Software per la gestione di team con più amministratori: confronto e guida all’uso

Per un team manager o un imprenditore che vuole migliorare l’efficienza, la pianificazione di un progetto è essenziale per il successo. La gestione di un progetto implica la gestione di numerosi vincoli, appuntamenti e scadenze, che richiedono anticipazione e organizzazione.

Il software di pianificazione o di gestione delle risorse è una soluzione computerizzata pensata per organizzare e ottimizzare le tue risorse dal punto di vista della gestione dei progetti, con l’obiettivo di migliorare la tua produttività.

Questi strumenti ti permettono di raccogliere in un “unica interfaccia i programmi, i tipi di incarico, le competenze del team e le risorse puramente materiali necessarie per il tuo progetto. Forniscono una panoramica di come le risorse umane e finanziarie dell” azienda sono allocate ai vari progetti in corso.

Il software di gestione delle risorse è stato progettato appositamente per pianificare, monitorare e ottimizzare l’uso delle risorse aziendali. Inoltre, aiuta a gestire i progetti, le attività e, se necessario, i budget associati alle risorse.

Perché utilizzare un software di pianificazione e gestione delle risorse?

L’utilizzo di un software dedicato offre molti vantaggi alle aziende e ai loro manager. Funzionano come un’appendice del tuo cervello e dei tuoi post-it, permettendoti di gestire un elenco di compiti, tenerne traccia e mobilitare le risorse necessarie. L’obiettivo finale è quello di renderti più produttivo e di indirizzare i tuoi sforzi in modo proficuo.

Queste soluzioni sono preziose per la pianificazione dei tuoi progetti, dalle attività quotidiane a breve termine alle proiezioni e previsioni utili per le anticipazioni a lungo termine. Facilitano il processo decisionale quando si tratta di dare priorità ai diversi progetti, fornendo ai responsabili una visione globale. Inoltre, consentono ai manager di visualizzare il carico di lavoro assegnato ai membri del team e di distribuirlo in modo più efficace.

Semplificando la gestione delle risorse, ti permettono di creare orari in pochi clic, di visualizzare le disponibilità di ognuno, di gestire le richieste di ferie e di pianificare le sostituzioni, il tutto per aumentare la produttività della tua azienda e ridurre i costi associati agli errori di pianificazione.

In generale, questi software aiutano a pianificare, tracciare e gestire progetti, attività e spese in tempo reale, migliorando l’efficienza e la produttività complessiva del progetto. Forniscono una panoramica completa di tutte le risorse della tua azienda.

Caratteristiche principali da ricercare

I software di pianificazione e gestione delle risorse offrono un’ampia gamma di funzioni per ottimizzare la pianificazione e il monitoraggio. Tra le più importanti ci sono :

Pianificazione e allocazione delle risorse

Permette di pianificare e assegnare le risorse a compiti e progetti. Le caratteristiche includono la gestione della disponibilità dei team e l “uso di metodi come il drag & drop per l” assegnazione.

Tracciamento di attività e progetti

Fornisce una visione chiara e in tempo reale dell’avanzamento delle attività e dei progetti. Questo include il monitoraggio del tempo e la gestione delle scadenze.

Gestione della capacità e del carico di lavoro

Ti permette di visualizzare il carico di lavoro dei tuoi team… e di gestire la capacità disponibile per garantire che nessuno sia sovraccarico o non occupato. Alcuni strumenti offrono una gestione della capacità a medio termine.

Rapporti e analisi

Genera rapporti dettagliati sull “utilizzo delle risorse, sulle finanze e sulle prestazioni del progetto. Questo aiuta l” analisi e il processo decisionale.

Gestione delle assenze e dei permessi

Centralizza la gestione delle richieste di congedo e delle assenze.

Collaborazione e comunicazione

Facilita la comunicazione interna e permette ai team di lavorare insieme su una piattaforma unificata o collaborativa.

Integrazione

La capacità di integrarsi con altri strumenti di gestione dei progetti, CRM, calendari o sistemi HR è un punto di forza.

Viste personalizzabili

Offre diverse viste (calendario, Gantt, Kanban, dashboard, ecc.) per adattarsi alle esigenze degli utenti e dei progetti.

Funzioni finanziarie

Alcuni pacchetti software includono la gestione del budget, il monitoraggio delle spese, la previsione dei ricavi e dei costi e il supporto alla fatturazione.

