¿Le han encargado un trabajo con un único plazo que cumplir? Un horario de trabajo le ayudará a completar tareas específicas sin estrés.
Cuando los jefes de proyecto se enfrentan a un plazo inminente, a menudo no saben por dónde empezar, así que ¿qué pasos deben dar?
¿Qué es un horario de trabajo? ¿Por qué es importante? Descubrámoslo juntos en esta guía.
¿Qué es un horario de trabajo?
A diferencia de los métodos convencionales de planificación de proyectos, el calendario laboral es una herramienta que traza la cronología de un proyecto desde la fecha de entrega hasta la fecha de inicio. Si sólo dispone de la fecha de entrega del proyecto, necesita hacer ingeniería inversa del cronograma.
Un calendario laboral, en pocas palabras, es un calendario que, en lugar de enumerar las actividades de principio a fin, identifica la realización de las tareas de principio a fin, indicando claramente las que deben completarse en una fecha determinada. Un calendario invertido es otro nombre para un calendario de trabajo. Le ayuda a determinar las respuestas a preguntas como:
- ¿Cuándo empieza oficialmente el proyecto?
- ¿Qué tareas quedan pendientes?
- ¿A quién se le pide que haga demasiado o demasiado poco?
- ¿Cuánto le queda a este proyecto para terminar?
Los jefes de proyecto dividen el tiempo en distintas partes y utilizan un calendario de trabajo. Cada ladrillo se construye sobre los bloques que lo preceden. Este método es especialmente útil para proyectos realizados en grandes empresas, ya que la consecución de los objetivos del proyecto depende de la capacidad de prever con exactitud los plazos de finalización del mismo. También permite a todos saber cuánto tiempo queda antes de la fecha límite.
Un ejemplo de calendario
Supongamos que trabajas como organizador de bodas y tienes cinco meses para organizar una boda para cien invitados. Necesitas un plan de trabajo para asegurarte de que cumples todos los pasos previos a la boda, porque sabes que la fecha de entrega no va a cambiar.
La mayoría de las veces, empezará por determinar lo que hay que hacer en el último minuto y trabajará hacia atrás para determinar lo que puede hacerse antes.
Dado que la fecha de finalización es inamovible, siempre determina e influye en los elementos de la lista de tareas pendientes que se van tachando a medida que se completan.
La importancia de los horarios de trabajo
Cuando se trabaja en proyectos complejos con muchas partes móviles, el plan de trabajo es muy útil para garantizar que cada tarea recibe la atención que necesita en el momento adecuado.
Son importantes por las cuatro razones siguientes:
Gestión del tiempo
Los calendarios de trabajo ofrecen una visión general de las acciones necesarias para completar un proyecto y su calendario. Esta ayuda visual puede facilitar la detección de problemas y la introducción de las correcciones necesarias. Saber quién hace qué trabajo y cuándo contribuye a mejorar la comunicación dentro del equipo. Los calendarios de trabajo evitan los errores derivados de una programación excesiva y obligan a todos a rendir cuentas.
Planificación de recursos
Asignan recursos a proyectos en curso y celebran la consecución de determinados hitos del proyecto. Por ejemplo, si un gestor de proyectos sabe que alguien estará disponible un día concreto, puede asignar el trabajo a la persona adecuada en el momento oportuno.
Permiten determinar fechas de finalización realistas
Los calendarios de trabajo pueden utilizarse para identificar cuándo el tiempo asignado a una determinada tarea no es razonable. Para mostrar a las partes interesadas hasta qué punto es realista el plazo o si se necesitan recursos adicionales para cumplir la fecha de finalización, puede utilizarse un calendario de reprocesamiento.
Permiten establecer hitos
Elaborar un calendario de trabajo le permite visualizar su proyecto y los plazos de forma práctica. Los calendarios de trabajo, a diferencia de los calendarios lineales, le ayudan a segmentar su proyecto en tareas y etapas diferenciadas para una planificación y ejecución eficaces. Los calendarios de trabajo detallados garantizan que no se olvide nada.
Un calendario de trabajo le permite organizar sus tareas con antelación. Al eliminar las distracciones de otros aspectos de tu proyecto, puedes concentrarte en un aspecto cada vez, lo que aumenta tu productividad y reduce tus niveles de estrés.
Estas directrices le ayudarán a :
- Reconocer exactamente lo que hay que hacer.
- Entender cuándo deben completarse determinadas actividades y cómo gestionar los recursos.
- Establezca expectativas razonables con las partes implicadas.
- Haga el trabajo más rápido y de forma más rentable, sin tensiones innecesarias ni costes adicionales.
¿Cuándo utilizar el calendario laboral?
Si tu proyecto tiene una fecha de finalización fija, es más probable que adoptes un calendario de trabajo, independientemente de los recursos necesarios. Esto significa que el último día empezarás por la última tarea. Los recursos se asignarán en orden inverso, lo que te ayudará a saber cuándo necesitas cada cosa.
Al programar especialistas concretos para su proyecto, también puede utilizar la asignación inversa de recursos. Cuando desarrolle un producto técnico, por ejemplo, y sepa que sólo un empleado de su organización tiene los conocimientos necesarios, puede disponer que ese empleado trabaje en la tarea un día concreto. Para asegurarse de que todo está en orden y de que puede utilizar este recurso en el momento adecuado, también tendrá que asignar tareas empezando por esta fecha y trabajando hacia atrás.
