Avete lanciato con successo la vostra agenzia di marketing digitale, il business è in crescita, i clienti bussano alla vostra porta (virtuale) e lavorate con una manciata di grandi collaboratori.
Congratulazioni.
Ma il successo va di pari passo con le sfide organizzative che, se non affrontate in modo adeguato, possono portare rapidamente problemi in paradiso. Quando si lavora su vari progetti, per vari clienti e con diversi collaboratori (a volte remoti) coinvolti, le cose possono facilmente diventare caotiche.
Difficoltà a concentrarsi sulle esigenze di ciascun cliente, mancanza di comunicazione all’interno del team, ritardi, uso inefficiente delle risorse dell’agenzia… Queste sono le principali difficoltà che potrebbero sorgere.
Vi sentite preoccupati?
La buona notizia è che tutti questi problemi possono essere facilmente evitati (o risolti). Esistono molti strumenti che vi aiuteranno a gestire la vostra agenzia senza intoppi, consentendo al vostro team di fornire il miglior servizio a ogni cliente e, in definitiva, sollevando tutti da una grande quantità di stress.
Abbiamo raccolto alcuni dei migliori strumenti disponibili per le agenzie digitali. Preparatevi a scalare il vostro business!
Strumenti di gestione di progetti e attività
Teambook (Gestione delle risorse)
Troppo spesso tendiamo a dimenticare che il nostro team è la nostra risorsa più preziosa.
La quantità crescente di progetti, le pressioni dei clienti e le richieste di orari personali da parte dei membri del team portano spesso a problemi di programmazione. Gestire un team in modo efficiente può richiedere molto tempo e diventare frustrante…
…a meno che non si usi lo strumento giusto.
Con Teambook, potete finalmente dire addio ai fogli di calcolo per organizzare la pianificazione del vostro team e avere più tempo per concentrarvi su ciò che conta davvero: far crescere la vostra azienda.
Teambook offre una soluzione visiva in tempo reale per la pianificazione delle risorse attraverso una piattaforma di facile utilizzo che fornisce una panoramica dell’occupazione e delle prestazioni del team. In un arco di tempo di 4 settimane potete vedere in un colpo d’occhio chi sta lavorando su cosa e chi è disponibile o meno.
In questo modo, quando si presenta un nuovo progetto, ci si può facilmente assicurare che i membri del team richiesti siano disponibili prima di prenotarli per il progetto. E se avete molti dipendenti da gestire? Potete affidarvi al sistema di hashtag per assicurarvi di trovare il più adatto al progetto.
Teambook semplifica la vita a tutti. I membri del vostro team non saranno oberati di lavoro a causa di una pianificazione approssimativa, saranno assegnati a compiti adatti alle loro competenze e riceveranno una notifica di tutti gli aggiornamenti delle prenotazioni. Inoltre, hanno accesso a una homepage personale con tutte le informazioni necessarie per svolgere con successo i loro compiti.
Basta con il sovraccarico dei membri del team, con i risultati affrettati dei progetti e con lo spreco di talenti!
Ma non è questo il punto.
Teambook offre anche un potente strumento di analisi che consente di conoscere le prestazioni, la produttività e l’utilizzo del team. Vi fornisce un quadro chiaro di quanto tempo e quanto budget il vostro team ha speso per un progetto e vi permette di scoprire i problemi di pianificazione… e le soluzioni.
Quanto costa?
- Il piano base costa 19 dollari al mese. Opzione per le piccole imprese, limitata a 10 progetti attivi.
- Il piano Pro costa 39 dollari al mese. Il piano comprende 40 progetti attivi, un numero illimitato di clienti, un numero illimitato di utenti, l’assistenza clienti e il backup giornaliero dei dati.
- Il piano Premium costa 69 dollari al mese. Come il piano Pro, ma con 100 progetti attivi.
- Il piano illimitato costa 199 dollari al mese. Tutto illimitato!
Disponibilità
Teambook funziona su tutti i principali browser.
Al momento si integra anche con Harvest, Zapier e Calendari. Ma questo è solo l’inizio.
ProofHub (Gestione progetti)
Se siete alla ricerca di un software di gestione dei progetti facile da usare che offra anche potenti funzioni di collaborazione, ProofHub è l’opzione giusta.
Sia che utilizziate semplici elenchi di cose da fare per gestire le vostre attività, sia che utilizziate un approccio più agile utilizzando le tavole Kanban per la gestione delle attività, ProofHub vi offre entrambe le opzioni.
Sostituisce i numerosi strumenti utilizzati per la gestione dei progetti, il monitoraggio del tempo, la reportistica, la collaborazione online e la comunicazione con un unico software all-in-one.
