Has lanzado con éxito tu agencia de marketing digital, el negocio crece, los clientes llaman a tu puerta (virtual) y trabajas con un puñado de grandes colaboradores.
Enhorabuena.
Pero ese éxito viene acompañado de retos organizativos que pueden traer rápidamente problemas al paraíso si no se abordan adecuadamente. Cuando se trabaja en varios proyectos, para varios clientes y con diferentes colaboradores (a veces a distancia) implicados, las cosas pueden volverse caóticas con facilidad.
Dificultad para centrarse en las necesidades de cada cliente, falta de comunicación en su equipo, retrasos, uso ineficiente de los recursos de la agencia… Estas son las principales dificultades que pueden surgir.
¿Está preocupado?
La buena noticia es que todos estos problemas pueden evitarse (o solucionarse) fácilmente. Existen muchas herramientas que te ayudarán a gestionar tu agencia sin problemas, permitirán a tu equipo ofrecer el mejor servicio a cada cliente y, en definitiva, aliviarán a todos de una gran cantidad de estrés.
Hemos reunido algunas de las mejores herramientas disponibles para agencias digitales. Prepárate para ampliar tu negocio.
Herramientas de gestión de proyectos y tareas
Teambook (Gestión de recursos)
Con demasiada frecuencia, tendemos a olvidar que nuestro equipo es nuestro recurso más valioso.
El aumento del número de proyectos, la presión de nuestros clientes y las peticiones de horarios personales de los miembros de nuestro equipo suelen plantear problemas de programación. Gestionar un equipo de forma eficiente puede ser frustrante y llevar mucho tiempo…
…a menos que utilices la herramienta adecuada.
Con Teambook, por fin puede decir adiós a las hojas de cálculo para organizar la planificación de su equipo y disponer de más tiempo para centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio.
Teambook ofrece una solución visual en tiempo real para la planificación de recursos a través de una plataforma fácil de usar que le proporciona una visión general de la ocupación y el rendimiento de su equipo. En un plazo de 4 semanas puede ver de un vistazo quién está trabajando en qué y quién está disponible o no.
De este modo, cuando haya un nuevo proyecto sobre la mesa, podrá asegurarse fácilmente de que los miembros del equipo necesarios están disponibles antes de reservarlos para el proyecto. ¿Y si tiene que gestionar a muchos empleados? Puedes confiar en el sistema de hashtags para asegurarte de encontrar al más adecuado para el proyecto.
Teambook hace la vida más fácil a todos. Los miembros de su equipo no se verán sobrecargados debido a la planificación de conjeturas, se les asignarán tareas que se ajusten a sus habilidades y se les notificará cualquier actualización de las reservas. También tienen acceso a una página de inicio personal con toda la información que necesitan para llevar a cabo sus tareas con éxito.
Se acabaron los miembros del equipo sobrecargados de trabajo, los resultados apresurados de los proyectos y el derroche de talento.
Pero no es eso.
Teambook también ofrece una potente herramienta de análisis que le permite conocer el rendimiento, la productividad y la utilización de su equipo. Le ofrece una imagen clara de cuánto tiempo y presupuesto dedicó su equipo a un proyecto y le permite descubrir problemas de planificación… y soluciones.
¿Cuánto cuesta?
- El plan básico cuesta 19 $/mes. Opción para empresas más pequeñas, limitada a 10 proyectos activos.
- El plan Pro cuesta 39 $/mes. Se extiende a 40 proyectos activos, clientes ilimitados, usuarios ilimitados, soporte al cliente y copia de seguridad de datos diaria.
- El plan Premium cuesta 69 $/mes. Igual que el plan Pro, pero con 100 proyectos activos.
- El plan ilimitado cuesta 199 $ al mes. ¡Todo ilimitado!
Disponibilidad
Teambook funciona en los principales navegadores.
También se integra con Harvest, Zapier y Calendars por el momento. Pero eso es solo el principio.
ProofHub (Gestión de proyectos)
Si buscas un software de gestión de proyectos fácil de usar que además ofrezca potentes funciones de colaboración, ProofHub es la opción perfecta.
Tanto si utilizas simples listas de tareas pendientes para gestionar tus tareas como si empleas un enfoque más ágil utilizando tableros Kanban para la gestión de tareas, ProofHub te ofrece ambas opciones.
Sustituye las numerosas herramientas que utilizas para la gestión de proyectos, el control del tiempo, la elaboración de informes, la colaboración en línea y la comunicación por un único software todo en uno.
