16 unverzichtbare Projektmanagement-Tools für Ihre digitale Agentur

Sie haben Ihre Agentur für digitales Marketing erfolgreich ins Leben gerufen, das Geschäft wächst, Kunden klopfen an Ihre (virtuelle) Tür und Sie arbeiten mit einer Handvoll großartiger Mitarbeiter zusammen.

Herzlichen Glückwunsch!

Aber dieser Erfolg geht Hand in Hand mit organisatorischen Herausforderungen, die schnell zu Problemen im Paradies führen können, wenn sie nicht richtig angegangen werden.  Bei der Arbeit an verschiedenen Projekten, für verschiedene Kunden und mit verschiedenen (manchmal entfernten) Mitarbeitern kann es leicht chaotisch werden. 

Schwierigkeiten, sich auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden zu konzentrieren, mangelnde Kommunikation in Ihrem Team, Verzögerungen, ineffiziente Nutzung der Ressourcen der Agentur… Dies sind die wichtigsten Schwierigkeiten, die auftreten können.

Fühlen Sie sich besorgt?

Die gute Nachricht ist: All diese Probleme lassen sich leicht vermeiden (oder beheben). Es gibt viele Tools, die Ihnen helfen, Ihre Agentur reibungslos zu führen, die es Ihrem Team ermöglichen, jedem Kunden den besten Service zu bieten, und die letztlich allen Beteiligten viel Stress ersparen.

Wir haben einige der besten Tools für Digitalagenturen zusammengestellt. Machen Sie sich bereit, Ihr Unternehmen zu vergrößern!

Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools

Teambook (Ressourcenmanagement)

Zu oft vergessen wir, dass unser Team unsere wertvollste Ressource ist.

Eine steigende Anzahl von Projekten, der Druck unserer Kunden und die persönlichen Terminwünsche unserer Teammitglieder führen oft zu kopfzerbrechenden Herausforderungen bei der Zeitplanung. Ein Team effizient zu managen, kann sehr zeitaufwendig und frustrierend sein…

…es sei denn, Sie verwenden das richtige Werkzeug.

Mit Teambook können Sie sich endlich von Tabellenkalkulationen verabschieden, um Ihre Teamplanung zu organisieren und mehr Zeit für das zu haben, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens.

Teambook bietet eine visuelle Echtzeitlösung für die Ressourcenplanung über eine benutzerfreundliche Plattform, die Ihnen einen Überblick über die Besetzung und Leistung Ihres Teams gibt. Innerhalb eines 4-Wochen-Zeitraums können Sie auf einen Blick sehen, wer an was arbeitet und wer verfügbar ist oder nicht.

Wenn ein neues Projekt ansteht, können Sie auf diese Weise leicht sicherstellen, dass die benötigten Teammitglieder verfügbar sind, bevor Sie sie für das Projekt buchen. Und wenn Sie viele Mitarbeiter zu verwalten haben? Sie können sich auf das Hashtag-System verlassen, um sicherzustellen, dass Sie die am besten geeignete Person für das Projekt finden.

Teambook macht das Leben für alle einfacher. Ihre Teammitglieder werden nicht mehr durch rätselhafte Planungen überlastet, sie werden Aufgaben zugewiesen, die ihren Fähigkeiten entsprechen, und sie werden über alle Buchungsaktualisierungen informiert. Außerdem haben sie Zugang zu einer persönlichen Homepage, auf der sie alle Informationen finden, die sie für die erfolgreiche Durchführung ihrer Aufgaben benötigen.

Keine überlasteten Teammitglieder mehr, keine überstürzten Projektergebnisse und keine Verschwendung von Talenten!

Aber das ist nicht alles.

Teambook bietet auch ein leistungsfähiges Analysetool, das Ihnen einen Einblick in die Leistung, Produktivität und Auslastung Ihres Teams gibt. Es gibt Ihnen ein klares Bild davon, wie viel Zeit und Budget Ihr Team für ein Projekt aufgewendet hat, und ermöglicht es Ihnen, Planungsprobleme zu entdecken … und Lösungen zu finden.

Wie hoch sind die Kosten?

• Der Basisplan kostet $19/Monat. Option für kleinere Unternehmen, begrenzt auf 10 aktive Projekte.
• Das Pro-Abo kostet $39/Monat. Es umfasst 40 aktive Projekte, unbegrenzte Kunden, unbegrenzte Benutzer, Kundensupport und tägliche Datensicherung.
• Der Premium-Plan kostet 69 $/Monat. Wie der Pro-Plan, aber mit 100 aktiven Projekten.
• Unbegrenzter Tarif kostet 199 $/Monat. Unbegrenzt alles!

Verfügbarkeit

Teambook funktioniert auf allen gängigen Browsern.
Außerdem lässt es sich derzeit mit Harvest, Zapier und Calendars integrieren. Aber das ist nur der Anfang.

ProofHub (Projektleitung)

Wenn Sie auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen Projektmanagement-Software sind, die auch leistungsstarke Funktionen für die Zusammenarbeit bietet, ist ProofHub genau die richtige Wahl.

Ob Sie nun einfache Aufgabenlisten zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden oder einen agileren Ansatz mit Kanban-Boards für das Aufgabenmanagement wählen, ProofHub bietet Ihnen beide Möglichkeiten.

