohne die Ausgaben zu erhöhen.
• den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben, wie z. B. Entscheidungsfindung, Arbeitsabläufe und Markteinführungszeiten, zu reduzieren
• Mittel für Projekte bereitstellen, die wirklich benötigt werden, z. B. zur Verbesserung von Standards und zur Erzielung besserer Ergebnisse für die Kunden.

4. Stärkung der Zusammenarbeit zwischen den Teams

Mit zunehmender Größe Ihres Unternehmens wird es immer schwieriger, zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Vielleicht haben Sie mit einem kleinen Team begonnen, das über Slack kommuniziert oder durch das Büro schreit, um Informationen über Finanzen, Betriebsabläufe oder Einstellungen zu liefern. Doch im Zuge Ihrer Expansion hat nun jeder dieser Geschäftsvorgänge seine eigenen Teams, jedes mit seinen eigenen Verfahren und Systemen.

Ihr Unternehmen ist auf den Zusammenhalt dieser Teams angewiesen, die Informationen schnell austauschen und im Interesse des Gemeinwohls kooperieren. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. In vielen Fällen kann dies die betriebliche Effizienz gefährden.

Wenn Sie sich auf die Daten oder Vorschläge anderer Gruppen verlassen, kann dies zu Verzögerungen und Engpässen führen.

Um die Zusammenarbeit zwischen den Teams und damit die betriebliche Effizienz zu verbessern, ziehen Sie folgende Strategien in Betracht:

• Etablierung einer Kultur der Zusammenarbeit, in der sich die Menschen eher um die Ziele der Organisation als um ihre eigenen Interessen bemühen.
• Überprüfen Sie die Teamstrukturen, um festzustellen, ob sie noch dem angestrebten Ziel entsprechen oder ob sie Konflikte produzieren.

Anstatt mehrere Silos zu haben, sollten Sie dafür sorgen, dass alle im selben System arbeiten.

5. Verbesserung der Zugänglichkeit von Daten

Abgeschottete Daten sind ein großes Hindernis für die betriebliche Effizienz, da eine rechtzeitige und gut informierte Entscheidungsfindung vom Zugang zu zuverlässigen Daten abhängt. Alle Abteilungen werden dank der Standardisierung und Zentralisierung der Daten in einer einzigen Quelle der Wahrheit mit denselben Daten arbeiten, was den Managern eine 360-Grad-Sicht auf die Leistung des gesamten Unternehmens verschafft.

Nehmen wir als Beispiel die Nutzung von Ressourcen. Um eine Über- oder Unternutzung von Ressourcen zu vermeiden, müssen die Manager projektbasierter Unternehmen in der Lage sein, die Nutzung dieser Ressourcen zu messen und zu kontrollieren. Damit sie die besten Entscheidungen für Einzelpersonen und Projekte treffen können, müssen alle projekt- und ressourcenbezogenen Informationen zentral gespeichert, aktualisiert und in Echtzeit angezeigt werden.

Ein weiteres Beispiel ist die Überwachung des geplanten Budgets im Vergleich zum tatsächlichen Budget. Manager können effektive Verfahren identifizieren und diese an leistungsschwache Teams weitergeben, wenn sie Zugang zu Daten über die Unterschiede zwischen den Projektprojektionen aller Teams haben. Außerdem können die Daten durch die Verbesserung der Planungsverfahren dazu beitragen, dass zukünftige Schätzungen genauer werden.

Bei dem Versuch, die Datenverfügbarkeit zu erhöhen, sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Die entscheidenden Daten, die Sie verfolgen und messen müssen, um die betriebliche Effizienz zu steigern
• Datensysteme zentralisieren und standardisieren, um Datensilos aufzubrechen
• Software einsetzen, die die Verarbeitung und Visualisierung von Daten rationalisiert, um schnell und einfach Informationen zu erhalten

Eine bessere Verfügbarkeit von Daten hilft mehr als nur bei der Entscheidungsfindung. Laut einer Studie von McKinsey kann eine verbesserte Datenarchitektur, -governance und -verwaltung Verschwendung und manuelle Arbeit beseitigen, was zu einer Senkung der jährlichen Datenausgaben um 5-15 % führt. Es macht also Sinn, diese Zeit und dieses Geld einzusparen.

6. Machen Sie das Zeitmanagement zur Priorität

Zeit ist in Dienstleistungsunternehmen buchstäblich Geld, weshalb die Kontrolle der Zeitnutzung von entscheidender Bedeutung ist. Studien zeigen, dass Angestellte nur 27 % ihrer täglichen Arbeitszeit mit Aufgaben verbringen, die direkt mit ihren Talenten zu tun haben, während sie 2,8 Stunden mit produktiven Aufgaben verbringen.

Zeitkontrolle ist eine Methode, um das Zeitmanagement zu überwachen und zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihre Ressourcen effizient genutzt werden. Das bedeutet nicht, dass Ihre Mitarbeiter abrechenbare Stunden arbeiten oder zu 100 % produktiv sein müssen. Das ist nicht praktikabel. Es geht lediglich darum, Mitarbeiter mit Aufgaben zu betrauen, bei denen ihr Fachwissen und ihre Fähigkeiten Ihrem Unternehmen am meisten zugute kommen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Leiter einer Firma für Grafikdesign. Sie stellen fest, dass Ihr leitender Grafikdesigner in Wirklichkeit drei Stunden pro Tag damit verbringt, E-Mails von Kunden zum Genehmigungsverfahren zu beantworten und PDF-Proofs auszutauschen. Sie sollten daher eine Software zur Automatisierung von Genehmigungen einführen oder einen Administrator mit dieser Aufgabe betrauen, um Ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Auf diese Weise kann Ihr Designer wieder die Fähigkeiten einsetzen, für die Sie ihn bezahlt haben, als Sie ihn eingestellt haben.