Dispones de funciones flexibles de gestión de tareas, una aplicación de chat integrada, un espacio dedicado a la colaboración en tiempo real, flujos de trabajo personalizados, temporizador y seguimiento del tiempo, diagramas de Gantt, informes personalizados, calendario y mucho más.
¿Cuánto cuesta?
- Prueba gratuita
- Plan Esencial a 45 $ al mes
- Plan Ultimate Control con usuarios y proyectos ilimitados disponible por 89 $ al mes
Disponibilidad
- Aplicación basada en la nube (sin instalación).
- Aplicación (Android e iOS)
Trello (Gestión de tareas)
Si estás leyendo este post en una pantalla oculta tras un montón de post-it multicolores, Trello puede ser tu nuevo mejor amigo.
Trello defines se define a sí misma como «una herramienta de colaboración que organiza tus proyectos en tableros. De un vistazo, Trello te dice en qué se está trabajando, quién está trabajando en qué y en qué punto del proceso se encuentra».
Trello es un moderno sistema Kanban virtual que hace que la gestión de proyectos sea lo más visual y fácil posible. Tan fácil que empezarás a usarlo en casa…
¿Cómo funciona?
Paso 1: Un proyecto se representa mediante un tablero.
Paso 2: Cada tarea relacionada con ese proyecto se representa mediante una tarjeta
Paso 3: Las tarjetas se asignan a miembros concretos del equipo
Paso 4: Las tarjetas se organizan en listas de etapas según el progreso (por ejemplo, «Por hacer», «Haciendo», Hecho»).
¿Hemos dicho ya lo fácil que es?
Llegados a este punto, puede que pienses que la comunicación sigue siendo un problema. Aunque Trello no ofrece un chat en directo ni una alternativa al correo electrónico, sí incluye algunas funciones básicas de comunicación que te ahorrarán algunas conversaciones improductivas por correo electrónico. Las tarjetas son clicables y permiten a los miembros del equipo añadir una descripción, listas de comprobación, comentarios e incluso subir archivos.
¿Cuánto cuesta?
- El plan gratuito es, bueno, gratuito. No tiene limitaciones en las funciones básicas (¡viva!)
- El plan Business Class cuesta 9,99 $ al mes. Ofrece algunas funciones extra como integraciones de apps
- El plan Enterprise cuesta 20,83 $/mes. Está dirigido a grandes empresas y ofrece seguridad adicional
Disponibilidad
Otra gran característica de Trello es su disponibilidad. Funcionará en todos tus dispositivos y te permitirá comprobar el progreso de tus proyectos sobre la marcha.
- Web
- Escritorio (MacOS y Windows)
- Aplicación (IOS y Android)
Asana (Gestión de tareas)
Asana es un competidor directo de Trello, ya que ambos son líderes en el sector del software de gestión de tareas. Nosotros preferimos Trello por su sencillo sistema visual Kanban y su facilidad de uso. Sin embargo, si generalmente trabajas en proyectos más grandes con muchos miembros del equipo colaborando en varias tareas, Trello puede volverse un lío muy rápido y puede que te vaya mejor con Asana.
Asana ofrece más funciones y flexibilidad que Trello, lo que lo hace más adecuado para proyectos colaborativos de mayor envergadura, pero también más complejo de usar. Mientras que Trello se limita a los tableros Kanban, Asana ofrece más opciones de vistas de proyectos a sus usuarios (incluidos los tableros), lo que permite a los miembros del equipo gestionar las tareas utilizando la vista que prefieran.
En pocas palabras: Si buscas una herramienta extremadamente fácil de usar y visual para gestionar tareas sencillas, opta por Trello. Pero si necesitas lidiar con grandes proyectos en los que participan muchos miembros del equipo, Asana será la mejor opción.
Herramientas de gestión del tiempo
Toggl (Controlador de tiempo)
¿Alguna vez se ha preguntado adónde van a parar su tiempo y el de su plantilla?
Llega el final de la semana y tienes la sensación de que podrías haber sido más productivo. O ha llegado el momento de facturar a tu cliente un proyecto por horas, pero has perdido totalmente la cuenta del tiempo exacto que tu equipo ha dedicado a ese proyecto.
El tiempo vuela y el tiempo es dinero.
Su seguimiento le permite tener una visión más clara de su gestión del tiempo y puede mejorar considerablemente la productividad. Comprueba qué está frenando a tu equipo y conoce el valor real de un proyecto.
Toggl es una herramienta de control del tiempo basada en la nube diseñada para aquellos que sólo necesitan controlar el tiempo dedicado a trabajar en varios proyectos. El control del tiempo debe ser sencillo y sin fricciones, y eso es exactamente lo que Toggl tuvo en cuenta a la hora de desarrollar su software.