Sie ersetzt die vielen Tools, die Sie für Projektmanagement, Zeiterfassung, Berichterstellung, Online-Zusammenarbeit und Kommunikation verwenden, durch eine einzige All-in-One-Software.

Sie erhalten flexible Funktionen für die Aufgabenverwaltung, eine integrierte Chat-App, einen eigenen Bereich für die Zusammenarbeit in Echtzeit, benutzerdefinierte Workflows, Timer und Zeiterfassung, Gantt-Diagramme, benutzerdefinierte Berichte, Kalender und vieles mehr.

Wie funktioniert das?

Schritt 1: Ein Projekt wird durch eine Tafel dargestellt.

Schritt 2: Jede Aufgabe im Zusammenhang mit diesem Projekt wird durch eine Karte dargestellt

Schritt 3: Karten werden bestimmten Teammitgliedern zugewiesen

Schritt 4: Die Karten werden je nach Fortschritt in Etappenlisten geordnet (z. B. „To-Do“, „Doing“, „Done“)

Haben wir schon gesagt, wie einfach das ist?

An diesem Punkt denken Sie vielleicht, dass die Kommunikation immer noch ein Problem darstellt. Trello bietet zwar keinen Live-Chat oder eine Alternative zu E-Mails, aber es enthält einige grundlegende Kommunikationsfunktionen, die Ihnen einige unproduktive E-Mail-Konversationen ersparen werden. Karten sind anklickbar und ermöglichen es Teammitgliedern, eine Beschreibung, Checklisten und Kommentare hinzuzufügen und sogar Dateien hochzuladen.

Wie hoch sind die Kosten?

• Der kostenlose Plan ist, nun ja, kostenlos. Es hat keine Beschränkung auf die Kernfunktionen (yay!)
• Der Business Class-Plan kostet 9,99 $/Monat. Es bietet einige zusätzliche Funktionen wie App-Integrationen
• Der Enterprise-Plan kostet 20,83 $/Monat. Er richtet sich an größere Unternehmen und bietet zusätzliche Sicherheit

Verfügbarkeit

Ein weiterer großer Vorteil von Trello ist seine Verfügbarkeit. Es funktioniert auf all Ihren Geräten und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt Ihrer Projekte auch unterwegs zu überprüfen. 

• Web
• Schreibtisch (MacOS und Windows)
• App (IOS & Android)

Asana (Aufgabenverwaltung)

Asana ist ein direkter Konkurrent von Trello, da beide führend im Bereich der Aufgabenmanagement-Software sind. Wir haben uns für Trello entschieden, weil es ein einfaches visuelles Kanban-System und eine hohe Benutzerfreundlichkeit bietet. Wenn Sie jedoch in der Regel an größeren Projekten mit vielen Teammitgliedern arbeiten, die an verschiedenen Aufgaben zusammenarbeiten, kann Trello sehr schnell unübersichtlich werden und Sie sind mit Asana vielleicht besser dran.

Asana bietet mehr Funktionen und Flexibilität als Trello und eignet sich daher besser für größere Gemeinschaftsprojekte, ist aber auch komplexer in der Anwendung. Während Trello auf Kanban-Boards beschränkt ist, bietet Asana seinen Nutzern mehr Optionen für Projektansichten (einschließlich Boards), so dass die Teammitglieder die Aufgaben in der von ihnen bevorzugten Ansicht verwalten können.

Es ist unglaublich einfach zu bedienen.

Wähle ein Projekt aus deiner Liste und drücke einfach einen Knopf, um den Timer zu starten“. Das war’s, Toggl erfasst jetzt Ihre Zeit. Wenn Sie mit dem Projekt für den Tag fertig sind oder einfach eine dringende Angelegenheit haben, drücken Sie denselben Knopf, um den Timer zu stoppen.

Die Benutzeroberfläche von Toggl ist gut durchdacht und benutzerfreundlich. Sie konzentriert sich auf das Wesentliche und ermöglicht es Ihnen, genau zu sehen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für verschiedene Projekte aufgewendet haben. 

Wie hoch sind die Kosten?

• Der Basisplan ist kostenlos. Die Erfahrung ist werbefrei und vollständig genug für die grundlegende Nutzung
• Das Starterpaket kostet 7,2 $. Er bietet zusätzliche Berichtsfunktionen.
• Der Premium-Plan kostet 14,4 $. Es kommt mit einem besseren Kunden-Support und zusätzlichen Team-Management-Funktionen.
• Der Plan Entreprise richtet sich an größere Unternehmen. Es ist anpassbar und die Preise sind abhängig von den Funktionen.

Verfügbarkeit

Toggl ist auf allen Plattformen verfügbar und wird zwischen allen Plattformen synchronisiert. „Starten Sie das Tracking in Ihrem Browser, stoppen Sie den Timer auf Ihrem Telefon.

• Web
• Schreibtisch (MacOS und Windows)
• App (IOS & Android)
• Browser-Schaltfläche (Chrome & Firefox)

Darüber hinaus ist Toggl mit mehr als 100 Tools wie Trello und Slack integriert.

Time Doctor (Time Tracker)

Time Doctor ist unser zweites Zeiterfassungstool auf der Liste.

Wodurch unterscheidet es sich von einem Tool wie Toggl oder Harvest?

