Tutto quello che c’è da sapere sulla pianificazione del team di progetto

Siete alle prime armi con l’organizzazione di team di progetto? Ecco tutte le informazioni necessarie per iniziare.

Le organizzazioni possono trarre significativi vantaggi finanziari e commerciali dalla pianificazione dei team, che supporta la loro crescita e i loro obiettivi strategici. A tal fine, è necessario utilizzare un processo completo di pianificazione del team.

Ma cos’è la pianificazione del team, come si attua e perché è il segno di un team ad alte prestazioni? Scopriamolo!

Che cos’è la pianificazione del team?

Il processo di definizione dei piani operativi e strategici annuali del vostro team è noto come pianificazione del team. Si tratta di allineare attentamente il lavoro del personale alla direzione generale dell’azienda. Definendo gli obiettivi strategici del team e suddividendoli in progetti, obiettivi e attività specifiche, si ottiene una chiara tabella di marcia per il successo. La pianificazione del team ci aiuta a vedere il quadro d’insieme, permettendoci di allargare lo sguardo e di non concentrarci solo sulle attività quotidiane.

Questo tipo di preparazione garantisce che tutti i membri del team sappiano esattamente cosa devono fare per avere successo. Inoltre, vi permette di dimostrare come il vostro team risponda alle esigenze e come i vostri sforzi contribuiscano alla redditività dell’azienda.

Perché sviluppare un piano in team?

Sviluppando un piano, il team si concentra e si allinea strategicamente. In questo modo si garantisce che ogni attività svolta dal personale vada a beneficio dell’azienda.

Semplificando il processo di determinazione delle priorità e di allocazione delle risorse necessarie, elimina le incertezze associate alla pianificazione dei progetti. Inoltre, pianificando in anticipo, diventa più facile determinare se si dispone delle risorse necessarie per soddisfare le priorità aziendali o se è necessario assumere altro personale.

Alcune aziende non utilizzano la pianificazione del team perché pensano che sia noiosa e richieda molto tempo. Perché prendersi il tempo di essere più precisi quando il business plan serve come base per l’analisi?

Purtroppo si tratta di una falsa economia. Il “quadro generale” è troppo grande senza un piano di squadra. Se non c’è una supervisione a livello di team, il vostro team può lavorare sulle cose sbagliate nel momento sbagliato senza nemmeno rendersene conto.

È necessario un piano di squadra?

Ogni team, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di attività, ha bisogno di una strategia. La differenza tra la speranza di raggiungere gli obiettivi e il loro effettivo raggiungimento sta in un piano di squadra. Se volete che il vostro team raggiunga prestazioni di alto livello, è uno strumento indispensabile.

• Sapete quali obiettivi si è posta l’azienda per quest’anno?
• Sapete come il nostro team sta contribuendo a questi obiettivi?
• Sapete qual è il vostro contributo personale a questi obiettivi?
• Sapete esattamente cosa significa il successo per voi personalmente e per il team?

Se non riuscite a rispondere a queste domande, dovreste elaborare rapidamente un piano di squadra!

Perché è necessario un piano di squadra? Perché senza un piano di squadra, i membri del team non sapranno esattamente cosa deve essere fatto, quando e perché, o se è stato fatto con successo.

La coesione del team, la motivazione e la produzione possono risentire di una mancanza di pianificazione, ad esempio:

• Dare priorità ad attività non importanti perché non si capisce l’importanza di specifici risultati o quando sono necessari.
• Dare la priorità a se stessi rispetto agli obiettivi del team e rimandare inavvertitamente i progetti importanti.
• Mancanza di motivazione dovuta all’ignoranza del ruolo cruciale che svolgono per il successo delle aziende.
• Delusione per non aver ricevuto un feedback sui risultati ottenuti rispetto agli indicatori chiave di prestazione.

Quali sono i vantaggi della pianificazione in team?

La pianificazione del team ha molti vantaggi per l’azienda, il team e l’individuo. Partecipando alla pianificazione del team, è possibile creare un team più soddisfatto e coeso, raccogliendo al contempo significativi vantaggi finanziari e commerciali.

Fare la differenza per la vostra attività

Attraverso la pianificazione del team, che sincronizza il lavoro con la strategia aziendale, il team sostiene attivamente l’espansione e il successo dell’azienda. I team con un piano hanno maggiori probabilità di ottenere buoni risultati e di dimostrare il loro valore per l’azienda.

Assegnare i migliori membri del team e preparare i progetti in anticipo sono due aspetti della pianificazione del team. Si tratta della cosiddetta pianificazione delle risorse, che ha dimostrato di aumentare la produttività e ridurre le inefficienze, con il risultato di un lavoro più rapido, efficiente e intelligente.

Costruire il gruppo

La pianificazione del team favorisce la crescita del gruppo e riduce il turnover sfavorevole dei dipendenti.