Avrete a disposizione funzioni flessibili di gestione delle attività, un’app di chat integrata, uno spazio dedicato alla collaborazione in tempo reale, flussi di lavoro personalizzati, timer e tracciamento del tempo, diagrammi di Gantt, rapporti personalizzati, calendario e molto altro ancora.
Quanto costa?
- Prova gratuita disponibile
- Piano essenziale a 45 dollari al mese
- Il piano Ultimate Control con utenti e progetti illimitati è disponibile a 89 dollari al mese.
Disponibilità
- Applicazione basata sul cloud (senza installazione).
- App (Android e iOS)
Trello (gestione delle attività)
Se state leggendo questo post su uno schermo nascosto dietro un mucchio di post-it multicolori, Trello potrebbe essere il vostro nuovo migliore amico.
Trello definisce si come “uno strumento di collaborazione che organizza i progetti in schede. In un solo sguardo, Trello vi dice a cosa si sta lavorando, chi sta lavorando a cosa e a che punto è il processo”.
Trello è un moderno sistema Kanban virtuale che rende la gestione dei progetti il più visiva e semplice possibile. Così facile che inizierete a usarlo anche a casa…
Come funziona?
Fase 1: Un progetto è rappresentato da una tavola.
Fase 2: Ogni compito relativo al progetto è rappresentato da una scheda.
Fase 3: le carte vengono assegnate a specifici membri del team.
Fase4: le carte vengono organizzate in elenchi di fasi in base allo stato di avanzamento (es. “Da fare”, “Fare”, “Fatto”).
Abbiamo già detto quanto è facile?
A questo punto, potreste pensare che la comunicazione rimanga un problema. Sebbene Trello non offra una chat dal vivo o un’alternativa alle e-mail, include alcune funzioni di comunicazione di base che vi eviteranno alcune conversazioni improduttive via e-mail. Le schede sono cliccabili e consentono ai membri del team di aggiungere una descrizione, liste di controllo, commenti e persino di caricare file.
Quanto costa?
- Il piano gratuito è, beh, gratuito. Non ha limitazioni sulle funzioni principali (evviva!).
- Il piano Business Class costa 9,99 dollari al mese. Offre alcune funzionalità extra come l’integrazione di app
- Il piano Enterprise costa 20,83 dollari al mese. Si rivolge alle aziende più grandi e offre una maggiore sicurezza
Disponibilità
Un altro aspetto positivo di Trello è la sua disponibilità. Funziona su tutti i dispositivi e consente di controllare l’avanzamento dei progetti anche in movimento.
- Web
- Desktop (MacOS e Windows)
- App (IOS e Android)
Asana (gestione delle attività)
Asana è un concorrente diretto di Trello, essendo entrambi leader nel settore dei software di gestione delle attività. Abbiamo scelto di preferire Trello per il suo sistema Kanban visivo e semplice da usare. Tuttavia, se in genere lavorate su progetti più grandi con molti membri del team che collaborano su varie attività, Trello può diventare disordinato molto velocemente e forse è meglio usare Asana.
Asana offre più funzioni e flessibilità di Trello, il che lo rende più adatto a progetti collaborativi di grandi dimensioni, ma anche più complesso da usare. Mentre Trello si limita alle tavole Kanban, Asana offre ai suoi utenti più opzioni di visualizzazione del progetto (comprese le tavole), il che consente ai membri del team di gestire le attività utilizzando la vista che preferiscono.
In poche parole: Se cercate uno strumento estremamente facile da usare e visivo per gestire attività semplici, scegliete Trello. Ma se dovete gestire grandi progetti che coinvolgono molti membri del team, Asana è la soluzione migliore.
Strumenti per la gestione del tempo
Toggl (Tracciamento del tempo)
Vi siete mai chiesti dove vanno a finire il vostro tempo e quello della vostra forza lavoro?
È la fine della settimana e avete la sensazione che avreste potuto essere più produttivi. Oppure è arrivato il momento di fatturare al cliente un progetto a tariffa oraria, ma avete perso completamente il conto del tempo esatto che il vostro team ha dedicato a quel progetto.
Il tempo vola e il tempo è denaro.
Il monitoraggio consente di avere un quadro più chiaro della gestione del tempo e può migliorare notevolmente la produttività. Scoprite cosa frena il vostro team e conoscete il valore reale di un progetto.
Toggl è uno strumento di tracciamento del tempo basato su cloud, progettato per coloro che hanno bisogno di tenere traccia del tempo trascorso lavorando su vari progetti. Il monitoraggio del tempo deve essere semplice e senza attriti, e questo è esattamente ciò che Toggl ha tenuto presente nello sviluppo del suo software.