Der Schwerpunkt liegt auf der Steigerung der Produktivität und der Sicherstellung, dass die externen Mitarbeiter (und Sie selbst) das tun, was sie tun sollen.

Viele Menschen, die online arbeiten, können das nachvollziehen: Ablenkungen gibt es überall… vor allem, wenn man aus der Ferne arbeitet, ohne dass einen jemand „beobachtet“.

Und genau diese verschwendete Zeit versucht das Team von Time Doctor zu heilen (daher der Name).

Neben den traditionellen Zeiterfassungs- und Berichtsfunktionen, die von ähnlichen Tools angeboten werden, bietet Time doctor drei wichtige Überwachungsfunktionen, die der Produktivität Ihres Remote-Teams einen echten Schub geben können.

Überwachung von Ablenkungen: Time Doctor erkennt, wenn Sie übermäßig viel Zeit auf Websites verbringen, die als unproduktiv eingestuft werden (Facebook, Youtube…) und schickt Ihnen dann eine freundliche Popup-Erinnerung, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. 

Wöchentlicher Produktivitätsbericht: Einmal pro Woche schickt Time Doctor einen Bericht an Manager und Benutzer, in dem alle Websites und Anwendungen aufgelistet sind, die während der Woche genutzt wurden und wie lange. Sie fragen sich, warum ein Termin nicht eingehalten wurde? Ein Teil der Antwort könnte in diesem Bericht zu finden sein.

Bildschirmfotos: Dies ist eine optionale Funktion. Sie können Time Doctor so einstellen, dass er eine Reihe von Screenshots des Bildschirms Ihrer Teammitglieder anfertigt, während – und nur während – sie ihre Zeit erfassen. Ob Sie es nun mögen oder nicht, diese Funktion wird Ihr Team und Ihre Berater sicherlich davon abhalten, an ihrem Laptop herumzuspielen. Und, was noch wichtiger ist, sie gibt Ihnen die Möglichkeit, sicherzustellen, dass sie tatsächlich die Zeit arbeiten, für die sie bezahlt werden.

Wie hoch sind die Kosten?

• Kostenloser Plan: Beschränkt auf die Desktop-Version. Keine Berichterstattung und Überwachung.
• Der Solo-Plan kostet 5 $/Monat. Ideal für Einzelnutzer (Nur-Ansicht-Nutzer sind kostenlos).
• Der Standardplan kostet $9,99/Monat. Der Preis beinhaltet alle Funktionen und 2 Benutzer. Zusätzliche Benutzer kosten $9.99/Benutzer/Monat (Nur-Ansicht-Benutzer sind kostenlos).

Verfügbarkeit

• Schreibtisch (Windows, Mac OS und Linux)
• Android-App
• Chrome-Erweiterung (Zeiterfassung direkt aus anderen Anwendungen wie Trello und Asana)

Darüber hinaus lässt sich Time Doctor mit mehr als 30 Anwendungen integrieren.

PomoDoneApp (Pomodoro-Technik)

Sind Sie mit der Pomodoro-Technik vertraut?

Diese Technik besteht darin, den Tag in Arbeitssitzungen (idealerweise 25 Minuten) zu unterteilen, denen jeweils eine kurze Pause (idealerweise 5 Minuten) folgt. Eine Arbeitssitzung wird als Pomodoro bezeichnet, und alle 4 Pomodoros gibt es eine längere Pause (etwa 30 Minuten).

Das Ziel dieser Technik ist es, sich zu zwingen, sich zu konzentrieren und Ablenkungen während jeder Arbeitssitzung zu vermeiden, da Sie wissen, dass Sie nach der Sitzung eine wohlverdiente kurze Pause bekommen.

Auch wenn es nach einer Menge verschwendeter Zeit klingt, hat sich die Pomodoro-Technik als produktivitätssteigernd erwiesen und hält Ihren Geist den ganzen Tag über frisch.

Es gibt einige gute Pomodoro-Timer auf dem Markt, die Ihnen helfen, Ihre Zeit im Auge zu behalten.

Einer unserer Favoriten ist PomoDoneApp, da es für eine reibungslose Integration mit Aufgabenmanagement-Apps wie Trello oder Asana entwickelt wurde. Sie können Ihre Pomodoro-Sitzungen auch mit Toggl synchronisieren und automatische Pausen während Ihrer Toggl-Sitzungen festlegen.

Wir lieben auch die Funktion der schwarzen Liste von Webseiten, die in der Chrome-Erweiterungsversion von PomoDoneApp angeboten wird, da sie dich davon abhält, während deiner Pomodoro-Sitzungen einen kurzen Blick auf deine Lieblings-Webseiten zu werfen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben.

Wie hoch sind die Kosten?

• Das Starterpaket ist kostenlos. Es begrenzt die verfügbaren Integrationen, die Anzahl der Projekte und den Log-Zugang
• Der Lite-Plan kostet $2/Monat. Fügt einige Integrationen und Log-Zugang hinzu
• Der ultimative Plan kostet $3,5/Monat. Unbegrenzte Integrationen und Log-Zugang
• Der Plan Entreprise richtet sich an größere Unternehmen. Es ist anpassbar und die Preise sind abhängig von den Funktionen.

