Découvrez comment le responsable de l’allocation des ressources gère la distribution et la gestion des ressources au sein d’une entreprise. Découvrez comment il s’assure que les ressources sont utilisées de manière efficace.
L’allocation des ressources est un élément crucial de la gestion de projet. Les ressources disponibles étant limitées, de mauvais choix peuvent entraîner une augmentation des dépenses et des retards de livraison, ce qui peut irriter les clients. Malheureusement, il est plus facile que vous ne le pensez de prendre une mauvaise décision.
Les managers ont beaucoup à faire lorsqu’il s’agit d’allouer des ressources. Des personnes ayant de l’ancienneté et des compétences existent. Un budget est en place. Le temps est disponible. Prises séparément, toutes ces ressources semblent gérables, mais ce n’est que la théorie. Dans la pratique, ces ressources entraînent une dépendance, sont affectées par des circonstances imprévues et finissent par s’épuiser.
Dans ce blog, nous aborderons les difficultés rencontrées par les responsables de l’allocation des ressources dans la gestion des projets, et nous proposerons quelques solutions.
Quel est le rôle d’un responsable d’allocation des ressources ?
Les gestionnaires d’organisations sont responsables d’un large éventail de tâches. Au quotidien, ils supervisent le travail de leur personnel, élaborent des plans, interagissent avec les différentes parties prenantes et effectuent une multitude d’autres tâches de gestion. Pour chacune de ces responsabilités, le gestionnaire doit jouer un certain rôle, qui requiert un ensemble particulier de compétences.
La prise de décision, la collecte et le traitement des informations, ainsi que les responsabilités interpersonnelles et informationnelles impliquent toutes une interaction avec les collègues.
La principale responsabilité d’un responsable de l’allocation des ressources est de veiller à ce que les ressources soient utilisées de manière efficace et efficiente et que leur répartition optimise la productivité et la rentabilité globales de l’organisation. Cela peut impliquer de choisir les activités ou les projets à prioriser, d’allouer des ressources à différentes équipes ou départements et de veiller à ce que les ressources soient utilisées de la manière la moins coûteuse possible.
Il existe de nombreuses méthodes d’allocation des ressources, et celle choisie dépend du type d’organisation et des ressources gérées. Par exemple, dans une entreprise manufacturière, le responsable de l’allocation des ressources sera chargé de déterminer comment utiliser les équipements et les matières premières de la manière la plus efficace possible, alors que dans une organisation de services, l’accent sera mis sur l’utilisation optimale des ressources humaines et financières.
La nécessité de concilier l’allocation des ressources avec les demandes et les objectifs des nombreuses parties prenantes au sein de l’organisation est un élément crucial de la gestion des ressources. Il peut s’agir d’équilibrer les demandes de plusieurs équipes ou départements avec celles des clients, des investisseurs et d’autres parties prenantes.
Toute entreprise prospère doit être en mesure d’allouer ses ressources de manière efficace afin de s’assurer qu’elles sont utilisées de la manière la plus efficiente et la plus efficace possible, et que l’organisation peut atteindre ses buts et objectifs dans les délais et dans les limites du budget.
Qui est alors habilité à allouer des ressources ?
Le chef de projet est généralement responsable de l’organisation et de l’affectation des ressources, en particulier dans les petites et moyennes entreprises. Toutefois, dans les grandes entreprises, l’allocation des ressources peut être supervisée par des départements entiers, et certaines entreprises ont la possibilité d’employer un gestionnaire de ressources. Les gestionnaires de ressources gèrent les ressources de plusieurs projets à la fois, contrairement aux gestionnaires de projets, qui sont responsables des projets sur lesquels ils travaillent activement.
Il est également important de noter qu’un gestionnaire peut affecter des ressources à des tâches et à des projets de deux manières :
Distribution des projets
Dans ce cas, vous affectez chaque membre de l’équipe à un projet particulier. Si vous n’êtes pas sûr des tâches que vous devrez accomplir, cette approche fonctionnera.
Voir Comment allouer des ressources aux projets pour quelques lectures recommandées.
Attribution des tâches
Lorsque vous avez des missions qui peuvent être immédiatement déléguées à votre équipe, telles que la liste des exigences d’un client qui peut être transformée en tâches, ce type d’allocation des ressources se produit.
Comment fonctionne l’allocation des ressources projet ?