È incredibilmente facile da usare.
Scegliete un progetto dal vostro elenco e “premete un pulsante per avviare il timer”. Tutto qui, Toggl sta ora monitorando il vostro tempo. Una volta terminata la giornata con quel progetto, o quando si ha una questione più urgente, si preme lo stesso pulsante per fermare il timer.
L’interfaccia di Toggl è ben progettata e facile da usare. Si concentra su ciò che conta e vi permette di vedere esattamente quanto tempo voi e il vostro team avete dedicato ai diversi progetti.
Quanto costa?
- Il piano di base è gratuito. L’esperienza è priva di pubblicità e sufficientemente completa per un uso di base.
- Il piano Starter costa 7,2 dollari. Offre ulteriori funzioni di reporting.
- Il piano Premium costa 14,4 dollari. È dotato di un migliore supporto ai clienti e di funzioni extra per la gestione del team.
- Il piano Entreprise si concentra sulle aziende più grandi. È personalizzabile e i prezzi dipendono dalle caratteristiche.
Disponibilità
Toggl è disponibile su tutte le piattaforme ed è sincronizzato tra tutte. “Avvia il monitoraggio nel browser, ferma il timer sul telefono”.
- Web
- Desktop (MacOS e Windows)
- App (IOS e Android)
- Pulsante del browser (Chrome e Firefox)
Inoltre, Toggl si integra con più di 100 strumenti come Trello e Slack.
Dottore del Tempo (Time Tracker)
Time Doctor è il secondo strumento di monitoraggio del tempo della nostra lista.
Cosa lo rende diverso da uno strumento come Toggl o Harvest?
Il suo obiettivo è aumentare la produttività e assicurarsi che i dipendenti remoti (e voi stessi) facciano ciò che devono fare.
Molte persone che lavorano online possono capirlo: le distrazioni sono ovunque… soprattutto quando si lavora da remoto senza che nessuno ci “guardi”.
E questo tempo sprecato è ciò che il team di Time Doctor sta cercando di curare (da qui il nome).
Oltre alle tradizionali funzioni di tracciamento del tempo e di reporting offerte da strumenti simili, Time doctor offre tre funzioni di monitoraggio principali che possono davvero dare una spinta alla produttività del vostro team remoto.
Monitoraggio dei tempi morti: Time Doctor identifica quando trascorrete una quantità esagerata di tempo su siti web giudicati improduttivi (Facebook, Youtube…) e vi invia un simpatico popup per ricordarvi di concentrarvi sul vostro lavoro effettivo.
Rapporto settimanale sulla produttività: Una volta alla settimana, Time Doctor invia ai manager e agli utenti un rapporto che elenca tutti i siti web e le applicazioni che sono stati utilizzati durante la settimana e per quanto tempo. Vi chiedete perché una scadenza non è stata rispettata? Una parte della risposta potrebbe essere contenuta in quel rapporto.
Screenshot: Questa è una funzione opzionale. È possibile impostare Time Doctor per scattare una serie di screenshot dello schermo dei membri del team mentre, e solo mentre, stanno monitorando il loro tempo. Che la si odi o la si ami, questa funzione eviterà sicuramente che i team e i consulenti remoti giochino con il loro computer portatile. E, cosa ancora più importante, vi offre un modo per assicurarvi che stiano effettivamente lavorando per il tempo per cui sono stati pagati.
Quanto costa?
- Piano gratuito: Limitato alla versione desktop. Nessun rapporto e monitoraggio.
- Il piano Solo costa 5 dollari al mese. Ideale per gli utenti individuali (gli utenti di sola visualizzazione sono gratuiti).
- Il piano standard costa 9,99 dollari al mese. Il prezzo include tutte le funzionalità e 2 utenti. Gli utenti aggiuntivi costano 9,99 dollari/utente/mese (gli utenti di sola visualizzazione sono gratuiti).
Disponibilità
- Desktop (Windows, Mac OS e Linux)
- Applicazione Android
- Estensione Chrome (per tenere traccia del tempo direttamente da altre applicazioni come Trello e Asana)
Inoltre, Time Doctor si integra con più di 30 applicazioni.
PomoDoneApp (Tecnica del Pomodoro)
Conoscete la Tecnica del Pomodoro?
Questa tecnica consiste nel suddividere la giornata in sessioni di lavoro (idealmente di 25 minuti), ciascuna seguita da una breve pausa (idealmente di 5 minuti). Una sessione di lavoro si chiama Pomodoro e ogni 4 Pomodori si fa una pausa più lunga (circa 30 minuti).
L’obiettivo di questa tecnica è quello di costringersi a concentrarsi e a evitare le distrazioni durante ogni sessione di lavoro, sapendo di poter fare una breve e meritata pausa dopo la sessione.
