El éxito de un proyecto está estrechamente vinculado a lo bien que el director del proyecto gestione las distintas limitaciones de recursos. Las restricciones de recursos más comunes abarcan los límites y riesgos inherentes a la disponibilidad de recursos y al coste, alcance y plazo del proyecto.
Un cambio en uno de estos factores provoca una reacción en cadena que acaba afectando a la calidad general del proyecto.
¿Se ve obligado a posponer un plazo porque su desarrollador principal se ha retirado? Esto aumentará los costes.
¿Quiere el cliente añadir tareas adicionales? Esto cambia el alcance, lo que a su vez modifica los costes y el calendario. Y usted se verá obligado a reorganizar la carga de trabajo o a hacer horas extras a los miembros del equipo más ocupados.
La pregunta del millón no es si habrá limitaciones de recursos, que las habrá, sino cómo gestionarlas eficazmente cuando se produzcan. He aquí nuestros 5 consejos.
1. Realización de entrevistas con las partes interesadas para una estructura de desglose del trabajo en profundidad.
El núcleo de la organización de un proyecto reside en la estructura de desglose del trabajo. Este documento clave hace referencia detallada a todos los entregables necesarios para completar el proyecto. Sobre esta base, los recursos se asignan a las actividades enumeradas en la estructura de desglose del trabajo. Si se omiten ciertas etapas, inevitablemente faltarán miembros del equipo para llevarlas a cabo. Esto exigirá una redistribución de recursos a lo largo del camino, lo que suele ser complejo.
El primer paso hacia una estructura de desglose del trabajo eficaz es recopilar toda la información posible de las partes interesadas en el proyecto durante la llamada inicial. Cuanta más información se tenga sobre los objetivos del cliente, más fácil será identificar exactamente qué tareas y personal se necesitan para alcanzar esos objetivos.
No dude en acudir a la reunión con una lista de preguntas, y envíenos un correo electrónico si tiene alguna duda después. Así nos ahorraremos muchos problemas más adelante.
Una estructura de desglose del trabajo precisa y exhaustiva identifica cada etapa necesaria para completar un proyecto.
Además, una estructura de desglose del trabajo detallada facilita mucho la gestión de las limitaciones de recursos. Identifica claramente las dependencias entre las distintas tareas y qué tareas pueden realizarse simultáneamente.
Tomemos un ejemplo del ámbito de la gestión de proyectos de construcción. Una estructura de desglose del trabajo rigurosa facilita mucho al gestor del proyecto pensar en el futuro.
Por ejemplo, si un mismo equipo de construcción se va a utilizar en varias obras, el gestor puede prever con antelación un posible cuello de botella y planificar la contratación de equipos adicionales si fuera necesario. Sin esta previsión, el descubrimiento repentino de este problema en mitad del proyecto provocaría retrasos en el calendario y podría acarrear costes adicionales bastante considerables.
2. Elaborar calendarios realistas basados en datos de proyectos anteriores.
Los plazos poco realistas inmovilizan todos tus recursos. Piénsalo un momento: si te das cuenta de que tu equipo no puede cumplir el calendario aprobado (sobre todo si el proyecto ya está muy avanzado), tienes dos soluciones.
Puedes decidir contratar a otras personas para que aceleren el ritmo, pero esto significa desviar sus esfuerzos de sus tareas actuales y cambiar los plazos de esos proyectos. Otra posibilidad es dirigirse a su cliente y negociar un plazo adicional, con el riesgo de causar un impacto negativo en su relación y en sus ingresos si le pide un descuento a cambio.
Escapa de este ajetreo examinando los plazos de proyectos similares completados en el pasado al principio del proceso de planificación del proyecto y utilízalos para establecer hitos alcanzables. Por ejemplo, si sabes que dos proyectos anteriores con un cliente digital tardaron entre 5 y 7 días facturables en completarse, sería poco realista planificar que el siguiente se termine en solo 4 días.
Examinar la duración de proyectos anteriores para establecer calendarios más racionales.
También es importante mencionar que estos indicadores de proyecto le ayudan a insertar en su planificación un periodo estratégico de amortiguación, que le da cierta flexibilidad con respecto a los plazos, en caso de que surja algún obstáculo. En el caso del próximo proyecto digital, esto podría significar aumentar el tiempo facturable a 7,5 u 8 días, en función del nuevo alcance del proyecto.
3. Eliminar la sobreasignación supervisando el uso de los recursos
El agotamiento profesional del equipo puede conducir a un endurecimiento de las restricciones de gestión del proyecto. Pueden producirse ausencias inesperadas que repercutan en la productividad y la calidad del trabajo realizado. Es más, la sobreasignación puede volverse en contra en el transcurso de un proyecto, cuando un miembro del personal se ausenta repentinamente. Entonces hay que encontrar urgentemente un sustituto.