Avvisi e notifiche

Sistema di notifica per modifiche o conflitti di orario.

Gestione dei dati

Elenco esaustivo di risorse, sistema di tag e filtri avanzati, importazione di dati.

Accesso mobile

Disponibilità di un’applicazione mobile per gestire gli orari da remoto.

Le fasi della pianificazione delle risorse

Una pianificazione efficace delle risorse segue generalmente un processo strutturato. Secondo il modello di Gantt, spesso utilizzato nella gestione dei progetti, ci sono diverse fasi chiave:

Divisione in fasi

Si tratta di suddividere il progetto in ordine cronologico, elencando i compiti, le persone coinvolte e le scadenze per ogni fase. Si inizia con un inventario dei progetti attuali e futuri e con la definizione degli obiettivi a breve, medio e lungo termine.

Priorità

I compiti vengono poi classificati in ordine di priorità e ogni deliverable viene descritto in dettaglio. Gli obiettivi vengono poi classificati in base alle priorità.

Programmazione

Questa fase affina la definizione delle priorità, evidenzia le interdipendenze tra le attività e determina se queste debbano essere elaborate in modo sequenziale o simultaneo.

Il programma

È qui che si stabiliscono le scadenze (studi preliminari, test, approvazioni del cliente, consegna, ecc.), si definiscono i possibili margini di tempo aggiuntivi e si redige il budget previsionale. I compiti vengono assegnati in base alle competenze e alla disponibilità di ogni persona, si definiscono i responsabili di ogni fase e si verifica che il carico di lavoro sia realistico.

Identificare i rischi

Per garantire che il calendario sia realistico, è fondamentale tenere conto dei potenziali problemi (difetti, assenze, tagli al budget) in modo da poterli evitare o risolvere. Si possono prevedere diversi scenari e soluzioni. È importante anticipare e gestire gli imprevisti.

È inoltre essenziale comunicare chiaramente queste informazioni al team e monitorare regolarmente i progressi, in modo da poter modificare la pianificazione per tenere conto di circostanze impreviste e feedback.

Selezione del miglior software di pianificazione e gestione delle risorse

La scelta del software migliore dipende dalle esigenze specifiche di ogni azienda. Ecco una panoramica degli strumenti più performanti secondo le fonti, classificati per categoria o punti di forza:

Teambook

Spesso citata come la scelta migliore per la sua facilità di implementazione e la migliore per le aziende agili da 10 a 100 persone.

Voto 9.8/10 e 4.7/5 su Software Advice. Apprezzato per la sua interfaccia semplice, intuitiva e visiva e per i prezzi basati sui progetti, non sugli utenti.

Offre la pianificazione del team di progetto, la gestione della capacità a medio termine e il monitoraggio in tempo reale, con funzioni come il drag-and-drop. È un software svizzero, rinomato per il suo supporto reattivo e l’eccellente rapporto qualità-prezzo.

Resource Guru

Un buon software per le grandi aziende internazionali… e adatto ai grandi gruppi.

Voto 9.3/10. Resource Guru è apprezzato per la sua capacità di gestire non solo i dipendenti ma anche le attrezzature e le sale riunioni.

Più di 3.000 enti lo utilizzano in circa 100 paesi di lingua inglese e ne apprezzano l’integrazione con i processi esistenti (CRM, SSO), le dashboard personalizzabili e facili da usare e la panoramica ergonomica con codici a colori appariscenti.

Elapseit

Molto pratico per i gestori che fatturano direttamente ai clienti i loro servizi. Valutata con 5 stelle da Capterra e descritta come una soluzione affidabile e potente, che unisce facilità d’uso, trasparenza e prestazioni.

Supporta i professionisti dall’avvio del progetto fino alla fatturazione, includendo la gestione delle spese e la generazione di fatture con un solo clic.

Teamdeck

Spesso viene citato per l “ottimo rapporto qualità-prezzo e la facilità d” uso. È utilizzato a livello internazionale e consente una gestione illimitata dei progetti e dei membri del team. Viene descritto come uno strumento completo che copre la pianificazione dei progetti, le previsioni di consegna e la gestione del budget.

Runn.io

È considerato il software di pianificazione preferito dai team di prodotto. La sua piattaforma enfatizza la velocità e l’agilità, aiutando a conciliare i “grandi progetti” con il “rispetto delle scadenze e dei budget”.