Anche se può sembrare una gran perdita di tempo, la tecnica del Pomodoro ha dimostrato di migliorare la produttività e di mantenere la mente fresca durante la giornata.
Sul mercato esistono ottimi timer per Pomodoro che aiutano a tenere sotto controllo il tempo.
Una delle nostre preferite è PomoDoneApp, sviluppata per offrire una perfetta integrazione con le app di gestione delle attività come Trello o Asana. È inoltre possibile sincronizzare le sessioni di Pomodoro con Toggl e impostare pause automatiche durante le sessioni di Toggl.
Ci piace anche la funzione di blacklist dei siti web offerta nella versione dell’estensione per Chrome di PomoDoneApp, che impedisce di “dare un’occhiata veloce” ai siti web preferiti non legati al lavoro durante le sessioni di Pomodoro.
Quanto costa?
- Il piano Starter è gratuito. Limita le integrazioni disponibili, la quantità di progetti e l’accesso ai log.
- Il piano Lite costa 2 dollari al mese. Aggiunge alcune integrazioni e l’accesso ai registri
- Il piano Ultimate costa 3,5 dollari al mese. Integrazioni e accesso ai log illimitati
- Il piano Entreprise si concentra sulle aziende più grandi. È personalizzabile e i prezzi dipendono dalle caratteristiche.
Disponibilità
PomoDoneApp si integra attualmente con 17 app (tra cui Trello, Asana, Slack, Toggl), ma il numero dovrebbe salire a più di 50 app entro la fine del 2019.
- Web
- Desktop (MacOS, Windows e Linux)
- App (IOS e Android)
- Pulsante del browser (Chrome e Firefox)
- Pulsante del browser (Chrome)
Pomodoro.cc (Tecnica del Pomodoro)
Non siete convinti della Tecnica del Pomodoro? Date un’occhiata a Pomodoro.cc per una prova.
Si tratta di una pagina web gratuita e di base per il monitoraggio del tempo del pomodoro, che si può utilizzare senza nemmeno creare un account. Essendo molto semplice, anche le funzionalità sono limitate. È sufficiente impostare una lista di cose da fare e scegliere la durata della sessione di Pomodoro (5, 15 o 25 minuti) e il gioco è fatto!
CRM e comunicazione
Slack (messaggistica istantanea professionale)
Come comunica di solito con il suo team?
Email? Lenta!
Whatsapp? Non molto professionale
Faccia a faccia? Incredibile, ma non sempre possibile o necessario
Vi presentiamo Slack, un software di messaggistica istantanea di tipo professionale che vi farà abbandonare le e-mail per le conversazioni e migliorerà notevolmente la comunicazione con dipendenti o collaboratori remoti.
Slack definisce si è “un hub di collaborazione che collega la vostra organizzazione – tutti i pezzi e le persone – in modo da poter fare le cose”.
Sì, come l’angolo della macchina del caffè, in qualche modo…
Oltre alle conversazioni one-to-one, Slacks offre anche un sistema di canali e sta a voi decidere come utilizzarli. Potete creare un canale per il team di marketing, un altro per l’organizzazione di un evento specifico, uno per condividere notizie interessanti… e persino uno per le conversazioni rilassate.
Avete capito bene.
Slacks è uno strumento molto completo e offre una serie di funzioni interessanti, le principali delle quali sono:
- Trasferimento di file
- Canali condivisi tra più spazi di lavoro
- Accesso per i membri ospiti di un canale (clienti, partner…)
- Creazione di thread all’interno di una conversazione. Evita che le conversazioni di gruppo diventino disordinate.
- Video e chiamate vocali
- Notifiche e modalità non disturbare
Un’ultima cosa. Ci siamo concentrati sulla comunicazione tra team, ma Slack è anche un ottimo modo per comunicare con i clienti e fornire assistenza immediata. Oppure potete portare questo strumento a un livello superiore e creare (o aderire) un canale pubblico intorno a un argomento, in stile Telegram. È un’opportunità straordinaria per incontrare persone o potenziali clienti che la pensano allo stesso modo e per attivare conversazioni one-to-one.
Quanto costa?
- Piano gratuito. Si concentra su team piccoli e limitati all’interno dell’azienda (nessun canale condiviso e membri ospiti).
- Il piano standard costa 6,25 dollari/utente/mese. Apre il vostro spazio di lavoro all’accesso esterno (canali condivisi e membri ospiti) e introduce le chiamate di gruppo (video o voce).
- Il piano Plus costa 11,75 dollari/utente/mese. Offre funzionalità più complesse, come l’autenticazione SSO o le esportazioni aziendali per i messaggi.