Offre alle persone un palcoscenico su cui possono mettere in mostra i loro particolari talenti ed essere riconosciute per i loro contributi. Inoltre, individua le aree in cui il personale può migliorare le proprie competenze, in modo da essere pronto per il futuro. Inoltre, assicura che il team non sia né sovraccarico né sottoutilizzato – una tecnica nota come value for money – che massimizza la produttività del team senza impoverirlo.

Esaminando gli obiettivi del team, i suoi principi fondamentali e il modo in cui i membri lavorano insieme piuttosto che agire da soli, la pianificazione del team promuove anche la coesione.

Quando i membri di un team si sentono responsabilizzati e impegnati, producono un lavoro eccellente e rimangono nel team, il che favorisce sia le prestazioni che la fidelizzazione dei dipendenti. Il fornitore di software per le paghe Gusto riporta che il 37% dei lavoratori cita “lavorare con un team eccellente” come motivazione principale per rimanere nella propria azienda.

Riconoscere i problemi in modo proattivo

La pianificazione del team consente di anticipare i problemi prima che si presentino e di sviluppare piani per risolverli, come ad esempio i vincoli di risorse, i conflitti o i colli di bottiglia. È l’epitome del proverbio “prevenire è meglio che curare”.

Contribuisce inoltre alla pianificazione della capacità, una procedura strategica cruciale per determinare se l’azienda dispone delle risorse necessarie per i progetti in portafoglio. Se prevedete di essere sotto organico, una strategia di squadra accurata vi fornirà anche materiale da presentare alla direzione per richiedere risorse aggiuntive.

Cosa distingue la pianificazione dell’esecuzione del team dalla pianificazione della strategia del team?

Un piano strategico del team descrive gli obiettivi che un team deve raggiungere per sostenere gli obiettivi generali dell’azienda. Un piano di esecuzione fornisce al team istruzioni dettagliate su come raggiungerli.

Raggiungere un obiettivo non è la stessa cosa che fissarne uno. Lo sviluppo di un piano di squadra completo, che comprenda sia la direzione strategica che l’organizzazione dell’attuazione, garantisce che il vostro gruppo mantenga gli impegni presi.

Assicuratevi che i piani di esecuzione e di strategia siano ben collegati. Le cose andranno male se c’è una discrepanza tra la strategia di esecuzione e il piano strategico del team.

Un piano di esecuzione descrive ciò che deve essere fatto, quando e da chi. Per garantire che ogni membro del team capisca come il suo contributo si inserisce nel quadro generale, è utile fornire una panoramica delle interdipendenze. L’obiettivo è quello di mettere tutti d’accordo.

Inoltre, risolve un problema spesso trascurato sul posto di lavoro: le persone sono troppo imbarazzate per chiedere aiuto quando non sanno cosa fare. Non date mai per scontato che i membri del vostro team siano in grado di convertire da soli obiettivi astratti in strategie realizzabili basate sui compiti. Fornite loro una chiara tabella di marcia per il raggiungimento degli obiettivi individuali e organizzativi utilizzando la pianificazione di gruppo.

Qual è la procedura di pianificazione del team?

La pianificazione del team prevede le seguenti fasi:

1. Focus strategico: per capire come il team si inserisce nel più ampio piano aziendale per l’anno, il team leader parlerà con l’alta direzione in questa fase. Si parlerà della direzione generale dell’azienda e di ciò che si vuole ottenere nel corso del prossimo anno. Discuteranno poi del ruolo che il loro team dovrebbe svolgere nel raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.
2. Sessione di pianificazione del team: questa riunione dei membri del team offre l’opportunità di discutere gli obiettivi per l’anno successivo. Di solito inizia con una presentazione da parte del caposquadra su come il loro lavoro si inserisce nel piano aziendale e una dichiarazione degli obiettivi annuali del team. I membri del team lavorano poi insieme per decidere come ciascuno di loro raggiungerà questi obiettivi.
3. Creazione del piano di gruppo: dopo la riunione di pianificazione del gruppo, il piano di gruppo viene formalizzato e documentato. Farete regolarmente riferimento a questo testo vivente. Ogni membro del team lo userà per rivedere le proprie missioni, le scadenze e gli indicatori chiave di prestazione. I leader del team lo useranno anche per monitorare i progressi complessivi del team verso gli obiettivi.
4. Verifica del piano del team: valutare regolarmente i progressi è essenziale per garantire che gli obiettivi siano rispettati. Può essere una buona idea organizzare una riunione formale di revisione ogni trimestre. Potete anche inserire la “revisione del piano del team” nell’ordine del giorno delle vostre riunioni settimanali o mensili.

Quando si pianifica un team, chi è coinvolto?

