Was ist Unterauslastung und warum versuchen wir, sie zu vermeiden? Wir haben einige Antworten für Sie sowie Tipps, wie Sie Unternutzung in Ihrer Organisation beenden können.
Wollen Sie Ihren Gewinn steigern? Beginnen Sie damit, die Unterauslastung Ihrer Projektteams zu kontrollieren.
Es ist wahrscheinlich, dass sich einige Ihrer Mitarbeiter über ihre hohe Arbeitsbelastung beschweren. Andere hingegen sind einfach nicht mit dem Herzen bei der Sache. Wenn Sie ein solches Ungleichgewicht bei der Ressourcennutzung feststellen, ist es wahrscheinlich, dass Sie die Arbeitsfähigkeit einiger Ihrer Mitarbeiter nicht optimal nutzen und anderen zu viel Arbeit aufbürden. Und wenn Sie sich nicht darum kümmern, leidet irgendwann die Arbeit der Kunden, ein Teil der Mitarbeiter ist ausgebrannt und die anderen sind demotiviert. Sie wissen nicht, wie Sie den Schuldigen identifizieren und damit beginnen können, die Unterauslastung und ihre negativen Auswirkungen zu kontrollieren? Dieser Leitfaden zeigt die Anzeichen von Unterauslastung und Möglichkeiten, sie zu reduzieren.
Was ist Unterauslastung in einem Dienstleistungsunternehmen?
Wie das Wort schon sagt, ist Unterauslastung die ineffiziente Nutzung von Ressourcen in einem Dienstleistungsunternehmen, was zu einer Verringerung des Gewinns führt.
Im Wesentlichen umfassen diese Ressourcen sowohl die Humanressourcen als auch die Instrumente, die zur Verwaltung des Unternehmens eingesetzt werden. Der Schwerpunkt liegt jedoch hauptsächlich auf den Humanressourcen.
Mit anderen Worten: Wenn die Beschäftigten mehr Freizeit haben, werden sie nicht mit ihrem vollen Potenzial eingesetzt. Für Dienstleistungsunternehmen ist dies ein Problem, denn die Mitarbeiter sind ihr wertvollstes Gut und es ist entscheidend, dass sie ihr Potenzial voll ausschöpfen, um eine Rendite zu erzielen.
Das Problem der Unternutzung
Bei der Unterauslastung werden die einzigartigen Fähigkeiten und die Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht voll ausgeschöpft, um die Unternehmensziele zu erreichen. Infolgedessen hat Unterauslastung einen negativen Einfluss auf den Umsatz..
Mit anderen Worten: Es ist unmöglich, die Unternehmensziele zu erreichen, wenn die Mitarbeiter nicht am Optimum ihrer Fähigkeiten arbeiten.
Aber das ist noch nicht alles. Die Unterauslastung wirkt sich auch auf die Mitarbeiter selbst aus. Ein Mitarbeiter, der z. B. mehr Zeit auf der Ersatzbank verbringt, wird irgendwann demotiviert und gelangweilt. Auch das Produktivitätsniveau leidet letztendlich darunter.
Wenn diese Unterauslastung der Kapazitäten länger andauert, sinken auch Ihre Chancen, Ihre Mitarbeiter zu halten.
3 Anzeichen für Unterforderung
Nachdem Sie nun die Definition von Unterauslastung und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeiter kennen, wollen wir uns ansehen, wie Sie sie in Ihrer Behörde anhand der folgenden Anzeichen erkennen können:
- Nicht eingehaltene Fristen
Einer der Hauptvorteile der optimalen Ressourcennutzung ist, dass sie die Einhaltung von Fristen auf konsistente und vorhersehbare Weise ermöglicht.
Wenn Sie dies jedoch nicht tun, sind nicht eingehaltene Fristen (eine nach der anderen) oft eines der ersten Anzeichen von Unterauslastung, die Sie zu sehen beginnen – was dem Ruf Ihrer Organisation schaden und die Zufriedenheit Ihrer Kunden schmälern kann.
Bedenken Sie, dass nicht eingehaltene Fristen nicht nur darauf zurückzuführen sind, dass die Arbeit nicht allen beteiligten Teammitgliedern zugewiesen wurde. Das Problem liegt vielmehr darin, dass die Aufgaben nicht richtig verteilt wurden.
Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter werden nicht entsprechend ihren Fähigkeiten mit Aufgaben betraut. Dies führt nicht nur dazu, dass Projekttermine nicht eingehalten werden, sondern auch dazu, dass das Produktivitätsniveau sinkt und das Budget überschritten wird.
- Verminderte Moral der Angestellten
Wie bereits erwähnt, tritt Unterforderung häufig auf, wenn eine Handvoll Teammitglieder ständig mit Aufgaben betraut werden, während andere unterfordert bleiben.
