Vi è capitato di dover svolgere un lavoro con una sola scadenza da rispettare? Un programma di lavoro vi aiuterà a completare compiti specifici senza stress!
Quando i project manager si trovano di fronte a una scadenza incombente, spesso non sanno da dove cominciare, quindi quali sono i passi da compiere?
Che cos’è un programma di lavoro? Perché è importante? Scopriamolo insieme in questa guida.
Che cos’è un programma di lavoro?
A differenza dei metodi convenzionali di pianificazione del progetto, il piano di lavoro è uno strumento che traccia la cronologia di un progetto dalla data di consegna alla data di inizio. Se si dispone solo della data di scadenza del progetto, è necessario effettuare un reverse-engineering della timeline.
Un calendario di lavoro, in parole povere, è un calendario che, invece di elencare le attività dall’inizio alla fine, identifica il completamento dei compiti dalla fine all’inizio, indicando chiaramente quelli che devono essere completati entro una certa data. Un calendario inverso è un altro nome per un calendario di lavoro. Aiuta a determinare le risposte a domande quali:
- Quando inizia ufficialmente il progetto?
- Quali compiti devono ancora essere completati?
- A chi viene chiesto di fare troppo o troppo poco?
- Quanto manca al completamento di questo progetto?
I project manager dividono il tempo in parti distinte e utilizzano un programma di lavoro. Ogni mattone viene costruito sui blocchi che lo precedono. Questo metodo è particolarmente utile per i progetti realizzati in grandi aziende, poiché il raggiungimento degli obiettivi del progetto dipende dalla capacità di prevedere con precisione le scadenze di completamento del progetto. Inoltre, consente a tutti di sapere quanto tempo rimane prima della scadenza.
Un esempio di calendario
Supponiamo che lavoriate come wedding planner e abbiate cinque mesi per organizzare un matrimonio per cento invitati. Avete bisogno di un piano di lavoro per assicurarvi di completare tutte le fasi che precedono il matrimonio, perché sapete che la data di consegna non cambierà.
Il più delle volte, inizierete a determinare ciò che deve essere fatto all’ultimo minuto e lavorerete a ritroso per determinare ciò che può essere fatto prima.
Poiché la data di completamento è fissata nella pietra, essa modella e influenza sempre le voci dell’elenco delle cose da fare, che vengono spuntate man mano che vengono completate.
L’importanza degli orari di lavoro
Quando si lavora a progetti complessi con molte parti in movimento, la pianificazione del lavoro è molto utile per garantire che ogni attività riceva l’attenzione necessaria al momento giusto.
Sono importanti per le seguenti quattro ragioni fondamentali:
Gestione del tempo
I piani di lavoro forniscono una panoramica delle azioni necessarie per completare un progetto e il relativo calendario. Questo aiuto visivo può rendere più facile individuare i problemi e apportare le necessarie correzioni. Sapere chi fa il proprio lavoro e quando contribuisce a migliorare la comunicazione all’interno del team. I piani di lavoro evitano gli errori che derivano da una programmazione eccessiva e responsabilizzano tutti.
Pianificazione delle risorse
Assegnano le risorse ai progetti in corso e celebrano il raggiungimento di determinate pietre miliari del progetto. Ad esempio, se un project manager sa che una persona sarà disponibile in un determinato giorno, può assegnare il lavoro alla persona giusta al momento giusto.
Consentono di identificare date di completamento realistiche
I piani di lavoro possono essere utilizzati per identificare quando il tempo assegnato a un determinato compito è irragionevole. Per mostrare agli stakeholder quanto sia realistica la scadenza o se siano necessarie risorse aggiuntive per rispettare la data di completamento, si può utilizzare un programma di rielaborazione.
Consentono di fissare delle pietre miliari
La stesura di un calendario di lavoro consente di visualizzare il progetto e le scadenze in modo pratico. I calendari di lavoro, a differenza dei calendari lineari, aiutano a segmentare il progetto in compiti e fasi distinte per una pianificazione e un’esecuzione efficienti. I calendari di lavoro dettagliati garantiscono che nulla venga dimenticato.
Un programma di lavoro vi permette di organizzare i vostri compiti in anticipo. Eliminando le distrazioni da altri aspetti del progetto, potete concentrarvi su un aspetto alla volta, aumentando la vostra produttività e riducendo i livelli di stress.
Queste linee guida vi aiuteranno a :
- Riconoscere esattamente ciò che deve essere fatto.
- Capire quando certe attività devono essere completate e come gestire le risorse.
- Stabilire aspettative ragionevoli con le parti coinvolte.
- Ottenere un lavoro più rapido ed economico, senza inutili stress o costi aggiuntivi.
Quando si deve usare un calendario di lavoro?
Se il vostro progetto ha una data di completamento fissa, è più probabile che adottiate un programma di lavoro, indipendentemente dalle risorse necessarie. Ciò significa che l’ultimo giorno inizierete con l’ultimo compito. Le risorse saranno assegnate in modo inverso, il che vi aiuterà a capire quando avete bisogno di cosa.
Programmando particolari specialisti per il vostro progetto, potete anche utilizzare l’allocazione inversa delle risorse. Se, ad esempio, state sviluppando un prodotto tecnico e sapete che solo un dipendente della vostra organizzazione possiede le conoscenze necessarie, potete fare in modo che quel dipendente lavori all’incarico in un determinato giorno. Per assicurarvi che tutto sia in ordine e che possiate utilizzare questa risorsa al momento giusto, dovrete anche assegnare i compiti partendo da questa data e procedendo a ritroso.