Verfügbarkeit

PomoDoneApp ist derzeit mit 17 Apps integriert (darunter Trello, Asana, Slack, Toggl), aber diese Zahl soll bis Ende 2019 auf über 50 Apps steigen.

• Web
• Schreibtisch (MacOS, Windows und Linux)
• App (IOS & Android)
• Browser-Schaltfläche (Chrome & Firefox)
• Browser-Schaltfläche (Chrome)

Pomodoro.cc (Pomodoro-Technik)

Nicht überzeugt von der Pomodoro-Technik? Schauen Sie sich Pomodoro.cc für einen Versuch an.

Es ist eine kostenlose, einfache Pomodoro Time Tracker-Webseite, die Sie nutzen können, ohne ein Konto zu erstellen. Da sie sehr einfach ist, sind auch die Funktionen begrenzt. Legen Sie eine Aufgabenliste an und wählen Sie die Länge Ihrer Pomodoro-Sitzung (5, 15 oder 25 Minuten), dann können Sie loslegen!

CRM & Kommunikation

Slack (Professionelles Instant Messaging)

Wie kommunizieren Sie normalerweise mit Ihrem Team?

E-Mail? Langsam!
Whatsapp? Nicht sehr professionell
Persönliche Gespräche? Erstaunlich, aber nicht immer möglich oder notwendig

Lernen Sie Slack kennen, eine professionell ausgerichtete Instant-Messaging-Software, mit der Sie E-Mails durch Konversationen ersetzen und die Kommunikation mit entfernten Mitarbeitern oder Kollegen erheblich verbessern können.

Slack definiert  sich selbst als „ein Knotenpunkt für die Zusammenarbeit, der Ihr Unternehmen – alle Teile und Personen – miteinander verbindet, damit Sie die Dinge erledigen können“.

Ja, wie die Kaffeemaschinenecke, irgendwie…

Zusätzlich zu den Einzelgesprächen bietet Slacks auch ein System von Kanälen, und es liegt an Ihnen, zu entscheiden, wie Sie diese nutzen. Sie können einen Kanal für das Marketingteam erstellen, einen weiteren für die Organisation einer bestimmten Veranstaltung, einen für den Austausch interessanter Neuigkeiten … und sogar einen für entspannte Gespräche.

Sie wissen, worum es geht.

Slacks ist ein sehr komplettes Tool und bietet eine Reihe interessanter Funktionen, die wichtigsten davon sind:

• Dateiübertragung
• Gemeinsame Kanäle für mehrere Arbeitsbereiche
• Zugang für Gastmitglieder zu einem Kanal (Kunden, Partner…)
• Erstellung von Threads innerhalb einer Unterhaltung. Es verhindert, dass Gruppengespräche unübersichtlich werden
• Video- und Sprachanrufe
• Benachrichtigungen und Nicht-Stören-Modus

Eine letzte Sache. Wir haben uns hier auf die Teamkommunikation konzentriert, aber Slack ist auch eine großartige Möglichkeit, mit Ihren Kunden zu kommunizieren und sofortigen Kundensupport zu leisten. Sie können dieses Tool auch auf die nächste Stufe heben und eine beitreten) einen öffentlichen Kanal zu einem bestimmten Thema erstellen (oder ihm beitreten), ähnlich wie bei Telegram. Das ist eine tolle Möglichkeit, Gleichgesinnte oder potenzielle Kunden zu treffen und persönliche Gespräche zu führen.

Wie hoch sind die Kosten?

• Kostenloser Plan. Konzentriert sich auf kleine Teams und ist innerhalb des Unternehmens begrenzt (keine gemeinsamen Kanäle und Gastmitglieder)
• Der Standardplan kostet $6,25/Benutzer/Monat. Öffnet Ihren Arbeitsbereich für den externen Zugriff (gemeinsame Kanäle und Gastmitglieder) und führt Gruppenanrufe (Video oder Sprache) ein.
• Der Plus-Plan kostet $11,75/Benutzer/Monat. Bietet komplexere Funktionen wie SSO-Authentifizierung oder Unternehmensexporte für die Nachrichten.

Verfügbarkeit

Wir erwarten, dass ein Instant-Messaging-Tool auf allen unseren Geräten verfügbar ist. Und Slack erfüllt diese Erwartungen. Ehrenvolle Erwähnung für die Verfügbarkeit auf Linux und Windows Phone.

• Web
• Schreibtisch (MacOS, Windows und Linux)
• App (iOS, Android & Windows Phone)

Slack unterstützt auch die Integration mit einer großen Anzahl von Apps und Software. Und da sie keine halben Sachen machen wollen, bauen sie ein App-Verzeichnis auf, um diese anzubieten.

Spark (E-Mail-Client)

Slack eignet sich hervorragend für professionelles Instant Messaging, aber E-Mails sind in vielen Situationen immer noch das Mittel der Wahl.

Wie Sie beim Lesen dieses Artikels feststellen werden, lieben wir webbasierte Software, aber E-Mail-Clients sind die Ausnahme, die die Regel bestätigt. Wenn Sie ein Power-User sind und den ganzen Tag mit mehreren E-Mail-Konten zu tun haben, bieten E-Mail-Clients von Drittanbietern großartige zeitsparende Funktionen und eine übersichtliche Oberfläche.

Und die besten E-Mail-Clients von Drittanbietern sind App-basiert.

