¿Es la primera vez que organiza equipos de proyecto? Aquí tienes toda la información que necesitas para empezar.
Las organizaciones pueden obtener importantes beneficios financieros y empresariales de la planificación de equipos, que apoya su crecimiento y sus objetivos estratégicos. Para lograrlo, debe utilizarse un proceso integral de planificación y organizacion del trabajo en equipo.
Pero, ¿qué es la planificación de equipos, cómo se aplica y por qué es el signo de un equipo de alto rendimiento? Averigüémoslo.
¿Qué es la planificación en equipo?
El proceso de establecer los planes operativos y estratégicos anuales de su equipo se conoce como planificación de equipo. Consiste en alinear cuidadosamente el trabajo del personal con la dirección general de la empresa. Al definir los objetivos estratégicos de su equipo y desglosarlos en proyectos, objetivos y actividades específicos, proporciona una hoja de ruta clara para el éxito. La planificación de equipos nos ayuda a ver el panorama general, ya que nos permite ampliarlo y no centrarnos únicamente en las tareas cotidianas.
Hoy en día utilizamos herramientas de planificación de gatos para crear proyectos. Se trata de una herramienta de colaboración cuyo objetivo es organizar tus recursos, como tus empleados. Tus empleados tienen funciones y responsabilidades, y en función de sus habilidades, puedes incluirlos fácilmente en tus proyectos.
equipo.
Este tipo de preparación garantiza que todos los miembros de su equipo sepan exactamente lo que tienen que hacer para tener éxito. También le permite demostrar cómo su equipo satisface las necesidades y cómo sus esfuerzos contribuyen a la rentabilidad de la empresa.
¿Por qué elaborar un plan en equipo?
Al desarrollar un plan, su equipo ganará en concentración y alineación estratégica. Garantiza que cada tarea realizada por su personal beneficie a su negocio.
El objetivo es que este proceso sea muy automático.
Al simplificar el proceso de determinación de prioridades y asignación de los recursos necesarios, elimina las incertidumbres asociadas a la planificación de proyectos. Es más, al planificar con antelación, resulta más fácil determinar si se dispone de los recursos necesarios para cumplir las prioridades empresariales o si es preciso contratar personal adicional.
Algunas empresas no utilizan la planificación por equipos porque creen que es tediosa y lleva mucho tiempo. ¿Por qué tomarse el tiempo de ser más preciso cuando el plan de negocio sirve de base para el análisis?
Por desgracia, se trata de una falsa economía. El «panorama general» es demasiado amplio sin un plan de equipo. Tu equipo puede estar trabajando en cosas equivocadas en el momento equivocado sin ni siquiera darse cuenta si no hay supervisión a nivel de equipo. Esto conducirá inevitablemente a una caída en el rendimiento de su empresa.
Puede aumentar el desempeño, la recopilación de información, la comunicación y la colaboración dentro de su empresa con sólo asignar correctamente sus recursos.
¿Es necesario un plan de equipo?
Todo equipo, sea cual sea su tamaño o sector de actividad, necesita una estrategia. La diferencia entre ESPERAR alcanzar sus objetivos y alcanzarlos realmente radica en un plan de equipo. Si quieres que tu equipo rinda a un alto nivel, es una herramienta indispensable.
- ¿Sabe qué objetivos se ha fijado la empresa para este año?
- ¿Sabe cómo contribuye nuestro equipo a estos objetivos?
- ¿Sabes cuál es tu contribución personal a estos objetivos?
- ¿Sabe exactamente qué significa el éxito para usted personalmente y para el equipo?
Si no puede responder a estas preguntas, debería elaborar rápidamente un plan de equipo. Puede aumentar considerablemente su rendimiento a largo plazo con un sencillo proceso.
¿Por qué necesita un plan de equipo? Pero sin un plan de equipo, los miembros de su equipo no sabrán exactamente qué hay que hacer, cuándo ni por qué, ni si se ha hecho con éxito.