Las dificultades que plantean los calendarios laborales
Por un lado, es difícil prever todas las dificultades, retrasos o complicaciones imprevistas. La programación sigue siendo un proceso manual… por lo que puede resultar difícil gestionar situaciones imprevistas. Tiene dos opciones para evitar que se amplíen los plazos: empezar el proyecto antes o añadir más personal.
También es esencial tener en cuenta el tiempo que os llevará a ti y a tu equipo completar las tareas. Si tus estimaciones son erróneas, tendrás que volver atrás y revisar tu programa varias veces hasta que sea perfecto.
Otro reto es planificar todos los proyectos y tareas para que se completen en un plazo determinado cuando se está bajo presión de tiempo. Habla abiertamente con tu cliente sobre la posibilidad de ajustar el proyecto para cumplir el plazo si crees que tu equipo no va a ser capaz de cumplirlo.
Hay varias formas de superar los inconvenientes de la planificación. Utilizar una herramienta de gestión de recursos de proyectos, como Teambook, es una forma de simplificar y automatizar parte del trabajo y evitar tener que actualizarlo todo a mano de una sola vez.
¿Cómo se elaboran los calendarios?
Elaborar su propio plan de trabajo:
- Resuma los pasos que debe dar para alcanzar su objetivo;
- Determine los principales puntos de control de cada acción: son las fechas de vencimiento de las tareas que requieren varias fases;
- Calcular la duración aproximada de cada hito utilizando el enfoque MoSCoW;
- Introduzca cada hito en su programa de gestión o planificador en orden cronológico inverso.
Los procedimientos para crear calendarios son los siguientes:
1. Determine la fecha de vencimiento o de entrega estricta.
Determine cuánto tardará en cumplir los plazos y asigne equipos, entregables y fechas de vencimiento en el orden adecuado. Para decidir las fechas de entrega adecuadas, tendrás que coordinarte con tu equipo, así como con tus clientes y otras partes interesadas.
2. Calcule la duración aproximada de cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
Aquí es donde entran en juego los detalles del plan del proyecto. Al inicio de un proyecto importante, conviene planificar al menos dos versiones diferentes, por ejemplo un escenario optimista y otro pesimista.
Pide consejo a tus compañeros si no estás seguro de cuánto durará una tarea o de dónde encaja en tu calendario invertido. Ellos pueden darte una mejor idea de cuánto duran las tareas y qué hay que hacer antes de empezar las que están más cerca de la fecha límite.
3. Tener en cuenta los recursos disponibles
Es importante conocer el alcance y los recursos de su organización a la hora de organizar un plan de reincorporación al trabajo o cualquier otro proyecto, para que los miembros del equipo se asignen las tareas adecuadamente. Reasignar proyectos o recursos de otros proyectos es otra forma de prepararse para la incertidumbre del proyecto. Considere si necesita ayuda adicional para cumplir un plazo propuesto.
A la hora de asignar responsabilidades, tenga en cuenta el impacto que las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros días festivos tienen en los resultados del proyecto. Le resultará más fácil calcular con precisión el número de días que trabajará el equipo si está al tanto de lo que les ocurre a los miembros de su equipo.
4. Alinear los recursos con los hitos
Alinear los recursos con las fases es necesario para una planificación inversa eficaz, por lo que es importante asegurarse de que en un trabajo determinado trabajan las personas o equipos adecuados. Los recursos financieros, los medios de transporte y toda una serie de otros recursos deben alinearse con los puntos de referencia establecidos.
Utilizar una aplicación de gestión de recursos, como Teambook, es una de las formas más eficaces de asignar los recursos de un proyecto, especialmente en entornos dinámicos.
5. Pruebe diferentes horarios de trabajo.
Puede que tenga que probar varios calendarios hasta encontrar el que mejor se adapte a sus proyectos. Tu primer proyecto no tiene por qué ser el último; puede que tengas que experimentar durante un tiempo para encontrar el calendario ideal.
Los jefes de proyecto pueden construir rápida y fácilmente varios modelos utilizando las modernas tecnologías de planificación. Una vez elaborado el calendario de trabajo, hay que recabar la opinión de los miembros del equipo y las partes interesadas e introducir los cambios necesarios.
Asegúrate de que todo esté en orden cuando presentes el calendario del proyecto y pidas ideas y comentarios concretos. Asegúrate de que todo el mundo tiene un plazo para hacer comentarios, de modo que no haya retrasos a la hora de acordar y distribuir el calendario definitivo.
Aspectos a tener en cuenta
Los jefes de proyecto pueden supervisar el trabajo de sus equipos y el progreso de los proyectos utilizando calendarios de trabajo. Este calendario desglosa cada actividad en las partes que la componen y estima el tiempo total necesario para completar cada una.
Los calendarios de trabajo son una herramienta eficaz para mantener los proyectos visibles y organizados, al tiempo que garantizan su finalización a tiempo, incluso en el caso de proyectos complejos con muchas partes móviles.