Lassen Sie uns hier aufhören. Wenn Sie kein Macbook besitzen, ist Spark nicht für Sie geeignet, da es nur für Apple- und Android-Besitzer verfügbar ist (für Windows ist es noch nicht verfügbar).

Aber wenn Sie ein Macbook oder ein Android-Telefon besitzen, werden Sie Spark lieben… und, wie sie selbst sagen, „Ihre E-Mails wieder lieben“. Die Software ist leicht und die Schnittstelle ist eine der klarsten, die wir je gesehen haben.

Wie von einem E-Mail-Client eines Drittanbieters zu erwarten, arbeitet Spark mit allen wichtigen Dienstanbietern zusammen und ermöglicht mehrere E-Mail-Konten.

Sobald Ihre E-Mail-Konten eingerichtet sind, fällt als erstes der intelligente, einheitliche Posteingang auf, in dem die E-Mails aus Ihren verschiedenen Konten gesammelt und kategorisiert werden. Auf diese Weise sehen Sie die E-Mails mit der höchsten Priorität für alle Ihre Konten auf einen Blick. Diese Funktion erstreckt sich auch auf Ihre einzelnen Postfächer, damit Sie nicht eine wichtige E-Mail übersehen, die zwischen den Newslettern verloren gegangen ist.

Spark bietet außerdem eine Reihe interessanter Funktionen für eine bessere Organisation. Hier ist eine Liste mit einigen der interessantesten:

• E-Mail-Planung
• E-Mail-Vorlagen mit benutzerdefinierten Platzhaltern
• Erinnerungsnachrichten, wenn Sie keine Antwort erhalten (auch planbar)
• Mehrere Signaturen (wählen Sie die richtige Signatur für die richtige E-Mail)
• Integrierter Kalender
• Suche in natürlicher Sprache, um genau das zu finden, wonach Sie suchen.
• Snoozing-Option, um zum richtigen Zeitpunkt auf eine E-Mail zurückzukommen

Schließlich bietet Spark auch Funktionen für die Zusammenarbeit im Team in Echtzeit. Sie können E-Mails erstellen, diskutieren und mit Ihren Kollegen teilen. So können Sie beispielsweise eine E-Mail in einem Live-Chat mit Ihrem Team besprechen, ohne sie an dieses weiterleiten zu müssen.

Wie hoch sind die Kosten?

• Kostenloser Plan. Sehr umfangreich! Begrenzt auf 5 GB Team-Speicher, 5 E-Mail-Vorlagen und 2 gemeinsame Entwurfsmitarbeiter.
• Der Premium-Plan kostet 6,39 $/Benutzer/Monat. 10 GB pro Teammitglied, unbegrenzte Vorlagen und Entwurfsmitarbeiter, Verwaltungsfunktionen
• Plan für Unternehmen. Individueller Preis für größere Teams

Verfügbarkeit

Wie bereits erwähnt, ist Spark nur für das Apple-Ökosystem (iOS und MacOS) und Android-Telefone verfügbar.

Kollaborative Tools

Mindmeister (Brainstorming & Mind Mapping)

Sich zusammenzusetzen und ein Brainstorming durchzuführen, um Ideen zu entwickeln, die zu Lösungen führen, ist ein wichtiger Schritt für jede Digitalagentur. Wenn es jedoch nicht richtig behandelt wird, kann es unmöglich sein, den Informations- und Ideenfluss zu kontrollieren und in etwas Konkretes umzuwandeln. 

Aber auch hier gibt es Werkzeuge, die Ihrem Team helfen, Ideen zu erfassen und zu verbinden.

Sie könnten Ihre Ideen einfach auf Papier oder in einem Texteditor niederschreiben, aber eine Mindmapping-Software bietet eine visuellere Lösung. Das Konzept ist einfach: Sie beginnen mit einem Kernkonzept, von dem Sie Verzweigungen und dann Unterverzweigungen erstellen, um Ihre Gedanken visuell zu organisieren und zu strukturieren.

Mindmeister ist eine webbasierte kollaborative Mindmapping-Software, die eine Reihe von Anpassungsfunktionen für mehr Klarheit und Flexibilität bietet.

Da die Software webbasiert ist, müssen Sie sich nicht mit Kompatibilitätsproblemen innerhalb Ihres Teams herumschlagen und die Software muss nicht heruntergeladen und aktualisiert werden.

Es bedeutet aber auch, dass die Zusammenarbeit in Echtzeit einfach ist, selbst wenn verschiedene Teammitglieder voneinander getrennt sind. Über einen teilbaren Link können Sie Teammitglieder oder Kunden einladen, zur Mind Map beizutragen, und sie können über einen integrierten Live-Chat kommunizieren.

Inhaltlich geht Mindmeister über die Erstellung von einfachen Mindmaps hinaus.

Sie können eine Karte von Grund auf neu erstellen oder zwischen verschiedenen Kartenlayouts und Kartenthemen wählen. Dann passen Sie Ihre Karte mit Hintergrundbildern, Farben, Stilen und Formatierungen an. Zusätzlich zu dieser Gestaltungsfreiheit haben Sie auch die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer Karte mit Anhängen, Medien (Bilder und Videos), Notizen und Links anzureichern.