La fonction de gestionnaire de ressources englobe toute une série de responsabilités, qui visent toutes à optimiser les processus de l’entreprise. En tant qu’affectateur de ressources, le manager a pour mission d’allouer les ressources de manière à optimiser la productivité et l’inventivité de l’organisation. Cela signifie qu’il doit déterminer les besoins du projet et allouer les ressources tout en respectant le budget et le calendrier de l’entreprise. Le processus d’allocation des ressources, qui comprend les étapes suivantes (qui peuvent également être utilisées comme lignes directrices), relève de la responsabilité d’un manager jouant le rôle de gestionnaire des ressources :
Organiser la tâche
Pour que l’affectation des ressources soit efficace, le gestionnaire doit connaître les tâches à accomplir dans le cadre du projet. Il doit assigner des tâches au projet, fixer des objectifs et désigner des points de contrôle.
Recueillir des données en répondant à ces demandes :
- Quelle est la date d’échéance du projet ? Combien de temps avez-vous alloué à chaque tâche du projet ?
- Quelles sont les compétences requises pour mener à bien chaque tâche ? Qui est cette personne dans votre équipe ?
- Quelles tâches dépendent de quelles autres ?
Déterminer les ressources nécessaires à l’accomplissement de chaque tâche.
Dresser une liste des ressources disponibles
Le financement est, bien sûr, la ressource la plus évidente à attribuer. Mais les « ressources » ne se limitent pas aux actifs financiers. Il s’agit essentiellement de tout ce qui est nécessaire pour effectuer un travail. Pour simplifier, toutes les ressources peuvent être classées en deux catégories :
- les ressources matérielles. Il s’agit de ressources tangibles, telles que l’argent, le personnel, les machines, les logiciels, les matières premières, les bâtiments et l’espace physique.
- les actifs non tangibles. Il s’agit de ressources immatérielles, telles que les idées, le temps, les talents et la propriété intellectuelle.
Examiner la disponibilité des ressources
Non seulement les ressources sont rares, mais elles sont souvent inexistantes. Lorsqu’il s’agit de personnes et de temps, la situation est particulièrement difficile. C’est pourquoi, lors de l’affectation des ressources, il convient de s’assurer de leur disponibilité.
- Quelqu’un prendra-t-il des vacances ?
- Qui travaille à temps partiel ?
En outre, n’oubliez pas que les congés de maladie peuvent toujours se produire et qu’ils sont difficiles à prévoir.
Soyez prêt à remplacer une personne possédant les compétences requises si elle n’est pas disponible. Si personne d’autre dans la région ne possède les compétences nécessaires, vous pouvez faire appel à un entrepreneur ou à un travailleur indépendant.
Cela peut également se produire si les membres de l’équipe ne sont pas nombreux à posséder l’expertise requise. Si un projet n’est pas urgent, vous pouvez toujours faire appel à un entrepreneur ou le mettre en attente.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne n’est pas disponible. Les priorités de l’entreprise sont en effet susceptibles de changer. Pour minimiser les surprises, la meilleure chose à faire dans chaque scénario est d’évaluer la disponibilité à l’avance.
Attribuer le travail
Assurez-vous que les membres de l’équipe que vous affectez possèdent les compétences nécessaires. En tant que cadre supérieur, il se peut que vous ne sachiez pas toujours qui fait quoi et qui a les bonnes compétences. Dans ce cas, consultez les chefs d’équipe.
En outre, il est essentiel que les chefs de projet délèguent les tâches avec professionnalisme et objectivité. Ne confiez pas de missions compliquées à des amis inexpérimentés ou débutants. Cela se retournera contre vous.
Pensez à la possibilité que certains membres de votre personnel travaillent également sur de nombreux projets. Cela signifie qu’ils ne seront pas en mesure d’accorder toute leur attention à votre travail, et vous pourriez donc avoir besoin d’embaucher de l’aide supplémentaire.
Choisir un outil pour l’allocation des ressources
Un logiciel appelé outil d’allocation des ressources, souvent connu sous le nom d’outil de gestion des ressources, aide les gestionnaires de projet à planifier, allouer et contrôler les ressources, ainsi qu’à produire des rapports et à suivre l’avancement des travaux. Les solutions logicielles, par opposition aux fichiers tableurs, favorisent la transparence en permettant aux responsables de surveiller automatiquement et en temps réel les calendriers des membres de leur équipe.
Trouver les bonnes ressources pour chaque travail et s’assurer que personne n’est laissé sur le banc de touche sont deux avantages majeurs de l’utilisation d’outils d’allocation des ressources. De cette manière, les projets peuvent être terminés dans les délais et dans le respect du budget alloué. Bien que les logiciels d’allocation des ressources soient très utiles, de nombreuses entreprises continuent de les suivre manuellement à l’aide de feuilles de calcul, en fondant souvent leurs jugements sur des facteurs contextuels.