La cohesión del equipo, la motivación y la producción pueden verse afectadas por la falta de planificación, por ejemplo:
- Dar prioridad a actividades sin importancia porque no comprenden la importancia de los resultados específicos o cuándo son necesarios.
- Dar prioridad a uno mismo sobre los objetivos del equipo y posponer inadvertidamente proyectos importantes.
- Falta de motivación por desconocimiento del papel crucial que desempeñan en el éxito de las empresas.
- Decepción por no recibir información sobre los indicadores clave de resultados.
¿Cuáles son las ventajas de la planificación en equipo?
La planificación de equipos tiene muchas ventajas para la empresa, el equipo y el individuo. Participar en la planificación de equipos permite crear un equipo más satisfecho y cohesionado, al tiempo que se obtienen importantes recompensas económicas y empresariales. También reduce el estrés de los directivos. Cada empleado afrontará sus responsabilidades si no rinde.
Marcar la diferencia en su empresa
Mediante la planificación de equipos, que sincroniza el trabajo con la estrategia empresarial, su equipo apoya activamente la expansión y el éxito de la empresa. Los equipos con un plan tienen más probabilidades de rendir bien y demostrar su valor para la empresa.
Está demostrado que la gestión de recursos es una medida eficaz para aumentar el desempeño, el liderazgo y reducir la pérdida de tiempo. Planificar los recursos significa gestionar las partes interesadas, el capital humano y el capital financiero de la empresa.
Asignar a los mejores miembros del equipo y preparar los proyectos con antelación son dos aspectos de la planificación de equipos. Esto se conoce como planificación de recursos, y se ha demostrado que aumenta la productividad y reduce las ineficiencias, lo que se traduce en un trabajo más rápido, eficiente e inteligente.
Construir su grupo
La planificación de equipos fomenta su crecimiento y reduce la rotación desfavorable de empleados.
Ofrece a las personas un escenario en el que pueden mostrar sus talentos particulares y ser reconocidas por sus contribuciones. También señala las áreas en las que su personal puede mejorar sus habilidades, de modo que esté preparado para el futuro. Además, garantiza que su equipo no esté sobrecargado ni infrautilizado -una técnica conocida como value for money-, que maximiza la productividad del equipo sin agotarlo.
Al examinar los objetivos del equipo, sus principios fundamentales y la forma en que sus miembros trabajan juntos en lugar de actuar por separado, la planificación del equipo también fomenta la cohesión.
Cuando los miembros de un equipo se sienten capacitados y comprometidos, realizan un trabajo excelente y permanecen en el equipo, lo que favorece tanto el rendimiento como la retención de los empleados. El proveedor de software de nóminas Gusto señala que el 37 % de los trabajadores cita «trabajar con un gran equipo» como su principal motivación para permanecer en su empresa. La gestión de recursos humanos y la retención de empleados serán más fáciles
Reconocer los problemas de forma proactiva
La planificación de equipos permite anticiparse a los problemas antes de que surjan y elaborar planes para resolverlos, como las limitaciones de recursos, los conflictos o los cuellos de botella. Es la personificación del proverbio «más vale prevenir que curar».
También contribuye a la planificación de la capacidad, un procedimiento estratégico crucial para determinar si su empresa dispone de los recursos necesarios para los proyectos en cartera. Si prevé quedarse corto de personal, una estrategia de equipo minuciosa también le proporcionará material para presentar a su dirección y solicitar recursos adicionales.
Sin embargo, gracias a los calendarios, estaremos en el centro de todos los periodos de trabajo de sus empleados. Cada empleado será responsable de crear sus propias tareas en su calendario. La comunicación es crucial para el rendimiento.
¿Qué distingue la planificación de la ejecución de un equipo de la planificación de la estrategia de un equipo?
Un plan estratégico de equipo describe los objetivos que debe alcanzar un equipo para apoyar los objetivos generales de la empresa. Un plan de ejecución da al equipo instrucciones detalladas sobre cómo conseguirlo.
