On vous a confié un travail, avec pour seule exigence la date butoire ? Un calendrier de travail vous aidera à réaliser les tâches spécifiques sans stress !
Lorsque les chefs de projet sont confrontés à une échéance imminente, bien souvent ils ne savent pas par où commencer, alors quelles mesures prendre ?
Qu’est-ce qu’un calendrier de travail ? En quoi cela est-il important ? Découvrons ensemble dans ce guide.
Qu’est-ce qu’un calendrier de travail ?
Contrairement aux méthodes conventionnelles de planification des projets, le calendrier de travail est un outil qui retrace la chronologie d’un projet depuis la date de livraison jusqu’à la date de commencement. Si vous ne disposez que de la date limite du projet, vous devez procéder à une rétroconception de la chronologie.
Un calendrier de travail, pour le dire simplement, est un calendrier qui, au lieu d’énumérer les activités du début à la fin, identifie l’achèvement des tâches de la fin au début, en indiquant clairement celles qui doivent être achevées à une certaine date. Un calendrier inversé est un autre nom pour un calendrier de travail. Il vous aide à déterminer les réponses à des questions telles que :
- Quand le projet commence-t-il officiellement ?
- Quelles sont les tâches qui doivent encore être accomplies ?
- Qui est trop ou pas assez sollicité ?
- Combien de temps ce projet doit-il encore durer avant d’arriver à son terme ?
Les gestionnaires de projet divisent le temps en parties distinctes et utilisent un calendrier de travail. Chaque brique a été construite sur les blocs qui l’ont précédée. Cette méthode est particulièrement utile pour les projets menés dans les grandes entreprises, car la réalisation des objectifs du projet dépend de la capacité à prévoir avec précision les délais d’achèvement du projet. Elle permet également à tout le monde de savoir combien de temps il reste avant la date limite.
Un exemple de calendrier
Supposons que vous travailliez comme organisateur de mariages et que vous disposiez de cinq mois pour organiser un mariage pour cent invités. Vous avez besoin d’un plan de travail pour vous assurer que vous franchissez toutes les étapes jusqu’au mariage, car vous savez que la date de livraison ne changera pas.
Le plus souvent, vous commencerez par déterminer ce qui doit être fait à la dernière minute et vous remonterez le cours du temps pour déterminer ce qui peut être fait plus tôt.
La date d’achèvement étant gravée dans le marbre, elle façonne et influence toujours les éléments de la liste des tâches que vous cochez au fur et à mesure qu’elles sont accomplies.
L’importance des calendriers de travail
Lorsque l’on travaille sur des projets complexes comportant de nombreux éléments mobiles, le calendrier de travail est très utile pour s’assurer que chaque tâche reçoit l’attention nécessaire au bon moment.
Ils sont importants pour les quatre raisons clés suivantes :
Gestion du temps
Les calendriers de travail donnent une vue d’ensemble des actions nécessaires à la réalisation d’un projet ainsi que de son calendrier. Il peut être plus facile de repérer les problèmes et d’apporter les corrections nécessaires grâce à cette aide visuelle. La possibilité de savoir qui effectue quel travail et à quel moment contribuera à améliorer la communication au sein de l’équipe. Les calendriers de travail évitent les erreurs qui résultent d’un dépassement de calendrier et responsabilisent tout le monde.
Planification des ressources
Ils allouent des ressources aux projets en cours et célèbrent l’accomplissement de certaines étapes du projet. Par exemple, si un gestionnaire de projet sait que quelqu’un sera disponible un jour donné, il peut attribuer le travail à la personne appropriée au moment opportun.
Ils permettent d’identifier des dates d’achèvement réalistes
Les calendriers de travail peuvent être utilisés pour identifier les cas où le temps alloué à un certain travail n’est pas raisonnable. Pour montrer aux parties prenantes dans quelle mesure le délai est réaliste ou si des ressources supplémentaires sont nécessaires pour respecter la date d’achèvement, il est possible d’utiliser un calendrier de retraitement.
Ils permettent de fixer des étapes
L’élaboration d’un calendrier de travail vous permet de visualiser votre projet et les dates d’échéance d’une manière pratique. Les calendriers de travail, contrairement aux calendriers linéaires, vous aident à segmenter votre projet en tâches et en étapes distinctes pour une planification et une réalisation efficaces. Des calendriers de travail détaillés permettent de s’assurer que rien n’a été oublié.
Un calendrier de travail vous permet d’organiser vos tâches à l’avance. En éliminant les distractions liées à d’autres aspects de votre projet, vous pourrez vous concentrer sur un seul aspect à la fois, ce qui augmentera votre productivité et réduira votre niveau de stress.
Ces repères vous aident à :
- Reconnaître précisément ce qui doit être fait.
- Comprendre quand certaines activités doivent être terminées et comment gérer les ressources.
- Établir des attentes raisonnables avec les parties concernées.
- Accomplir les tâches plus rapidement et à moindre coût – sans stress inutile ni frais supplémentaires.
Quand utiliser un calendrier de travail ?
Si votre projet a une date d’achèvement fixe, il est plus probable que vous adoptiez un calendrier de travail, quelles que soient les ressources nécessaires. Cela signifie que le dernier jour, vous commencerez par la dernière tâche. L’affectation des ressources se fera à l’envers, ce qui vous aidera à déterminer quand vous aurez besoin de quoi.
En programmant des spécialistes particuliers pour votre projet, vous utiliserez également l’allocation inversée des ressources. Lorsque vous développez un produit technique, par exemple, et que vous savez qu’un seul employé de votre organisation possède les connaissances nécessaires, vous pouvez faire en sorte que cet employé travaille sur la mission un jour donné. Afin de vous assurer que tout est en ordre et que vous pouvez utiliser cette ressource au moment opportun, vous devrez également répartir les tâches en commençant par cette date et en remontant dans le temps.