Es increíblemente fácil de usar.
Elige un proyecto de tu lista y simplemente «pulsa un botón para iniciar el temporizador». Eso es todo, Toggl está ahora registrando tu tiempo. Una vez que hayas terminado por hoy con ese proyecto, o simplemente tengas un asunto más urgente, pulsa el mismo botón para detener el temporizador.
La interfaz de Toggl está bien diseñada y es fácil de usar. Se centran en lo que importa y te permiten ver exactamente cuánto tiempo habéis dedicado tú y tu equipo a los distintos proyectos.
¿Cuánto cuesta?
- El plan básico es gratuito. La experiencia es sin anuncios y lo suficientemente completa para un uso básico.
- El plan Starter cuesta 7,2 $. Ofrece funciones adicionales de elaboración de informes.
- El plan Premium cuesta 14,4 $. Incluye un mejor servicio de atención al cliente y funciones adicionales de gestión de equipos.
- El plan Entreprise se centra en las grandes empresas. Es personalizable y los precios dependerán de las características.
Disponibilidad
Toggl está disponible en todas las plataformas y se sincroniza entre todas ellas. «Inicia el seguimiento en tu navegador, detén el temporizador en tu teléfono».
- Web
- Escritorio (MacOS y Windows)
- Aplicación (IOS y Android)
- Botón del navegador (Chrome y Firefox)
Además, Toggl se integra con más de 100 herramientas como Trello y Slack.
Doctor del Tiempo (Rastreador del Tiempo)
Time Doctor es nuestra segunda herramienta de seguimiento del tiempo de la lista.
¿En qué se diferencia de una herramienta como Toggl o Harvest?
Se centra en aumentar la productividad y asegurarse de que los empleados remotos (y usted mismo) hacen lo que se supone que deben hacer.
Muchas personas que trabajan en línea pueden sentirse identificadas: las distracciones están por todas partes… especialmente cuando se trabaja a distancia sin nadie que «te vigile».
Y esa pérdida de tiempo es lo que intenta curar el equipo de Time Doctor (de ahí su nombre).
Aparte de las funciones tradicionales de seguimiento del tiempo y elaboración de informes que ofrecen herramientas similares, Time doctor aporta tres funciones principales de supervisión que pueden dar un verdadero impulso a la productividad de su equipo remoto.
Monitorización de desvíos: Time Doctor identifica cuándo pasas una cantidad exagerada de tiempo en sitios web considerados improductivos (Facebook, Youtube…) y te envía un amistoso recordatorio emergente para que te centres en tu trabajo real.
Informe semanal de productividad: Una vez a la semana, Time Doctor envía un informe a los administradores y usuarios con una lista de todos los sitios web y aplicaciones que se han utilizado durante la semana y durante cuánto tiempo. ¿Te preguntas por qué no se ha respetado un plazo? Parte de la respuesta puede estar en ese informe.
Capturas de pantalla: Esta es una característica opcional. Puede configurar Time Doctor para que tome una serie de capturas de pantalla de la pantalla de los miembros de su equipo mientras, y sólo mientras, están registrando su tiempo. Lo odie o lo ame, esta característica ciertamente evitará que su equipo remoto y consultores se entretengan en su laptop. Y lo que es más importante, te da una manera de asegurarte de que realmente están trabajando la cantidad de tiempo que se les paga.
¿Cuánto cuesta?
- Plan gratuito: Limitado a la versión de escritorio. Sin informes ni supervisión.
- El plan Solo cuesta 5 dólares al mes. Ideal para usuarios individuales (los usuarios de solo visualización son gratuitos).
- El plan estándar cuesta 9,99 $/mes. El precio incluye todas las funcionalidades y 2 usuarios. Los usuarios adicionales cuestan 9,99 $/usuario/mes (los usuarios de solo visualización son gratuitos).
Disponibilidad
- Escritorio (Windows, Mac OS y Linux)
- Aplicación Android
- Extensión de Chrome (seguimiento del tiempo directamente desde otras aplicaciones como Trello y Asana)
Además, Time Doctor se integra con más de 30 aplicaciones.
PomoDoneApp (Técnica Pomodoro)
¿Conoce la Técnica Pomodoro?
Esta técnica consiste en dividir el día en sesiones de trabajo (idealmente de 25 minutos), cada una de ellas seguida de una breve pausa (idealmente de 5 minutos). Una sesión de trabajo se llama Pomodoro y, cada 4 Pomodoros, tienes una pausa más larga (de unos 30 minutos).