Alcanzar un objetivo no es lo mismo que fijarlo. Elaborar un plan de equipo completo, que abarque tanto la dirección estratégica como la organización de la ejecución, garantiza que su grupo cumpla sus compromisos.
Asegúrese de que sus planes de ejecución y estrategia están bien relacionados. Las cosas irán mal si hay discrepancias entre tu estrategia de ejecución y el plan estratégico de tu equipo.
Un plan de ejecución describe lo que hay que hacer, cuándo y por quién. Para que cada miembro del equipo entienda cómo encaja su contribución en el panorama general, es útil ofrecer una visión general de las interdependencias. El objetivo es que todos estén de acuerdo.
También resuelve un problema que a menudo se pasa por alto en el lugar de trabajo: la gente se avergüenza demasiado de pedir ayuda cuando no sabe qué hacer. Nunca dé por sentado que los miembros de su equipo serán capaces de convertir por sí solos objetivos abstractos en estrategias basadas en tareas alcanzables. Proporcióneles una hoja de ruta clara para el logro individual y organizativo mediante la planificación de equipos.
¿Cuál es el procedimiento de planificación en equipo?
La planificación del equipo incluye los siguientes pasos:
- Enfoque estratégico: para comprender cómo encaja su equipo en el plan empresarial más amplio para el año, el jefe de equipo hablará con la alta dirección en esta fase. Hablarán de la dirección general de la empresa y de lo que quiere conseguir el año que viene. A continuación, debatirán el papel que debe desempeñar su equipo en la consecución de los objetivos de la empresa.
- Sesión de planificación del equipo: Esta reunión de los miembros del equipo brinda la oportunidad de debatir los objetivos para el año siguiente. Suele comenzar con una presentación del jefe de equipo sobre cómo encaja su trabajo en el plan de la empresa y una declaración de los objetivos anuales del equipo. A continuación, los miembros del equipo trabajan juntos para decidir cómo alcanzará cada uno de ellos estos objetivos.
- Creación del plan del equipo: Tras la reunión de planificación del equipo, se formaliza y documenta el plan del equipo. Consultará este texto vivo con regularidad. Cada miembro del equipo lo utilizará para revisar sus misiones, plazos e indicadores clave de rendimiento. Los jefes de equipo también lo utilizarán para supervisar el progreso general del equipo hacia los objetivos.
- Revisión del plan del equipo: Evaluar periódicamente los progresos es esencial para garantizar que los objetivos van por buen camino. Puede ser una buena idea celebrar una reunión formal de revisión cada trimestre. También puede incluir la «revisión del plan del equipo» en el orden del día de sus reuniones semanales o mensuales.
¿Quién participa en la planificación de un equipo?
Las siguientes personas deben estar incluidas en la planificación del equipo:
La plantilla al completo
La planificación en equipo requiere la participación de todo el grupo. Hablamos en serio. No es sólo una ventaja. La participación de todos los miembros del equipo en el proceso de planificación es crucial.
A los jefes de equipo les interesa saber con qué activos cuentan y qué habilidades y puntos fuertes poseen. Hablando con las personas que hacen el trabajo cada día, los jefes de equipo pueden evaluar honestamente la viabilidad de sus ideas.
También da a cada miembro del equipo un sentido de autoridad y propiedad para el año que empieza, y aclara su importante papel dentro del proyecto global.
El capitán o capitanes del equipo
El papel del jefe de equipo es crucial. Sirve de enlace entre el equipo y la ejecución operativa, así como entre la alta dirección y la estrategia. Toma la iniciativa en los debates y se asegura de que la jornada alcance sus objetivos el día de la sesión de planificación del equipo.
Un supervisor ejecutivo
Para mantener estas conversaciones cruciales sobre planificación estratégica, el jefe de equipo deberá interactuar con un miembro de mayor rango de la organización. Dependiendo del tamaño y la estructura de su equipo, puede tratarse de una conversación directa con un miembro de la alta dirección. También puede ser un miembro de la dirección intermedia. En ambos casos, necesitará que un directivo superior comunique los objetivos estratégicos a su equipo en todos los niveles de la jerarquía de la organización.
