Ihnen wurde eine Aufgabe anvertraut, bei der Sie nur eine bestimmte Frist einhalten müssen? Ein Arbeitskalender hilft Ihnen dabei, die spezifischen Aufgaben stressfrei zu erledigen!
Wenn Projektmanager mit einer bevorstehenden Frist konfrontiert werden, wissen sie oft nicht, wo sie anfangen sollen, also welche Maßnahmen sollen sie ergreifen?
Was ist ein Arbeitskalender? Warum ist er wichtig? Finden wir es in diesem Leitfaden gemeinsam heraus.
Was ist ein Arbeitskalender?
Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden der Projektplanung ist der Arbeitskalender ein Instrument, das die Chronologie eines Projekts vom Liefertermin bis zum Starttermin nachzeichnet. Wenn Ihnen nur der Endtermin des Projekts vorliegt, müssen Sie die Zeitachse rückwärts entwerfen.
Ein Arbeitskalender ist, vereinfacht gesagt, ein Kalender, der nicht die Tätigkeiten von Anfang bis Ende auflistet, sondern die Fertigstellung der Aufgaben von Ende bis Anfang kennzeichnet, indem er deutlich macht, welche Aufgaben bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein müssen. Ein umgekehrter Kalender ist eine andere Bezeichnung für einen Arbeitskalender. Er hilft Ihnen dabei, die Antworten auf Fragen wie :
- Wann beginnt das Projekt offiziell?
- Welche Aufgaben müssen noch erledigt werden?
- Wer wird über- oder unterfordert?
- Wie lange soll das Projekt noch laufen, bevor es abgeschlossen ist?
Projektmanager teilen die Zeit in einzelne Abschnitte ein und verwenden einen Arbeitsplan. Jeder Baustein baut auf den Bausteinen auf, die ihm vorausgegangen sind. Diese Methode ist besonders bei Projekten in großen Unternehmen hilfreich, da das Erreichen der Projektziele davon abhängt, ob man die Zeit bis zum Abschluss des Projekts genau vorhersagen kann. Außerdem ermöglicht sie es jedem, zu wissen, wie viel Zeit noch bis zum Ablauf der Frist verbleibt.
Ein Beispiel für einen Kalender
Angenommen, Sie arbeiten als Hochzeitsplaner und haben fünf Monate Zeit, um eine Hochzeit für hundert Gäste zu organisieren. Sie brauchen einen Arbeitsplan, um sicherzustellen, dass Sie alle Etappen bis zur Hochzeit durchlaufen, denn Sie wissen, dass sich der Liefertermin nicht ändern wird.
Meistens werden Sie zunächst feststellen, was in letzter Minute erledigt werden muss, und dann die Zeit zurückdrehen, um festzustellen, was früher erledigt werden kann.
Da das Fertigstellungsdatum in Stein gemeißelt ist, gestaltet und beeinflusst es immer die Elemente der Aufgabenliste, die Sie bei der Erledigung ankreuzen.
Die Bedeutung von Arbeitskalendern
Wenn man an komplexen Projekten mit vielen beweglichen Elementen arbeitet, ist ein Arbeitskalender sehr hilfreich, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe zur richtigen Zeit die nötige Aufmerksamkeit erhält.
Sie sind aus den folgenden vier Schlüsselgründen wichtig:
Zeitmanagement
Arbeitskalender geben einen Überblick über die für ein Projekt notwendigen Aktionen und den Zeitplan. Es kann leichter sein, Probleme zu erkennen und mithilfe dieser visuellen Hilfe die notwendigen Korrekturen vorzunehmen. Die Möglichkeit zu wissen, wer welche Arbeiten wann erledigt, trägt zu einer besseren Kommunikation innerhalb des Teams bei. Arbeitskalender vermeiden Fehler, die aus einer Überschreitung des Zeitplans resultieren, und machen alle Beteiligten rechenschaftspflichtig.
Planung von Ressourcen
Sie weisen laufenden Projekten Ressourcen zu und feiern den Abschluss bestimmter Projektschritte. Wenn ein Projektmanager z. B. weiß, dass an einem bestimmten Tag jemand verfügbar sein wird, kann er die Arbeit zum richtigen Zeitpunkt der richtigen Person zuweisen.
Sie ermöglichen die Ermittlung realistischer Fertigstellungstermine
Arbeitskalender können verwendet werden, um festzustellen, wann die für eine bestimmte Arbeit vorgesehene Zeit nicht angemessen ist. Um den Beteiligten zu zeigen, wie realistisch der Zeitrahmen ist oder ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden, um den Fertigstellungstermin einzuhalten, kann ein Nachbearbeitungskalender verwendet werden.