Disponibilità
Ci aspettiamo che uno strumento di messaggistica istantanea sia disponibile su tutti i nostri dispositivi. E Slack lo fa. Menzione d’onore per la disponibilità su Linux e Windows Phone.
- Web
- Desktop (MacOS, Windows e Linux)
- App (iOS, Android e Windows Phone)
Slack supporta anche l’integrazione con un’enorme quantità di app e software. E poiché non amano fare le cose a metà, hanno creato un elenco di app per presentarle.
Spark (client di posta elettronica)
Slack è ottimo per la messaggistica istantanea professionale, ma in molte situazioni le e-mail sono ancora la via da seguire.
Come avrete notato leggendo questo articolo, amiamo i software basati sul web, ma i client di posta elettronica sono l’eccezione che conferma la regola. Se siete dei power user e dovete gestire più account di posta elettronica nel corso della giornata, i client di posta elettronica di terze parti offrono ottime funzioni per risparmiare tempo e un’interfaccia pulita.
I migliori client di posta elettronica di terze parti sono basati su app.
Fermiamoci qui. Se non possedete un Macbook, Spark non fa per voi perché è disponibile solo per i possessori di Apple e Android (non è ancora disponibile per Windows).
Ma se possedete un Macbook o un telefono Android, amerete Spark… e, come dicono loro stessi, “amerete di nuovo le vostre e-mail”. Il software è leggero e la sua interfaccia è una delle più chiare che abbiamo visto.
Come ci si aspetterebbe da un client di posta elettronica di terze parti, Spark funziona con tutti i principali provider di servizi e consente di utilizzare più account di posta elettronica.
Una volta configurati gli account di posta elettronica, la prima caratteristica che colpisce è la casella di posta unificata intelligente, che raccoglie e categorizza le e-mail provenienti dai diversi account. In questo modo, è possibile visualizzare le e-mail di massima priorità di tutti gli account in un unico colpo. Questa funzione si estende anche alle singole caselle di posta elettronica, per evitare di saltare un’e-mail importante persa tra le newsletter.
Spark è inoltre dotato di una serie di interessanti funzioni per una migliore organizzazione. Ecco un elenco di alcune delle più interessanti:
- Pianificazione delle e-mail
- Modelli di e-mail con segnaposto personalizzati
- Promemoria di follow-up quando non si riceve una risposta (anche programmabile)
- Firme multiple (scegliete quella giusta per l’email giusta)
- Calendario integrato
- Ricerca in linguaggio naturale per trovare esattamente ciò che si sta cercando.
- Opzione Snoozing per tornare ad un’email al momento giusto
Infine, Spark offre anche funzioni di collaborazione di gruppo in tempo reale. È possibile creare, discutere e condividere le e-mail con i colleghi. Ad esempio, è possibile discutere un’e-mail in una chat dal vivo con il proprio team senza doverla inoltrare.
Quanto costa?
- Piano gratuito. Molto completo! Limitato a 5 GB di spazio di archiviazione del team, 5 modelli di e-mail e 2 collaboratori per le bozze condivise.
- Il piano Premium costa 6,39 dollari/utente/mese. 10 GB per ogni membro del team, modelli e bozze illimitati, funzioni di amministrazione.
- Piano aziendale. Prezzo personalizzato per i team più numerosi
Disponibilità
Come abbiamo detto, Spark è disponibile solo sull’ecosistema Apple (iOS e MacOS) e sui telefoni Android.
Strumenti di collaborazione
Mindmeister (Brainstorming e Mappatura mentale)
Sedersi e fare brainstorming per sviluppare idee che portino a soluzioni è un passo importante per qualsiasi agenzia digitale. Tuttavia, se non viene trattato correttamente, può essere impossibile controllare il flusso di informazioni e idee e trasformarle in qualcosa di concreto.
Ma anche in questo caso esistono strumenti che aiutano il team a catturare le idee e a collegarle.
Potreste semplicemente scrivere le vostre idee su carta o in un editor di testo, ma un software di mappatura mentale offre una soluzione più visiva. Il concetto è semplice: si parte da un concetto centrale dal quale si creano rami e poi sotto-rami, per organizzare e strutturare visivamente i pensieri.
Mindmeister è un software di mappatura mentale collaborativa basato sul web che offre numerose funzioni di personalizzazione per una maggiore chiarezza e flessibilità.
Il fatto di essere basato sul web significa che non dovrete affrontare problemi di compatibilità con il vostro team e che il software non richiede alcun download e aggiornamento.
Ma significa anche che la collaborazione in tempo reale è facile, anche quando la distanza separa i vari membri del team. Attraverso un link condivisibile è possibile invitare i membri del team o i clienti a contribuire alla mappa mentale e comunicare attraverso una live chat integrata.