Es esencial respetar a los colaboradores y su tiempo. Evitar sobrecargar a los miembros del equipo del proyecto es una estrategia crucial para gestionar las limitaciones de recursos. Asegúrate de revisar tu planificación de capacidades para no perderte ninguna sobreasignación.
Aunque las horas extraordinarias pueden ser necesarias de vez en cuando, no deben convertirse en algo habitual. Hay que tener en cuenta las ausencias y vigilar de cerca los índices de utilización de los recursos. No deben superar el 80%, en cuyo caso hay que ajustar la carga de trabajo. Más allá de ese porcentaje, aumentan las probabilidades de que se produzca un costoso agotamiento e incluso la rotación de empleados. Descubra otro artículo sobre este tema.
Los informes de previsión le ayudan a tomar decisiones más estratégicas para mantener los proyectos en marcha.
Por último, no olvide hablar con su equipo y expresar su gratitud por el trabajo que realizan. Hágales saber que está a su disposición para ayudarles si se sienten desbordados.
4. Implemente informes de previsión a lo largo del ciclo de vida de sus proyectos
La gestión de las limitaciones de recursos está intrínsecamente ligada a la planificación anticipada. Una de las herramientas más eficaces para lograrlo es el uso de informes de previsión semanales.
Por supuesto, es imposible prever todos los problemas que puedan surgir, pero utilizar los datos del proyecto para anticiparse a los posibles riesgos le da la oportunidad de adelantarse a muchos obstáculos.
A modo de ejemplo, si genera un informe de previsión para el próximo mes y muestra un número anormalmente alto de horas disponibles o no facturables, esto indica un problema de infrautilización que debe resolverse inmediatamente.
Los informes de previsión le ayudan a tomar decisiones más estratégicas para mantener los proyectos en marcha.
Cuando se dispone de datos que ponen de manifiesto señales de alarma, se pueden tomar medidas y anticiparse a imprevistos que podrían desestabilizar fácilmente los proyectos actuales y futuros.
5. Transición de un libro de Excel a un programa informático específico de gestión de recursos
Aunque es posible utilizar herramientas manuales como Excel para gestionar los recursos, esto resulta rápidamente más laborioso y propenso a errores que utilizar una herramienta automatizada de planificación de recursos, sobre todo cuando el equipo alcanza cierto tamaño.
Un software de gestión de proyectos como Teambook es muy útil para mantener un equilibrio óptimo entre sus equipos, sus costes, su alcance y su tiempo.
Nuestra plataforma de fácil uso elimina el trabajo manual de gestión de recursos y le ofrece una visión clara de todo lo que ocurre con los proyectos.
- Ahorre tiempo en la planificación y la elaboración de informes. Un paquete de software dedicado a la gestión de recursos le ahorra tiempo ajustando automáticamente análisis como las tasas de utilización a medida que cambian las cargas de trabajo. Con una herramienta como Excel, tendría que hacerlo manualmente. Lo mismo ocurre con los informes: con unos pocos clics puedes elaborar informes personalizables en lugar de pasar horas cotejando datos manualmente.
- Apoya la planificación precisa de la capacidad con funciones de gestión de permisos. Gracias a nuestra integración con Google Calendar, no perderá ningún día libre de los empleados al planificar la asignación de recursos para los proyectos. Teambook también realiza un seguimiento de varias categorías de tiempo libre, para que sepa a qué miembros del equipo debe animar a tomarse su merecido tiempo libre y evitar el agotamiento.
- Le permite tener una visión macro y micro de la información de recursos. Con datos de proyecto sintéticos y granulares al alcance de su mano, puede encontrar rápidamente lo que busca y ver el impacto en tiempo real de la carga de trabajo y los cambios en la programación.
Por ejemplo, cuando añades un nuevo proyecto, puedes ver cómo afecta a la tasa de utilización de tu equipo. Si está muy por debajo o por encima del 70-80%, profundiza y examina los horarios de cada equipo para ver dónde se pueden ajustar las cargas de trabajo y conseguir un equilibrio más óptimo.
«Teambook ha mejorado significativamente nuestra visibilidad, reforzando la propiedad de los proyectos y la capacidad de previsión.» Vincent Lehmann – Soleil Digital
Conclusión: la planificación de los recursos del proyecto requiere una organización y unas herramientas adecuadas.
Gestionar las limitaciones de recursos puede ser una tarea hercúlea. Sin embargo, si identifica los recursos limitados en una fase temprana del desarrollo de su estrategia, dispondrá de más tiempo para hacerles frente. Si adopta la organización y las herramientas adecuadas, evitará más frustraciones para usted, su equipo y sus clientes a largo plazo.
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