Un coordinador externo
Puede ser útil recurrir a un facilitador externo, sobre todo si el equipo es grande. Su experiencia profesional y su conocimiento de los métodos de planificación de equipos pueden ayudarte a elaborar un plan de equipo más eficaz que el que podrías elaborar tú solo.
También pueden ser muy útiles en las reuniones de planificación de equipos. Permiten al jefe de equipo concentrarse en interactuar con su equipo supervisando el programa y la organización del día.
¿Cuándo es el momento adecuado para planificar en equipo?
En principio, la planificación de los equipos debe realizarse una vez al año, tras la presentación de la estrategia global de la organización. Una estrategia de equipo sólo debe abarcar los próximos seis a doce meses. Si espera más de un año, es posible que las prioridades de la empresa cambien y su plan quede obsoleto.
¿Con qué frecuencia debe revisarse la estrategia de mi equipo?
Es aconsejable realizar una evaluación trimestral de su plan de equipo. Esto le permitirá supervisar los avances hacia sus objetivos y cambiar de rumbo si es necesario para alcanzarlos.
Si revisa la estrategia de su equipo, podrá anticiparse a estos problemas y tomar medidas rápidas para evitar que descarrilen su objetivo anual.
Cinco componentes de una estrategia de equipo eficaz
No existe una fórmula fija para planificar un equipo. Depende de usted diseñar una estrategia que le beneficie tanto a usted como a su grupo. Pero hay varios elementos esenciales que debes incluir.
Objetivo
Para ser productivo, su equipo debe reunirse en torno a un objetivo común. Como mínimo, esta sección debe explicar cómo encaja el trabajo de su equipo en el conjunto de la empresa en términos operativos. Pero también puede hablar de los objetivos y principios del equipo, dependiendo de la cultura de su organización. ¿Cuál es la pasión de su equipo? ¿Qué les mueve? ¿Cómo se comunican con los demás miembros de la empresa?
Organización metódica
La alineación estratégica entre su equipo y la empresa en su conjunto se ilustra en la sección sobre el plan estratégico. Además de proporcionar detalles de alto nivel sobre las medidas que tomará su equipo, deberá hacer referencia a las áreas del plan organizativo que su equipo apoyará. Éstas deben clasificarse por orden de importancia tanto para los objetivos estratégicos como para los resultados financieros.
Plan de ejecución
Esta sección ofrece un plan detallado basado en tareas. Divide las actividades del año en distintos proyectos de equipo. Contiene detalles sobre el calendario, los recursos necesarios, el presupuesto, los indicadores clave de rendimiento, etc.
El plan de ejecución puede ayudar a determinar la interdependencia de los proyectos y evitar conflictos, como demandas contrapuestas de los mismos recursos. Anticiparse a estos conflictos permite asignar los recursos de forma más inteligente y evitar cuellos de botella potencialmente costosos.
Un plan de ejecución también contribuye a la planificación de la capacidad, ya que le permite evaluar la disponibilidad de sus recursos y elaborar planes adecuados para llevar a cabo futuros proyectos.
Preparación para emergencias
Uno de los elementos esenciales de la planificación de equipos es la planificación de contingencias. Si X, entonces «Y» es la clave. Si las circunstancias cambian, tienes libertad para modificar o reorganizar tu plan. Según un estudio publicado en Harvard Business Review, los planificadores «sí, entonces» tienen un 300% más de probabilidades de éxito que los planificadores «fijos». Así que, si puede, incorpore cierta flexibilidad al plan de su equipo.
Es preferible asignar miembros del equipo a otro proyecto, en lugar de dejarlos inactivos e infrautilizados, si uno de sus proyectos depende de que el proyecto de otro equipo se complete a tiempo y el calendario de ese proyecto se desploma.