El objetivo de esta técnica es forzarse a concentrarse y evitar las distracciones durante cada sesión de trabajo, sabiendo que se dispone de un merecido breve descanso después de la sesión.
Aunque pueda parecer un montón de tiempo perdido, está demostrado que la técnica Pomodoro mejora la productividad y mantiene la mente fresca durante todo el día.
En el mercado existen magníficos temporizadores Pomodoro que te ayudarán a controlar tu tiempo.
Una de nuestras favoritas es PomoDoneApp, ya que está desarrollada para ofrecer una integración fluida con apps de gestión de tareas como Trello o Asana. También puedes sincronizar tus sesiones Pomodoro con Toggl y establecer descansos automáticos durante tus sesiones Toggl.
También nos encanta la función de lista negra de sitios web que ofrece la versión de Chrome Extension de PomoDoneApp, ya que le impedirá «echar un vistazo rápido» a sus sitios web favoritos no relacionados con el trabajo durante sus sesiones Pomodoro.
¿Cuánto cuesta?
- El plan Starter es gratuito. Limita las integraciones disponibles, la cantidad de proyectos y el acceso al registro.
- El plan Lite cuesta 2 $/mes. Añade algunas integraciones y acceso a registros.
- El plan Ultimate cuesta 3,5 $/mes. Integraciones ilimitadas y acceso al registro
- El plan Entreprise se centra en las grandes empresas. Es personalizable y los precios dependerán de las características.
Disponibilidad
PomoDoneApp se integra actualmente con 17 apps (incluyendo Trello, Asana, Slack, Toggl), pero ese número debería aumentar a más de 50 apps a finales de 2019.
- Web
- Escritorio (MacOS, Windows y Linux)
- Aplicación (IOS y Android)
- Botón del navegador (Chrome y Firefox)
- Botón del navegador (Chrome)
Pomodoro.cc (Técnica Pomodoro)
¿No te convence la Técnica Pomodoro? Eche un vistazo a Pomodoro.cc para probarla.
Es una página web básica y gratuita de seguimiento del tiempo pomodoro que puedes utilizar sin ni siquiera crear una cuenta. Al ser muy básica, las funciones también son limitadas. Configura una lista de tareas y elige la duración de tu sesión Pomodoro (5, 15 o 25 minutos), ¡y listo!
CRM y comunicación
Slack (mensajería instantánea profesional)
¿Cómo suele comunicarse con su equipo?
¿Correo electrónico? Lento
No muy profesional
¿Cara a cara? Increíble, pero no siempre es posible o necesario
Conozca Slack, un software de mensajería instantánea orientado a profesionales que le hará prescindir de los correos electrónicos en favor de las conversaciones y mejorará considerablemente la comunicación con empleados o colaboradores remotos.
Slack defines se define a sí misma como «un centro de colaboración que conecta tu organización -todas las piezas y las personas- para que puedas hacer las cosas».
Sí, como la esquina de la máquina de café, de alguna manera…
Además de las conversaciones uno a uno, Slacks también ofrece un sistema de canales y tú decides cómo utilizarlos. Puedes crear un canal para el equipo de marketing, otro para la organización de un evento concreto, uno para compartir noticias interesantes… e incluso uno para conversar relajadamente.
Ya me entiendes.
Slacks es una herramienta muy completa y ofrece un montón de funciones interesantes, siendo las principales:
- Transferencia de archivos
- Canales compartidos entre varios espacios de trabajo
- Acceso de miembros invitados a un canal (clientes, socios…)
- Creación de hilos dentro de una conversación. Evita que las conversaciones en grupo se desordenen.
- Videollamadas y llamadas de voz
- Notificaciones y modo no molestar
Una última cosa. Aquí nos hemos centrado en la comunicación en equipo, pero Slack también es una forma estupenda de comunicarte con tus clientes y ofrecerles asistencia instantánea. O puedes llevar esa herramienta al siguiente nivel y crear (o unirte a) un canal público en torno a un tema, al estilo de Telegram. Es una oportunidad increíble para conocer a personas con ideas afines o clientes potenciales y permitir conversaciones de tú a tú.
¿Cuánto cuesta?
- Plan gratuito. Centrado en equipos pequeños y limitados dentro de la empresa (sin canales compartidos ni miembros invitados).
- El plan estándar cuesta 6,25 $/usuario/mes. Abre tu espacio de trabajo al acceso externo (canales compartidos y miembros invitados) e introduce llamadas de grupo (vídeo o voz).
