Die Arbeit eines Managers oder einer Führungskraft ist nicht einfach. Man muss die Produktivität des Teams aufrechterhalten, den Zeitplan für Projekte einhalten und regelmäßig Fehler beheben.
Wie kann man bei all diesen Erwartungen den Überblick über die täglichen Ergebnisse behalten? Ein entscheidender Faktor ist, dass Sie lernen, wie Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) eines Projekts effektiv messen können.
Der Einsatz der besten Projektmanagement-Tools ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, seine Ziele zu erreichen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, um die Leistung zu verbessern. Überraschenderweise verwenden jedoch nur 25 % der Unternehmen irgendeine Form von Projektmanagement-Software.
Es wird gesagt, dass gute Planung schafft mehr UmsatzDaher sollten Sie Ihre Projekte unbedingt besser planen und verwalten. Aber ohne KPIs ist es schwer, den Projektfortschritt und -erfolg zu messen.
In diesem Artikel werden wir acht Strategien zur Messung von KPIs mit den wichtigsten Projektmanagement-Tools sowie Beispiele und Funktionen zur Unterstützung dieser Strategien vorstellen.
Festlegung klarer KPIs für das Projektmanagement
Bevor Sie damit beginnen können, Ihre KPIs mit Hilfe von Projektmanagement-Tools zu messen, sollten Sie zunächst feststellen, ob Sie überhaupt ein klares Verständnis der KPIs haben. Und wissen Ihre Teammitglieder, welche KPIs für den Erfolg Ihres Projekts am wichtigsten sind?
Um dieses Problem wirksam anzugehen, müssen Sie gemeinsam mit Ihrem Team die KPIs für das Projektmanagement definieren, die mit den Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen, und sicherstellen, dass diese messbar, erreichbar und zeitgebunden sind.
Ein gängiger Leistungsindikator im Projektmanagement ist die „Pünktlichkeitsrate“. Legen Sie dies mit Ihrem Team fest, indem Sie klare Erwartungen formulieren und Ihre Teammitglieder durch positive und negative Verstärkung daran erinnern, wie wichtig dieser KPI ist.
Integrierte Berichtsfunktionen verwenden
Viele der besten Projektmanagement-Tools verfügen über integrierte Berichtsfunktionen, mit denen Sie KPIs verfolgen und messen können. Die Power-Up-Berichte von Trello bieten beispielsweise Einblicke in die Erledigungsrate von Aufgaben und die Produktivität des Teams. Andere Projektmanagement-Tools verfügen auch über eine Funktion, mit der Sie den Projektfortschritt überwachen und wichtige Kennzahlen in Echtzeit anzeigen können.
Nutzen Sie anpassbare Dashboards
Einer der Vorteile der besten Projektmanagement-Tools ist die Möglichkeit, anpassbare Dashboards zu erstellen, die die für Ihre KPIs wichtigsten Informationen anzeigen. Einige Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen beispielsweise, benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, in denen bestimmte Projektdaten angezeigt werden, z. B. Aufgabenstatus, Ressourcenzuweisung und Budgetinformationen.
Am besten passen Sie diese Dashboards an Ihre KPIs an. So können Sie die Leistung Ihres Projekts schnell bewerten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf ermitteln. Dies ist ideal für die Überwachung, Überprüfung und Fortschrittsverfolgung.
Automatisierte Benachrichtigungen einrichten
Die Überwachung Ihrer Leistungsindikatoren kann ohne ein entsprechendes System sehr aufwändig werden. Viele Projektmanagement-Tools bieten Funktionen, mit denen Sie automatische Warnungen einrichten können, wenn bestimmte KPI-Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden.
Viele Unternehmenssoftwarelösungen und Projektmanagementsysteme lösen dieses Problem. Mit der richtigen Software können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen für den Abschluss von Aufgaben, nahende Fristen und Budgetüberschreitungen erstellen. Auf diese Weise können Sie potenzielle Probleme proaktiv angehen, bevor sie zu großen Problemen werden.
Integration mit externen Analysetools
Manchmal bieten die integrierten Berichtsfunktionen von Projektmanagement-Tools nicht die Detailtiefe, die Sie benötigen, um Ihre KPIs effektiv zu messen. In diesen Fällen sollten Sie die Integration Ihres Projektmanagement-Tools mit externen Analyseplattformen wie Google Analytics, Power BI oder Tableau in Betracht ziehen.
Wenn Sie diese Integration mit Ihren Projektmanagement-Tools einrichten, können Sie zusätzliche Daten abrufen und umfassendere Berichte erstellen, die einen besseren Einblick in die Leistung Ihres Projekts ermöglichen. Außerdem können Sie so feststellen, ob Sie mit Ihren KPIs und Zielen noch auf Kurs sind.
Zusammenarbeit und Engagement des Teams messen
Eine effektive Zusammenarbeit im Team ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines jeden Projekts. Einige der besten Projektmanagement-Tools bieten Funktionen, mit denen Sie das Engagement des Teams verfolgen und messen können.
Die Überwachung des Engagements in Ihrem Team ist zwar keine narrensichere Methode, aber es gibt Kennzahlen, die Ihnen eine gute Einschätzung des Engagements Ihres Teams liefern. Dazu gehören die Anzahl der Kommentare zu Aufgaben, die Häufigkeit der Aktualisierungen und die Reaktionszeit auf neue Aufgaben.
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der KPIs
KPIs sollten mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, wenn diese sich ändern. 95 % der Topmanager sind der Meinung, dass KPIs mit den allgemeinen Unternehmenszielen verknüpft sein sollten, um effektiv zu sein. Wenn Ihr Projekt fortschreitet und sich die Prioritäten verschieben, sollten Sie Ihre KPIs entsprechend überprüfen und aktualisieren.
Viele Projektmanagement-Tools bieten Funktionen, mit denen Sie KPIs leicht ändern und Änderungen im Laufe der Zeit verfolgen können, so dass Sie flexibel bleiben und sich an neue Herausforderungen anpassen können.
Nutzen Sie die Funktionen des Ressourcenmanagements
Ein wichtiger Aspekt bei der Messung Ihrer KPIs ist das Verständnis dafür, wie die Ressourcen Ihres Teams zugewiesen und genutzt werden. Viele der besten Projektmanagement-Tools bieten Funktionen für das Ressourcenmanagement, mit denen Sie die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder verfolgen, über- oder unterausgelastete Ressourcen ermitteln und Aufgaben bei Bedarf neu zuweisen können.
Einige Projektverwaltungstools bieten umfassende Funktionen für die Ressourcenverwaltung, einschließlich Auslastungsdiagrammen und Kapazitätsplanung.
KPIs sind für Projektmanager von entscheidender Bedeutung
Effektive Messung Ihrer KPIs mit project management Projektmanagement-Tools ist eine wesentliche Fähigkeit für Manager und Führungskräfte, die ihre Projekte zum Erfolg führen wollen. Mithilfe der Funktionen der besten Projektmanagement-Tools können Sie klare KPIs festlegen, den Fortschritt überwachen, die Ressourcenzuweisung optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um die Leistung Ihres Teams zu verbessern.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre KPIs im Laufe der Projektentwicklung ständig überprüfen und aktualisieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie immer einen klaren Überblick über den Zustand und den Fortschritt Ihres Projekts haben.