Le seguenti persone devono essere coinvolte nella pianificazione del team:

La squadra completa

La pianificazione di gruppo richiede la partecipazione dell’intero gruppo. Intendiamo fare affari. Non è solo un vantaggio. Il coinvolgimento di ogni membro del team nel processo di pianificazione è fondamentale.

È nell’interesse dei team leader conoscere le risorse di cui dispongono e le competenze e i punti di forza che possiedono. Parlando con le persone che fanno il lavoro ogni giorno, i team leader possono valutare onestamente la fattibilità delle loro idee.

Inoltre, conferisce a ciascun membro del team un senso di autorità e di responsabilità per l’anno a venire e chiarisce il loro importante ruolo all’interno del progetto complessivo.

Il/i capitano/i della squadra

Il ruolo del team leader è fondamentale. È il collegamento tra il team e l’esecuzione operativa, nonché tra l’alta direzione e la strategia. Prende l’iniziativa nelle discussioni e garantisce che la giornata raggiunga i suoi obiettivi il giorno della sessione di pianificazione del team.

Un supervisore esecutivo

Per avere queste conversazioni cruciali sulla pianificazione strategica, il team leader dovrà interagire con un membro più anziano dell’organizzazione. A seconda delle dimensioni e della struttura del team, può trattarsi di un colloquio diretto con un membro dell’alta direzione. Può anche trattarsi di un membro del middle management. In entrambi i casi, è necessario che un senior manager comunichi gli obiettivi strategici al team a tutti i livelli della gerarchia dell’organizzazione.

Un coordinatore terzo

Può essere utile ricorrere a un facilitatore esterno, soprattutto se il team è numeroso. La loro esperienza professionale e la loro comprensione dei metodi di pianificazione del team possono aiutarvi a sviluppare un piano di squadra più efficace di quanto potreste fare da soli.

Possono essere molto utili anche nelle riunioni di pianificazione del team. Permettono al caposquadra di concentrarsi sull’interazione con il proprio team, supervisionando il programma e l’organizzazione della giornata.

Quando è il momento giusto per pianificare in team?

In linea di principio, la pianificazione del team dovrebbe avvenire una volta all’anno, dopo la presentazione della strategia generale dell’organizzazione. La strategia del team dovrebbe riguardare solo i sei-dodici mesi successivi. Se si aspetta più di un anno, è possibile che le priorità dell’azienda cambino e che il piano diventi obsoleto.

Con quale frequenza deve essere rivista la strategia del team?

È consigliabile effettuare una valutazione trimestrale del vostro piano di squadra. Questo vi permetterà di monitorare i progressi verso gli obiettivi e di cambiare rotta, se necessario, per raggiungerli.

Rivedendo la vostra strategia di squadra, potete anticipare questi problemi e agire rapidamente per evitare che deraglino il vostro obiettivo annuale.

Cinque componenti di una strategia di squadra di successo

Non esiste una formula fissa per la pianificazione di una squadra. Sta a voi elaborare una strategia che sia vantaggiosa per voi e per il vostro gruppo. Tuttavia, ci sono diversi elementi essenziali da includere.

Obiettivo

Per essere produttivi, i team devono riunirsi intorno a un obiettivo comune. Come minimo, questa sezione dovrebbe spiegare come il lavoro del team si inserisce nell’azienda nel suo complesso in termini operativi. Ma si può anche parlare degli obiettivi e dei principi del team, a seconda della cultura della vostra organizzazione. Qual è la passione del vostro team? Che cosa li rende attivi? Come comunicano con gli altri membri dell’azienda?

Organizzazione metodica

L’allineamento strategico tra il team e l’azienda nel suo complesso è illustrato nella sezione dedicata al piano strategico. Oltre a fornire dettagli di alto livello sulle azioni che il vostro team intraprenderà, dovreste fare riferimento alle aree del piano organizzativo che il vostro team sosterrà. Queste devono essere classificate in ordine di importanza sia per gli obiettivi strategici che per la performance finanziaria.

Piano di esecuzione

Questa sezione fornisce un piano dettagliato e basato sui compiti. Suddivide le attività dell’anno in progetti di squadra distinti. Contiene dettagli sul calendario, le risorse necessarie, il budget, gli indicatori chiave di prestazione, ecc.

Il piano di esecuzione può aiutare a determinare l’interdipendenza dei progetti e a prevenire i conflitti, come le richieste contrastanti per le stesse risorse. Anticipando questi conflitti, è possibile allocare le risorse in modo più saggio ed evitare colli di bottiglia potenzialmente costosi.

Un piano di esecuzione contribuisce anche alla pianificazione delle capacità, consentendo di valutare la disponibilità delle risorse e di sviluppare piani adeguati per la realizzazione di progetti futuri.