- El plan Plus cuesta 11,75 $/usuario/mes. Ofrece funciones más complejas, como autenticación SSO o exportaciones corporativas para los mensajes.
Disponibilidad
Esperamos que una herramienta de mensajería instantánea esté disponible en todos nuestros dispositivos. Y Slack cumple. Mención de honor por estar disponible en Linux y Windows Phone.
- Web
- Escritorio (MacOS, Windows y Linux)
- Aplicación (iOS, Android y Windows Phone)
Slack también admite la integración con una enorme cantidad de aplicaciones y software. Y como no les gusta hacer las cosas a medias, han creado un directorio de aplicaciones para incluirlas.
Spark (cliente de correo electrónico)
Slack es estupendo para la mensajería instantánea profesional, pero los correos electrónicos siguen siendo el camino a seguir en muchas situaciones.
Como te habrás dado cuenta al leer este artículo, nos encanta el software basado en web, pero los clientes de correo electrónico son la excepción que confirma la regla. Si eres un usuario avanzado y tienes que lidiar con varias cuentas de correo electrónico a lo largo del día, los clientes de correo electrónico de terceros ofrecen grandes funciones que ahorran tiempo y una interfaz limpia.
Y los mejores clientes de correo electrónico de terceros se basan en aplicaciones.
Detengámonos aquí. Si no tienes un Macbook, Spark no es para ti, ya que solo está disponible para propietarios de Apple y Android (aún no está disponible para Windows).
Pero si tienes un Macbook o un teléfono Android, te encantará Spark… y, como ellos mismos dicen, «Vuelve a amar tu correo electrónico». El software es ligero y su interfaz es una de las más claras que hemos visto.
Como cabría esperar de un cliente de correo electrónico de terceros, Spark funciona con los principales proveedores de servicios y permite varias cuentas de correo electrónico.
Una vez configuradas tus cuentas de correo electrónico, lo primero que llama la atención es la bandeja de entrada unificada inteligente, que recopila y clasifica los correos electrónicos de tus distintas cuentas. De esta forma, puedes ver los correos prioritarios de todas tus cuentas de una sola vez. Esa función también se extiende a tus buzones individuales, para evitar que te saltes un correo importante perdido entre boletines.
Spark también viene con un montón de características interesantes para una mejor organización. Aquí tienes una lista de algunas de las más interesantes:
- Programación por correo electrónico
- Plantillas de correo electrónico con marcadores de posición personalizados
- Recordatorios de seguimiento cuando no reciba respuesta (también programables)
- Múltiples firmas (elige la adecuada para cada correo electrónico)
- Calendario integrado
- Búsqueda en lenguaje natural para encontrar exactamente lo que busca.
- Opción de dormitar para volver a un correo electrónico en el momento adecuado
Por último, Spark también ofrece funciones de colaboración en equipo en tiempo real. Puedes crear, discutir y compartir correos electrónicos con tus compañeros. Por ejemplo, puedes discutir un correo electrónico en un chat en directo con tu equipo sin tener que reenviárselo.
¿Cuánto cuesta?
- Plan gratuito. Muy completo. Limitado a 5 GB de almacenamiento en equipo, 5 plantillas de correo electrónico y 2 colaboradores de borradores compartidos.
- El plan Premium cuesta 6,39 $/usuario/mes. 10 GB por miembro del equipo, plantillas y colaboradores de borradores ilimitados, funciones de administración.
- Plan Empresa. Precio personalizado para equipos más grandes
Disponibilidad
Como decíamos, Spark solo está disponible en el ecosistema Apple (iOS y macOS) y en teléfonos Android.
Herramientas de colaboración
Mindmeister (Lluvia de ideas y mapas mentales)
Sentarse y hacer un brainstorming para desarrollar ideas que conduzcan a soluciones es un paso importante para cualquier agencia digital. Sin embargo, si no se trata adecuadamente, puede resultar imposible controlar el flujo de información e ideas y convertirlas en algo concreto.
Pero, de nuevo, existen herramientas para ayudar a tu equipo a captar ideas y conectarlas.
Podrías simplemente escribir tus ideas en papel o en un editor de texto, pero un programa de mapas mentales ofrece una solución más visual. El concepto es sencillo: empiezas con un concepto central a partir del cual creas ramas y luego sub-ramas, con el fin de organizar y estructurar visualmente tus pensamientos.
Mindmeister es un software de mapas mentales colaborativos basado en web que ofrece un montón de funciones de personalización para una mayor claridad y flexibilidad.
Al estar basado en web, no tendrás que lidiar con problemas de compatibilidad en tu equipo y el software no requiere descargas ni actualizaciones.