7. Beschreiben Sie die Projektkontrollen

Auch mit erfahrenen Projektmanagern läuft nie etwas wie geplant. Die Überwachung und Bewertung des Projektfortschritts ist entscheidend, um notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Um die Kosten und die Ergebnisse für den Kunden unter Kontrolle zu halten, hilft die Projektsteuerung, die Risiken unvorhergesehener Ereignisse zu bewältigen, z. B. wenn ein Teammitglied krankheitsbedingt ausfällt oder zu einem anderen Projekt versetzt wird.

Zu den Projektkontrollen gehören unter anderem die folgenden:

• Beschreibung des Umfangs des Projekts
• Struktur der Arbeitsteilung
• Pläne für das Risikomanagement
• Verfahren zur Bewältigung von Veränderungen

Projektkontrollen können die betriebliche Effizienz erheblich steigern, indem sie verhindern, dass Projekte abdriften und Sie mehr Geld und Zeit kosten, indem sie einen Rahmen für die Messung, Überwachung und Korrektur der Projektleistung bieten.

8. Im Voraus planen

Es ist offensichtlich, dass Sie vorausschauend planen müssen, um die betriebliche Effizienz langfristig zu steigern. Sie müssen darüber nachdenken, wie Sie Ihre Ziele in drei, fünf und zehn Jahren erreichen können.

Es gibt einige Dinge, die Sie schon jetzt tun können, um Ihre Produktivität später zu steigern.

Planung von Kapazitäten

Das Ziel der Kapazitätsplanung ist es, sicherzustellen, dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um Ihre Ziele effektiv zu erreichen, indem Sie in die Zukunft blicken.

Verfügen Sie z. B. über die richtige Anzahl und Art von Mitarbeitern – z. B. Senior-Entwickler -, um die Arten von Projekten, die Sie durchführen wollen, zu verwirklichen? Verfügen Sie über den nötigen Platz und die Ausrüstung, um Ihr Unternehmen zu erweitern, falls Sie dies vorhaben? Zumindest kurzfristig könnten Sie auf Hindernisse und Engpässe stoßen, die zu Effizienzverlusten führen, wenn Sie nicht über die nötigen Kapazitäten verfügen, wenn Sie sie brauchen.

Fähigkeiten entwickeln

Ziel des Kapazitätsaufbaus ist es, Ihr Unternehmen besser in die Lage zu versetzen, seine langfristigen Ziele zu erreichen. Es geht darum, das gewünschte Ziel Ihres Unternehmens zu bestimmen, Ihre derzeitige Fähigkeit, dieses Ziel zu erreichen, zu bewerten und die Lücken zu schließen, die Sie daran hindern werden, es zu erreichen. Die Fähigkeiten reichen von einer guten Sitzungsleitung bis hin zu Führungsqualitäten. Im Laufe der Zeit kann die Entwicklung von Kompetenzen die betriebliche Effizienz erheblich steigern.

Innovation und Automatisierung

Die betriebliche Effizienz wird durch die Automatisierung zeitaufwändiger manueller Vorgänge erhöht, wodurch Ressourcen freigesetzt werden. Dies ist eine Selbstverständlichkeit. Die praktische Anwendung von Technologie ist jedoch ein fortlaufender Prozess. Die Technologie wird entwickelt, um neue Probleme zu lösen, und hat die Fähigkeit, ganze Verfahren und Lösungen sofort überflüssig zu machen. Sie müssen ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Technologie optimal einsetzt.

9. Setzen Sie Ziele, um die Mitarbeiter zur Verantwortung zu ziehen.

Wie wir bereits festgestellt haben, sind Ihre Mitarbeiter in einer dienstleistungsorientierten Organisation sowohl Ihr größtes Kapital als auch Ihre größten Ausgaben. Daher wird eine Verbesserung ihrer Produktivität die betriebliche Gesamtproduktivität erhöhen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, Ziele zu setzen und den Mitarbeitern die Freiheit zu geben, diese zu erreichen. Key Performance Indicators und Ziele sind notwendig, damit die Mitarbeiter für :

• ihnen dabei helfen, strategische Initiativen in realisierbare Zeitpläne umzuwandeln.
• Erkennen Sie den Zusammenhang zwischen ihrer Arbeit und der allgemeinen Ausrichtung des Unternehmens.
• ihre Leistungen und Beiträge anerkennen und ehren.

Wir schlagen den Managern Folgendes vor:

• Unterteilen Sie die übergeordneten Ziele in leichter zu handhabende Unterziele.
• Führen Sie häufige individuelle Nachfassaktionen durch, um Fortschritte zu bewerten und Hindernisse zu überwinden.
• Die Beschäftigten müssen die notwendigen Ressourcen erhalten und gefragt werden, was sie brauchen, um ihre PKI zu erfüllen.
• Eine Atmosphäre der Transparenz und Innovation fördern.

10. Probieren Sie neue Arbeitsansätze aus

Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um neue Dinge auszuprobieren, wenn es sie denn je gegeben hat. Immer mehr Unternehmen experimentieren mit neuen Strategien zur Einbindung von Fern- und Hybridteams sowie mit neuen Arbeitsmodellen.

Software für das Ressourcenmanagement ist eines der Werkzeuge, die Dienstleistungs- und Projektunternehmen einsetzen können, um ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Sie ermöglicht es den Unternehmen, auf möglichst praktische Weise Ressourcen zuzuweisen, Projekte zu planen und zu überwachen.

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