è strettamente legato alla capacità del project manager di gestire i vari vincoli delle risorse. I vincoli di risorse più comuni comprendono i limiti e i rischi inerenti alla disponibilità delle risorse e ai costi, all’ambito e ai tempi del progetto.
Un cambiamento in uno qualsiasi di questi fattori provoca una reazione a catena che alla fine si ripercuote sulla qualità complessiva del progetto.
Siete costretti a rimandare una scadenza perché il vostro sviluppatore principale si è tirato indietro? Questo farà lievitare i costi.
Il cliente vuole aggiungere altri compiti? Questo cambia l’ambito, che a sua volta modifica i costi e il calendario. E voi sarete costretti a riorganizzare i carichi di lavoro o a far fare gli straordinari ai membri del team più impegnati.
La domanda da un milione di dollari non è se le limitazioni di risorse si verificheranno – si verificheranno – ma come gestirle efficacemente quando si verificano. Ecco i nostri 5 consigli.
1. Interviste alle parti interessate per un’approfondita struttura di ripartizione del lavoro
Il cuore dell’organizzazione del progetto risiede nella struttura di ripartizione del lavoro. Questo documento chiave indica in dettaglio tutti i deliverable necessari per completare il progetto. Su questa base, le risorse vengono assegnate alle attività elencate nella struttura di ripartizione del lavoro. Se alcune fasi vengono tralasciate, è inevitabile che manchino i membri del team per realizzarle. Ciò richiederà una ridistribuzione delle risorse lungo il percorso, spesso complessa.
Il primo passo verso una struttura di ripartizione del lavoro efficace consiste nel raccogliere il maggior numero di informazioni possibili dagli stakeholder del progetto durante la telefonata di avvio. Più informazioni si hanno sugli obiettivi del cliente, più sarà facile identificare esattamente i compiti e il personale necessari per raggiungere tali obiettivi.
Non esitate a venire all’incontro con un elenco di domande e a inviarci un’e-mail se avete domande in seguito. Questo risparmierà a tutti un sacco di problemi in seguito.
Una struttura di ripartizione del lavoro precisa ed esaustiva identifica ogni fase necessaria per completare un progetto.
Inoltre, una struttura dettagliata della ripartizione del lavoro rende molto più facile la gestione dei vincoli di risorse. Identifica chiaramente le dipendenze tra i diversi compiti e quali compiti possono essere svolti contemporaneamente.
Prendiamo un esempio dal campo della gestione dei progetti edilizi. Una rigorosa struttura di ripartizione dei lavori rende molto più facile per il project manager pensare al futuro.
Ad esempio, se un’unica attrezzatura da costruzione deve essere utilizzata in diversi cantieri, il manager può prevedere in anticipo un possibile collo di bottiglia e pianificare il noleggio di attrezzature aggiuntive, se necessario. Senza questa anticipazione, la scoperta improvvisa di questo problema nel bel mezzo del progetto causerebbe ritardi nel programma e potrebbe comportare costi aggiuntivi piuttosto consistenti.
2. Elaborare programmi realistici basati sui dati dei progetti precedenti
Le scadenze irrealistiche vincolano tutte le risorse. Riflettete un attimo: se vi rendete conto che il vostro team non è in grado di rispettare il calendario approvato (soprattutto se il progetto è già in fase avanzata), avete due soluzioni.
Potreste decidere di assumere altre persone per accelerare il ritmo, ma questo significa distogliere gli sforzi dai loro compiti attuali e cambiare le scadenze di quei progetti. In alternativa, potete rivolgervi al vostro cliente e negoziare una scadenza supplementare, con il rischio di provocare un impatto negativo sul vostro rapporto e sul vostro reddito se in cambio vi chiede uno sconto.
Sfuggite a questa frenesia esaminando i tempi di progetti simili completati in passato fin dalle prime fasi del processo di pianificazione del progetto e usateli per fissare delle tappe raggiungibili. Ad esempio, se sapete che due progetti precedenti con un cliente digitale hanno richiesto tra i 5 e i 7 giorni fatturabili per essere completati, non sarebbe realistico pianificare il prossimo progetto in soli 4 giorni.
Esaminare la durata dei progetti passati per stabilire calendari più razionali.
È inoltre importante ricordare che questi indicatori di progetto vi aiutano a inserire nella vostra pianificazione un periodo cuscinetto strategico, che vi offre una certa flessibilità rispetto alle scadenze, qualora dovessero emergere degli ostacoli. Nel caso del prossimo progetto digitale, ciò potrebbe significare aumentare il tempo fatturabile a 7,5 o 8 giorni, a seconda della nuova portata del progetto.