Pero también significa que la colaboración en tiempo real es fácil, incluso cuando la distancia separa a varios miembros del equipo. A través de un enlace que se puede compartir, puedes invitar a los miembros del equipo o a los clientes a contribuir al mapa mental y pueden comunicarse a través de un chat en directo integrado.
En términos de contenido, Mindmeister va más allá de ofrecer la creación de mapas mentales básicos.
Puedes crear un mapa desde cero o elegir entre diferentes diseños y temas de mapa. A continuación, personalice su mapa con imágenes de fondo, colores, estilos y formato. Además de esa libertad de diseño, también tienes la posibilidad de enriquecer el contenido de tu mapa con archivos adjuntos, medios (imágenes y vídeos), notas y enlaces.
Presentamos Mindmeister como una herramienta de brainstorming, pero gracias a su conjunto de funciones, también sirve para tomar notas o hacer presentaciones.
¿Cuánto cuesta?
- El plan básico es gratuito. Perfecto para empezar, ya que es bastante completo. Pero limitado a 3 mapas mentales
- El plan personal cuesta 4,99 $/mes. Mapas mentales ilimitados, funciones de exportación y archivos adjuntos.
- El plan Pro cuesta 8,25 $/usuario/mes. Múltiples miembros de equipo, más opciones de exportación y más personalización.
- El plan Business cuesta 12,49 $/usuario/mes. Grupos dentro del equipo, administración del equipo, soporte prioritario.
Disponibilidad
Al ser un software basado en web, Mindmeister está disponible en cualquier dispositivo equipado con un navegador web. También puede descargarlo como una aplicación (iOS y Android)
Para alternativas gratuitas a los mapas mentales, consulta Bubbl.us o Coggle
Figma (Diseño simplificado)
Figma es un software de diseño de UI y UX basado en web. Muchos lo prefieren a Sketch por sus funciones de colaboración en equipo en tiempo real y por ser una herramienta basada en navegador sin retrasos.
En ese caso, ser un software online no implica ninguna contrapartida. La lista de funciones de Figma es enorme y no vamos a entrar en una descripción en profundidad de todas ellas. Pero te ofrece todas las herramientas que necesitas para el diseño de un proyecto, incluyendo dibujo, edición, prototipado, wireframing y transferencia al desarrollador.
A menudo se hace referencia a Figma como el Google Docs para diseñadores, ya que su mayor punto fuerte son sin duda sus funciones de colaboración. Figma permite crear diferentes proyectos e invitar a los usuarios a colaborar en tiempo real.
Di adiós a las plataformas de almacenamiento de terceros, al cambio constante de sistema y a las transferencias de archivos.
Saluda a la edición en tiempo real con otras personas y a los comentarios en directo de tu equipo o tus clientes.
¿Cuánto cuesta?
- El plan de inicio es gratuito. Limitado a 2 editores y 3 proyectos.
- El plan profesional cuesta 12 $/editor/mes. Editores y proyectos ilimitados, además de un montón de características adicionales.
- El plan organización cuesta 45 $/editor/mes. Ofrece funciones y control más complejos que el plan profesional.
Disponibilidad
Al ser un software en línea, Figma está disponible en cualquier dispositivo equipado con un navegador web. Pero también es posible descargar una versión nativa de escritorio (MacOS y Windows).
Pequeño truco: si utilizas la versión de escritorio podrás acceder a tus fuentes locales.
Canva (diseño y esquemas)
Figma es impresionante, pero no siempre necesitas una herramienta de diseño completa y potente. A veces, solo quieres crear una imagen rápida y sencilla para tus redes sociales, pero aún así quieres que esté bien diseñada y sea atractiva.
Ahí es donde Canva resulta realmente útil.
Canva es una herramienta de diseño basada en Internet que se basa en arrastrar y soltar elementos para crear imágenes atractivas y sin complicaciones. En pocas palabras: Es una herramienta gráfica para usuarios inexpertos.
Pero incluso el diseñador experto lo encontrará útil cuando no tenga tiempo de crear un visual desde cero, o cuando necesite algo de inspiración.
Es extremadamente fácil de usar y Canva hace la mayor parte del trabajo por ti. Después de elegir las dimensiones del documento según su finalidad, todo lo demás es un trabajo de arrastrar y soltar y de personalización. Elige un diseño, añade marcos, cambia la fuente y los colores, sube tu propio fondo… Canva ofrece una gran libertad y flexibilidad, ¡incluso en su versión gratuita!
Pero no es eso.