Mette sotto controllo la tua pipeline con previsioni finanziarie (ricavi, profitti, costi) e fornisce una panoramica dei progetti, compresa la salute finanziaria. Consente una pianificazione e un’allocazione rapida in pochi secondi.

Float.com

La scelta giusta per le agenzie digitali.

Con una valutazione di 7,8/10, ti permette di definire gli orari di lavoro, di personalizzare i parametri dei dipendenti (competenze, redditività) e di sincronizzarli con i calendari e gli strumenti di gestione dei progetti esistenti. Fornisce un monitoraggio del budget in tempo reale e permette di confrontare facilmente le ore stimate con quelle effettive. Il prezzo è per persona gestita, con progetti e accessi illimitati.

Parallasse

Una buona alternativa per i team di marketing. Con una valutazione di 7/10, si concentra sulla gestione dei dati frammentati per la crescita del business. Offre una facile integrazione con i principali CRM, previsioni di capacità e report sulle assunzioni e consente di regolare i carichi di lavoro dei team in tempo reale.

Lunedì.com

Consigliato per una pianificazione, un “allocazione e un monitoraggio efficienti dell” uso delle risorse. È una piattaforma flessibile con numerosi moduli personalizzabili. Ti permette di creare orari, tenere traccia delle ore e gestire le risorse attraverso un sistema di stati e scadenze.

Wrike

Un software di gestione dei progetti che include uno strumento di pianificazione per sfruttare le risorse e raggiungere gli obiettivi di produttività. Aiuta a stabilire le priorità e a gestire le attività, facilita l’identificazione delle persone giuste per i progetti e offre una piattaforma unificata con numerose integrazioni.

Pianificazione del personale

Software di rilevazione automatica delle presenze per i team. Ti aiuta a pianificare il personale, a gestire gli orari, le assenze, le ferie e le sostituzioni. È intuitivo e collaborativo.

Pianificazione visiva

Uno strumento collaborativo, intuitivo e flessibile per gestire e ottimizzare le risorse in tutti i settori. Facilita la pianificazione drag-and-drop, gestisce diversi tipi di risorse (umane, materiali, interventi, formazione) ed è accessibile tramite un’applicazione mobile.

Costi e opzioni gratuite

Le opzioni di prezzo variano notevolmente da un pacchetto software all’altro. Alcuni offrono prezzi per utente, mentre altri, come Teambook, si basano sul numero di progetti attivi.

Molti pacchetti software offrono versioni gratuite o prove gratuite.

Teambook offre una prova gratuita di 30 giorni e ha un piano da 3 euro al mese che dà accesso a tutte le funzioni di pianificazione per un massimo di 10 progetti attivi. I piani a pagamento partono da 45€ al mese per un pacchetto di 40 progetti, utenti e clienti illimitati.

Elapseit offre una versione gratuita per le aziende con meno di 2 utenti, ma per usufruirne è necessario contattare l’editore. Offre anche una prova gratuita. Il prezzo dipende poi dal numero di utenti.

Teamdeck offre una prova gratuita di 7 giorni con tutte le funzionalità. I suoi piani a pagamento sono considerati convenienti, a partire da 6 dollari al mese.

Float offre una prova gratuita di 30 giorni senza vincoli, seguita da un prezzo per utente a partire da 10 dollari per le funzioni standard.

Conclusione: scegliere il software giusto per il tuo team

Il software di pianificazione e gestione delle risorse è uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che voglia ottimizzare la produttività e garantire il successo dei propri progetti. Centralizzando le informazioni, facilitando la pianificazione e il monitoraggio e migliorando la comunicazione, consente di risparmiare tempo prezioso e di utilizzare le risorse in modo più efficiente.

Il mercato offre una varietà di strumenti, ognuno con i propri punti di forza e indirizzato a diversi tipi di attività o esigenze (piccole o grandi aziende, agenzie digitali, team di prodotto, PMI edili, ecc.) Per scegliere il software giusto, è fondamentale valutare le tue esigenze specifiche in termini di funzionalità (pianificazione, tracciamento del tempo, gestione delle capacità, reportistica, integrazioni), dimensioni del team, settore di attività e, ovviamente, budget. Esplorare le opzioni e le prove gratuite può essere un ottimo primo passo per verificare l’idoneità dello strumento per la tua organizzazione.