In termini di contenuti, Mindmeister va oltre la creazione di mappe mentali di base.
È possibile creare una mappa da zero o scegliere tra diversi layout e temi di mappa. Quindi potete personalizzare la vostra mappa con immagini di sfondo, colori, stili e formattazione. Oltre a questa libertà di progettazione, avete anche la possibilità di arricchire il contenuto della vostra mappa con allegati, media (immagini e video), note e link.
Abbiamo presentato Mindmeister come uno strumento di brainstorming, ma grazie alle sue caratteristiche è anche un ottimo strumento per prendere appunti o per le presentazioni!
Quanto costa?
- Il piano di base è gratuito. Perfetto per iniziare, in quanto abbastanza completo. Ma è limitato a 3 mappe mentali
- Il piano personale costa 4,99 dollari al mese. Mappe mentali illimitate, funzioni di esportazione e allegato file
- Il piano Pro costa 8,25 dollari/utente/mese. Più membri del team, più opzioni di esportazione e più personalizzazione
- Il piano business costa 12,49 dollari/utente/mese. Gruppi all’interno del team, amministrazione del team, supporto prioritario
Disponibilità
Essendo un software basato sul web, Mindmeister è disponibile su qualsiasi dispositivo dotato di browser web. È anche possibile scaricarlo come applicazione (iOS e Android).
Per le alternative gratuite alle mappe mentali, controllate: Bubbl.us o Coggle
Figma (Design reso semplice)
Figma è un software di progettazione UI e UX basato sul web. Molti lo preferiscono a Sketch per le sue funzioni di collaborazione in tempo reale con i team e per il fatto di essere uno strumento basato su browser privo di lag.
In questo caso, essere un software online non comporta alcuno svantaggio. L’elenco delle funzionalità di Figma è enorme e non ci addentreremo in una descrizione approfondita di tutte. Ma offre tutti gli strumenti necessari per la progettazione di un progetto, tra cui il disegno, l’editing, la prototipazione, il wireframing e il passaggio allo sviluppatore.
Figma viene spesso definito come il Google Docs per i designer, poiché il suo punto di forza è sicuramente la collaborazione. Figma consente di creare diversi progetti e di invitare gli utenti a collaborare in tempo reale.
Dite addio alle piattaforme di archiviazione di terze parti, ai continui cambi di sistema e ai trasferimenti di file.
Salutate l’editing in tempo reale con altre persone e il feedback in diretta del vostro team o dei vostri clienti.
Quanto costa?
- Il piano iniziale è gratuito. Limitato a 2 redattori e 3 progetti
- Il piano professionale costa 12 dollari/editore/mese. Editor e progetti illimitati, oltre a una serie di funzionalità aggiuntive.
- Il piano Organizzazione costa 45 dollari/editore/mese. Offre funzioni e controlli più complessi rispetto al piano professionale.
Disponibilità
Essendo un software online, Figma è disponibile su qualsiasi dispositivo dotato di browser web. Ma è anche possibile scaricare una versione desktop nativa (MacOS e Windows).
Piccolo suggerimento: utilizzando la versione desktop è possibile accedere ai font locali.
Canva (progettazione e wireframe)
Figma è fantastico, ma non sempre è necessario uno strumento di progettazione completo e potente. A volte si vuole solo creare un’immagine semplice e veloce per i social media, ma si vuole comunque che sia ben progettata e accattivante.
È qui che Canva diventa davvero utile.
Canva è uno strumento di progettazione basato sul web che si basa sul drag-and-drop di elementi per creare immagini di bell’aspetto e senza attriti. In poche parole: È uno strumento grafico per utenti non esperti.
Ma anche il designer più esperto lo troverà utile quando non ha tempo di creare un’immagine da zero o quando ha bisogno di ispirazione.
È estremamente facile da usare e Canva fa la maggior parte del lavoro per voi. Dopo aver scelto le dimensioni del documento in base al suo scopo, tutto il resto è un lavoro di trascinamento e personalizzazione. Scegliete un layout, aggiungete cornici, cambiate il carattere e i colori, caricate il vostro sfondo… Canva offre grande libertà e flessibilità, anche nella sua versione gratuita!
Ma non è questo il punto.
Essendo basato sul cloud, Canva consente anche di invitare i membri del team a condividere i vostri progetti. Questa funzione è molto apprezzata quando un collega non esperto ha bisogno di riutilizzare uno dei vostri progetti, ad esempio con un testo aggiornato.
Quanto costa?
- Il piano Free Forever è gratuito. Offre un gran numero di funzionalità, con una personalizzazione limitata.
