L’élément d’une gestion de projet efficace est une organisation proactive des ressources. Une bonne stratégie de ressources est un mélange équilibré de processus, d’innovation et d’automatisation. Elle permet aux entreprises de services professionnels de travailler plus efficacement en affectant à un projet les personnes, le temps et les outils adéquats et en garantissant la réussite des projets à fort impact.
Selon l’étude Pulse of the Profession 2020 de PMI, une mauvaise planification peut épuiser jusqu’à 11,4 % des actifs d’une organisation. Ainsi, pour maximiser les ressources de l’entreprise et gérer un calendrier de projet fiable, les chefs de projet doivent envisager de recourir à une gestion efficace des ressources avant même de se pencher sur le projet lui-même.
Comprendre la gestion des ressources
La planification et la gestion des ressources d’un projet est le processus d’identification et de gestion des ressources d’une organisation afin d’en maximiser l’efficacité. La gestion des ressources est motivée par le désir d’efficacité et d’optimisation. En bref, la gestion des ressources est un sous-ensemble de la gestion de projet qui vise à faire plus avec moins. Le gaspillage des ressources peut être fatal dans les entreprises ; par conséquent, chaque projet nécessite une gestion efficace des ressources.
Les chefs de projet sont toujours à la recherche de moyens d’augmenter le retour sur investissement d’un projet. Le processus de planification des ressources a un effet cumulatif tout au long du cycle de vie d’un projet, ce qui permet d’augmenter les bénéfices globaux. Les ressources de gestion peuvent augmenter le retour sur investissement grâce à la réduction des coûts, à l’amélioration de la qualité des produits ou à la fidélisation d’un client satisfait.
Raisons pour lesquelles la gestion des ressources est importante dans les sociétés de services professionnels
La gestion des ressources est essentielle pour accroître la rentabilité et la durabilité d’une société de services professionnels. Découvrez comment les besoins en ressources dans le cadre de la gestion de projet peuvent contribuer à la rentabilité des sociétés de services professionnels.
1. Réduire de manière significative les coûts des ressources du projet
Selon Deloitte, la réduction des coûts est prioritaire par rapport aux autres programmes de l’entreprise.
Les gestionnaires de ressources peuvent utiliser des ressources mondiales rentables à partir de sites peu coûteux avec une visibilité à l’échelle de l’entreprise. La bonne combinaison de ressources mondiales et régionales permet de réduire les coûts des projets. En affectant les ressources appropriées au bon projet, ils peuvent livrer la marchandise dans les délais et dans le respect du budget. Les gestionnaires de ressources peuvent maîtriser les coûts en répartissant les ressources essentielles de manière égale entre tous les projets plutôt que de se concentrer sur un seul projet prioritaire.
2. Augmenter les recettes et l’utilisation des ressources
Lorsque les employés sont hautement spécialisés, qu’ils ont plusieurs lignes hiérarchiques et qu’ils sont dispersés géographiquement, il peut s’avérer extrêmement difficile de maximiser l’utilisation de ces ressources. De bonnes techniques de gestion des ressources peuvent aider votre entreprise à surmonter ces difficultés, à déployer les ressources de manière stratégique et à identifier de manière proactive les opportunités de revenus.
3. Améliorer la productivité tout en réduisant les déchets
Contrôler et allouer les ressources de manière ciblée vous permet d’identifier les domaines dans lesquels vous pouvez mieux les utiliser. Cela peut également vous encourager à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez transférer des ressources et augmenter leur importance. Supposez que vous êtes un chef d’entreprise ou un manager. Si vous remarquez qu’un coéquipier possède de solides compétences interpersonnelles, vous pouvez lui demander de passer d’un rôle de back-office à un rôle où il communique directement avec les clients. Vous pourrez ainsi mieux utiliser ses compétences interpersonnelles et accroître sa valeur pour l’entreprise.
4. Aider à suivre la disponibilité des ressources et à garantir la transparence
L’allocation des ressources peut aider à déterminer l’offre et la demande de ressources. Cela vous permet de les contrôler et de livrer des projets aux clients de manière efficace et efficiente. En apprenant à calculer l’utilisation des ressources et en identifiant toutes les ressources d’une entreprise, vous pouvez être plus visible et encourager les membres de l’équipe à utiliser les ressources plus librement.
5. Améliorer la visibilité de l’engagement et la réactivité de l’entreprise
Une gestion efficace des ressources est nécessaire pour maintenir la visibilité des capacités, suivre et s’adapter à l’évolution des tendances et identifier les problèmes de ressources. En cas de litiges ou de perturbations, les méthodes de gestion des ressources qui favorisent la transparence et la visibilité des ressources disponibles et de leur utilisation permettront à votre entreprise de mieux contrôler la situation.
6. Gérer les pénuries de ressources dans un environnement professionnel en évolution rapide
Si un ensemble de compétences spécifiques est nécessaire pour lancer un nouveau projet, la planification offre une visibilité pour trouver une ressource correspondante au sein de l’institution. Étant donné que ces ressources sont généralement réparties activement dans les projets, la mise en œuvre de la stratégie de rotation facilitera le démarrage d’un nouveau projet. Une autre ressource possédant les prérequis minimums peut servir de remplaçant pour combler le poste vacant.
7. Augmenter les bénéfices en utilisant des techniques de prévision
Les outils et techniques de gestion des ressources du projet, tels que la prévision des données financières du projet, y compris les coûts, les frais généraux, les recettes et les marges du projet, vous permettent de prendre des mesures préventives et de contrôler les coûts du projet à l’avance. Ces informations peuvent vous aider à économiser de l’argent et à augmenter vos bénéfices en mettant en place la bonne combinaison de ressources.
8. Amélioration de l’équipe
Le secret de la fidélisation des employés dans le domaine des professionnels de services a une équipe solide est celui qui communique efficacement et comprend ses tâches spécifiques. Dans la gestion de projet, la planification renforce les équipes en tenant les employés informés de tout ce qui concerne les biens de fabrication, le dispositif et les besoins en main-d’œuvre. Les membres de l’équipe qui comprennent ce que l’on attend d’eux et de leurs ressources sont également les plus performants.
Efficacité et optimisation
Pour optimiser vos pratiques de gestion des ressources, il est essentiel de développer, de surveiller et d’exploiter les mesures appropriées. En combinant des idées approfondies et basées sur des données avec un performant logiciel de gestion projet est le moyen le plus efficace de mesurer et d’optimiser les pratiques de gestion des ressources de votre entreprise. Les logiciels de gestion des ressources peuvent considérablement améliorer l’efficacité et libérer du temps en rationalisant les processus de prise de décision et en réduisant les étapes manuelles.