3. Eliminare l’allocazione eccessiva monitorando l’uso delle risorse
L’esaurimento professionale del team può portare a un irrigidimento dei vincoli di gestione del progetto. Possono verificarsi assenze impreviste, con un impatto sulla produttività e sulla qualità del lavoro svolto. Inoltre, la sovra-assegnazione può ritorcersi contro nel corso di un progetto, quando un membro del personale si assenta improvvisamente. È necessario trovare urgentemente un sostituto.
È essenziale rispettare i collaboratori e il loro tempo. Evitare di sovraccaricare i membri del team di progetto è una strategia cruciale per gestire i vincoli di risorse. Assicuratevi di controllare la vostra pianificazione delle capacità per non perdere nessuna allocazione complessiva.
Anche se gli straordinari possono essere necessari di tanto in tanto, non devono diventare una consuetudine. Tenete conto delle assenze e tenete d’occhio i tassi di utilizzo delle risorse. Non dovrebbero superare l’80%, nel qual caso è necessario adeguare i carichi di lavoro. Se si va oltre, si aumenta la probabilità di un costoso burnout e persino di un turnover dei dipendenti. Scopri un altro articolo su questo argomento.
I rapporti di previsione aiutano a fare scelte più strategiche per mantenere i progetti in linea.
Infine, non dimenticate di parlare con il vostro team ed esprimere la vostra gratitudine per il lavoro che svolgono. Fate sapere loro che siete disponibili ad aiutarli se si sentono sopraffatti.
4. Implementare i rapporti di previsione durante l’intero ciclo di vita dei progetti
La gestione dei vincoli di risorse è intrinsecamente legata alla pianificazione anticipata. Uno degli strumenti più efficaci per raggiungere questo obiettivo è l’uso di rapporti di previsione settimanali.
Naturalmente è impossibile prevedere tutti i problemi che potrebbero sorgere, ma l’utilizzo dei dati di progetto per anticipare i rischi potenziali vi dà la possibilità di superare molti ostacoli.
A titolo di esempio, se si genera un report di previsione per il mese prossimo e questo mostra un numero anormalmente alto di ore disponibili o non fatturabili, ciò indica un problema di sottoutilizzo che deve essere risolto immediatamente.
I rapporti di previsione aiutano a prendere decisioni più strategiche per mantenere i progetti in linea.
Quando si dispone di dati che evidenziano segnali di allarme, è possibile intervenire e anticipare eventi imprevisti che potrebbero facilmente destabilizzare i progetti attuali e futuri.
5. Passaggio da una cartella di lavoro Excel a un software di gestione delle risorse dedicato
Sebbene sia possibile utilizzare strumenti manuali come Excel per gestire le risorse, questo si rivela rapidamente più laborioso e soggetto a errori rispetto all’utilizzo di uno strumento di pianificazione delle risorse automatizzato, soprattutto quando il team raggiunge una certa dimensione.
Un software di gestione dei progetti come Teambook è molto utile per mantenere un equilibrio ottimale tra team, costi, scopo e tempo.
La nostra piattaforma di facile utilizzo elimina il lavoro manuale di gestione delle risorse e vi offre una visione chiara di tutto ciò che accade nei progetti.
- Risparmiare tempo durante la pianificazione e il reporting. Un pacchetto software dedicato alla gestione delle risorse vi fa risparmiare tempo regolando automaticamente analisi come i tassi di utilizzo al variare dei carichi di lavoro. Con uno strumento come Excel, dovreste farlo manualmente. Lo stesso vale per la reportistica: è possibile compilare report personalizzabili con pochi clic, invece di passare ore a raccogliere manualmente i dati.
- Google Calendar, non perderete nessun giorno di ferie dei dipendenti quando pianificate l’allocazione delle risorse per i progetti. Teambook tiene anche traccia di varie categorie di ferie, in modo da sapere quali membri del team incoraggiare a prendersi le meritate ferie ed evitare il burnout.
Ad esempio, quando si aggiunge un nuovo progetto, si può vedere l’impatto sul tasso di utilizzo del team. Se è significativamente al di sotto o al di sopra del 70-80%, è opportuno approfondire l’analisi delle pianificazioni dei singoli team per vedere dove è possibile modificare i carichi di lavoro per ottenere un equilibrio più ottimale.
“Teambook ha migliorato significativamente la nostra visibilità, rafforzando la proprietà dei progetti e la capacità di previsione.” Vincent Lehmann – Soleil Digital
Conclusione: la pianificazione delle risorse del progetto richiede un’organizzazione e strumenti adeguati
Gestire i vincoli di risorse può essere un compito erculeo. Tuttavia, identificando le risorse limitate fin dalle prime fasi dello sviluppo della strategia, si ha a disposizione più tempo per affrontarle. Adottando l’organizzazione e gli strumenti giusti, eviterete a lungo termine ulteriori frustrazioni a voi stessi, al vostro team e ai vostri clienti.
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