- Il piano di Canva for Work è di 12,95 dollari/membro del team/mese. Garantisce l’accesso a tutti i modelli premium, agli elementi e alla personalizzazione.
- Canva Entreprise. Offre prezzi personalizzati per i team con più di 30 membri e un’assistenza clienti avanzata.
Disponibilità
Essendo un software online, Canva è disponibile su qualsiasi dispositivo dotato di browser web.
Non esiste una versione desktop da scaricare, ma Canva è disponibile come app (per dispositivi iOS e Android).
Diigo (Gestione della conoscenza)
Diigo è stato inizialmente lanciato come strumento di bookmarking online. Ma hanno notato che, anche se passiamo gran parte della giornata a lavorare con le informazioni online, il nostro flusso di lavoro con quelle informazioni è piuttosto inefficiente. Pertanto, hanno rapidamente sviluppato qualcosa di molto più potente; a livello personale, ma anche quando si lavora con un team.
Diigo si definisce ora come un “multi-tool per la gestione della conoscenza personale che migliora drasticamente il flusso di lavoro e la produttività”.
Che cosa significa?
Il team di Diigo vuole aiutarvi a digerire l’enorme mole di informazioni online, al fine di migliorare il vostro flusso di informazioni, dalla navigazione alla condivisione. Per farlo, lo strumento è strutturato attorno a 4 funzioni principali: raccogliere – annotare – organizzare – condividere.
Raccogliere. Diigo era originariamente uno strumento di bookmarking, è logico che abbia mantenuto questa funzione come punto di partenza. È possibile creare una libreria dai dati online raccolti (pagine web, link, screenshot, immagini…) e il suo contenuto viene archiviato automaticamente nel cloud. È quindi possibile accedervi ovunque e in qualsiasi momento, anche quando il contenuto è disattivato.
Annotazione. Per una maggiore efficienza, è possibile aggiungere note ed evidenziatori alle pagine Web e ai PDF. In questo modo, è possibile attirare l’attenzione su una parte specifica del documento e condividere i propri pensieri direttamente su quel documento.
Organizzare. Quando si costruisce la propria libreria, si desidera un accesso facile e veloce alle informazioni memorizzate, ogni volta che se ne ha bisogno in futuro. Diigo si propone di semplificarvi la vita con funzionalità di ricerca avanzate, tagging ed elenchi.
Condividere. Potreste voler tenere per voi tutte queste informazioni, ma il principale valore aggiunto di Diigo per un’agenzia digitale è la sua funzione di gruppo. Un gruppo è una libreria condivisa che consente ai suoi membri di sfogliare e aggiungere contenuti alla libreria. Ma soprattutto, per facilitare la collaborazione, i membri del gruppo possono anche interagire e aggiungere annotazioni sulla pagina.
Quanto costa?
- Il piano gratuito è gratuito. Perfetto per provare Diigo. È dotato di annunci pubblicitari ed è limitato a 500 segnalibri e 100 evidenziazioni. (Le funzioni di collaborazione sono disponibili solo nel piano Business).
- Il piano standard costa 40 dollari all’anno. Senza pubblicità, segnalibri, evidenziazioni e immagini illimitate.
- Il piano Professional costa 59 dollari all’anno. Stesso prezzo dello Standard + archiviazione PDF illimitata e outiners.
- Il piano Business costa 10 dollari/utente/mese. Come il piano Professional + funzioni avanzate per i team
Disponibilità
Diigo vuole permettervi di accedere alle informazioni ovunque. Per questo è disponibile su quasi tutti i dispositivi.
- Estensione per Chrome
- Componente aggiuntivo dei segnalibri (javascript). Funziona su qualsiasi browser
- App (iOS e Android)
G Suite (Google Business Suite)
Un post sugli strumenti organizzativi senza G Suite sarebbe semplicemente incompleto.
Tutti conoscono i diversi servizi offerti da Google e sicuramente ne utilizzate alcuni, sia a livello privato che professionale.
Ma conoscete e avete considerato G Suite per la vostra azienda?
Questa suite è la risposta di Google ai problemi di collaborazione per le aziende. Si tratta di una piattaforma che raggruppa il meglio dei servizi di Google basati sul cloud e orientati alla collaborazione e alla produttività, quali:
- Gmail
- Google Drive
- Google Documenti, Fogli, Moduli, Slides
- Calendario di Google
- Hangouts
- Mantenere
- Siti, App Maker
” Tutto ciò che serve in un unico pacchetto“.
Tutti questi strumenti sono gratuiti se usati singolarmente, ma G Suite costerà alla vostra azienda pochi dollari al mese. Ora la domanda è: perché qualcuno dovrebbe pagare per questo?