Infolgedessen werden Sie bei einigen Mitarbeitern, Teams oder Abteilungen beginnen, Burnout zu beobachten. Umgekehrt werden unterbeschäftigte Mitarbeiter und Teams mit ihrem täglichen Arbeitspensum unzufrieden sein. Auch ein Mangel an Konzentration und Enthusiasmus ist häufig anzutreffen. ;
All dies führt zu einem Rückgang der Mitarbeiterzufriedenheit, der, wenn er nicht beachtet wird, Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben kann;
An dieser Stelle ist es auch wichtig zu erwähnen, dass die gleichen Probleme auftreten, wenn die Arbeit nicht entsprechend den Fähigkeiten verteilt wird. Oder wenn Teammitglieder mit ähnlichen Projekten betraut werden, in die sie kaum eingebunden sind, was letztlich die Qualität der Arbeit beeinträchtigt.
- Verringerung der Gewinnspannen
Nicht ausgelastete Ressourcen haben mehr freie Zeit. Diese freie Zeit ist die Zeit, die von der Zeit genommen wird, die leicht für Projekte aufgewendet werden könnte. Im Laufe der Zeit beginnt diese freie Zeit, die Gewinnspannen der Projekte zu verringern.
Andererseits wird, wenn jeder Mitarbeiter richtig eingesetzt wird (mit ausreichend Arbeitszeit und Arbeit außerhalb des Projekts), mehr Zeit für die Durchführung von Projekten aufgewendet.
Darüber hinaus sind die Beschäftigten auch engagierter. Mit anderen Worten: Sie leisten qualitativ bessere Arbeit – und das oft in kürzerer Zeit. Dadurch kann das Unternehmen die Kundenzufriedenheit steigern und mehr ähnliche Projekte anziehen, was wiederum zu höheren Gewinnen beiträgt.
Wie kann man Unterforderung vermeiden?
Ob es sich nun um ein Ressourcenmanagement handelt oder darum, die Fähigkeiten der Arbeitnehmer zu verstehen und Lücken in den Qualifikationspaketen zu schließen, es gibt viele Elemente, die Sie davor bewahren können, Ihre Ressourcen nicht ausreichend zu nutzen.
Nehmen wir diese Taktiken auseinander:
1. Ressourcen gründlich planen und verwalten
Zunächst einmal ist eine effektive Projektplanung von entscheidender Bedeutung, um Unterbeschäftigung zu verhindern und zu verringern. Sie müssen genau festlegen, welche Arbeit im Rahmen des jeweiligen Projekts zu erledigen ist, welche Fähigkeiten für die Durchführung dieser Aufgaben erforderlich sind und mit welchen Ressourcen die Arbeit am besten erledigt werden kann.
Verfolgen Sie gleichzeitig, an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten und wie lange sie an diesen Projekten beteiligt sind.
Mithilfe dieser Informationen kann die Arbeit entsprechend den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Ressourcen verteilt werden, wodurch weniger unter- oder überqualifizierte Arbeitskräfte Projekten zugewiesen werden müssen. Dies ermöglicht auch eine bessere Planung der Arbeitsauslastung von Projekten und eine entsprechende Buchung von mehr Kunden.
Glücklicherweise verschafft Ihnen die Nutzung von Teambook für Kapazitätsmanagement einen Überblick über Ihren Ressourcenpool. Es verschafft Ihnen einen Überblick über die laufenden Projekte und die verfügbaren Ressourcen.
Indem Sie die Fähigkeiten jedes Arbeitnehmers notieren und die Software mit relevanten Labels versehen, können Sie außerdem problemlos Projekte auf der Grundlage von Fähigkeiten und Kompetenzen zuweisen.
Tatsächlich kann Teambook Ihnen problemlos tiefgehende Informationen über jeden Mitarbeiter liefern – von seinem Arbeitspensum bis hin zu seiner Auslastung, um Ihnen zu helfen, die Arbeit (oder die Arbeitszeit) entsprechend zu verteilen.
Darüber hinaus gibt Ihnen das Gruppeneinsatzplan einen Überblick über den Zeitplan jedes Einzelnen. So können Sie sehen, wer woran und wie lange an den verschiedenen Aufgaben arbeitet.
Der schönste? Dieser Ressourcenkalender ist modifizierbar..
Mit anderen Worten: Sie können mithilfe der Echtzeit-Tabelle neue Zuweisungen erstellen und die Zeitpläne der Arbeiter auf der Grundlage der letzten laufenden Projekte ändern. Mit all dem können Sie sicherstellen, dass es keine Termin- oder Ressourcenkonflikte gibt, was die termingerechte Fertigstellung des Projekts und die optimale Nutzung der Ressourcen erleichtert.
2. Verfolgen Sie die Zeit, um zu verstehen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen.
Neben der Planung zur Optimierung der Nutzung (Antizipation) ist es auch wichtig, zu verfolgen, wie Ihr Team die Zeit tatsächlich verbracht hat (Ex-post), da unvorhergesehene Ereignisse, die die Pläne beeinflusst haben, nicht ausgeschlossen werden können!