L’intérêt des techniques d’allocation des ressources est évident :
- Les ressources sont facilement visibles. Les ressources vous sont visibles instantanément. Par exemple, vous pouvez rapidement contrôler les congés de maladie d’un membre de l’équipe à l’aide de l’application et lui affecter un remplaçant possédant les qualifications requises.
- Pas de conflits avec les ressources. La double réservation d’une ressource entraîne une perte de temps et d’argent. Lorsque vous réservez deux fois la même ressource pour la même date, les outils d’allocation des ressources le soulignent.
- Les personnes sont affectées à des flux de travail en fonction de leurs compétences. En l’absence d’outil, vous pourriez confier des missions à des personnes en fonction de leur fiabilité plutôt que de leur niveau de compétence. A l’inverse, une application dédiée vous aide à éviter de commettre cette erreur en vous indiquant clairement si la personne est compétente pour un travail donné.
Suivre l’évolution
Un responsable de l’allocation des ressources peut être confronté à plusieurs changements imprévus au fur et à mesure de l’avancement du projet. Vous pouvez découvrir que la portée du projet a changé, que vous avez surchargé votre personnel ou que des goulets d’étranglement provoquent l’épuisement des ressources. Quoi qu’il en soit, vous devez rester adaptable et prêt à procéder à des ajustements. La redistribution des ressources peut créer des opportunités, ce n’est donc pas toujours une mauvaise chose.
Distribuer les ressources de manière appropriée
Veillez à compléter les éléments suivants :
- Parlez à votre groupe. Informez chacun d’entre eux du changement et de ses effets sur eux individuellement. Ne mettez pas trop de pression sur vos coéquipiers. Trouvez quelqu’un d’autre pour accomplir la tâche si la personne dont les talents correspondent aux vôtres travaille sur un autre projet. Sinon, attendez que la personne ait terminé son autre projet.
- Évaluez le projet sur lequel vous travaillez. L’évaluation est une excellente occasion d’apprendre de vos erreurs.
- Examinez le projet : y a-t-il eu des retards ? Comment le groupe a-t-il géré les missions ? Les membres de l’équipe ont-ils été surchargés de travail ? Qu’est-ce qui peut être amélioré à l’avenir ?
Il va de soi que l’intégration des données extraites du logiciel d’allocation des ressources simplifie les évaluations.
Comment les responsables de l’allocation des ressources peuvent-ils réussir ?
L’allocation des ressources comporte de nombreux angles morts. Il s’agit souvent de tâches simples, mais évidentes, que les entreprises négligent de réaliser dans les délais.Si l’allocation des ressources peut sembler simple en théorie, elle est incontestablement difficile en pratique. Un gestionnaire doit tenir compte d’une série de facteurs qui influenceront le déroulement d’un projet pour qu’il soit couronné de succès.
Nous avons élaboré quelques lignes directrices qui devraient aider les gestionnaires à allouer correctement les ressources :
1) Dès que vous constatez un changement, ne remettez pas les choses à plus tard
Bien qu’ils ne soient jamais définitifs, les plans sont extrêmement importants. Il est fort probable que vous deviez redistribuer vos ressources.
Par exemple, votre client peut décider soudainement d’ajouter des fonctionnalités et des caractéristiques supplémentaires. Vous devrez alors confier le projet à d’autres développeurs, et vous devrez trouver où les trouver si vous ne disposez pas d’un certain talent en suffisance.
Mais sachez quand refuser. Un changement dans la demande, qui implique généralement des contraintes financières et temporelles, peut souvent entraîner un glissement du champ d’application du projet. Toute nouvelle demande entraîne une modification de la portée du projet et nécessite davantage de ressources. Ne faites donc pas de promesses excessives si les ressources sont limitées.
2) Optimisez votre recours aux ressources projet
Beaucoup de choses doivent se dérouler dans le bon ordre, vous devez donc en être conscient et planifier en conséquence. Par exemple, confirmez que les ressources que vous réservez pour votre projet peuvent commencer à travailler sur leur partie dès la réservation ; sinon, ce sera une perte de temps et d’argent s’ils doivent attendre que d’autres personnes aient terminé leur travail avant de pouvoir commencer.
Un plan de secours doit toujours être mis en place et une dépendance excessive à l’égard d’une seule ressource doit être évitée dans la mesure du possible.
