El elemento de la gestión eficaz de proyectos es la organización proactiva de los recursos. Una buena estrategia de recursos es una mezcla equilibrada de proceso, innovación y automatización. Esto permite a las empresas de servicios profesionales trabajar de forma más eficiente asignando las personas, el tiempo y las herramientas adecuadas a un proyecto y garantizando que los proyectos de alto impacto puedan tener éxito.
Según el del PMIPulso de la Profesión 2020 una planificación deficiente puede agotar hasta el 11,4% de los activos de una organización. Así que, para maximizar los recursos de la empresa y gestionar un calendario de proyecto fiable, los gestores de proyectos deben plantearse emplear una gestión eficaz de los recursos incluso antes de considerar el proyecto en sí.
Comprender la gestión de recursos
La planificación y gestión de los recursos de un proyecto es el proceso de identificación y gestión de los recursos de una organización para maximizar su eficiencia. La gestión de recursos está motivada por el deseo de eficiencia y optimización. En pocas palabras, la gestión de recursos es un subconjunto de la gestión de proyectos que se ocupa de conseguir más con menos. El despilfarro de recursos puede ser fatal en los negocios; en consecuencia, cada proyecto requiere una gestión eficaz de los recursos.
Los gestores de proyectos siempre buscan formas de aumentar el rendimiento de la inversión de un proyecto. El proceso de planificación de recursos tiene un impacto compuesto a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, aumentando los beneficios globales. Los recursos de gestión pueden aumentar el retorno de la inversión mediante la reducción de costes, la mejora de la calidad del producto o la repetición del negocio por parte de un cliente satisfecho.
Razones por las que la gestión de recursos es importante en las empresas de servicios profesionales
La gestión de recursos es fundamental para aumentar la rentabilidad y sostenibilidad de una empresa de servicios profesionales. Comprueba cómo las necesidades de recursos en la gestión de proyectos pueden contribuir a los resultados de las empresas de servicios profesionales.
1. Reducir significativamente los costes de los recursos del proyecto
Según Deloitte, la reducción de costes tiene prioridad sobre otros programas empresariales.
Los gestores de recursos pueden utilizar recursos mundiales rentables desde emplazamientos de bajo coste con visibilidad en toda la empresa. Conseguir la combinación adecuada de recursos mundiales y regionales ayuda a reducir los costes de los proyectos. Al asignar los recursos adecuados al proyecto correcto, pueden completar la entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Los gestores de recursos pueden mantener los costes bajo control distribuyendo los recursos esenciales uniformemente entre todos los proyectos en lugar de centrarse en un único proyecto de alta prioridad.
2. Aumentar los ingresos y la utilización de los recursos
Cuando los empleados están altamente especializados, tienen múltiples líneas jerárquicas y están geográficamente dispersos, maximizar el uso de estos recursos puede ser extremadamente difícil. Unas buenas técnicas de gestión de recursos pueden ayudar a su empresa a superar estas complejidades, desplegar estratégicamente los recursos e identificar proactivamente las oportunidades de ingresos.
3. Aumentar la productividad y reducir los residuos
Controlar y asignar recursos a propósito le permite identificar áreas en las que puede utilizarlos mejor. También puede animarle a identificar áreas en las que desplazar recursos y aumentar su importancia. Asuma que es propietario o gerente de una empresa. Si observa que un compañero de equipo tiene grandes habilidades interpersonales, puede pedirle que pase de un puesto administrativo a otro en el que se comunique directamente con los clientes. De este modo, podrá hacer un mejor uso de sus habilidades interpersonales y aumentar su valor para la empresa.
4. Asiste en el seguimiento de la disponibilidad de recursos y garantiza la transparencia
La asignación de recursos puede ayudar a determinar la oferta y la demanda de recursos. Esto le da control sobre ellos, permitiéndole entregar proyectos a los clientes con eficacia y eficiencia. Si aprende a calcular la utilización de los recursos y a identificar todos los recursos de una empresa, podrá ser más evidente y animar a los miembros del equipo a utilizar los recursos con mayor libertad.
5. Aumentar la visibilidad del compromiso y la capacidad de respuesta de la empresa
Mantener la visibilidad de la capacidad, supervisar y adaptarse a las tendencias cambiantes e identificar los problemas de dotación de recursos requieren una gestión eficaz de los recursos. Ante disputas o interrupciones de recursos, los métodos de gestión de recursos que promueven la transparencia y la visibilidad de los recursos disponibles y su utilización proporcionarán a su empresa un mayor control.
6. Hacer frente a la escasez de recursos en un entorno empresarial de ritmo rápido
Si se requiere un conjunto de competencias específicas para iniciar un nuevo proyecto, la planificación proporciona visibilidad para encontrar un recurso adecuado dentro de la institución. Dado que estos recursos suelen estar distribuidos activamente en los proyectos, la aplicación de la estrategia de rotación externa facilitará la puesta en marcha de un nuevo proyecto. Otro recurso con los requisitos previos mínimos puede servir de refuerzo para cubrir la vacante.
7. Aumentar los beneficios empleando técnicas de previsión
Las herramientas y técnicas de gestión de recursos del proyecto, como la previsión de los aspectos financieros del proyecto, incluidos los costes, los gastos generales, los ingresos y los márgenes del proyecto, le permiten tomar medidas preventivas y controlar los costes del proyecto con antelación. Esta información puede ayudarle a ahorrar dinero y aumentar los beneficios mediante la combinación adecuada de recursos.
8. Mejora del equipo
El secreto para empleados retención de para profesionalesservicios es contar con un equipo fuerte que se comunique eficazmente y comprenda sus tareas específicas. En la gestión de proyectos, la planificación refuerza los equipos manteniendo informados a los empleados sobre cualquier aspecto, desde los activos de fabricación hasta el dispositivo o los requisitos de mano de obra. Los miembros del equipo que entienden lo que se espera de ellos y de sus activos también funcionarán mejor.
Eficacia y optimización
Desarrollar, supervisar y aprovechar las métricas adecuadas es fundamental para optimizar sus prácticas de gestión de recursos. La combinación de ideas en profundidad basadas en datos con una potente proyectossolución de software de gestión de es la forma más eficaz de medir y optimizar las prácticas de gestión de recursos de su empresa. El software de gestión de recursos puede mejorar significativamente la eficiencia y liberar tiempo al agilizar los procesos de toma de decisiones y reducir los pasos manuales.