En el mundo profesional actual, el exceso de trabajo es un problema común que puede afectar a la productividad y el bienestar de los empleados. Afortunadamente, con herramientas como Teambook, es posible optimizar la asignación de recursos para evitar este problema.
En este artículo te explicamos paso a paso cómo utilizar Teambook de forma eficaz.
1. Cree sus usuarios
Empiece por añadir a cada miembro de su equipo como usuario en Teambook. Si algunos de ellos trabajan a tiempo parcial, especifique sus horas de trabajo. Teambook no cobra por usuario, así que no dude en añadir a todo su personal, incluidos los subcontratistas, controlando su acceso mediante autorizaciones.
2. Días festivos automáticos
Teambook incluye por defecto los días festivos de su país. Si tiene empleados en el extranjero, puede ajustar los días festivos según su ubicación utilizando las funciones automáticas.
3. Planificar el «tiempo sin proyecto
Es esencial tener en cuenta las vacaciones, las reuniones, la formación y otros eventos ajenos al proyecto. Utiliza para ello las franjas horarias de «tiempo libre» de Teambook.
4. Planificación regular
Planifique regularmente los recursos de su proyecto. La disponibilidad de cada miembro se indica claramente en Teambook, teniendo en cuenta las franjas horarias ya reservadas y el trabajo a tiempo parcial.
Utilice las reservas periódicas para gestionar eficazmente las tareas repetitivas.
5. Fomentar la autoplanificación
Permita que sus empleados planifiquen sus propias actividades asignándoles el papel de «autoplanificador». Esto les da un sentido de la responsabilidad y les permite gestionar su tiempo de forma independiente.
6. Controlar la sobrecarga de trabajo
Las sobrecargas de trabajo se indican claramente en rojo en Teambook. Si hay una sobrecarga, ajuste las reservas o desplácelas utilizando la función «arrastrar y soltar».
7. Utilizar el cuadro de mandos
El panel de control de Teambook le permite controlar indicadores clave como la productividad y el uso. Los indicadores demasiado altos pueden indicar sobrecarga.
8. Gestión de la capacidad a medio y largo plazo
Teambook le permite planificar y visualizar las cargas de trabajo previstas para un periodo de 6 a 24 meses. Garantice la coherencia entre proyectos y recursos.
9. Por último, pero no menos importante: cultura corporativa.
Por último, no olvide la importancia de la cultura corporativa. Valora el bienestar de tus equipos y fomenta el equilibrio entre vida laboral y personal.
Conclusión
Con Teambook, optimizar la asignación de recursos y evitar el exceso de trabajo es ahora más fácil. Siguiendo estos pasos, podrá crear un entorno de trabajo armonioso y productivo. Cuida de tu equipo, ¡y ellos cuidarán de tus proyectos!
