Ser directivo o ejecutivo no es un trabajo fácil. Hay que mantener la productividad del equipo, cumplir los plazos de los proyectos y solucionar problemas con regularidad.
Con todas estas expectativas, ¿cómo se puede estar al tanto de las entregas diarias? Un factor de cambio es aprender a medir eficazmente los indicadores clave de rendimiento (KPI) de un proyecto.
Aprovechar las mejores herramientas de gestión de proyectos es una de las mejores maneras de asegurarse de que su equipo está en el buen camino para cumplir sus objetivos y tomar decisiones basadas en datos para mejorar el rendimiento. Aun así, sorprendentemente, solo el 25 % de las empresas utiliza algún tipo de software de gestión de proyectos.
Se dice que una buena planificación genera más ingresosasí que, sin duda, querrá planificar y gestionar mejor los proyectos. Pero sin KPI, es difícil medir el progreso y el éxito del proyecto.
En este artículo, exploraremos ocho estrategias que le ayudarán a medir los KPI utilizando las mejores herramientas de gestión de proyectos, junto con ejemplos y características que respaldan estas estrategias.
Establecer indicadores clave de rendimiento claros para la gestión de proyectos
Antes de que pueda empezar a medir sus KPI utilizando herramientas de gestión de proyectos, lo mejor es empezar por determinar si tiene una comprensión clara de los KPI para empezar. Además, ¿saben los miembros de tu equipo cuáles son los KPI más relevantes para el éxito de tu proyecto?
Para abordarlo eficazmente, tiene que trabajar con su equipo para definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) para la gestión de proyectos que se ajusten a los objetivos de su organización, y asegurarse de que sean medibles, alcanzables y con plazos definidos.
Un KPI común en la gestión de proyectos es la «tasa de entrega a tiempo». Establézcalo con su equipo fijando expectativas claras y colocando refuerzos positivos y negativos que recuerden a los miembros de su equipo lo importante que es este KPI.
Utilice las funciones de elaboración de informes integradas
Muchas de las mejores herramientas de gestión de proyectos incorporan funciones de generación de informes que pueden ayudarte a seguir y medir los indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, los informes Power-Up de Trello pueden proporcionar información sobre los índices de finalización de tareas y la productividad del equipo. Otras herramientas de gestión de proyectos también tienen una función que te permite supervisar el progreso del proyecto y ver las métricas clave en tiempo real.
Aproveche los cuadros de mando personalizables
Una de las ventajas de utilizar las mejores herramientas de gestión de proyectos es la posibilidad de crear cuadros de mando personalizables que muestren la información más relevante para sus KPI. Por ejemplo, algunos software de gestión de proyectos permiten crear vistas personalizadas que muestran datos específicos del proyecto, como el estado de las tareas, la asignación de recursos y la información presupuestaria.
Lo mejor es adaptar estos cuadros de mando a sus KPI, así podrá evaluar rápidamente el rendimiento de su proyecto e identificar áreas de mejora. Es ideal para la supervisión, la revisión y el seguimiento del progreso.
Configurar alertas automáticas
Supervisar los indicadores clave de rendimiento puede resultar abrumador si no se dispone de un sistema. Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones que permiten configurar alertas automáticas cuando se alcanzan o superan determinados umbrales de KPI.
Muchas soluciones de software empresarial y sistemas de gestión de proyectos resuelven este problema. Con el software adecuado, puede crear notificaciones personalizadas para la finalización de tareas, la proximidad de los plazos y los excesos presupuestarios. De esta forma, puedes abordar de forma proactiva los posibles problemas antes de que se conviertan en problemas importantes.
Integración con herramientas analíticas externas
A veces, las funciones de generación de informes integradas en las herramientas de gestión de proyectos pueden no ofrecer el nivel de detalle necesario para medir eficazmente los indicadores clave de rendimiento. En estos casos, considera la posibilidad de integrar tu herramienta de gestión de proyectos con plataformas de análisis externas como Google Analytics, Power BI o Tableau.
Esta integración con sus herramientas de gestión de proyectos le permitirá obtener datos adicionales y crear informes más completos, lo que le proporcionará un conocimiento más profundo del rendimiento de su proyecto. Además, podrás comprobar si sigues cumpliendo tus objetivos y KPI.
Medir la colaboración y el compromiso del equipo
La colaboración eficaz en equipo es un factor esencial para el éxito de cualquier proyecto. Algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones que permiten seguir y medir el compromiso del equipo.
Si bien el seguimiento del compromiso de su equipo no es una práctica infalible, existen indicadores que puede consultar para obtener una estimación aproximada del compromiso de su equipo. Algunas de ellas son el número de comentarios en las tareas, la frecuencia de las actualizaciones y el tiempo de respuesta a las nuevas asignaciones.
Revisar y actualizar periódicamente los indicadores clave de rendimiento
Los KPI deben alinearse con los objetivos empresariales cuando éstos cambian. El 95% de los altos directivos coinciden en que, para ser eficaces, los KPI deben estar relacionados con los objetivos generales de la empresa. A medida que avance el proyecto y cambien las prioridades, asegúrate de revisar y actualizar tus KPI en consecuencia.
Muchas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones que le permiten modificar fácilmente los indicadores clave de rendimiento y realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo, lo que le permite mantenerse ágil y adaptarse a los nuevos retos.
Utilizar las funciones de gestión de recursos
Un aspecto fundamental para medir los indicadores clave de rendimiento es saber cómo se asignan y utilizan los recursos del equipo. Muchas de las mejores herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones de gestión de recursos que permiten hacer un seguimiento de la carga de trabajo de cada miembro del equipo, identificar los recursos sobreutilizados o infrautilizados y reasignar tareas según sea necesario.
Algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen funciones completas de gestión de recursos, incluidos gráficos de carga de trabajo y planificación de capacidades.
Los KPI son cruciales para los gestores de proyectos
Medir eficazmente sus KPI utilizando proyectosgestión de herramientas de es una habilidad esencial para los gerentes y ejecutivos que quieren llevar sus proyectos al éxito. Aprovechando las funciones que ofrecen las mejores herramientas de gestión de proyectos, puedes establecer KPI claros, supervisar el progreso, optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones basadas en datos para mejorar el rendimiento de tu equipo.
Es importante que revise y actualice constantemente sus indicadores clave de rendimiento a medida que su proyecto evoluciona. Esta práctica te ayudará a tener siempre una idea clara de la salud y el progreso de tu proyecto.