Seguimiento y medición
En el plan del equipo debe describirse el modo en que se supervisarán los avances en relación con la estrategia. Este plan puede aplicarse sólo a nivel de proyecto o de equipo. También puede tener en cuenta el rendimiento de cada miembro del equipo por separado. Es esencial dejar claro que no se presionará ni humillará a los miembros del equipo si su rendimiento no alcanza sus indicadores clave de rendimiento. El objetivo es más bien comprobar que el plan va en la dirección correcta y, si no es así, hacer los ajustes necesarios para cambiar de rumbo.
Seis pautas para una reunión de planificación de equipo productiva
- Invite a las personas adecuadas. Ya sabes que tienes que incluir a todo tu equipo, al jefe o jefes de equipo y a un alto directivo, pues ya hemos hablado de la importancia de implicar a las personas adecuadas en la planificación de equipos. Para tomar notas y registrar los resultados, también puede solicitar la ayuda de un facilitador ese día.
- Establezca un orden del día convincente. Es estupendo reunir a todo el equipo. Pero el pandemónium puede estallar en cualquier momento. Así que asegúrate de fijar objetivos claros y de ceñirte a ellos. Recuerda que el propósito de esta reunión es documentar tus planes y objetivos para el resto del año.
- Empieza con buen pie. Comienza la reunión con una actividad centrada en los puntos fuertes del equipo para ayudar a todos a entrar en el estado de ánimo adecuado. Pide a todos que enumeren algo de su equipo o lugar de trabajo por lo que estén agradecidos, por ejemplo. A continuación, todos hacen una bola con el papel y se la lanzan unos a otros. Una vez que todo esté bien mezclado, cada persona elige un trozo de papel para leerlo en voz alta al grupo.
- Establezca un espacio seguro: es esencial que todos se sientan cómodos diciendo lo que piensan durante el proceso de planificación, que puede incluir temas difíciles. Deje claro que valora y fomenta la franqueza y la crítica constructiva. Sin embargo, para evitar que los «gruñones» ocupen el centro del escenario, sé consciente de su presencia y ten un plan para tratar con ellos.
- Haga un cambio: puede que desee dividirse en pequeños grupos para el trabajo de su sesión de planificación. Sin embargo, el «pensamiento de grupo» puede comprometer seriamente su proceso de planificación. Limita a su personal a temas que ya conocen, ahogando la creatividad y las nuevas ideas. En la medida de lo posible, intente rotar a las personas para que no se limiten a conversar con sus colegas a diario.
- Tiempo de descanso. Asegúrate de que tu grupo dispone de suficiente tiempo libre. Los compañeros cansados no estarán tan motivados ni serán tan inventivos. Evita sobrecargar la reunión o que se alargue demasiado. Es mejor organizar dos sesiones más cortas que una más larga.
Aplicaciones y herramientas para la planificación de equipos
Ponga fin a su búsqueda de una «plantilla Excel de planificación de recursos para equipos». En su lugar, invierte en una herramienta de planificación de equipos adaptada a tus necesidades.
Un software específico como Teambook, por ejemplo, viene con herramientas y automatización para:
- Definir las competencias y analizar la disponibilidad de los miembros del equipo.
- Asigne las tareas de sus equipos de proyecto de forma operativa
- Planificar la capacidad para futuros proyectos y realizar las solicitudes de recursos necesarias.
- Identifique los cuellos de botella y reasigne recursos a otros proyectos con sólo pulsar un botón.
- Controlar la carga de trabajo y compararla con los tiempos previstos
Suena mejor, ¿verdad?, que estar constantemente copiando y pegando hojas y celdas.
Esperamos haberle convencido de la importancia de la planificación de equipos en su empresa.
«No planificar es planificar el fracaso», dice el refrán.
Por eso, los equipos con más éxito estructuran, centran y evalúan su trabajo utilizando métodos de eficacia probada, como la planificación de recursos, la planificación de capacidades, la gestión de proyectos, la gestión de carteras y la planificación de equipos, entre otros.