Al estar basado en la nube, Canva también te permite invitar a miembros de tu equipo con los que compartir tus diseños. Esta función es muy útil cuando un compañero inexperto necesita reutilizar uno de tus diseños, por ejemplo, con texto actualizado.
¿Cuánto cuesta?
- El plan Free Forever es gratuito. Ofrece un gran número de funciones, con personalización limitada.
- El plan Canva for Work cuesta 12,95 $/miembro de equipo/mes. Te concede acceso a todas las plantillas premium, elementos y personalización.
- Canva Empresa. Ofrece precios personalizados para equipos de más de 30 miembros y atención al cliente avanzada.
Disponibilidad
Al ser un software en línea, Canva está disponible en cualquier dispositivo equipado con un navegador web.
No hay versión de escritorio para descargar, pero Canva está disponible como aplicación (dispositivos iOS y Android)
Diigo (Gestión del conocimiento)
Diigo se lanzó inicialmente como una herramienta de marcadores en línea. Pero se dieron cuenta de que, aunque pasamos gran parte del día trabajando con información en línea, nuestro flujo de trabajo con esa información es bastante ineficiente. Por ello, desarrollaron rápidamente algo mucho más potente; a nivel personal, pero también cuando se trabaja en equipo.
Diigo se define ahora como una «multiherramienta para la gestión del conocimiento personal que mejora drásticamente el flujo de trabajo y la productividad».
¿Qué significa esto?
El equipo de Diigo quiere ayudarte a digerir esa enorme maraña de información en línea, con el fin de mejorar tu flujo de trabajo informativo, desde la navegación hasta el intercambio. Para ello, la herramienta se estructura en torno a 4 funciones principales: recopilar – anotar – organizar – compartir.
Recopilar. Diigo era originalmente una herramienta de marcadores, es lógico que mantuvieran esa función como punto de partida. Puedes crear una biblioteca a partir de los datos online que recopiles (páginas web, enlaces, capturas de pantalla, imágenes…) y su contenido se archiva automáticamente en la nube. Así podrás acceder a él en cualquier momento y lugar, incluso cuando el contenido esté caído.
Anota. Para mayor eficacia, puedes añadir notas y resaltadores a páginas web y PDF. De este modo, puedes llamar la atención sobre una parte concreta del documento y compartir tus ideas directamente en él.
Organizar. Al crear tu biblioteca, querrás un acceso fácil y rápido a la información almacenada, siempre que puedas necesitarla en el futuro. Diigo pretende facilitarte la vida con funciones avanzadas de búsqueda, etiquetado y listas.
Compartir. Puede que quieras guardarte toda esa información para ti, pero el principal valor añadido de Diigo para una agencia digital es su función de grupo. Un grupo es una biblioteca compartida que permite a sus miembros explorar y añadir contenido a esa biblioteca. Pero además, para facilitar la colaboración, los miembros del grupo también pueden interactuar y añadir anotaciones en la página.
¿Cuánto cuesta?
- El plan gratuito es gratuito. Perfecto para darle una oportunidad a Diigo. Viene con anuncios y está limitado a 500 marcadores y 100 destacados. (Las funciones colaborativas sólo están disponibles en el plan Business).
- El plan estándar cuesta 40 $/año. Sin anuncios, marcadores, destacados e imágenes ilimitados.
- El plan Profesional cuesta 59 $/año. Igual que Standard + almacenamiento ilimitado de PDF y outiners.
- El plan Business cuesta 10 $/usuario/mes. Igual que Profesional + funciones avanzadas para equipos
Disponibilidad
Diigo quiere que puedas acceder a la información desde cualquier lugar. De ahí que estén disponibles en casi cualquier dispositivo.
- Extensión de Chrome
- Complemento de marcadores (javascript). Funciona en cualquier navegador
- Aplicación (iOS y Android)
G Suite (Google Business Suite)
Un post sobre herramientas de organización sin G Suite estaría simplemente incompleto.
Todo el mundo conoce los diferentes servicios que ofrece Google y seguro que utilizas alguno de ellos, tanto a nivel particular como profesional.
Pero, ¿conoce y ha considerado G Suite para su empresa?
Esta suite es la respuesta de Google a los problemas de colaboración de las empresas. Se trata de una plataforma que agrupa lo mejor de los servicios de colaboración y productividad basados en la nube de Google, como:
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs, Sheets, Forms, Slides
- Google Calendar
- Hangouts
- Keep
- Sites, App Maker
» Todo lo que necesitas en un solo paquete«
Todas estas herramientas son gratuitas cuando se utilizan individualmente, pero G Suite le costará a su empresa unos pocos dólares al mes. Ahora la pregunta es, ¿por qué alguien pagaría por ello?