Sie ermöglichen es, Schritte festzulegen
Die Erstellung eines Arbeitskalenders ermöglicht es Ihnen, Ihr Projekt und die Fälligkeitsdaten auf praktische Weise zu visualisieren. Im Gegensatz zu linearen Kalendern helfen Ihnen Arbeitskalender dabei, Ihr Projekt in einzelne Aufgaben und Schritte zu segmentieren, um eine effiziente Planung und Durchführung zu ermöglichen. Detaillierte Arbeitskalender stellen sicher, dass nichts vergessen wird.
Ein Arbeitskalender ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben im Voraus zu organisieren. Da Ablenkungen durch andere Aspekte Ihres Projekts wegfallen, können Sie sich jeweils nur auf einen Aspekt konzentrieren, was Ihre Produktivität steigert und Ihren Stresspegel senkt.
Diese Orientierungshilfen helfen Ihnen bei :
- Genau erkennen, was getan werden muss.
- Verstehen, wann bestimmte Aktivitäten abgeschlossen sein müssen und wie man mit Ressourcen umgeht.
- Mit den betroffenen Parteien angemessene Erwartungen aufbauen.
- Aufgaben schneller und kostengünstiger erledigen – ohne unnötigen Stress oder zusätzliche Kosten.
Wann sollte man einen Arbeitskalender verwenden?
Wenn Ihr Projekt einen festen Fertigstellungstermin hat, ist es wahrscheinlicher, dass Sie unabhängig von den benötigten Ressourcen einen Zeitplan für die Arbeit einführen. Das bedeutet, dass Sie am letzten Tag mit der letzten Aufgabe beginnen. Die Ressourcenzuweisung wird rückwärts erfolgen, was Ihnen hilft, zu bestimmen, wann Sie was brauchen.
Indem Sie bestimmte Spezialisten für Ihr Projekt einplanen, nutzen Sie auch die umgekehrte Ressourcenzuweisung. Wenn Sie z. B. ein technisches Produkt entwickeln und wissen, dass nur ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation über das nötige Wissen verfügt, können Sie diesen Mitarbeiter an einem bestimmten Tag an der Aufgabe arbeiten lassen. Um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist und Sie diese Ressource zum richtigen Zeitpunkt einsetzen können, müssen Sie die Aufgaben auch von diesem Datum aus in der Zeit zurück verteilen.
Die Schwierigkeiten, die sich aus den Zeitplänen ergeben
Zum einen ist es schwierig, alle unvorhergesehenen Schwierigkeiten, Verzögerungen oder Komplikationen vorherzusehen. Die Zeitplanung ist nach wie vor ein manuelles Verfahren … und so kann es schwierig sein, mit unvorhergesehenen Situationen umzugehen. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Terminverzögerungen zu vermeiden: Sie können das Projekt früher beginnen oder zusätzliches Personal einstellen!
Außerdem müssen Sie unbedingt berücksichtigen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für die Erledigung der Aufgaben benötigen. Wenn Ihre Schätzungen falsch sind, müssen Sie zurückgehen und Ihren Zeitplan mehrmals überarbeiten, bis er perfekt ist.
Eine weitere Schwierigkeit besteht darin, alle Ihre Projekte und Aufgaben so zu planen, dass sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden, während Sie unter Zeitdruck stehen. Besprechen Sie offen mit Ihrem Kunden, wie Sie das Projekt anpassen können, um den Termin einzuhalten, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Team dies nicht schaffen wird.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Nachteilen der Planung zu begegnen. Die Verwendung eines Tools zur Verwaltung von Projektressourcen , wie z. B. Teambook, ist eine Möglichkeit, einen Teil der Arbeit zu vereinfachen und zu automatisieren und zu vermeiden, dass Sie alles auf einmal von Hand aktualisieren müssen.
Wie erstellt man Kalender?
Sie müssen, um Ihren eigenen Arbeitsplan zu erstellen :
- Erstellen Sie eine Zusammenfassung der Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen ;
- Bestimmen Sie die wichtigsten Kontrollpunkte für jede Aktion: Dies sind die Fälligkeitsdaten für Aufgaben, die mehrere Phasen erfordern ;
- Berechnen Sie die ungefähre Dauer jedes Meilensteins mithilfe des MoSCoW-Ansatzes ;
- Geben Sie jeden Meilenstein in umgekehrter chronologischer Reihenfolge in Ihr Managementprogramm oder Ihren Planer ein.