Lors de l’allocation des ressources, ne vous concentrez pas sur un seul aspect de l’entreprise. Considérez le projet dans son ensemble. L’utilisation des congés de maladie par un membre de l’équipe est tout aussi importante.
3) Contrôler les temps réellement passés sur les projets
Le temps doit être bien géré. Si vous ne suivez pas le temps, votre personnel peut mettre une semaine à accomplir une tâche qui ne prend qu’une journée. Surveillez donc la charge de travail que vos équipes consacrent effectivement aux projets.
Lorsque vous estimez la durée de chaque activité du projet, n’oubliez pas que les êtres humains sont des êtres vivants qui font des pauses pour prendre un café et interagir avec leurs collègues. Ils sont rémunérés pour ce temps passé, même s’il ne fait pas immédiatement progresser l’entreprise. Il s’agit de temps non facturable pour votre entreprise.
Réfléchissez à la manière dont vous utilisez vos ressources humaines. Cela vous aidera à estimer avec précision le temps nécessaire à chaque tâche.
4) Planifiez des contrôles fréquents
Décidez d’un moment précis pour vérifier vos ressources. Vérifiez que personne n’a été surchargé de travail. Discutez avec vos collaborateurs pour savoir ce qui se passe réellement et s’ils ont des problèmes. Un logiciel d’allocation des ressources serait une fois de plus très utile.
Votre processus de travail s’améliorera continuellement si l’allocation des ressources est revue régulièrement.
5) Connaître les compétences des ressources dont vous disposez
Pour améliorer la répartition des ressources, renseignez-vous sur les compétences et les antécédents de votre personnel. Établissez un profil pour chaque employé de votre organisation. Plus vous disposerez d’informations, plus il sera facile d’affecter le personnel adéquat aux tâches appropriées.
Disposer d’un pool de ressources consolidé avec des informations sur les capacités et les niveaux de compétences des employés est tout à fait bénéfique. Par exemple un outil comme Teambook vous permet de rechercher des ressources en fonction du niveau de compétences, de leur localisation ou tout autre attribut saisi sous forme de balise dans la fiche utilisateur.
6) Éviter les sur- ou sous-allocations
Surallouer, c’est attribuer une quantité excessive de travail. Les capacités humaines étant plus difficiles à quantifier que les ressources financières ou autres, cela est particulièrement vrai en ce qui concerne les ressources humaines. Lorsqu’une personne se voit confier trop de tâches ou de projets, le niveau de stress augmente, le rendement diminue et, dans certaines situations, on assiste à un phénomène d’attrition. Consultez notre article à ce sujet.
En outre, n’oubliez pas qu’il n’est pas possible de travailler à pleine capacité en permanence: en plus de travailler directement sur le projet, votre personnel devra également effectuer des tâches administratives et vérifier les courriels, ce qui prendra du temps. Une rêgle dit que 80 % du temps devrait être consacré aux projets, les 20 % restants étant utilisés pour d’autres tâches liées au travail.
7) Prenez note de l’ancienneté des membres de votre personnel
Les personnes qui possèdent l’expérience et les compétences les plus précieuses au sein de votre équipe sont appelées « MVP ». Leur embauche peut être coûteuse, mais elle est généralement payante car ils sont plus performants que les employés moyens et permettent souvent à l’organisation d’économiser de l’argent.
Ces « MVP » devraient être affectés aux initiatives les plus prioritaires, telles que celles qui sont susceptibles de générer des bénéfices importants ou qui sont essentielles pour la planification stratégique à long terme.
A l’inverse, soyez prudent lorsque vous confiez à des membres du personnel expérimentés des tâches qui ne requièrent pas leurs connaissances spécialisées. Cela augmentera les dépenses sans nécessairement améliorer le projet.
Enfin, lors de l’affectation des ressources, il convient d’éviter d’affecter du personnel subalterne qui n’est pas qualifié pour mener à bien une tâche particulière. Les coûts peuvent être réduits, mais la qualité de leur travail peut être compromise. En outre, il est fort probable qu’ils aient du mal à respecter les délais.
8) Passer en revue régulièrement l’allocation des ressources
N’hésitez pas à réaffecter les ressources lorsque vous identifiez des endroits où cela permettrait d’obtenir de meilleurs résultats.
Un gestionnaire de projet efficace doit consacrer beaucoup d’efforts à l’allocation des ressources. Veillez à utiliser des outils d’allocation des ressources, à planifier à l’avance et à mener des études approfondies sur la situation actuelle afin d’éviter de vous perdre. Cela vous permettra d’allouer les ressources avec plus de succès et de consacrer plus de temps à d’autres responsabilités managériales.
