Essere manager o dirigenti non è un lavoro facile. Bisogna mantenere la produttività del team, rispettare le scadenze dei progetti e risolvere regolarmente i problemi.
Con tutte queste aspettative, come si fa a rimanere al passo con le consegne quotidiane? Un modo per cambiare le cose è imparare a valutare efficacemente i Key Performance Indicators (KPI) di un progetto.
Sfruttare i migliori strumenti di gestione dei progetti è uno dei modi migliori per garantire che il vostro team sia in grado di raggiungere gli obiettivi e di prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni. Tuttavia, è sorprendente che solo il 25% delle aziende utilizzi una qualche forma di software di gestione dei progetti.
Si dice che una grande pianificazione crea maggiori entratequindi si vuole sicuramente pianificare e gestire meglio i progetti. Ma senza KPI è difficile misurare i progressi e il successo di un progetto.
In questo articolo esploreremo otto strategie per aiutarvi a misurare i KPI utilizzando i migliori strumenti di gestione dei progetti, insieme a esempi e caratteristiche a supporto di queste strategie.
Stabilire KPI chiari per la gestione del progetto
Prima di iniziare a misurare i KPI utilizzando gli strumenti di project management, è meglio iniziare a determinare se avete una chiara comprensione dei KPI per cominciare. Inoltre, i membri del vostro team sanno quali sono i KPI più importanti per il successo del progetto?
Per affrontare efficacemente questo problema, dovete lavorare con il vostro team per definire i KPI per la gestione dei progetti che siano in linea con gli obiettivi dell’organizzazione e garantire che siano misurabili, raggiungibili e vincolati nel tempo.
Un KPI comune nella gestione dei progetti è il “tasso di consegna puntuale”. Stabilite questo aspetto con il vostro team definendo aspettative chiare e mettendo in atto rinforzi positivi e negativi che ricordino ai membri del team l’importanza di questo KPI.
Utilizzare le funzioni di reporting integrate
Molti dei migliori strumenti di gestione dei progetti sono dotati di funzioni di reporting integrate che possono aiutare a tracciare e misurare i KPI. Ad esempio, i Power-Up Report di Trello possono fornire informazioni sui tassi di completamento delle attività e sulla produttività del team. Altri strumenti di gestione dei progetti hanno anche una funzione che consente di monitorare l’avanzamento del progetto e di visualizzare le metriche chiave in tempo reale.
Sfruttare i cruscotti personalizzabili
Uno dei vantaggi dell’utilizzo dei migliori strumenti di gestione dei progetti è la possibilità di creare dashboard personalizzabili che visualizzino le informazioni più rilevanti per i vostri KPI. Ad esempio, alcuni software di gestione dei progetti consentono di creare visualizzazioni personalizzate per visualizzare dati specifici sul progetto, come lo stato delle attività, l’allocazione delle risorse e le informazioni sul budget.
È meglio adattare questi cruscotti ai vostri KPI, in modo da poter valutare rapidamente le prestazioni del progetto e identificare le aree di miglioramento. È un’ottima soluzione per il monitoraggio, la revisione e il controllo dei progressi.
Impostazione di avvisi automatici
Il monitoraggio dei KPI può diventare eccessivo se non si dispone di un sistema. Molti strumenti di gestione dei progetti offrono funzioni che consentono di impostare avvisi automatici quando vengono raggiunte o superate soglie specifiche di KPI.
Molte soluzioni software aziendali e sistemi di gestione dei progetti risolvono questo problema. Con il software giusto, è possibile creare notifiche personalizzate per il completamento delle attività, l’avvicinarsi delle scadenze e lo sforamento del budget. In questo modo è possibile affrontare in modo proattivo i potenziali problemi prima che diventino gravi.
Integrazione con strumenti di analisi esterni
A volte, le funzioni di reporting integrate negli strumenti di gestione dei progetti potrebbero non fornire il livello di dettaglio necessario per valutare efficacemente i KPI. In questi casi, considerate l’integrazione del vostro strumento di gestione dei progetti con piattaforme di analisi esterne come Google Analytics, Power BI o Tableau.
L’integrazione con i vostri strumenti di gestione dei progetti vi consentirà di raccogliere dati aggiuntivi e di creare rapporti più completi, fornendo una comprensione più approfondita delle prestazioni del vostro progetto. Inoltre, sarete in grado di vedere se siete ancora in linea con i vostri KPI e obiettivi.
Misurare la collaborazione e il coinvolgimento del team
Una collaborazione efficace tra i team è un fattore essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti offrono funzioni che consentono di monitorare e misurare l’impegno del team.
Anche se il monitoraggio dell’impegno del team non è una pratica infallibile, ci sono delle metriche che possono essere osservate per fornire una stima del livello di impegno del team. Tra le metriche da osservare ci sono il numero di commenti sulle attività, la frequenza degli aggiornamenti e il tempo di risposta ai nuovi incarichi.
Rivedere e aggiornare regolarmente i KPI
I KPI devono allinearsi agli obiettivi aziendali quando questi cambiano. Il 95% dei top manager concorda sul fatto che i KPI devono essere collegati agli obiettivi aziendali generali per essere efficaci. Man mano che il progetto procede e le priorità cambiano, assicuratevi di rivedere e aggiornare i KPI di conseguenza.
Molti strumenti di gestione dei progetti offrono funzioni che consentono di modificare facilmente i KPI e di tenere traccia dei cambiamenti nel tempo, consentendo di rimanere agili e di adattarsi alle nuove sfide.
Utilizzate le funzioni di gestione delle risorse
Un aspetto fondamentale per misurare i KPI è capire come vengono allocate e utilizzate le risorse del team. Molti dei migliori strumenti di gestione dei progetti offrono funzioni di gestione delle risorse che consentono di monitorare il carico di lavoro di ciascun membro del team, di identificare le risorse sovra o sottoutilizzate e di riassegnare i compiti secondo le necessità.
Alcuni strumenti di gestione dei progetti offrono funzionalità complete di gestione delle risorse, tra cui grafici del carico di lavoro e pianificazione della capacità.
I KPI sono cruciali per i project manager
Misurare in modo efficace i vostri KPI utilizzando dei progettigestione strumenti di è un’abilità essenziale per i manager e i dirigenti che vogliono portare i loro progetti al successo. Sfruttando le funzionalità offerte dai migliori strumenti di gestione dei progetti, è possibile stabilire KPI chiari, monitorare i progressi, ottimizzare l’allocazione delle risorse e prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni del team.
È importante rivedere e aggiornare costantemente i KPI man mano che il progetto si evolve. Questa pratica vi aiuterà a garantire che abbiate sempre una chiara comprensione dello stato di salute e dei progressi del vostro progetto.