Die Verfahren zum Erstellen von Kalendern sind wie folgt:
1. Bestimmen Sie das strikte Fälligkeitsdatum oder das Lieferdatum.
Bestimmen Sie, wie lange Sie brauchen werden, um die Fristen einzuhalten, und weisen Sie Teams, zu liefernde Produkte und Fälligkeitstermine in der richtigen Reihenfolge zu. Um die richtigen Fälligkeitstermine zu beschließen, müssen Sie sich mit Ihrem Team sowie mit Ihren Kunden und anderen Beteiligten abstimmen.
2. Berechnen Sie die ungefähre Dauer jeder Phase des Projektlebenszyklus.
Hier kommen die Besonderheiten des Projektplans ins Spiel. Zu Beginn eines großen Projekts ist es sinnvoll, mindestens zwei verschiedene Versionen zu planen, z. B. ein optimistisches und ein pessimistisches Szenario.
Fragen Sie Ihre Kollegen um Rat, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie lange eine Aufgabe dauert oder wo sie in Ihrem umgekehrten Kalender steht. Sie können Ihnen eine bessere Vorstellung davon geben, wie lange eine Aufgabe dauert und was noch erledigt werden muss, bevor Aufgaben, die näher an der Deadline liegen, begonnen werden können.
3. Berücksichtigen Sie die verfügbaren Ressourcen
Bei der Planung eines Zeitplans für die Wiederaufnahme der Arbeit oder eines anderen Projekts ist es wichtig, den Umfang und die Ressourcen Ihrer Organisation zu verstehen, damit den Teammitgliedern die Aufgaben angemessen zugewiesen werden können. Die Neuzuweisung von Projekten oder Ressourcen aus anderen Projekten ist eine weitere Möglichkeit, sich auf die Unsicherheit von Projekten vorzubereiten. Überlegen Sie, ob Sie zusätzliche Hilfe benötigen, um einen vorgeschlagenen Termin einzuhalten.
Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung von Zuständigkeiten, wie sich Urlaub, Krankheit und andere Feiertage auf die Ergebnisse des Projekts auswirken. Es wird Ihnen leichter fallen, die Anzahl der Arbeitstage des Teams genau zu schätzen, wenn Sie wissen, was mit Ihren Teammitgliedern passiert.
4. Richten Sie die Ressourcen an den Schritten aus
Die Ausrichtung der Ressourcen an den Phasen ist für eine effektive Rückwärtsplanung notwendig, daher muss sichergestellt werden, dass die richtigen Personen oder Teams an einer bestimmten Aufgabe arbeiten. Finanzielle Ressourcen, Transportmittel und eine ganze Reihe anderer Ressourcen müssen an den festgelegten Bezugspunkten ausgerichtet werden.
Die Verwendung einer Anwendung zur Ressourcenverwaltung wie Teambook ist eine der effektivsten Methoden, um Ihre Projektressourcen zuzuweisen, insbesondere in dynamischen Umgebungen.
5. Probieren Sie verschiedene Arbeitskalender aus.
Möglicherweise müssen Sie mehrere Kalender ausprobieren, um herauszufinden, welcher für Ihre Projekte am besten geeignet ist. Ihr erstes Projekt muss nicht das letzte sein; vielleicht müssen Sie eine Zeit lang experimentieren, um den idealen Kalender zu finden.
Projektmanager können mithilfe moderner Planungstechnologien schnell und einfach verschiedene Modelle bauen. Nachdem sie einen Arbeitsplan erstellt haben, sollten sie die Meinung der Teammitglieder und Interessengruppen einholen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.
Achten Sie auf Ordnung, wenn Sie den Projektzeitplan vorstellen und um spezifische Ideen und Kommentare bitten. Achten Sie darauf, dass jeder eine Frist für seine Kommentare hat, damit es bei der Vereinbarung und Verteilung des endgültigen Zeitplans nicht zu Rückschlägen kommt.
Was Sie sich merken sollten
Projektmanager können die Arbeit ihrer Teams und den Projektfortschritt mithilfe von Arbeitskalendern überwachen. Mithilfe dieses Kalenders können Sie jede Aktivität in ihre einzelnen Bestandteile zerlegen und die Gesamtzeit schätzen, die für die Durchführung jeder einzelnen Aktivität benötigt wird.
Arbeitskalender sind ein wirksames Instrument, um Projekte übersichtlich und organisatorisch zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie fristgerecht abgeschlossen werden – selbst bei komplexen Projekten mit vielen beweglichen Teilen.