In diesem Sinne liefert Ihnen die Integration einer Software zur Zeiterfassung in Ihren Arbeitsablauf genaue Informationen. Aber Vorsicht: Die manuelle Zeiterfassung kann sich als schwierig erweisen. Es ist daher wichtig, dass Sie betriebliche Verfahren dafür einführen und die Eingabe von Stundenzetteln erleichtern, indem Sie z. B. die Plandaten als Bezugsbasis für die tatsächlichen Zeiten kopieren, wie es Teambook ermöglicht. Auf diese Weise müssen Sie und Ihr Team nur noch die Zeitnischen ändern, bei denen die tatsächliche Beteiligung von der geplanten abweicht.
Vor allem aber erhalten Sie in Echtzeit Updates über die verfügbaren Stunden. Sie erfahren nicht nur, an welchen Aufgaben die Mitglieder arbeiten, sondern auch, wie lange sie dafür gebraucht haben. ;
Teambook ermöglicht es Ihnen auch, die in Rechnung gestellte und nicht in Rechnung gestellte Arbeit zu erfassen und zu verfolgen. Nutzen Sie Teambook nicht nur, um die Arbeitsbelastung Ihrer Projektteams zu planen, sondern auch, um die „Time-off“-Zeiten zu verfolgen, um zu verstehen, wie viel Zeit für diese Aktivitäten aufgewendet wird – was Ihnen dann ermöglicht, diese gegebenenfalls zu optimieren.
3. Verwenden Sie Zeitberichte, um die Auslastung von Ressourcen zu verfolgen.
Fortgeschrittene Software zur Zeiterfassung verfügt über Berichtsfunktionen. Diese Berichte geben einen Überblick darüber, wie die Auslastung der einzelnen Ressourcen Auslastungsgrad mit ihren Ausgaben und den erzielten Einnahmen verglichen wird.
Verwenden Sie diese Berichte, um festzustellen, welche Ressourcen den größten Wert für Ihre Agentur darstellen und welche Sie strategischer einsetzen sollten, um die Nutzung dieser Ressourcen zu erhöhen.
Mit den Berichten von Teambook können Sie auch die geplante Auslastung Ihrer Mitarbeiter einsehen und mit der tatsächlich erreichten vergleichen.
Außerdem können Sie mithilfe des Berichts vorhersagen, wann die Teammitglieder Freizeit haben und wie sie diese am besten nutzen können. Verwenden Sie diese Informationen, um neue Kunden anzunehmen, Trainingseinheiten für die Arbeiter zu planen und zu verstehen, wer übermäßig ausgelastet ist.
4. Einholen von Feedback von den Mitarbeitern, um das Engagement zu verbessern
Nutzen Sie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und zum Mitarbeiterengagement sowie persönliche Gespräche, um die Meinung der Mitarbeiter zu ihrer Arbeitsbelastung und ihren Verantwortlichkeiten einzuholen. Ermitteln Sie auf dieser Grundlage Bereiche, die verbessert werden können. Nutzen Sie das, was Sie lernen, um Verantwortlichkeiten neu zu verteilen.
Nutzen Sie auch die Prognosemöglichkeiten Ihres Ressourcenmanagement-Tools, um Zeit für Weiterbildungs- und Umschulungssitzungen der Mitarbeiter zu blockieren. Dies hilft Ihnen nicht nur bei der Mobilisierung von Arbeitnehmern, sondern auch bei der Schließung von Qualifikationslücken, wodurch die Auslastung einiger weniger Hochleistungsmitarbeiter sinkt.
Auch hier kann Ihnen Ihre Software für die Ressourcenverwaltung helfen.
Es dient als einzige Quelle der Wahrheit und enthält alle Informationen über die Berufserfahrung, Qualifikationen, Kompetenzen, Belastungen usw. Ihrer Mitarbeiter. Fügen Sie die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragungen hinzu, um besser erkennen zu können, wo Qualifikationslücken bestehen und welche Mitarbeiter eine Schulung benötigen.
Letztendlich wird Ihnen all dies helfen, die Überlastung einiger kritischer Ressourcen zu verringern, nicht ausgelastete Ressourcen zu nutzen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern und ihnen Aufgaben zuzuweisen, die ihren Interessen und Fähigkeiten entsprechen.
Sind Sie bereit, die Unternutzung in Ihrem Unternehmen zu verringern?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die optimale Nutzung von Ressourcen für den Erfolg Ihres Unternehmens und die Zufriedenheit Ihrer Kunden von entscheidender Bedeutung ist. Sie spielt auch eine Schlüsselrolle bei der Steigerung Ihrer Gewinne und beim Aufbau eines soliden Rufs für Ihre Agentur.
Um die Unterauslastung zu kontrollieren, verfolgen Sie zunächst die Zeit, um einen Nutzungsbericht zu erstellen, mit dessen Hilfe Sie Bereiche identifizieren können, die Sie verbessern müssen. Finden Sie heraus, wie Teambook Ihnen helfen kann, die Nutzung Ihrer Projektressourcen zu verbessern und so die Profitabilität Ihres Unternehmens zu steigern!
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