Preparazione alle emergenze

Uno degli elementi essenziali della pianificazione del team è la pianificazione degli imprevisti. Se X, allora Y” è la chiave. Se le circostanze cambiano, avete la libertà di modificare o riorganizzare il vostro piano. Secondo uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review, i pianificatori “se-allora” hanno il 300% di probabilità di successo in più rispetto ai pianificatori “fissi”. Quindi, se potete, inserite un po’ di flessibilità nel piano del vostro team.

È preferibile assegnare i membri del team a un altro progetto, piuttosto che lasciarli inattivi e sottoutilizzati, se uno dei vostri progetti dipende dal completamento puntuale del progetto di un altro team e la tabella di marcia di quel progetto slitta.

Monitoraggio e misurazione

Il modo in cui monitorerete i progressi rispetto alla strategia deve essere descritto nel piano del team. Questo piano può essere applicato solo a livello di progetto o di team. Può anche prendere in considerazione le prestazioni di ciascun membro del team separatamente. È essenziale chiarire che i membri del team non saranno messi sotto pressione o umiliati se le loro prestazioni non raggiungono gli indicatori di performance chiave. L’obiettivo è piuttosto quello di verificare che il piano vada nella giusta direzione e, in caso contrario, di apportare le modifiche necessarie per cambiare rotta.

Sei linee guida per una riunione produttiva di pianificazione del team

1. Invitate le persone giuste. Sapete già che dovete coinvolgere tutto il vostro team, i capisquadra e un dirigente, perché abbiamo già parlato dell’importanza di coinvolgere le persone giuste nella pianificazione del team. Per prendere appunti e registrare i risultati, potete anche chiedere l’aiuto di un facilitatore.
2. Stabilite un’agenda convincente. È fantastico riunire tutta la squadra. Ma il pandemonio può scatenarsi in qualsiasi momento. Assicuratevi quindi di fissare obiettivi chiari e di rispettarli. Ricordate che lo scopo di questa riunione è documentare i piani e gli obiettivi per il resto dell’anno.
3. Iniziare con una nota positiva. Iniziate la riunione con un’attività che si concentri sui punti di forza del team, per aiutare tutti a entrare nello stato d’animo giusto. Chiedete a tutti di elencare qualcosa del proprio team o del luogo di lavoro per cui sono grati, ad esempio. Poi ognuno mette i fogli in una palla e se li tira addosso. Una volta che tutto è ben mescolato, ognuno sceglie un pezzo di carta da leggere ad alta voce al gruppo.
4. Stabilire uno spazio sicuro: è essenziale che tutti si sentano a proprio agio nel dire ciò che pensano durante il processo di pianificazione, che può riguardare argomenti difficili. Fate capire che apprezzate e incoraggiate l’apertura e le critiche costruttive. Tuttavia, per evitare che i “brontoloni” prendano il sopravvento, è bene essere consapevoli della loro presenza e avere un piano per affrontarli.
5. Fate un cambiamento: potreste decidere di dividervi in piccoli gruppi per il lavoro della sessione di pianificazione. Tuttavia, il “pensiero di gruppo” può compromettere seriamente il processo di pianificazione. Limita il personale ad argomenti che già conosce, soffocando la creatività e le nuove idee. Se possibile, cercate di far ruotare le persone in modo che non si limitino a conversare quotidianamente con i colleghi.
6. Tempo di pausa. Assicuratevi che il gruppo abbia abbastanza tempo libero. I compagni di squadra stanchi non saranno altrettanto motivati o inventivi. Evitate di sovraccaricare la riunione o di farla durare troppo a lungo. È meglio organizzare due sessioni più brevi che una più lunga.

App e strumenti per la pianificazione del team

Mettete fine alla ricerca di un “modello di pianificazione delle risorse del team in Excel”. Investite invece in uno strumento di pianificazione del team adatto alle vostre esigenze.

Un software di pianificazione delle risorse dedicato come Teambook, ad esempio, è dotato di strumenti e automatismi che consentono di

• Definire le competenze e analizzare la disponibilità dei membri del team.
• Assegnare i compiti dei team di progetto in modo operativo
• Pianificare la capacità per i progetti futuri ed effettuare le richieste di risorse necessarie.
• Identificare i colli di bottiglia e riallocare le risorse ad altri progetti con un semplice click
• Monitorare il carico di lavoro e confrontarlo con i tempi previsti

Sembra meglio, non è vero, che copiare e incollare continuamente fogli e celle?

Ci auguriamo di aver reso convincente la pianificazione dei team nella vostra azienda.

“Non pianificare è pianificare di fallire”, come dice il proverbio.

Ecco perché i team di maggior successo strutturano, focalizzano e valutano il loro lavoro utilizzando metodi collaudati come la pianificazione delle risorse, la pianificazione delle capacità, la gestione dei progetti, la gestione del portafoglio e la pianificazione dei team, tra gli altri.