Face à toutes ces attentes, comment faire pour ne pas perdre de vue les livrables quotidiens ? L’un des moyens de changer la donne est d’apprendre à évaluer efficacement les indicateurs clés de performance (ICP) d’un projet.
L’utilisation des meilleurs outils de gestion de projet est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que votre équipe est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs et prendre des décisions fondées sur des données afin d’améliorer les performances. Pourtant, il est surprenant de constater que seulement 25 % des entreprises utilisent une forme ou une autre de logiciel de gestion de projet.
On dit qu’une bonne planification génère plus de revenus. Vous avez donc tout intérêt à mieux planifier et gérer vos projets. Mais en l’absence d’indicateurs de performance clés, il est difficile de mesurer l’avancement et la réussite d’un projet.
Dans cet article, nous allons explorer huit stratégies pour vous aider à mesurer les indicateurs clés de performance à l’aide des meilleurs outils de gestion de projet, avec des exemples et des fonctionnalités à l’appui de ces stratégies.
Établir des indicateurs clés de performance clairs pour la gestion de projet
Avant de commencer à évaluer vos ICP à l’aide d’outils de gestion de projet, il est préférable de commencer par déterminer si vous avez une compréhension claire des ICP. De plus, les membres de votre équipe savent-ils quels sont les ICP les plus pertinents pour la réussite de votre projet ?
Pour y remédier efficacement, vous devez travailler avec votre équipe pour définir les indicateurs clés de performance de la gestion de projet qui correspondent aux objectifs de votre organisation, et veiller à ce qu’ils soient mesurables, réalisables et limités dans le temps.
L’un des indicateurs clés de performance les plus courants dans la gestion de projet est le « taux de livraison à temps ». Établissez ce taux avec votre équipe en définissant des attentes claires et en mettant en place un renforcement positif et négatif qui rappellera aux membres de votre équipe l’importance de cet ICP.
Utiliser les fonctions de reporting intégrées
La plupart des meilleurs outils de gestion de projet sont dotés de fonctions de reporting intégrées qui peuvent vous aider à suivre et à mesurer les indicateurs clés de performance. Par exemple, les rapports Power-Up de Trello peuvent fournir des informations sur les taux d’achèvement des tâches et la productivité de l’équipe. D’autres outils de gestion de projet disposent également d’une fonction qui vous permet de suivre l’avancement du projet et de visualiser les indicateurs clés en temps réel.
Tirer parti de tableaux de bord personnalisables
L’un des avantages des meilleurs outils de gestion de projet est la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisables qui affichent les informations les plus pertinentes pour vos indicateurs clés de performance. Par exemple, certains logiciels de gestion de projet vous permettent de créer des vues personnalisées qui affichent des données spécifiques au projet, telles que l’état d’avancement des tâches, l’affectation des ressources et les informations budgétaires.
Il est préférable d’adapter ces tableaux de bord à vos indicateurs clés de performance. Vous pouvez ainsi évaluer rapidement les performances de votre projet et identifier les domaines à améliorer. Il s’agit d’un outil idéal pour le contrôle, l’examen et le suivi des progrès.
Mise en place d’alertes automatisées
Le suivi de vos indicateurs clés de performance peut s’avérer fastidieux si aucun système n’est mis en place. De nombreux outils de gestion de projet proposent des fonctions qui vous permettent de mettre en place des alertes automatiques lorsque des seuils d’ICP spécifiques sont atteints ou dépassés.
De nombreux logiciels d’entreprise et systèmes de gestion de projet permettent de résoudre ce problème. Avec le bon logiciel, vous pouvez créer des notifications personnalisées pour l’achèvement des tâches, l’approche des échéances et les dépassements de budget. Vous pouvez ainsi traiter de manière proactive les problèmes potentiels avant qu’ils ne prennent de l’ampleur.
Intégrer des outils d’analyse externes
Il arrive que les fonctions de reporting intégrées aux outils de gestion de projet n’offrent pas le niveau de détails nécessaire pour évaluer efficacement vos indicateurs clés de performance. Dans ce cas, envisagez d’intégrer votre outil de gestion de projet à des plateformes d’analyse externes telles que Google Analytics, Power BI ou Tableau.
La mise en place de cette intégration avec vos outils de gestion de projet vous permettra d’obtenir des données supplémentaires et de créer des rapports plus complets, ce qui vous permettra de mieux comprendre les performances de votre projet. En outre, vous serez en mesure de voir si vous êtes toujours sur la bonne voie en ce qui concerne vos indicateurs clés de performance et vos objectifs.
Mesurer la collaboration et l’engagement de l’équipe
Une collaboration efficace entre les membres d’une équipe est un facteur essentiel de la réussite de tout projet. Certains des meilleurs outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités qui vous permettent de suivre et de mesurer l’engagement de l’équipe.
Bien que le suivi de l’engagement de votre équipe ne soit pas une pratique infaillible, il existe des indicateurs qui vous donnent une bonne estimation de l’engagement de votre équipe. Il s’agit notamment du nombre de commentaires sur les tâches, de la fréquence des mises à jour et du temps de réponse aux nouvelles missions.
Examiner et mettre à jour régulièrement les indicateurs de performance clés
Les ICP doivent s’aligner sur les objectifs de l’entreprise lorsqu’ils changent. 95 % des cadres supérieurs reconnaissent que, pour être efficaces, les indicateurs clés de performance doivent être liés aux objectifs généraux de l’entreprise. Au fur et à mesure que votre projet progresse et que les priorités changent, veillez à revoir et à mettre à jour vos indicateurs clés de performance en conséquence.
De nombreux outils de gestion de projet offrent des fonctions qui vous permettent de modifier facilement les indicateurs clés de performance et de suivre les changements au fil du temps, ce qui vous permet de rester agile et de vous adapter aux nouveaux défis.
Utiliser les fonctions de gestion des ressources
Pour évaluer vos indicateurs clés de performance, il est essentiel de comprendre comment les ressources de votre équipe sont allouées et utilisées. De nombreux outils de gestion de projet offrent des fonctions de gestion des ressources qui vous permettent de suivre la charge de travail de chaque membre de l’équipe, d’identifier les ressources sur- ou sous-utilisées et de réaffecter les tâches en fonction des besoins.
Certains outils de gestion de projet offrent des capacités complètes de gestion des ressources, y compris des diagrammes de charge de travail et la planification des capacités.
Les indicateurs de performance clés sont essentiels pour les chefs de projet
Mesurer efficacement vos indicateurs de performance clés (KPI) à l’aide d’outils de gestion de projets est une compétence essentielle pour les gestionnaires et les dirigeants qui souhaitent mener leurs projets à bien. En tirant parti des fonctionnalités offertes par les meilleurs outils de gestion de projet, vous pouvez établir des indicateurs clés de performance clairs, suivre les progrès réalisés, optimiser l’affectation des ressources et prendre des décisions fondées sur des données afin d’améliorer les performances de votre équipe.
l est important de revoir et d’actualiser en permanence vos indicateurs clés de performance au fur et à mesure de l’évolution de votre projet. Cette pratique vous permettra de toujours avoir une vision claire de l’état d’avancement de votre projet.