Wir haben Mindmeister als Brainstorming-Tool eingeführt, aber dank seiner zahlreichen Funktionen eignet es sich auch hervorragend für Notizen oder Präsentationen! 

Wie hoch sind die Kosten?

• Der Basisplan ist kostenlos. Perfekt für den Anfang, da ziemlich vollständig. Aber begrenzt auf 3 Mind Maps
• Der persönliche Plan kostet $4,99/Monat. Unbegrenzte Mind Maps, Export- und Dateianhangsfunktionen
• Der Pro-Plan kostet $8,25/Benutzer/Monat. Mehrere Teammitglieder, mehr Exportoptionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten
• Der Business-Plan kostet $12,49/Benutzer/Monat. Gruppen innerhalb des Teams, Teamverwaltung, vorrangiger Support

Verfügbarkeit

Da es sich um eine webbasierte Software handelt, ist Mindmeister auf jedem Gerät verfügbar, das mit einem Webbrowser ausgestattet ist. Sie können es auch als App herunterladen (iOS und Android)

Kostenlose Mindmapping-Alternativen finden Sie unter:  Bubbl.us oder Coggle

Figma (Design leicht gemacht)

Figma ist eine webbasierte UI- und UX-Designsoftware. Viele bevorzugen es gegenüber Sketch wegen seiner Funktionen für die Zusammenarbeit im Team in Echtzeit und weil es ein verzögerungsfreies browserbasiertes Tool ist.

In diesem Fall bedeutet die Tatsache, dass es sich um eine Online-Software handelt, keinen Kompromiss. Die Liste der Funktionen von Figma ist riesig, und wir werden sie nicht alle im Detail beschreiben. Aber es bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie für das Design eines Projekts benötigen, einschließlich Zeichnen, Bearbeiten, Prototyping, Wireframing und Entwicklerübergabe.

Figma wird oft als Google Docs für Designer bezeichnet, denn seine größte Stärke sind sicherlich die Funktionen zur Zusammenarbeit. Mit Figma können Sie verschiedene Projekte erstellen und Benutzer einladen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. 

Verabschieden Sie sich von Speicherplattformen von Drittanbietern, ständigen Systemwechseln und Dateiübertragungen.

Sagen Sie Hallo zur Echtzeit-Bearbeitung mit anderen Personen und Live-Feedback von Ihrem Team oder Kunden.

Wie hoch sind die Kosten?

• Das Starterpaket ist kostenlos. Begrenzt auf 2 Redakteure und 3 Projekte
• Der Professional-Plan kostet $12/Editor/Monat. Unbegrenzte Anzahl von Redakteuren und Projekten sowie eine Reihe von zusätzlichen Funktionen
• Der Organisationstarif kostet 45 $/Editor/Monat. Er bietet komplexere Funktionen und mehr Kontrolle als der Professional-Plan.

Verfügbarkeit

Da es sich um eine Online-Software handelt, ist Figma auf jedem Gerät verfügbar, das mit einem Webbrowser ausgestattet ist. Aber es ist auch möglich, eine native Desktop-Version (MacOS & Windows) herunterzuladen.

Kleiner Tipp: Wenn Sie die Desktop-Version verwenden, können Sie auf Ihre lokalen Schriften zugreifen.

Canva (Entwurf & Wireframe)

Figma ist großartig, aber man braucht nicht immer ein komplettes und leistungsstarkes Design-Tool. Manchmal möchten Sie nur ein schnelles und einfaches Bild für Ihre sozialen Medien erstellen, aber Sie möchten trotzdem, dass es gut gestaltet und ansprechend ist.

Hier wird Canva wirklich praktisch.

Canva ist ein webbasiertes Design-Tool, das auf Drag-and-Drop-Elementen basiert, um reibungslose, gut aussehende Grafiken zu erstellen. In ein paar Worten: Es ist ein Grafik-Tool für den unerfahrenen Benutzer.

Aber auch der erfahrene Designer wird es nützlich finden, wenn er keine Zeit hat, ein Bild von Grund auf zu erstellen, oder wenn er etwas Inspiration braucht.

Es ist extrem einfach zu bedienen und Canva übernimmt den größten Teil der Arbeit für Sie. Nachdem du die Abmessungen des Dokuments entsprechend seinem Zweck ausgewählt hast, ist alles andere eine Sache des Drag-and-Drop und der Anpassung. Wähle ein Layout, füge Rahmen hinzu, ändere die Schriftart und die Farben, lade deinen eigenen Hintergrund hoch… Canva bietet große Freiheit und Flexibilität, sogar in seiner kostenlosen Version!

Aber das ist nicht alles.

Da Canva cloudbasiert ist, können Sie auch Teammitglieder einladen, Ihre Designs mit ihnen zu teilen. Diese Funktion ist sehr willkommen, wenn ein ungeschulter Kollege einen Ihrer Entwürfe wiederverwenden muss, zum Beispiel mit aktualisiertem Text. 

Wie hoch sind die Kosten?

• Der Plan Free Forever ist kostenlos. Bietet eine große Anzahl von Funktionen, mit begrenzter Anpassung
• Der Plan für Canva for Work kostet $12,95/Teammitglied/Monat. Gewährt Ihnen Zugang zu allen Premium-Vorlagen, Elementen und Anpassungen
• Canva Unternehmen. Bietet individuelle Preise für Teams mit mehr als 30 Mitgliedern und erweiterten Kundensupport

Verfügbarkeit

Da es sich um eine Online-Software handelt, ist Canva auf jedem Gerät mit einem Webbrowser verfügbar.