Podría merecer la pena sólo por el hecho de que registrarse en G Suite le permitirá a usted y a sus empleados utilizar la potente plataforma de Gmail con su propio nombre de dominio personalizado (independientemente del plan de precios). Admitámoslo, «@gmail.com» no es muy profesional en los negocios.
Pero el nombre de dominio personalizado no es la única ventaja que ofrece G Suite. Aquí tienes algunas de las principales:
- Almacenamiento ampliado en Google Drive (por usuario). 10 $ por almacenamiento ilimitado en la nube… espera, ¿qué?
- Panel de administración para gestionar usuarios, grupos, aplicaciones, etc.
- Calendarios compartidos
- Elementos de seguridad críticos
- Asistencia 24×7
¿Cuánto cuesta?
- El plan básico cuesta 5 $/usuario/mes. Con él obtienes 30 GB de almacenamiento
- El plan Business cuesta 10 $/usuario/mes. Pasa de 30 GB a almacenamiento ilimitado y obtén funciones de control adicionales.
- El plan Entreprise cuesta 25 $/usuario/mes. Dirigido a grandes empresas, ofrece control y funciones avanzadas.
Disponibilidad
Como G Suite no es un software en sí, la disponibilidad está relacionada con cada producto de la suite. Pero como cabe esperar de Google, la mayoría de los productos están disponibles y sincronizados entre plataformas.
Herramientas de facturación
Factura Zoho
¿Tiene una empresa relativamente pequeña con un número limitado de clientes?
Entonces Zoho Invoice puede ser su mejor opción para un software de facturación. Y aún es mejor si también está utilizando cualquiera de las más de 30 aplicaciones en línea del ecosistema de Zoho.
Lo que hace que Zoho destaque de cualquier otro software de facturación es su plan gratuito. La mayoría de los programas (incluidos los de facturación) limitan las funciones disponibles en su versión gratuita, pero el plan gratuito de Zoho te da acceso a todas las funciones, para siempre. Sin embargo, te limita a 1 usuario y hasta 5 clientes.
Y cuando se sabe que Zoho Invoice es uno de los software de facturación que ofrecen las características más personalizables, hace que ese plan gratuito sea muy atractivo para las pequeñas empresas que todavía quieren emitir facturas personalizadas y de aspecto profesional.
Pero no nos malinterprete.
Zoho también es una gran opción para empresas con más clientes. Es una herramienta muy completa y sus planes de pago siguen siendo muy competitivos.
También esperamos de un buen programa de facturación que sea fácil de usar y que nos ahorre tiempo. De hecho, todo el proceso de facturación debe ser lo más rápido y automatizado posible.
Y Zoho cumple. «Dedique más tiempo a hacer crecer su negocio y menos a enviar facturas»… como ellos afirman.
La interfaz es sencilla y fácil de usar, con un panel de control en el lado izquierdo que te da acceso rápido a todo lo que necesitas para enviar presupuestos o facturas, registrar nuevos contactos, hacer un seguimiento de tus gastos o incluso establecer facturas periódicas.
En cuanto al proceso de facturación propiamente dicho, no podría ser mucho más sencillo y rápido. Solo tienes que editar las diferentes variables de la factura y enviarla al correo electrónico de tu cliente, directamente desde Zoho.
Las facturas también son bastante personalizables. Puedes elegir entre unas cuantas plantillas, editar el tipo de letra, añadir un mensaje predeterminado y añadir el logotipo de tu empresa.
¿Cuánto cuesta?
- Plan gratuito. Conjunto completo de funciones, pero limitado a 1 usuario, 5 clientes y 5 flujos de trabajo automatizados.
- El plan básico cuesta 9 $/mes. Sigue limitado a 1 usuario y 5 flujos de trabajo automatizados, pero hasta 50 clientes.
- El plan estándar cuesta 19 $/mes. Hasta 3 usuarios, 500 clientes, 10 flujos de trabajo automatizados.
- El plan profesional cuesta 29 $/mes. Hasta 10 usuarios, 10 flujos de trabajo automatizados, clientes ilimitados y dominio personalizado.
Disponibilidad
Zoho Invoice es principalmente un software basado en web, pero también hay disponible una versión de escritorio para Windows (beta). Puedes descargar una aplicación en tu smartphone (iOS y Android).
Háganos saber en los comentarios si cree que hemos pasado por alto alguna herramienta o categoría importante, siempre estamos deseosos de descubrir otras nuevas.