Les difficultés posées par les calendriers de travail
D’une part, il est difficile de prévoir toutes les difficultés, les retards ou les complications imprévus. Le calendrier reste une procédure manuelle… et il peut ainsi s’avérer difficile de gérer des situations imprévues. Deux options pour éviter les prolongations de délai s’offrent à vous : commencer le projet plus tôt ou ajouter du personnel supplémentaire!
Par ailleurs, il est essentiel de tenir compte du temps qu’il vous faudra, à vous et à votre équipe, pour accomplir les tâches. Si vos estimations sont erronées, vous devrez revenir en arrière et réviser votre programme plusieurs fois jusqu’à ce qu’il soit parfait.
Une autre difficulté consiste à planifier tous vos projets et tâches pour qu’ils soient terminés dans un certain délai alors que vous êtes soumis à une pression temporelle. Discutez ouvertement avec votre client pour ajuster le projet afin de respecter le délai si vous pensez que votre équipe ne sera pas en mesure d’y parvenir.
Il existe plusieurs façons de remédier aux inconvénients de la planification. L’utilisation d’un outil de gestion de ressources projet , tel que Teambook, est un moyen de simplifier et automatiser une partie du travail et éviter d’avoir à tout mettre à jour à la main en une seule fois.
Comment établir des calendriers ?
Vous devez pour établir votre propre calendrier de travail :
- Faire une synthèse des étapes à suivre pour atteindre votre objectif ;
- Déterminer les principaux points de contrôle pour chaque action : il s’agit des dates d’échéance pour les tâches qui nécessitent plusieurs phases ;
- Calculer la durée approximative de chaque jalon en utilisant l’approche MoSCoW ;
- Entrer chaque jalon dans votre programme de gestion ou votre planificateur dans l’ordre chronologique inverse.
Les procédures pour faire des calendriers sont les suivantes :
1. Déterminer la date d’échéance stricte ou la date de livraison.
Déterminez le temps qu’il vous faudra pour respecter les délais et attribuez les équipes, les produits à livrer et les dates d’échéance dans l’ordre approprié. Pour décider des dates d’échéance appropriées, vous devrez vous coordonner avec votre équipe, ainsi qu’avec vos clients et d’autres parties concernées.
2. Calculez la durée approximative de chaque étape du cycle de vie du projet.
C’est ici que les spécificités du plan de projet entrent en jeu. Au début d’un grand projet, il est bon de prévoir au moins deux versions différentes, par exemple un scénario optimiste et un scénario pessimiste.
Demandez conseil à vos collègues si vous n’êtes pas sûr de la durée d’une tâche ou de sa place dans votre calendrier inversé. Ils peuvent vous donner une meilleure idée de la durée des tâches et de ce qui doit être fait avant que les tâches plus proches de la date limite ne puissent être entamées.
3. Tenir compte des ressources disponibles
Il est important de comprendre l’étendue et les ressources de votre organisation lors de l’organisation d’un calendrier de reprise du travail ou de tout autre projet, afin que les membres de l’équipe se voient attribuer des tâches de manière appropriée. La réaffectation de projets ou de ressources provenant d’autres projets est un autre moyen de se préparer à l’incertitude des projets. Réfléchissez si vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour respecter un délai suggéré.
Lors de l’attribution des responsabilités, tenez compte de l’impact que les vacances, les congés de maladie et les autres jours fériés ont sur les résultats du projet. Il vous sera plus facile d’estimer avec précision le nombre de jours de travail de l’équipe si vous êtes au courant de ce qui se passe pour les membres de votre équipe.
4. Aligner les ressources sur les étapes
L’alignement des ressources sur les phases est nécessaire pour un rétroplanning efficace, aussi faut-il s’assurer que les bonnes personnes ou équipes travaillent sur un travail donné. Les ressources financières, les moyens de transport et toute une série d’autres ressources doivent être alignés sur les points de référence établis.
L’utilisation d’une application de gestion des ressources, telle que Teambook, est l’une des méthodes les plus efficaces pour allouer vos ressources projets, surtout dans des environnements dynamiques.
5. Essayez différents calendriers de travail.
Vous devrez peut-être essayer plusieurs calendriers pour déterminer celui qui convient le mieux à vos projets. Votre premier projet ne doit pas être le dernier ; vous devrez peut-être expérimenter pendant un certain temps pour trouver le calendrier idéal.
Les gestionnaires de projet peuvent rapidement et facilement construire diverses maquettes à l’aide des technologies modernes de planification. Après avoir élaboré un calendrier de travail, il convient de demander l’avis des membres de l’équipe et des parties prenantes et d’y apporter les modifications nécessaires.
Veillez à ce que tout soit bien ordonné lorsque vous présentez le calendrier du projet et que vous sollicitez des idées et des commentaires spécifiques. Veillez à ce que chacun dispose d’une date limite pour faire part de ses commentaires, afin qu’il n’y ait pas de contretemps dans l’accord et la distribution du calendrier final.
Ce qu’il faut retenir
Les gestionnaires de projet peuvent contrôler le travail de leurs équipes et l’état d’avancement des projets à l’aide de calendriers de travail. Ce calendrier permet de décomposer chaque activité en ses différents éléments et d’estimer le temps total nécessaire à la réalisation de chacun d’entre eux.
Les calendriers de travail sont un outil efficace pour assurer la visibilité et l’organisation des projets tout en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais, même dans le cas de projets complexes comportant de nombreux éléments mobiles.