Es gibt keine Desktop-Version zum Herunterladen, aber Canva ist als App verfügbar (iOS- und Android-Geräte).

Diigo (Wissensmanagement)

Diigo wurde ursprünglich als ein Online-Lesezeichen-Tool veröffentlicht. Sie stellten jedoch fest, dass wir zwar einen großen Teil des Tages mit Online-Informationen verbringen, unser Arbeitsablauf mit diesen Informationen jedoch ziemlich ineffizient ist. So wurde Diigo schnell zu einem viel leistungsfähigeren Tool weiterentwickelt, sowohl auf persönlicher Ebene als auch bei der Arbeit im Team.

Diigo definiert sich selbst als „Multi-Tool für persönliches Wissensmanagement, das Ihren Arbeitsablauf und Ihre Produktivität drastisch verbessert“.

Was bedeutet das?

Das Team von Diigo möchte Ihnen helfen, das riesige Durcheinander an Online-Informationen zu verdauen, um Ihren Informations-Workflow zu verbessern, vom Browsen bis zum Teilen. Zu diesem Zweck ist das Tool um 4 Hauptfunktionen herum aufgebaut: Sammeln – Kommentieren – Organisieren – Teilen.

Sammeln. Diigo war ursprünglich ein Lesezeichen-Tool, und es ist nur logisch, dass sie diese Funktion als Ausgangspunkt beibehalten haben. Sie können aus den von Ihnen gesammelten Online-Daten (Webseiten, Links, Screenshots, Bilder…) eine Bibliothek erstellen, deren Inhalt automatisch in der Cloud archiviert wird. Sie können dann jederzeit und überall darauf zugreifen, auch wenn der Inhalt nicht verfügbar ist.

Annotieren. Für mehr Effizienz können Sie Webseiten und PDFs mit Notizen und Textmarkern versehen. Auf diese Weise können Sie die Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Teil des Dokuments lenken und Ihre Gedanken direkt in diesem Dokument mitteilen.  

Organisieren. Wenn Sie Ihre Bibliothek aufbauen, möchten Sie einen einfachen und schnellen Zugang zu den gespeicherten Informationen haben, wann immer Sie sie in der Zukunft benötigen. Diigo soll Ihnen das Leben mit erweiterten Suchfunktionen, Tagging und Listen erleichtern.  

Teilen. Vielleicht möchten Sie all diese Informationen für sich behalten, aber der wichtigste Mehrwert von Diigo für eine Digitalagentur ist seine Gruppenfunktion. Eine Gruppe ist eine gemeinsame Bibliothek, in der die Mitglieder Inhalte durchsuchen und hinzufügen können. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, können die Gruppenmitglieder außerdem interagieren und Anmerkungen auf der Seite hinzufügen.

Wie hoch sind die Kosten?

• Der kostenlose Plan ist kostenlos. Perfekt, um Diigo auszuprobieren. Es enthält Werbung und ist auf 500 Lesezeichen und 100 Markierungen beschränkt. (Kollaborative Funktionen sind nur im Business-Tarif verfügbar)
• Der Standardplan kostet $40/Jahr. Werbefrei, unbegrenzt Lesezeichen, Highlights und Bilder.
• Der Professional-Plan kostet $59/Jahr. Gleich wie Standard + unbegrenzter PDF-Speicher und Outiner.
• Der Business-Plan kostet $10/Benutzer/Monat. Gleich wie Professional + erweiterte Teamfunktionen

Verfügbarkeit

Diigo möchte, dass Sie überall auf die Informationen zugreifen können. Daher sind sie auf fast jedem Gerät verfügbar.

• Chrome-Erweiterung
• Lesezeichen-Zusatz (javascript). Funktioniert in jedem Browser
• App (iOS & Android)

G Suite (Google Business Suite)

Ein Beitrag über Organisationstools ohne G Suite wäre einfach unvollständig.

Jeder kennt die verschiedenen Dienste, die Google anbietet, und sicherlich nutzen auch Sie einige davon, sowohl privat als auch beruflich.

Aber kennen Sie und haben Sie G Suite für Ihr Unternehmen in Betracht gezogen?

Diese Suite ist die Antwort von Google auf die Probleme der Zusammenarbeit in Unternehmen. Es handelt sich um eine Plattform, die die besten der cloudbasierten kollaborations- und produktivitätsorientierten Dienste von Google zusammenfasst, wie z. B.:

• Gmail
• Google Drive
• Google Docs, Sheets, Forms, Slides
• Google Calendar
• Hangouts
• Keep
• Sites, App Maker

“ Alles, was Sie brauchen, in einem Paket„

Alle diese Tools sind kostenlos, wenn sie einzeln verwendet werden, aber G Suite kostet Ihr Unternehmen ein paar Dollar pro Monat. Die Frage ist nun, warum sollte jemand dafür bezahlen?

Allein die Tatsache, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die leistungsstarke Gmail-Plattform mit Ihrem eigenen benutzerdefinierten Domänennamen (unabhängig vom Preisplan) nutzen können, könnte es wert sein. Seien wir ehrlich, „@gmail.com“ ist im Geschäftsleben nicht sehr professionell.