Le difficoltà poste dagli orari di lavoro
Da un lato, è difficile prevedere tutte le difficoltà, i ritardi o le complicazioni impreviste. La programmazione è ancora un processo manuale… quindi può essere difficile gestire gli imprevisti. Avete due opzioni per evitare le proroghe: iniziare il progetto prima o aggiungere altro personale!
È inoltre essenziale tenere conto del tempo che voi e il vostro team impiegherete per completare i compiti. Se le vostre stime sono sbagliate, dovrete tornare indietro e rivedere il programma più volte finché non sarà perfetto.
Un’altra sfida consiste nel pianificare tutti i progetti e i compiti da portare a termine entro un certo termine quando si è sotto pressione. Parlate apertamente con il vostro cliente della possibilità di modificare il progetto per rispettare le scadenze, se pensate che il vostro team non sia in grado di portarlo a termine.
Esistono diversi modi per superare gli svantaggi della pianificazione. L’utilizzo di uno strumento di gestione delle risorse di progetto, come Teambook, è un modo per semplificare e automatizzare parte del lavoro ed evitare di dover aggiornare tutto a mano in una sola volta.
Come si redigono i programmi?
Redigere il proprio programma di lavoro:
- Riassumete i passi da compiere per raggiungere il vostro obiettivo;
- Determinare i principali punti di controllo per ogni azione: si tratta delle date di scadenza per i compiti che richiedono diverse fasi;
- Calcolare la durata approssimativa di ogni milestone utilizzando l’approccio MoSCoW;
- Inserite ogni pietra miliare nel vostro programma di gestione o pianificatore in ordine cronologico inverso.
Le procedure per la creazione dei calendari sono le seguenti:
1. Determinare la data di scadenza o di consegna.
Determinate il tempo necessario per rispettare le scadenze e assegnate i team, i deliverable e le date di scadenza nell’ordine appropriato. Per decidere le date di scadenza appropriate, dovrete coordinarvi con il vostro team, i clienti e gli altri stakeholder.
2. Calcolate la durata approssimativa di ogni fase del ciclo di vita del progetto.
È qui che entrano in gioco le specifiche del piano di progetto. All’inizio di un progetto importante, è buona norma pianificare almeno due versioni diverse, ad esempio uno scenario ottimistico e uno pessimistico.
Chiedete consiglio ai vostri colleghi se non siete sicuri della durata di un compito o della sua collocazione nel calendario invertito. Possono darvi un’idea più precisa della durata dei compiti e di ciò che deve essere fatto prima di iniziare i compiti più vicini alla scadenza.
3. Tenere conto delle risorse disponibili
È importante comprendere l’ambito e le risorse dell’organizzazione quando si organizza un programma di rientro al lavoro o qualsiasi altro progetto, in modo che ai membri del team vengano assegnati i compiti in modo appropriato. La riallocazione di progetti o di risorse da altri progetti è un altro modo per prepararsi all’incertezza del progetto. Valutate se avete bisogno di un aiuto supplementare per rispettare una scadenza suggerita.
Nell’assegnare le responsabilità, tenete conto dell’impatto che ferie, assenze per malattia e altri giorni festivi hanno sui risultati del progetto. Sarà più facile stimare con precisione il numero di giorni di lavoro del team se si è consapevoli di ciò che accade ai membri del team.
4. Allineare le risorse alle tappe fondamentali
L’allineamento delle risorse alle fasi è necessario per un’efficace pianificazione inversa, quindi è importante garantire che le persone o i team giusti lavorino su un determinato lavoro. Le risorse finanziarie, i mezzi di trasporto e tutta una serie di altre risorse devono essere allineate ai punti di riferimento stabiliti.
L’utilizzo di un’applicazione di gestione delle risorse, come Teambook, è uno dei modi più efficaci per allocare le risorse del progetto, soprattutto in ambienti dinamici.
5. Provate diversi orari di lavoro.
Potrebbe essere necessario provare diversi calendari per trovare quello che funziona meglio per i vostri progetti. Il vostro primo progetto non deve essere necessariamente l’ultimo; potreste dover sperimentare per un po’ di tempo per trovare il calendario ideale.
I project manager possono costruire rapidamente e facilmente vari modelli utilizzando le moderne tecnologie di pianificazione. Una volta elaborato il programma di lavoro, è necessario chiedere il parere dei membri del team e degli stakeholder e apportare le modifiche necessarie.
Assicuratevi che tutto sia in ordine quando presentate il programma del progetto e chiedete idee e commenti specifici. Assicuratevi che tutti abbiano una scadenza per i commenti, in modo che non ci siano ritardi nel concordare e distribuire il programma definitivo.
Cose da ricordare
I project manager possono monitorare il lavoro dei loro team e l’avanzamento dei progetti utilizzando i calendari di lavoro. Questo calendario suddivide ogni attività nei suoi componenti e stima il tempo totale necessario per completarla.
I piani di lavoro sono uno strumento efficace per mantenere la visibilità e l’organizzazione dei progetti, garantendone il completamento nei tempi previsti, anche nel caso di progetti complessi con molte parti in movimento.