Potrebbe valerne la pena anche solo per il fatto che l’iscrizione a G Suite consentirà a voi e ai vostri dipendenti di utilizzare la potente piattaforma di Gmail con il vostro nome di dominio personalizzato (indipendentemente dal piano tariffario). Ammettiamolo, “@gmail.com” non è molto professionale nel mondo degli affari.
Ma il nome di dominio personalizzato non è l’unico vantaggio offerto da G Suite. Ecco alcuni dei principali:
- Archiviazione estesa su Google Drive (per utente). 10 dollari per uno spazio di archiviazione cloud illimitato… Aspetta, cosa?!
- Pannello di amministrazione per gestire utenti, gruppi, applicazioni, ecc.
- Calendari condivisi
- Caratteristiche di sicurezza critiche
- Assistenza 24×7
Quanto costa?
- Il piano base costa 5 dollari/utente/mese. Questo vi permette di ottenere 30 GB di spazio di archiviazione
- Il piano business costa 10 dollari/utente/mese. Passate da 30 GB a uno spazio di archiviazione illimitato e ottenete ulteriori funzioni di controllo.
- Il piano Entreprise costa 25 dollari/utente/mese. Destinato alle aziende più grandi, offre controllo e funzionalità avanzate.
Disponibilità
Poiché G Suite non è un software vero e proprio, la disponibilità è legata a ciascun prodotto della suite. Tuttavia, come ci si può aspettare da Google, la maggior parte dei prodotti è disponibile e sincronizzata su più piattaforme.
Strumenti di fatturazione
Fattura Zoho
Gestite un’attività relativamente piccola con un numero limitato di clienti?
Allora Zoho Invoice potrebbe essere la scelta migliore per un software di fatturazione. E la situazione è ancora migliore se si utilizza anche una delle oltre 30 applicazioni online dell’ecosistema Zoho.
Ciò che distingue Zoho da qualsiasi altro software di fatturazione è il suo piano gratuito. La maggior parte dei software (compresi quelli di fatturazione) limita le funzioni disponibili nella versione gratuita, ma il piano gratuito di Zoho vi dà accesso a tutte le funzioni, per sempre. Tuttavia, limita l’accesso a 1 utente e a un massimo di 5 clienti.
E quando si sa che Zoho Invoice è uno dei software di fatturazione che offre le funzioni più personalizzabili, il piano gratuito diventa molto interessante per le piccole imprese che vogliono comunque emettere fatture personalizzate e dall’aspetto professionale.
Ma non fraintendeteci.
Zoho è anche un’ottima opzione per le aziende con più clienti. È uno strumento molto completo e i suoi piani a pagamento sono ancora molto competitivi.
Da un buon software di fatturazione ci aspettiamo anche che sia facile da usare e che ci faccia risparmiare tempo. Infatti, l’intero processo di fatturazione dovrebbe essere il più veloce e automatizzato possibile.
E Zoho lo fa. “Dedicate più tempo alla crescita della vostra azienda e meno all’invio di fatture”… come affermano.
L’interfaccia è semplice e facile da usare, con una dashboard sul lato sinistro che consente di accedere rapidamente a tutto ciò che serve per inviare preventivi o fatture, registrare nuovi contatti, tenere traccia delle spese o persino impostare fatture ricorrenti.
Per quanto riguarda il processo di fatturazione, non potrebbe essere più semplice e veloce. Basta modificare le diverse variabili della fattura e inviarla all’e-mail del cliente, direttamente da Zoho.
Le fatture sono anche abbastanza personalizzabili. È possibile scegliere tra alcuni modelli, modificare il carattere, aggiungere un messaggio predefinito e aggiungere il logo dell’azienda.
Quanto costa?
- Piano gratuito. Set completo di funzioni, ma limitato a 1 utente, 5 clienti e 5 flussi di lavoro automatizzati.
- Il piano base costa 9 dollari al mese. Ancora limitato a 1 utente e 5 flussi di lavoro automatizzati, ma fino a 50 clienti.
- Il piano standard costa 19 dollari al mese. Fino a 3 utenti, 500 clienti, 10 flussi di lavoro automatizzati
- Il piano professionale costa 29 dollari al mese. Fino a 10 utenti, 10 flussi di lavoro automatizzati, un numero illimitato di clienti e un dominio personalizzato.
Disponibilità
Zoho Invoice è principalmente un software basato sul web, ma è disponibile anche una versione desktop per Windows (beta). È possibile scaricare un’app sul proprio smartphone (iOS e Android).
Fateci sapere nei commenti se pensate che ci sia sfuggito qualche strumento o categoria importante, siamo sempre ansiosi di scoprirne di nuovi.