Aber der benutzerdefinierte Domänenname ist nicht der einzige Vorteil von G Suite. Hier sind einige der Hauptvorteile:

• Erweiterter Speicherplatz auf Google Drive (nach Nutzer). 10 $ für unbegrenzten Cloud-Speicher… Moment, was?!
• Verwaltungsbereich zur Verwaltung von Benutzern, Gruppen, Anwendungen usw.
• Gemeinsame Kalender
• Kritische Sicherheitsmerkmale
• 24×7 Unterstützung

Wie hoch sind die Kosten?

• Der Basisplan kostet $5/Benutzer/Monat. Damit erhalten Sie 30 GB Speicherplatz
• Der Business-Plan kostet $10/Benutzer/Monat. Springen Sie von 30 GB auf unbegrenzten Speicherplatz und erhalten Sie zusätzliche Kontrollfunktionen
• Der Entreprise-Plan kostet 25 $/Benutzer/Monat. Er richtet sich an größere Unternehmen und bietet erweiterte Kontrolle und Funktionen 

Verfügbarkeit

Da es sich bei der G Suite nicht um eine Software handelt, hängt die Verfügbarkeit von den einzelnen Produkten der Suite ab. Aber wie Sie es von Google erwarten können, sind die meisten Produkte plattformübergreifend verfügbar und synchronisiert.

Tools für die Rechnungsstellung

Zoho-Rechnung

Sie führen ein relativ kleines Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Kunden?

Dann ist Zoho Invoice vielleicht die beste Wahl für eine Rechnungs- und Fakturierungssoftware. Und es wird noch besser, wenn Sie auch eine der über 30 Online-Anwendungen aus dem Zoho-Ökosystem verwenden.

Was Zoho von anderen Fakturierungssoftware abhebt, ist sein kostenloses Angebot. Die meisten Softwareprogramme (einschließlich Fakturierungssoftware) schränken die in ihrer kostenlosen Version verfügbaren Funktionen ein, aber mit dem kostenlosen Plan von Zoho haben Sie Zugang zu allen Funktionen, für immer. Allerdings sind Sie auf 1 Benutzer und bis zu 5 Kunden beschränkt.

Und wenn man weiß, dass Zoho Invoice eine der Fakturierungssoftware ist, die die meisten anpassbaren Funktionen bietet, macht das den kostenlosen Plan sehr attraktiv für kleine Unternehmen, die dennoch individuelle und professionell aussehende Rechnungen ausstellen möchten.

Aber verstehen Sie uns nicht falsch.

Zoho ist auch eine gute Option für Unternehmen mit mehreren Kunden. Es ist ein sehr komplettes Tool und seine kostenpflichtigen Pläne sind immer noch sehr wettbewerbsfähig.

Von einer guten Fakturierungssoftware erwarten wir auch, dass sie einfach zu bedienen ist und uns Zeit spart. In der Tat sollte der gesamte Rechnungsstellungsprozess so schnell und automatisiert wie möglich sein.

Und Zoho liefert. „Verbringen Sie mehr Zeit mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und weniger Zeit mit dem Versenden von Rechnungen“… wie sie behaupten.

Die Benutzeroberfläche ist einfach und leicht zu bedienen, mit einem Dashboard auf der linken Seite, das Ihnen schnellen Zugriff auf alles gibt, was Sie brauchen, um Kostenvoranschläge oder Rechnungen zu versenden, neue Kontakte zu registrieren, Ihre Ausgaben zu verfolgen oder sogar wiederkehrende Rechnungen zu erstellen. 

Was den eigentlichen Rechnungsstellungsprozess betrifft, so könnte er nicht viel einfacher und schneller sein. Bearbeiten Sie einfach die verschiedenen Variablen der Rechnung und senden Sie sie direkt aus Zoho an die E-Mail Ihres Kunden.

Auch Rechnungen lassen sich gut anpassen. Sie können aus einigen Vorlagen wählen, die Schriftart bearbeiten, eine Standardnachricht hinzufügen und das Logo Ihres Unternehmens einfügen.

Wie hoch sind die Kosten?

• Kostenloses Paket. Voller Funktionsumfang, aber beschränkt auf 1 Benutzer, 5 Kunden und 5 automatisierte Arbeitsabläufe
• Das Basispaket kostet 9 $/Monat. Immer noch begrenzt auf 1 Benutzer und 5 automatisierte Workflows, aber bis zu 50 Kunden
• Das Standardpaket kostet 19 $/Monat. Bis zu 3 Benutzer, 500 Kunden, 10 automatisierte Workflows
• Der Professional-Plan kostet $29/Monat. Bis zu 10 Benutzer, 10 automatisierte Workflows, unbegrenzte Kunden und benutzerdefinierte Domain

Verfügbarkeit

Zoho Invoice ist hauptsächlich eine webbasierte Software, aber es gibt auch eine Windows-Desktop-Version (Beta). Sie können eine App für Ihr Smartphone herunterladen (iOS und Android).

Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen, wenn Sie denken, dass wir ein wichtiges Tool oder eine Kategorie übersehen haben, denn wir sind immer daran interessiert, neue zu entdecken.